Gestion des connaissances et informatique - Téluq

Gestion des connaissances et informatique
Sous la direction de Olga Mariño
INF 6400
guide d’étude
Gestion des connaissances et informatique
Gestion des connaissances et informatique
Sous la direction de Olga Mariño
INF 6400
GUIDE d’ÉTUDE
Télé-université
Québec (Québec) Canada
2006
Direction pédagogique Olga Mariño
Édition Révision linguistique Louise Blouin
Conception graphique Marie-Claude Lemay
Ce document est utilisé dans le cadre du cours Gestion des connaissances et informatique (INF 6400) offert par la Télé-université.
Tous les droits de reproduction, de traduction et d’adaptation, en tout ou en partie,
par quelque moyen que ce soit, sont réservés.
© Télé-université, Université du Québec à Montréal, 2005, 2006
ISBN-13 : 978-2-7624-2003-6 (2e édition)
ISBN-10 : 2-7624-2003-2 (2e édition)
Dépôt légal – Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2006
Dépôt légal – Bibliothèque et Archives Canada, 2006
Édité par : Télé-université
Université du Québec à Montréal
455, rue du Parvis
C. P. 4800, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 9H5
Canada
INtroduction
Le Guide d’étude présente les différents éléments qui composent l’environnement
d’apprentissage; c’est un document essentiel à votre démarche d’apprentissage. N’hésitez pas à y revenir régulièrement.
Le guide est constitué de deux parties. La première présente les objectifs du cours, la
démarche pédagogique et les différentes ressources qui sont à votre disposition pour
réaliser les activités. La seconde partie présente l’environnement technologique de
travail composé d’un site web et de forums de discussion.
table des matières
Partie I : Présentation du cours
1. Objectifs du cours
1
2. Le contenu du cours
1
3. La démarche d’apprentissage
3
4. Matériels et outils pour apprendre
4.1 Un manuel de référence
4.2 Un recueil de textes
4.3 Des vidéoclips
4.4 Questionnaires d’autoévaluation
4.5 Forums de discussion
4.6 Travaux notés
4.7 Autres ressources
4
4
4
4
5
5
6
6
5. L’encadrement
6
6. L’évaluation
7
7. Cheminement
7
Partie II : L’environnement technologique de travail
1. Le site web du cours
11
2. Les forums de discussion
14
Partie I : Présentation du cours
présentation du cours
partie 1
1. Objectifs du cours
À la fin du cours, vous serez capable de décrire les principales caractéristiques et les
principaux enjeux de la gestion des connaissances et de distinguer les types de connaissances gérées par une organisation. Vous pourrez aussi décrire et expliquer les processus importants de la gestion des connaissances, ainsi que les activités associées à
chaque processus.
Par ailleurs, vous serez en mesure d’expliquer le rôle des technologies de l’information et de la communication dans les processus de la gestion des connaissances, de
décrire, analyser et comparer de ces technologies pouvant supporter la gestion des
connaissances. Enfin, vous pourrez participer à l’implantation d’un projet de gestion
des connaissances dans une organisation.
Dans l’introduction de chaque module, sur le site du cours, vous trouverez les objectifs
spécifiques poursuivis.
2. Le contenu du cours
Gestion des connaissances et informatique (INF 6400) est un cours de trois crédits; il se
découpe en cinq modules que vous étudierez pendant les quinze prochaines semaines
(voir Tableau 1).
_ Le module 1 est consacré à la définition des notions importantes du domaine de la
gestion des connaissances et à la présentation des enjeux actuels de cette gestion
pour les organisations.
_
Le module 2 aborde la création des connaissances dans une organisation, processus
qui se passe chez l’individu et dans un groupe d’individus. Dans ce module, nous
nous intéressons au groupe, à la création collective de connaissances, à l’innovation au sein des communautés dans les organisations.
