fiche de poste Secrétaire général

Tremblay-les-Villages
FICHE DE POSTE
Grade : Attaché non titulaire
Durée du contrat : 1 an
Salaire indicatif : 1450 € Bruts hors régime indemnitaire
Poste à pouvoir dès que possible – Période de doublon possible avec l’actuel secrétaire général des
services
L’identification du poste :
-
Intitulé du poste : Secrétaire générale
Service de rattachement : service administratif
Durée hebdomadaire de travail : 35/35ème
Nombre d’agents à encadrer : 4 agents administratifs
Les missions principales du poste et leur description :
Gestion des finances :
➢Budgets (commune, régie de l’eau, CCAS)
- Elaboration des budgets et des comptes administratifs en lien avec l’élu et suivi des budgets de la commune
et budgets annexes
- Contrôle de la bonne gestion des ressources financières, ressources humaines
- Constitution des dossiers de subventions et transmission aux différents partenaires en amont et en aval des
conseils municipaux
- Gestion de la trésorerie
- Gestion de la dette
➢Comptabilité
- Traitement comptable des dépenses et recettes courantes
- Tenue des régies d’avances ou de recettes
- Réalisation et contrôle de la procédure comptable et budgétaire
- Vérification des données comptable
- Réalisation des documents comptables et budgétaires
- Assurer les relations avec les services comptables de l’Etat
- Assurer la gestion comptable des marchés publics
- Optimisation de la gestion de trésorerie
Les tâches comptables comprennent notamment :
- la réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables
- le suivi de la comptabilité d’engagement
- le suivi au quotidien de la trésorerie
- la participation au processus de préparation budgétaire
- la coordination, gestion et contrôle des procédures budgétaires et comptables des services
- la formalisation des procédures comptables et élaboration de procédures de régulation
- le suivi du budget des associations
- la formation des agents
- le suivi des contentieux
➢Gestion des régies et régisseurs
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➢Gestion des marchés publics
-Gestion et élaboration des Marchés publics
-Suivi des marchés avec ou sans Maître d’œuvre
-Gestion des demandes des différents contrats annuels communaux et syndicaux
Gestion du Conseil municipal :
- Rédaction de l’ordre du jour
- Transmission aux élus
- Suivi de l’affichage
- Secrétaire du Conseil Municipal
- Préparation des dossiers du Conseil Municipal
- Rédaction des PV et délibérations
- Transmission au contrôle de légalité et aux instances concernées
- Suivre et mettre à jour les décisions du Conseil Municipal
- Rédactions des arrêtés municipaux
- Tenue des registres
Toutes ces tâches sont également à réaliser pour les conseils d’administration du centre communal
d’action sociale, les autres réunions et commissions.
Gestion administrative :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Agent d’accueil commune + poste
- Suivi du courrier et traitement de celui-ci
- Organisation des célébrations
- Gestion des salles
- Gestion des affaires générales
- Classement et archivage des dossiers
- Traitement des dossiers à saisir
- Planification et suivi des dossiers
- Rédaction des courriers
- Organisation de la permanence des élus
- Gestion de l’information
- Communication
- Élections : préparation, organisation des élections, mise en place des procédures électorales
Gestion du personnel :
- Piloter, organiser et coordonner les différents services municipaux
- Organisation du planning des absences, congés exceptionnels, vacances, permanence
- Suivi des équipes au quotidien
- Résolution des problèmes posés en étroite collaboration avec chacun des agents affectés aux tâches de
ses activités
- Conduite et organisation d’une réunion mensuelle avec les agents du secrétariat communal
- Contrôle du travail
- Coordination, gestion et contrôle de l’ensemble des procédures de gestion administrative du personnel
dans le cadre des règles statutaires :
• Gestion des carrières
• Gestion de la paie
• Gestion administrative du temps de travail
• Conception et mise en place du plan de formation
• Organisation et suivi des commissions administratives paritaires
• Gestion de la procédure disciplinaire
• Mise en place et suivi du document unique de Prévention des risques
• Recensement des besoins en personnel
• Recensement des besoins du personnel
• Entretien annuel de fin d’année avec chacun des agents en présence du Maire et des Adjoints
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• Recrutement
• Réalisation des fiches de poste avec les élus
• Définition des objectifs en concertation avec les élus et les agents chargés des secteurs administratif,
technique, culturel.
