Procédure de demande de financement

PROCEDURE DE DEMANDE DE FINANCEMENT DE STAGES
EN ENTREPRISE HORS ACADEMIE
Circulaire pour l’année 2012
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CONSTITUTION DU DOSSIER TECHNIQUE
Division des Elèves et de la Scolarité – Pôle Vie de l’Elève - Octobre 2011
A – Documents à transmettre
La demande de financement des stages en entreprise hors académie doit être transmise
obligatoirement 3 mois avant la date de départ retenue par l’équipe pédagogique. Elle doit
contenir :
- le dossier technique (en 5 exemplaires) ;
- les documents nécessaires à la réservation des billets d’avion en 1 exemplaire (voir partie
LADOM Réunion), à l’exception de la pièce d’identité qui sera transmise en 2 exemplaires.
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Le dossier technique comprend :
-
une fiche signalétique du projet ;
une fiche bilan des stages antérieurs (le cas échéant) ;
un descriptif global du projet précisant les objectifs ;
un sous-dossier par groupes d’élèves/étudiants suivant la destination finale, comprenant
une fiche descriptive globale, une liste des élèves et une fiche budget.
Le dossier de demande de subvention pour les stages en entreprise hors académie doit être
accompagné de la feuille de présentation du budget prévisionnel équilibré. Cette dernière doit faire
apparaître toutes les dépenses et toutes les recettes.
Un document identique est à remplir pour les accompagnateurs d’élèves en Bac pro.
B - Rédaction de la fiche budget
Il convient d’établir une feuille de budget par groupe d’élèves et par destination. Elle doit faire
apparaître les éléments ci-dessous.
1 - Les dépenses
•
Les frais déplacements
Transport aérien (avion IATA) :
Date de départ et de retour
Les dates de départ et de retour doivent être identiques pour l’ensemble d’un groupe. La période de
séjour hors du département se définit par la durée du stage dans l’entreprise avec des délais de
route de 2 jours avant le début du stage et 2 jours après la fin du stage.
Le choix de la compagnie aérienne et négociation du tarif
Le choix de la compagnie aérienne et la négociation du tarif sont de la compétence unique de
LADOM. Elle prend en charge le déplacement de la Réunion jusqu’à l’aéroport le plus proche du
lieu du stage ou de l’hébergement.
La prise en charge des billets d’avion par LADOM Réunion s’adresse aux élèves majeurs au jour
du départ. Concernant les élèves mineurs, il est laissé aux chefs d’établissement l’initiative de les
faire partir et de trouver les financements nécessaires.
Rappel : pour les départs vers la métropole, LADOM Réunion a modifié le mode de prise en
charge des billets d’avion. Tous les dossiers présentés pour des stages vers cette destination
doivent obligatoirement contenir 2 feuilles de budget prévisionnel :
-
une pour le tarif LADOM 1 (tarif < ou = 950 € sur le vol Réunion - Paris - Réunion) ;
et une autre pour le tarif LADOM 2 (tarif > 950 € sur le vol Réunion - Paris – Réunion)
Division des Elèves et de la Scolarité – Pôle Vie de l’Elève - Octobre 2011
Transport urbain : Coût du transport pour se rendre dans l’entreprise d’accueil (bus, train, métro,…)
•
Les frais d’hébergement
Coût journalier de l’hébergement X nbr de jours X nbr de stagiaires = Total frais d’hébergement
•
Frais de repas
Coût journalier des repas X nbr de jours X nbr de stagiaires = Total frais de restauration
•
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Frais annexes
Forfait week-end : faire apparaître les frais supplémentaires du week-end pour le groupe.
Visite(s) culturelle(s) : faire apparaître les dépenses occasionnées lors des visites à caractère
culturel ou technique.
2 – Les recettes
Les recettes du budget se décomposent en chapitres budgétaires :
-
l’Etat (Education Nationale) ;
la Région Réunion ;
LADOM Réunion ;
les fonds propres.