_
Le module 3 traite la capitalisation des connaissances, soit l’ensemble des processus, méthodes et techniques qui visent à expliciter les connaissances et à les
mettre à la disposition de l’organisation et des individus. Nous voyons comment
formaliser, stocker et récupérer les connaissances, qu’elles soient sous une forme
structurée, non structurée ou semi-structurée.
_
Le module 4 est consacré à la problématique de la diffusion des connaissances. À
partir d’une analyse des enjeux liés aux connaissances, nous étudions une technologie privilégiée pour leur diffusion à l’interne et à l’externe d’une organisation,
soit le portail, plus particulièrement les services et processus de diffusion classiquement intégrés dans un portail.
_
Le module 5 étudie l’implantation de la gestion des connaissances dans les organisations. Nous abordons, d’une part, la démarche de mise en place d’un projet
de gestion des connaissances dans une organisation et, d’autre part, les facteurs
clés de réussite, les freins et limites de l’implantation de cette gestion.
présentation du cours
partie 1
Tableau 1 : Contenu du cours
Module
Titre
1
Concepts de base de la gestion des connaissances
2
Création des connaissances et communautés
3
Formalisation et récupération des connaissances
4
Diffusion des connaissances
5
La gestion des connaissances en pratique
La gestion des connaissances est un vaste domaine et chacun de ses éléments peut être
abordé selon trois points de vue ou dimensions : l’organisation, les processus et personnes et les technologies de l’information et de la communication.
_ Organisation : ce point de vue intègre les dimensions stratégique et organisationnelle. Dans le cours, nous nous intéressons aussi bien à l’environnement de l’organisation – clients, marché, etc. – qu’aux principes et à la culture organisationnelle.
_
Processus et personnes : ce point de vue touche les individus à leur poste de travail. Nous étudions les procédures, les méthodes et les activités concrètes pour
mettre en place la gestion des connaissances dans une organisation.
_
Technologies de l’information et de la communication : les processus et méthodes de la gestion des connaissances sont supportés par des outils technologiques
plus ou moins sophistiqués. Par outil technologique, nous entendons aussi bien des
applica≠tions spécialisées que des technologies de base. Il serait impossible de
couvrir tout le spectre des technologies dans un seul cours; nous avons donc choisi
d’inclure les technologies les plus utilisées actuellement.
Dans le cours, nous utilisons une approche selon ces trois dimensions. Les différents
modules du cours traitent d’une, de deux ou des trois dimensions. Dans l’introduction
de chaque module, un diagramme circulaire (pie chart) montre la portion correspondant à chaque dimension étudiée : jaune pour organisationl, orange pour processusl
et rouge pour technologiesl. Par exemple, le diagramme circulaire associé au module 1
indique que ce module traite principalement des deux premières dimensions : l’organisation, les processus et personnes (figure 1).
35%
35%
60%
Processus
Organisation
Technologies
Figure 1. Dimensions abordées dans le module 1.
présentation du cours
partie 1
3. La démarche d’apprentissage
La formation à distance requiert beaucoup de discipline personnelle et exige de votre
part une grande autonomie, et ce tout au long de votre apprentissage qui se déroulera sur une période de 15 semaines. À raison de 9 heures de travail par semaine, c’est
135 heures que vous devrez investir pour atteindre les objectifs du cours.
Notre responsabilité n’en est pas moins grande. Pour vous soutenir dans votre démarche d’apprentissage, nous avons conçu une série d’activités où alternent des lectures, des visionnements de vidéoclips, des questionnaires et des travaux servant à
évaluer vos connaissances nouvellement acquises. Une personne tutrice vous est également assignée afin de vous accompagner tout au long du cours (voir la rubrique 5,
« L’encadrement »).
Le cours comporte cinq modules : vous commencez par le module 1, qui donne une
vision globale des concepts et des enjeux de la gestion des connaissances, et vous terminez par le module 5, lequel propose des principes et stratégies pour mettre en place
un projet de gestion des connaissances dans une organisation. Quant aux modules 2, 3
et 4, ils présentent les processus centraux de la gestion des connaissances : création,
capitalisation et diffusion; vous pouvez les étudier dans l’ordre qui vous convient.
