Questions d`achat n° 7 - supplément (avril 2015)

N°7 l avril 2015
Lettre d’information du service achat/immobilier
Dossier spécial : Foire aux questions hébergement
Questions
La carte v-payment est-elle matérialisée?
Que reçoivent les services financiers en fin de
mois?
Les factures d'hôtels seront-elles encore
envoyées?
Que se passe-t-il en cas d'erreur dans le relevé
d'opérations?
Les avoirs sont-ils facturés?
Quelle entité sera facturée si un agent effectue
une
réservation
pour
un
collaborateur
appartenant à une autre délégation régionale ou
à une autre structure?
Si l'agent accepte de prendre à sa charge les
suppléments, est-il possible de dépasser les
seuils (120€ chambre simple / 150€ chambre
double) ?
Les tarifs sont-ils exprimés HT ou TTC?
Questions d’achat l N°7 l avril 2015
Réponses
Non, il s’agit d’une carte virtuelle. Les réservataires
n’ont aucune visibilité sur les modalités de paiement
dans le cadre de ce marché. Une fois la réservation
validée, une carte est éditée automatiquement et
c'est cette carte qui sert de garantie de paiement
pour les établissements hôteliers.
En fin de mois, les services financiers de chaque
circonscription reçoivent un relevé d'opérations
(appelé ROP). Il s'agit de la seule pièce comptable
valant justificatif de paiement. Aucune facture d'hôtel
n’est envoyée.
Désormais, le module Missions dans Safir est
optimisé : le seul fournisseur d'hébergement est BSI
(les utilisateurs n'ont donc plus besoin de rentrer le
nom de chaque hôtel).
Si des écarts sont constatés, pour éviter le blocage
du compte, il convient de payer le ROP dans son
intégralité et de faire remonter les lignes litigieuses à
BSI. En cas de facturation à tort, un avoir du même
montant est crédité sur le relevé du mois suivant.
Non, aucun frais d'avoir n’est facturé.
C'est la structure de l'agent réservataire qui sera
facturée. La réservation apparaîtra donc sur le ROP
de la DR à laquelle est rattaché l'agent qui a effectué
la réservation.
BSI ne peut en aucun cas accepter les réservations
dépassant les seuils de la politique voyage de
l'établissement, même si le voyageur veut prendre
en charge la partie excédant ces montants.
Tout souhait de dépassement doit être soumis pour
autorisation
au
Département
des
Affaires
Financières de l'Inserm (le directeur ou son
adjointe).
Les tarifs exprimés sont toutes taxes comprises,
petit-déjeuner inclus. Depuis 2012, la TVA n'est pas
déductible pour l'hébergement, conformément à la
politique voyage de l'Inserm.
Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc
Les modalités de paiement / le v-payment
Dossier spécial : Foire aux questions hébergement
L'outil on line ( 1/3 )
Questions
Comment contacter BSI?
Quelle est l'adresse de connexion BSI?
Réponses
Des interlocuteurs dédiés sont à votre disposition :
- Par téléphone : 01 48 01 43 09
- Par mail : [email protected]
https://www.bsidirect.biz
L'identifiant est l'adresse mail.
Attention : pour la première connexion, cliquez sur
"mot de passe oublié" pour en générer un. Pensez à
personnaliser très rapidement ce mot de passe
provisoire (durée de vie d'environ 10 minutes).
Le site de réservation en ligne est-il compatible Pas forcément, selon les réseaux. Privilégiez Mozilla
avec tous les fournisseurs internet?
Firefox (évitez Internet Explorer).
Que se passe-t-il si un agent change de DR?
Chaque structure (DR, ADS, BFSSR, ANRS) détient
son propre pool de cartes, les réservations effectuées
sont facturées à la communauté du réservataire. Tout
changement d'affectation doit donc être signalé à BSI.
Est-il possible de modifier ou d'annuler une L'outil on line permet ces deux possibilités. Toutefois,
réservation?
les ordres de mission n'étant pas modifiables, en cas
de changement important (montant, date…), il est
vivement conseillé de réaliser une nouvelle
réservation et d'annuler la première. Il est en effet
préférable de procéder dans cet ordre pour éviter une
rupture de disponibilités (particulièrement pendant les
périodes chargées).
Quelle est la différence entre "réserver" et "sur Le bouton "réserver" signifie que la chambre est
demande"?
disponible et réservable instantanément.
