EPAMARNE opte pour la gestion de contenu avec Everteam

EPAMARNE opte
pour la gestion
de contenu avec
Everteam
Client
Secteur
Produit
Application
EPAMARNE
Aménagement urbain
everteam.document
Mise en place d’une GED transverse
Pour mener à bien leur mission de service
public, les EPA sont amenés à collecter
et à utiliser de nombreux documents
hétérogènes répartis au sein de leur service
archives, iconothèque et documentation.
établissements publics d’aménagement de
Marne-la-Vallée, EPAMARNE et EPAFRANCE,
dans la mise en œuvre d’un système
de gestion documentaire de nouvelle
génération avec le logiciel ECM everteam.
Ainsi, Everteam, 1er éditeur européen de
solutions intégrées de gestion de contenu
d’entreprise (ECM), accompagne les
En 2011, EPAMARNE et Everteam ont ainsi
repensé ce mode de gestion pour déployer
un outil unique et plus ergonomique.
www.everteam.com
+33 (0)1 72 71 33 33 | 336, rue Saint-Honoré, 75001 Paris – France
A propos d’EPAMARNE
Les Etablissements publics d’aménagement de MarnelaVallée, EPAMARNE et EPAFRANCE, sont liés dans leur
mission commune qui est de faciliter l’aménagement
et impulser le développement de Marne-la-Vallée. Leur
action s’inscrit dans le cadre d’un partenariat étroit avec
de multiples acteurs à commencer par les collectivités
locales.
Ils interviennent dans tous les domaines de l’aménagement
urbain : bureaux et activités, logements et équipements
publics, réseaux routiers et espaces verts…
Le projet
Pour mener à bien leur mission de service public, les EPA sont amenés à
collecter et à utiliser de nombreux documents hétérogènes répartis au sein
de leur service archives, iconothèque et documentation. Dans ce contexte,
les établissements s’appuyaient sur un système articulé autour de différentes
solutions complémentaires.
En 2011, EPAMARNE a décidé de repenser son mode de gestion et de déployer
un système d’information de gestion documentaire (SiGD), outil unique qui
permettrait à tous les utilisateurs d’accéder plus simplement à l’ensemble de
son fond documentaire.
Sur le plan fonctionnel, les maîtres-mots de ce projet étaient:
• PERENNISER (positionner le SiGD dans la durée avec une solution reconnue sur
le marché),
• CAPITALISER (utiliser une solution déjà éprouvée aux archives et donnant
pleinement satisfaction aux utilisateurs),
Les besoins
• MODERNISER (mettre en œuvre une solution permettant de profiter des
avancées technologiques et notamment la dématérialisation)
• et PARTAGER (ouvrir davantage les fonds aux utilisateurs pour la documentation
et l’iconothèque qui étaient jusqu’alors d’un accès limité).
EPAMARNE opte pour la gestion de contenu avec Everteam
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La solution Everteam
Les principales évolutions fonctionnelles apportées par le logiciel
Everteam sont les suivantes :
• Recherche : une recherche multi-bases permettant d’interroger
l’ensemble des trois fonds. L’ensemble des collaborateurs peut
désormais accéder aisément aux documents et visuels souhaités
grâce à des recherches simplifiées depuis leur PC au travers de
filtres avancés : mots clés, recherches full texte…
Un tel dispositif leur permet de simplifier leurs processus de
travail et de remplir plus facilement leurs différentes missions.
• Archives : intégration d’un module de gestion des prêts, amélioration des échanges dynamiques d’information
avec les utilisateurs (mailing), et fourniture d’une sélection de documents numérisés. Un scan a été acquis pour
permettre une numérisation d’une partie du fonds des archives (travail débuté sur les actes de vente, documents
très souvent demandés).
• Documentation : mise en place d’everteam.document couplé au logiciel libre OpenFlora (module métier
spécifique à la gestion des périodiques proposé par Everteam). Outre l’ouverture aux utilisateurs, ce projet permet
d’envisager une refonte potentielle de la gestion de la revue de presse (dématérialisée, indexée avec une publication
aisée pdf ou autre…).
• Iconothèque : mise en place d’un nouvel outil pour indexer de nouveaux reportages, ce qui permet de mettre
librement à disposition de l’ensemble des utilisateurs des images en basse et moyenne définition. Pour des raisons
de droit à l’image, la haute définition nécessite une sollicitation de l’iconographe.
“ Nous sommes satisfaits de notre nouveau système de gestion de contenu Everteam.
Ce dernier nous permet d’optimiser notre qualité de service et d’accéder aux bénéfices
souhaités : une modernisation de nos processus de gestion et la possibilité d’ouvrir notre fond
documentaire à tous les collaborateurs.”
Pierre Artaud | Secrétaire-général d’EPAMARNE
EPAMARNE opte pour la gestion de contenu avec Everteam
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Un résultat à la hauteur
Toutes les données ont été reprises des systèmes
existants, archives, documentation et iconothèque
soit à ce jour plus de 100 000 documents.
Au niveau technique, l’ensemble des données a été
intégré au sein d’une base Oracle qui est interfacée
avec la solution everteam.
Un système SSO a aussi été déployé pour simplifier
les processus d’authentification et de gestion des
comptes.
Trouver une image en plusieurs définitions, accéder à des archives et à des documentations sont autant de
points auxquels le nouveau système offre une réponse adaptée. De plus, sa conception lui permet d’intégrer
de nombreux nouveaux documents et de les gérer dans une logique industrielle. L’accès au fond document est
simplifié grâce à la solution Everteam.
Bénéfices
La solution a été mise en place avec succès, les bénéfices pour les Etablissements
Publics d’Aménagement de Marne-la-Vallée incluent :
Outil unique facile d’accès pour les utilisateurs
Optimisation de la qualité de service
Recherche multi-bases avec filtres avancés permettant d’interroger l’ensemble des trois
fonds
Amélioration des échanges dynamiques d’information avec les utilisateurs
Intégration d’un module de gestion des prêts
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A propos
Everteam
www.everteam.com
[email protected]
Pionnier de l’ECM, Everteam affiche plus de 25 ans d’innovation dans
le domaine de la gestion et de la conservation des documents et
contenus. Notre vocation est d’aider les ETI et les grandes entreprises
à simplifier la mise en oeuvre de leurs stratégies de contenus.
+33 (0)1 72 71 33 33
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