En effet, dans une organisation, ces trois processus sont intimement liés et ne se
présentent pas toujours dans un même ordre. On peut, par exemple, commencer par
capitaliser des connaissances détenues par les employés, puis créer de nouvelles connaissances au sein des communautés de pratique, puis les diffuser dans l’organisation.
Ou bien, on peut commencer par établir un mécanisme de diffusion, puis y greffer des
activités de création collective et de capitalisation.
Les cinq modules du cours possèdent la même structure et proposent cinq activités :
_ Amorcer sa réflexion : Cette première activité vous invite à réfléchir sur les concepts abordés dans le module et à les mettre en rapport avec vos expériences
préalables. Vous pourrez partager vos réflexions dans le forum de discussion du
cours (forum Général).
_
S’informer : Dans cette deuxième activité, vous allez lire des textes et visionner
des vidéoclips sur les sujets traités dans le module.
_
Consolider ses connaissances : La troisième activité du module vous permet de
valider votre niveau d’assimilation et de compréhension des sujets étudiés dans
l’activité précédente. Vous répondez au questionnaire d’autoévaluation proposé;
les réponses et explications fournies pour les différentes questions vous permettront de consolider vos connaissances.
_
Partager ses connaissances : Une réflexion vous est proposée dans cette activité. Il s’agit d’une question ouverte pour laquelle la communauté de gestion des
présentation du cours
partie 1
connaissances n’a pas de réponse définitive. Vous échangez vos idées autour de
cette question avec les autres étudiants du cours.
_
Activité 5 – Travail noté : Un travail noté est proposé comme activité 5 de chaque
module. Ce travail noté vous permet d’appliquer les connaissances acquises et de
démontrer votre niveau d’appropriation de ces connaissances. Vous trouverez de
plus amples informations sur ces travaux notés à la rubrique 6, « L’évaluation ».
4. Matériels et outils pour apprendre
4.1
Un manuel de référence
Une partie des textes que vous étudierez au cours des activités sont extraits du livre
de Jean-Yves Prax, Le Manuel du Knowledge Management: Mettre en réseau les hommes
et les savoirs pour créer de la valeur, publié une première fois en 2003 et réédité en 2007.
Prax est l’un des plus grands experts francophones du domaine de la gestion des
connaissances. Universitaire, mais aussi président-directeur général d’une compagnie de
conseils, il sait mettre en relation la théorie et la pratique, notamment en utilisant son
expérience dans la mise en place de projets de gestion des connaissances dans les
organisations.
Le cours n’utilise pas tout le contenu du livre; nous sommes toutefois assurés que, une
fois le cours fini, vous voudrez en poursuivre l’étude!
4.2
Un recueil de textes
Dans le Recueil de textes, vous trouverez les autres textes de référence qui vous permettront de mener à bien les activités pédagogiques.
Nous avons pris soin de sélectionner soit des documents relativement anciens, mais
considérés dans le domaine comme des textes incontournables, soit des documents
récents rédigés par des spécialistes de la gestion des connaissances ou des technologies
de l’information.
Il est important de noter que le premier texte de chaque module, écrit par des membres de l’équipe de conception du cours, vous donne une vision globale du contenu du
module, fournit parfois un éclairage complémentaire et vous sert de guide de lecture
aux autres textes, en particulier en signalant la ou les dimensions abordées dans chaque texte, ainsi que les contradictions réelles ou apparentes des propos des auteurs
étudiés.
4.3
Des vidéoclips
Vingt et un vidéoclips, à regarder pendant les différentes activités, ont également été
préparés à votre intention.
présentation du cours
partie 1
_Certains vidéoclips introduisent un thème sans en aborder toutes les subtilités;
dans la première activité des modules, Amorcer sa réflexion, ils présentent le
contexte des sujets traités dans le module.