•
Niveau
Participations financières de l’Etat (Éducation Nationale) et de la Région Réunion
Durée du stage
4 à 5 semaines
Bac Pro
6 semaines et +
6 à 8 semaines
9 semaines et +
BTS
Destinations
Maurice
Seychelles
Afrique du Sud
Europe
Reste du monde
Maurice
Seychelles
Afrique du Sud
Europe
Reste du monde
Maurice
Seychelles
Afrique du Sud
Europe
Reste du monde
Maurice
Seychelles
Afrique du Sud
Europe
Reste du monde
Participation
Rectorat
Région
450 €
450 €
Etudiant/Elève
(montant maximum)
250 €
500 €
500 €
650 €
650 €
720 €
720 €
650 €
650 €
720 €
720 €
720 €
720 €
300 €
350 €
800 €
800 €
Division des Elèves et de la Scolarité – Pôle Vie de l’Elève - Octobre 2011
•
Participation financière de LADOM Réunion
La participation de LADOM est réservée aux élèves ressortissants de l’Union Européenne. Pour
toutes les sections, le prix du billet d’avion est pris en charge par LADOM de la manière suivante :
Tarif sur vol Réunion / Paris / Réunion
Tarif LADOM 1 (billet
Tarif LADOM 2 (billet > 950€)
≤ 950 €)
Stagiaire
LADOM
Stagiaire
DESTINATIONS
5/12
350 €
Métropole
500 € sur le coût réel du
billet à l’émission
RUN/PAR/RUN
450 €
500 €
50 % du coût réel du
billet à l’émission
350 €
500 €
50 % du coût réel du
billet à l’émission
50 % du coût réel du
billet à l’émission
Europe
PAR/Destination
finale/PAR
Amérique du
Nord (via
Paris)
Trajet 1
RUN/PAR/RUN
Trajet 2
PARIS/Destination
finale/PARIS
Reste à payer la
différence
Reste à payer la
différence
50 % du coût
réel du billet à
l’émission
Reste à payer la
différence
50 % du coût
réel du billet à
l’émission
Participation du stagiaire : 50 % du coût réel du billet à l’émission
Participation de LADOM : 50 % du coût réel du billet à l’émission
Autres
destinations
Pour les stagiaires à destination des villes de province en Métropole, le pré/post acheminement
(Paris/Province et Province/Paris) aérien peut être pris en charge. Toute dépense relative au
transport ferroviaire est exclue de la prise en charge de LADOM Réunion.
•
Les fonds propres
Les « fonds propres » désignent les recettes provenant d’aides complémentaires de financement
(collectivités, parrainages, produits d’actions des élèves, taxe d’apprentissage, crédits
d’établissement autres que J2, participation accompagnateur, participation des familles).
•
Les accompagnateurs
Pour les accompagnateurs, une participation minimale est demandée à hauteur de 20 € par jour et
par accompagnateur.
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EXAMEN DU PROJET PAR LA COMMISSION
PEDAGOGIQUE ET TECHNIQUE
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A – Dépôt et instruction des dossiers
1 - Dépôt des dossiers
Depuis la rentrée scolaire 2011/2012, la Division des Elèves et de la Scolarité (DES2) – Pôle Vie de
l’Elève a en charge la réception des demandes de financement.
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Le dépôt des dossiers se fait suivant le calendrier de remise des dossiers (voir ci-joint). Les projets
déposés hors délais ne seront pas examinés, mais pourront être présentés, complétés, à la
prochaine commission.
Remarques :
Nous attirons votre attention sur la qualité de présentation des dossiers et rappelons que les projets
déposés engagent l’établissement quant à la garantie de leur réalisation.
Ne seront prises en considération que les demandes de financement conformes au modèle de
dossier technique téléchargeable sur le site de l’académie.
2 - Instruction des dossiers :
La DES2 – Pôle Vie de l’Elève procède à l’instruction des dossiers (contrôle de l’ensemble des
pièces) avant transmission aux deux autres partenaires.
S‘agissant des demandes des établissements publics d’enseignement général, le classement des
projets sur la base de critères pédagogiques, organisationnels et financiers seront assurés par le
Rectorat (DAET).