Le bouton "sur demande" signifie que BSI doit
demander confirmation des disponibilités et des tarifs
auprès de l'établissement hôtelier avant de revenir
vers le réservataire.
Pourquoi certains hôtels sont "sur demande" et La raison tient à ce que les hôtels "sur demande" ont
d'autres peuvent-être réservés immédiatement?
choisi de ne pas adhérer au GDS (Global Distribution
Services). Il s'agit d'un système qui permet aux
hôteliers de mettre leurs disponibilités de chambres
en ligne auprès des agences de voyages ou
spécialistes hôteliers comme BSI.
Le coût d'un accès GDS représentant entre 12 et 25%
du prix de la nuitée, beaucoup d'hôteliers n'ont pas les
moyens de payer ces frais et apparaissent donc "sur
demande" (c'est surtout le cas des hôteliers
indépendants).
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Création graphique : Myriem Belkacem © Inserm Disc
Ces disponibilités sont visibles pour BSI, ce qui vous
permet d’effectuer les réservations en ligne de
manière instantanée (avec le tarif Inserm ou d'autres
offres promotionnelles).
Dossier spécial : Foire aux questions hébergement
L’outil on line ( 2/3 )
Quelle est la différence entre les tarifs Inserm et les
autres?
Comment ajouter un utilisateur?
Que faire si un agent n'est pas reconnu par l'outil?
Que se passe-t-il en cas d'extras (consommations
au bar / restaurant de l'hôtel...)?
Est-il possible d'effectuer des réservations d'hôtels
à l'étranger?
L'outil on line permet-il de traiter les réservations de
groupe?
Réponses
Chaque hôtel a sa propre politique d'annulation (qu'il
convient d'accepter à chaque réservation). Néanmoins,
en cas d'annulation tardive, n'hésitez pas à contacter
BSI qui peut parfois négocier les frais à zéro euro.
Les tarifs Inserm comprennent le montant total de la
nuitée : le prix de la chambre, le petit-déjeuner, la TVA
et le cas échéant la taxe de séjour.
En revanche, les tarifs non référencés n'incluent que
très rarement le petit-déjeuner. Un message d'alerte
apparaît. Veillez à ajouter le prix du petit-déjeuner sur le
bon de commande.
Il suffit d'adresser la demande à BSI indiquant ses nom,
prénom, adresse mail et communauté (DR, ADS…).
BSI a bien informé l'ensemble des établissements
hôteliers de son programme que tout extra doit être
facturé de manière séparée (le missionnaire se verra
délivrer une facture à part).
Ce marché couvre l'hébergement en France
métropolitaine. Toute réservation à l'étranger doit
passer par le plateau off line hors marché (les agents
ont d'ailleurs le choix de passer par BSI ou un autre
prestataire).
Non. Une réservation en ligne correspond à une
chambre à la fois. Pour les groupes de plus de quatre
personnes, il convient de passer par le plateau off line.
La solution "sur demande" est plus efficace et plus
rapide.
En cas d'absence de disponibilité immédiate
affichée par les hôtels, quelle est la solution la plus
efficace : l'outil en ligne (bouton "sur demande") ou
le plateau off line?
Quel est le délai de réponse de BSI pour les BSI s'engage à répondre dans les 2 heures suivant la
réservations "sur demande"?
réservation pour confirmer que la chambre est
disponible aux tarifs Inserm (en général une réponse est
donnée en moins d'une heure). Si ce n'est pas le cas, le
prestataire s'engage à proposer une autre solution.
Durant les périodes très chargées, BSI revient vers le
réservataire toutes les 24h pour lui proposer une
solution d'hébergement, ou a minima pour le tenir
informé de l'état d'avancement des recherches.
Le prestataire BSI a-t-il négocié un quota de Non. C'est la raison pour laquelle l'outil en ligne ne
chambres pour l'Inserm exclusivement?
permet de réserver qu'une seule chambre à la fois. Pour
les réservations de plus de quatre personnes, il convient
de passer par le plateau off line.
Quel est le temps maximal de connexion?
Il n'y a pas de délai maximum pendant l'utilisation. En
revanche, vous serez déconnectés au bout de 15
minutes d'inactivité.