_D’autres fournissent du contenu, ce sont les vidéoclips à étudier dans l’activité 2
des modules, S’informer, et dans le travail noté 5 (activité 5, module 5).
_
Enfin, certains vidéoclips sont des illustrations ou des amorces pour des discussions
dans les forums.
Qu’ils présentent un sujet, proposent une réflexion sur le domaine de la gestion des
connaissances ou encore décrivent une application concrète, ces nombreux vidéoclips
vous feront connaître l’état de l’art du domaine grâce aux experts internationaux :
Thomas Davenport, Étienne Wenger et Jean-Louis Ermine.
4.4
Questionnaires d’autoévaluation
Pour chaque module, nous avons préparé un questionnaire, accessible dans les activités 3. Après l’étude des textes et des vidéoclips, c’est le meilleur moyen, en y
répondant, de vérifier et de parfaire votre compréhension. Il vous invite à réfléchir
davantage sur le contenu et ne vise aucunement la mesure de votre mémorisation de
ce contenu.
Si vous éprouvez des difficultés en répondant à une question, revenez au texte de
réfé≠rence ou au vidéoclip traitant du sujet de cette question.
4.5
Forums de discussion
Les forums de discussion sont des espaces où vous pourrez échanger vos connaissances, réflexions, opinions et poser des questions sur les différents sujets abordés
dans le cours, aussi bien avec les étudiants qu’avec les personnes ressources. Dans ces
échanges, votre apprentissage individuel s’enrichit par l’écoute des idées des autres,
la défense et la remise en question de vos propres idées, et la construction des connaissances collectives. Nous vous encourageons fortement à fréquenter ces lieux et à
participer régulièrement aux échanges.
Tout au long du cours, nous vous invitons à partager dans un forum vos réflexions, vos
idées, vos commentaires. Pour mieux organiser et structurer les discussions, nous avons
prédéfini six forums traitant de sujets particuliers.
Il y a un forum intitulé « Général » dans lequel vous pouvez échanger sur les différents
sujets traités dans le cours, ainsi que sur les questions proposées dans les activités
« Amorcer la réflexion » des différents modules. C’est, par ailleurs, ce forum que pourrait
utiliser la personne tutrice pour vous communiquer des informations importantes sur le
déroulement de la session. Prenez l’habitude d’y aller au début d’une période d’étude…
présentation du cours
partie 1
En outre, chaque module a son propre forum de discussion qui porte le nom du module. Dans ce forum, vous pouvez échanger sur la question de réflexion proposée dans
l’activité « Partager ses connaissances » du module.
4.6
Travaux notés
Chaque module comprend une activité d’application des connaissances acquises, soit
l’activité 5. Cette activité consiste à réaliser un travail noté, en suivant les consignes.
Ces activités pratiques sont variées : évaluation d’outils informatiques, synthèse, étude
de cas, analyse et conception d’une solution technologique.
Les travaux notés sont brièvement présentés plus loin, à la rubrique 6, « L’évaluation ».
4.7Autres ressources
Pour chaque module, nous vous proposons des liens vers des ressources complémentaires si vous voulez approfondir le sujet à l’étude (bouton Ressources). De plus, le
Glossaire réunit les définitions de quelques-uns des concepts fondamentaux du domaine
de la gestion des connaissances.
5. L’encadrement
Une personne tutrice vous est assignée au début du cours. Cette personne vous accompagne et vous aide pendant la durée de vos travaux.