B - Composition et rôle de la commission pédagogique et technique
1 - Composition de la commission pédagogique et technique
La composition résulte d’un partenariat tripartite regroupant les membres de droit suivants :
- la Région Réunion – Direction de l’Elève et de la Mobilité ;
- la Délégation régionale de LADOM Réunion ;
- le Rectorat (DAET, DES).
Et les membres invités :
- le chef d’établissement porteur du projet ;
- la DAREIC ;
- l’inspecteur référent.
2 - Rôle de la commission pédagogique et technique
Les membres de la commission examinent le projet sur le plan pédagogique et technique. Ils
établissent un classement par priorité des dossiers selon les 3 critères hiérarchisés suivants :
- projet pour lequel le règlement d’examen impose une période obligatoire à l’étranger pour les
stages en entreprise ;
- projet motivé par l’incapacité du tissu économique local à fournir des places de stages en
entreprise en nombre suffisant ;
- pour les établissements ayant déjà bénéficié du dispositif, réalité des partenariats et réseaux
établis avec les entreprises ayant accueilli des stagiaires antérieurement, et nombre de
stagiaires embauchés sur place à l’issue des stages, en emploi ou en alternance.
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Remarques :
L’attribution des aides financières se fait dans la limite des crédits mis à disposition annuellement
par les partenaires.
De même, l’aide (bourses Région/Rectorat, billets d’avion) ne peut être versée à
l’élève/étudiant/apprenti qu’une seule fois dans un cursus de formation.
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MISE EN ŒUVRE DE LA PROCEDURE DE FINANCEMENT
DES STAGES EN ENTREPRISE HORS ACADEMIE
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A – Les engagements des partenaires à l’issue de la commission pédagogique et technique
A l’issue de l’examen du projet, l’établissement se voit notifier à l’oral l’avis de la commission. Dans
les jours qui suivent, un courrier de notification du rectorat et de la Région Réunion, confirmant les
résultats de la commission, est adressé à l’établissement pour mise en œuvre de la procédure de
financement.
1 – Notification de l’avis de la commission par les membres de droit
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•
Académie de la Réunion - Rectorat (DES2- Pôle Vie de l’élève)
La DES2 fait la répartition des crédits sur le programme 0141 Article de regroupement 02
concernant les stages en entreprise hors Académie. Elle notifie aux établissements le
mandatement qui se décompose en 2 phases :
- virement de 70 % de la subvention accordée pour le financement du projet au départ ;
- virement des 30% restants de la subvention accordée sur présentation du bilan de stage,
dans un délai de 4 mois après la réalisation du stage.
•
Région Réunion
La Région Réunion notifie la décision de la Commission permanente à l’établissement :
- pour les sections de BTS, les établissements reçoivent directement la notification d’attribution ou
de refus. Les crédits sont délégués à LADOM Réunion ;
- pour les sections de BAC PRO, les établissements reçoivent directement la notification
d’attribution accompagnée d’une convention ou de la notification de refus. Le mandatement de 70
% de la subvention accordée pour le financement du projet est effectué à la réception d’une
liste certifiée d’élèves et des entreprises d’accueil ;
- le solde est versé sur présentation du bilan de stage (pédagogique et financier) accompagné des
principaux justificatifs, dans un délai de 4 mois après la réalisation du stage.
•
Délégation régionale de LADOM Réunion
LADOM Réunion communique par fax les réservations de billets d’avion effectuées aux chefs
d’établissement (copie à la DES).
Après validation du chef d’établissement (attention aux dates de validation), LADOM Réunion
verrouille les réservations et procède à l’achat des billets.
La DES informe par fax le chef d’établissement de la date et du lieu de réception des documents
(copie à LADOM Réunion) :
- pour les BTS : billets d’avion et chèques correspondant à la subvention accordée par la Région
pour le stage ;
- pour les BAC PRO : uniquement billets d’avion.
Après délivrance des billets, l’établissement porteur du projet reçoit une facture de LADOM
mentionnant la somme restant à la charge du lycée/CFA.
Tout billet émis sera facturé à l’établissement.