La base de données BSI contient plutôt des hôtels L'outil répertorie tous types d'établissements hôteliers. Il
indépendants ou des chaînes?
faut savoir que la base de données reprend la quasitotalité des établissements de l'ancienne "liste hôtels".
Aujourd'hui, le nombre d'hôtels proposés s'élève à près
de 300 (cette liste est évolutive à la demande des
utilisateurs).
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Questions
Quelle est la politique d'annulation applicable?
Dossier spécial : Foire aux questions hébergement
L'outil on line ( 3/3 )
A quelle étape peut-on considérer que la chambre
est bloquée au tarif affiché?
Le champ "numéro de bon de commande" est-il
bloquant?
Est-il possible de modifier / annuler une réservation
qui n'a pas encore été validée?
Que faire si le missionnaire alerte tardivement le
réservataire qu'il ne se présentera pas à l'hôtel?
Pour les réservations à Paris, une recherche par
arrondissement est-elle possible?
Qui contacter en cas d'insatisfactions, litiges etc?
Que se passe-t-il en cas de pratique de surbooking
par certains hôteliers?
Questions d’achat l N°7 l avril 2015
Réponses
Oui. La demande est à adresser à BSI. Si l'hôtelier
accepte les seuils de la politique voyage de l'Inserm, BSI
pourra l'ajouter à la base de données.
La chambre est bloquée dès le moment où l'utilisateur
envoie sa demande de réservation (donc avant même la
validation de l'approbateur). L'offre est maintenue sept
jours maximum.
Oui. Cette étape est bloquante. Il convient de souligner
son importance car le numéro de bon de commande
apparaît sur le relevé d'opérations en fin de mois.
Non. Tant que l'approbateur ne valide pas la réservation,
le réservataire n'a aucun moyen d'action sur cette
dernière.
Alertez immédiatement BSI. Si l'information arrive en
dehors des horaires d'ouverture des bureaux du
prestataire (soirs, week ends et jours fériés), veillez à
appeler l'hôtel directement et à demander un numéro
d'annulation (ou au moins le nom de l'interlocuteur).
Non. Elle se fait
uniquement par adresse, lieux
stratégiques, etc.
Le seul interlocuteur est l'équipe de BSI. Ne jamais
contacter l'hôtel directement (sauf cas d'annulation de
dernière minute en dehors des horaires d'ouverture de
BSI).
BSI réclamera à l'hôtel concerné la prise en charge du
transport vers un autre hôtel et le remboursement total
de la nuitée.
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Questions
Est-il possible de demander un ajout d'hôtels?
Dossier spécial : Foire aux questions hébergement
Questions
Réponses
Comment se déroule l'étape de la validation en cas
de réservation via le plateau off line?
Le processus reste le même que via l'outil on line :
une réservation ne peut être validée qu'avec l'accord
de l'approbateur et le numéro de bon de commande.
Dans quels cas faut-il passer par le plateau
offline?
Le passage par le plateau off line génère des frais de
gestion
supplémentaires
supportés
par
le
Département des Affaires Financières. Ainsi,
l'utilisation de l'outil on line doit être la règle.
Le plateau off line permet de prendre en charge les
demandes spécifiques. Exemples :
- Handicap, allergies particulières…
- Réservations de groupe (plus de quatre personnes) :
dans le cas de l'organisation d'un séminaire ou d'un
colloque, veillez à indiquer le nom de la manifestation
et non celui de chaque participant. En effet, cela
évitera de voir apparaître une multitude de lignes dans
le ROP qui seront rattachées à un seul numéro de bon
de commande (le nom des participants pourra être
demandé à BSI si besoin).
Que faire si le besoin est urgent (réservation pour
le lendemain par exemple) et les chambres ne sont
réservables que "sur demande"?
Il est conseillé d'anticiper au maximum les
réservations d'hôtels, particulièrement durant les
périodes chargées.
Toutefois, en cas d'imprévu, il est possible d'effectuer
une réservation "sur demande" via l'outil, et de
signaler l'urgence à BSI (par tout moyen).
L'outil permet-il de cibler un hôtel précis?
Oui, les utilisateurs ont la possibilité d'effectuer une
recherche en entrant le nom d'un hôtel en particulier.
L'outil indiquera ensuite si cet hôtel propose des prix
respectant les seuils de la politique voyage et s'il offre
des disponibilités aux dates souhaitées.
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Le plateau off line