Elle peut vous donner des conseils sur la planification de votre session, peut vous aider
à trouver des réponses à vos questions et à franchir les obstacles que vous rencontrez
lors de la réalisation des travaux. Dans les forums, elle intervient pour animer les discussions, et s’il y a lieu, modérer les échanges. La personne tutrice est en charge de la
correction de vos travaux notés, de vous envoyer des commentaires sur ceux-ci et de
communiquer vos résultats au Bureau du registraire.
présentation du cours
partie 1
Au début du cours, la personne tutrice vous contacte, par courriel ou téléphone, afin
de s’assurer que vous êtes prêt pour commencer les activités du cours. Avant ce premier échange, il est essentiel que vous ayez lu le Guide d’étude, dans son ensemble,
pour être en mesure de lui poser des questions, au besoin. Ainsi, elle pourra clarifier
les points qui demeurent obscurs ou vous fournir des informations supplémentaires, de
façon à vous favoriser un cheminement des plus harmonieux. Profitez de ce premier
contact pour vous assurer d’avoir bien compris les divers aspects du cours.
6. L’évaluation
Chaque module comporte un travail noté (activité 5); c’est l’occasion de mettre en
application les connaissances acquises. L’évaluation de vos apprentissages repose sur
la réalisation de ces cinq travaux notés. Chaque travail noté est décrit dans l’activité 5
qui présente les objectifs, les étapes de réalisation, le matériel nécessaire à sa réalisation, son contenu et format, ainsi que les critères de notation et de correction. Tous
les travaux notés se font individuellement, même si vous pouvez échanger, dans les
forums de discussion, sur ceux-ci et sur les difficultés éprouvées lors de leur réalisation.
Dans le tableau 2 qui suit, les cinq travaux notés sont brièvement présentés. Pour avoir
toute l’information sur chaque travail, cliquez sur son titre.
7. Cheminement
La feuille de route est un document très utile pour élaborer votre plan d’étude. Elle
est un exemple de cheminement où l’effort est réparti de manière équitable entre
les 15 semaines du cours. Selon vos obligations professionnelles et personnelles, votre
plan peut être différent. L’essentiel, c’est d’arriver à point au bout des 15 semaines,
les 5 travaux notés réalisés. Rappelons que vous commencez par le module 1 et que
vous terminez par le module 5, lequel se fonde sur les connaissances acquises dans les
autres modules. Les modules 2, 3 et 4 peuvent être vus et étudiés dans l’ordre que vous
préférez, selon l’affinité ou la familiarité que vous avez avec les thèmes des modules
et la nature des travaux proposés.
présentation du cours
partie 1
Tableau 2 : Synthèse des travaux notés
Module
Titre
1
Analyser et relier des L’objectif est de rédiger un essai, ce qui vous donnera l’occaconcepts fondamen- sion d’analyser et de mettre en relation une partie des contaux
cepts de la gestion des connaissances que vous avez étudiés
durant les activités du module 1.
Brève présentation
15%
Note
2
Analyser des outils
informatiques
L’objectif est d’analyser un certain nombre d’outils informatiques qui pourraient supporter des communautés de pratique,
lieux de création collective de connaissances.
25%
3
Formaliser des
connaissances du
domaine avec un
outil de cartographie
L’objectif est double. Effectuer, à l’aide d’un outil de cartographie, une synthèse des contenus du module. Faire une analyse des points forts et des points faibles de ce type d’outils
pour la capitalisation des connaissances.
25%
4
Identifier des services de diffusion
pour un portail
L’objectif est d’analyser les besoins d’un organisme et de concevoir une solution préliminaire de portail qui devra supporter
le processus de diffusion de ses connaissances.
20%
5
Analyser un cas de
mise en place de
projet
L’objectif est de prendre connaissance d’un projet réel d’implan- 15%
tation de la gestion des connaissances et de l’analyser. Des
questions vous sont proposées afin d’orienter votre analyse.
Partie II : L’environnement technologique de travail
L’environnement technologique de travail
partie 2
Dans cette seconde partie du guide, nous vous présentons votre environnement technologique de travail composé d’un site web et des forums de discussion.