La gestion des Ressources Humaines comprend notamment :
- contrats de travail
- registre annuel des arrêtés du personnel
- dossier carrière du personnel
- Suivi des dossiers de pré-liquidation de retraite
- dossier assurances
- Suivi des remboursements prévoyances
- déclaration de cotisations (URSSAF, CDG, MNT, SISTEL, CNFPT, CAREL, CNAS, FIPHFP, solidarité ...)
- suivi des absences (congés payés, congé parental, absences non justifiées, accident de travail, maladie...)
- Bilan trimestriel des arrêts d'accident de travail et de maladie pour le sistel
- Mise à jour des effectifs pour les élections professionnels
- Suivi des stages et des formations du personnel
- Elaboration et suivi de la paie
- Comptabilité de la paie et contrôle budgétaire associé
- Suivi des visites médicales
- Bilan social
- Suivi des fiches de notation et des entretiens individuels
- Réactualisation du document d'évaluation des risques
Urbanisme :
- Instruction des dossiers d’urbanisme
- Rentrée des données sur le logiciel MILORD
- Suivi des dossiers instruits
- Transmission à la DDT, à l’Agglo, ABF
- Traitement des dossiers litigieux
- Mise en place et suivi du PLU
Assurances :
- Suivi des contrats annuels (responsabilité civile, statutaire, véhicules, etc)
- Déclaration et suivi des dossiers relatifs aux sinistres déclarés
- Déclaration des cotisations
- Contrôle
Juridique :
- Suivi des affaires juridiques et des procédures juridiques communales et syndicales
Autres :
- Signalement et interventions liées aux dysfonctionnements ou incidents survenant sur le territoire de la
commune aux agents, aux élus, aux administrés concernés ou prestataires concernés.
+ toutes autres tâches demandées par sa hiérarchie (soit le Maire, les adjoints, les élus) en lien avec le
grade détenu
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Compétences et aptitudes requises :
le savoir : Bac + 3 minimum et expérience dans la fonction publique territoriale exigée
• Connaissance du droit administratif
• Connaissance du droit de la fonction publique
• Connaissance du droit de l’urbanisme
• Connaissance du droit des marchés publics
• Connaissances des règles et procédures comptables et financières.
le savoir faire : Maitriser les logiciels (Milord, Berger-Levrault)
Connaissances des règlements administratifs
Connaissance du statut de la fonction publique et des procédures de paie
Connaître la réglementation comptable
Mise en place et suivi des procédures
Maîtriser l'expression écrite et orale
Avoir de l'organisation et de la méthode
Prioriser et hierarchiser le travail
Vérifier et contrôler les données
le savoir être : Sens du travail en équipe
Esprit d’initiative
Etre en capacité d'anticipation
Soigné sa présentation et sa tenue
Etre autonome
Sens de l'écoute
Respect des règles de confidentialité lié à ce poste
Faire preuve de réactivité et d'adaptabilité
Qualités relationnelles avec la population et les agents encadrés
Les moyens matériels du poste :
Les moyens bureautiques : photocopieur, téléphone
Les moyens informatiques : ordinateur, imprimante
Les équipements : bureau, chaise, matériel de bureau
Les liaisons fonctionnelles du poste :
Supérieur hiérarchique direct : le Maire et les Adjoints
Autres liens fonctionnels du poste avec les autres agents, les usagers, les autres administrations, les
associations, les fournisseurs, etc
Particularités du poste :
Présence aux célébrations occasionnellement le samedi.
Horaires : 8H30-12H30 ; 14H00-17H00 du lundi au vendredi
Travail en équipe
Déplacements occasionnels
Présence aux réunions de Conseil Municipal, le soir, aux réunions de commissions, le soir.
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