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Remarques :
Seuls les services de LADOM Réunion peuvent se charger des réservations et de l’achat des
billets ;
Ces billets seront remis exclusivement sur présentation de toutes les conventions de stage (en
remplacement des attestations signées par le chef d’établissement).
2 – Les engagements des demandeurs du financement
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•
Engagement de l’établissement
Le chef d’établissement devra obligatoirement communiquer aux élèves/étudiants/apprentis les
coordonnées de la personne désignée par lui et joignable à tout moment, pour régler tous les
problèmes pouvant survenir lors des stages quelque soit la période (pendant ou hors vacances
scolaire).
Le chef d’établissement s’engage à informer les bénéficiaires du financement accordé par LADOM,
la Région et le Rectorat pour la réalisation du projet.
Il s’engage à en faire mention dans toute publication, ainsi que dans toute manifestation publique.
•
Engagement des élèves/étudiants/apprentis
Les élèves/étudiants/apprentis s’engagent à prévenir immédiatement le chef d’établissement de
toutes modifications (à caractère tout à fait exceptionnel) ou incidents pouvant intervenir au cours
de la période de stage.
•
Engagement du professeur coordonnateur
Le professeur coordonnateur prend en charge les stagiaires :
- il s’assure que les stagiaires détiennent la convention de stage signée des trois parties ou
l’attestation signée du proviseur ou du directeur avant de quitter la Réunion (cette convention
permet de bénéficier d’une couverture “ accident du travail ”) ;
- il s’assure que les stagiaires ont bien connaissance des personnes à contacter en cas de
problème (santé, administratif…) pendant la période de stage ;
- il s’assure du bon déroulement du stage en entreprise et des activités externes à l’entreprise :
hébergement, restauration, transport, visites, etc. (contacts avec le professeur accompagnateur
pour les BAC PRO / contacts avec les étudiants de BTS si possibilité).
Pour les élèves/étudiants/apprentis effectuant un stage en entreprise à l’étranger, le professeur
coordonnateur :
- s’assure que les stagiaires se rendant dans un pays soumis à visa sont en règle par
rapport à la législation du pays d’accueil en en fournissant la preuve dans le dossier ;
- s’assure que les salaires possèdent « l’attestation de prise en charge » et une « feuille de
soins dispensés à l’étranger » délivrées par la Caisse Primaire de la Réunion. ;
- s’assure que les stagiaires sont couverts par une extension de garantie « responsabilité civile
à l’étranger » « rapatriement » ;
- s’assure que les autorités diplomatiques du pays d’accueil sont prévenues du séjour des
élèves/étudiants sur leur territoire.
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B – BILAN PEDAGOGIQUE ET FINANCIER
1 – Contenu du bilan pédagogique et financier
Après la réalisation du stage, un bilan du projet doit être réalisé. Il doit comporter les éléments
suivants:
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-
un bilan financier détaillé (sur la base du formulaire de “budget prévisionnel”) accompagné des
principaux justificatifs ;
-
un compte rendu de stage ainsi qu’un questionnaire évaluatif de stage par étudiant pour les
BTS ;
-
un compte rendu de stage ainsi qu’un questionnaire évaluatif de stage par accompagnateur et
par classe pour les BAC PRO.
Outre les données quantitatives et qualitatives sur le déroulement du stage qui vient d’avoir lieu, le
lycée fournira dans son bilan des éléments d’évaluation sur la pertinence de sa politique en matière
de mobilité (incidences sur les poursuites d’études, les résultats aux examens, la meilleure maîtrise
des langues vivantes et l’insertion professionnelle…).
2 – Date de remise du bilan
Le bilan doit être remis, dans un délai de 4 mois maximum après la réalisation du stage, aux
membres de droit de la commission pédagogique et technique ainsi qu’à l’inspecteur référent.
Ce bilan doit être déposé au rectorat (DES2 – secrétariat porte 217 ou Pôle Vie de l’Elève porte
209), à la Région Réunion (DIREM) et à la délégation régionale de LADOM Réunion par le
professeur coordonnateur.
La DES2 transmet les documents au DAET pour avis avant paiement du solde de la subvention du
Rectorat.
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