1. Le site web du cours
Le site web du cours vous permet de naviguer dans les différents modules et activités
du cours. Le site contient les consignes des activités d’apprentissage et vous guide vers
les ressources que vous devez utiliser pour réaliser chacune de ces activités. Tous les
vidéoclips, les guides, certains textes du cours, ainsi qu’un glossaire et une liste de
ressources additionnelles, sont disponibles en mode numérique et accessibles dans le
site.
À partir de la page d’entrée (figure 2), vous pouvez accéder directement à la présentation de chaque module, en cliquant sur leur nom, ou cliquer sur « Accueil » pour
atteindre la page d’accueil qui présente le scénario général du cours.
Figure 2. Page d’entrée du site web du cours.
La page d’accueil (figure 3) vous permet d’atteindre l’introduction de chaque module
et le travail noté de chacun, en cliquant respectivement sur ces éléments. Le menu,
dans le haut de la page, vous permet d’accéder au mot de bienvenue, à la présentation
du cours, au guide d’étude et à la feuille de route.
11
12
L’environnement technologique de travail
partie 2
Figure 3. Page d’accueil permettant d’accéder aux différents modules et travaux notés.
L’environnement de navigation est identique pour tous les modules. La figure 4 présente l’interface de navigation du module 1.
Sur cette figure, nous avons marqué, par des encadrés et des chiffres entre parenthèses, les quatre zones de navigation permettant d’atteindre les activités et les différentes ressources mises à votre disposition :
(1) Le menu à gauche permet en tout temps de naviguer entre les activités, l’introduction du module et le scénario graphique du module. En cliquant sur le titre
d’une activité, la consigne de l’activité s’affiche dans la zone centrale de l’écran,
comme l’illustre la figure 5.
(2)En cliquant sur « Scénario » dans le menu de gauche, le scénario du module
s’affiche dans la zone centrale de la fenêtre. Vous pouvez cliquer sur les différentes activités pour accéder aux consignes, qui s’afficheront dans la zone centrale
de la fenêtre (figure 5). Sous le titre des activités sont indiquées les ressources
à utiliser; en cliquant sur les titres de ces ressources, vous pourrez les atteindre
directement sans passer par la consigne de l’activité. En outre, pour l’activité 5,
le pourcentage attribué au travail noté est indiqué.
(3) Le menu horizontal, en haut, vous permet de naviguer entre les différents modules
du cours.
(4) Le deuxième menu horizontal vous permet de revenir à la page d’accueil, d’accéder au guide d’étude, à la feuille de route, au glossaire, aux ressources par
module et aux forums de discussion.
L’environnement technologique de travail
partie 2
Figure 4. La navigation dans le module 1.
Figure 5. Consignes d’une activité, dans la zone centrale.
13
14
L’environnement technologique de travail
partie 2
2. Les forums de discussion
Nous présentons dans cette section l’organisation des forums de discussion de la Téléuniversité. Lorsque vous accédez aux forums, voici la page que vous atteignez.
Figure 6. Page d’accueil des forums de discussion.
Pour voir s’afficher les forums du cours INF 6400, vous devez vous connecter en utilisant le lien « Connexion », que montre l’encadré rouge (1) sur la figure 6. S’affichent
alors, par ordre alphabétique, les forums publics et ceux de tous les cours que vous
suivez à la TÉLUQ.
Pour le cours INF 6400, rappelons que six forums vous sont proposés, le forum Général
et un forum par module (figure 7).
INF6400 – Automne 2004
Général
Vous échangez sur les sujets abordés dans le cours.
Module 1
Vous échangez sur la question de réflexion de l’activité « Partager ses connaissances » du module 1.
Module 2
Vous échangez sur la question de réflexion de l’activité « Partager ses connaissances » du module 2.
Module 3
Vous échangez sur la question de réflexion de l’activité « Partager ses connaissances » du module 3.
Module 4
Vous échangez sur la question de réflexion de l’activité « Partager ses connaissances » du module 4.
Module 5
Vous échangez sur la question de réflexion de l’activité « Partager ses connaissances » du module 5.
Figure 7. Les six forums du cours.
INF 6400