circuit documentaire général définition des tâches

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CIRCUIT DOCUMENTAIRE GÉNÉRAL
DÉFINITION DES TÂCHES
SOUS-CIRCUIT "IN" ....................................................................................................................... 2
1. ACQUISITION (SÉLECTION) ....................................................................................................................... 2
2. COMMANDE ......................................................................................................................................... 3
3. RÉCEPTION ........................................................................................................................................... 4
4. PAIEMENT DES FACTURES ........................................................................................................................ 5
5. CATALOGAGE FORMEL ............................................................................................................................ 6
6. INDEXATION .......................................................................................................................................... 7
7. COTATION ............................................................................................................................................ 8
8. EQUIPEMENT ........................................................................................................................................ 9
SOUS-CIRCUIT "PRÊTS" ............................................................................................................... 10
9. SORTIE (À METTRE À JOUR) .................................................................................................................... 11
10. RETOUR (A METTRE À JOUR) .................................................................................................................. 11
11. CLASSEMENT ....................................................................................................................................... 13
12. RÉVISION ............................................................................................................................................ 14
13. REMPLACEMENT .................................................................................................................................. 15
14. INVENTAIRE DYNAMIQUE ....................................................................................................................... 17
SOUS-CIRCUIT "OUT" .................................................................................................................. 18
15. DÉLOCALISATION (EN TRAVAIL) ............................................................................................................... 18
16. DÉSHERBAGE (EN TRAVAIL) .................................................................................................................... 18
Les définitions de tâche ci-dessous ne comprennent que les principes de base du circuit
documentaire général (appliqué pour la majorité des documents à intégrer aux collections de la
"Bibliothèque de l’EPFL" – des circuits documentaires annexes sont établis pour certains
types/caractéristiques de document : Thèse, Polycopié, COEN, dons, e-books, etc.). Les détails
(notamment des pratiques) sont mentionnés dans les procédures.
Les définitions de tâche reposent avant tout sur la notion de responsabilité. Le personnel mentionné
pour chacune des tâches porte la responsabilité de leur exécution (même s’il ne l’exécute par
personnellement).
Circuit documentaire général – Définition des tâches
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SOUS-CIRCUIT "IN"
Ce sous-circuit gère l’ensemble des tâches liées à l’intégration de documents aux collections de la
"Bibliothèque de l’EPFL".
1. ACQUISITION (SELECTION)
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente le choix des documents à intégrer aux collections (la sélection est fondée sur
la politique d’acquisition du DCOL).
ORGANISATION (QUI?)
DCOL : Cloisonnement des domaines.
Selon les domaines, la sélection est effectuée par les bibliothécaires scientifiques, les bibliothécaires
ou des personnes externes au DCOL (professeurs, membres de laboratoire, etc.) = "acquéreurs".
Cette organisation s’explique par la présence de compétences scientifiques spécialisées au DCOL. Elle
découle également de la structure par domaine des bibliothèques de l’EPFL avant leur fusionnement
au RLC.
PRATIQUES (AVEC QUOI? COMMENT?)
Chaque acquéreur dispose (dans les limites de la politique d’acquisition) d’un budget annuel
(comprend monographies + suites mais pas "COEN").
Les acquéreurs suivent le marché éditorial des domaines dont ils sont responsables selon leurs
habitudes (sélection à partir de sources personnelles) mais sont tenus de tenir compte des
propositions d’achat des usagers.
COORDINATION TÂCHE
1 responsable "acquisition" chargé de répartir le budget alloué au DCOL entre les différents
collections/domaines du DCOL puis d’assurer son suivi (génération de listes mensuelles) et son
respect. Il attribue également les propositions d'achat des usagers et veille au respect de la politique
d’acquisition au sein du DCOL TG.
Le responsable est tenu d’organiser la continuité de ses tâches de coordination en cas d’absence
prolongée et de les documenter.
LIEN "ACQUISITION" "COMMANDE"
Selon les habitudes au sein des domaines (fonctionnement "acquéreur/commandeur"), le transfert
"acquisition/commande" des références à acheter se fait par voie orale, papier ou électronique.
REMARQUES
Spécificité de domaine (mathématiques): la coordination "DCOL/personnes externes" nécessaire à la
sélection est gérée par le responsable du domaine (réunions à l’extérieur ou à la "Bibliothèque de
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l’EPFL", mails, etc.). L’usage régulier de personnes externes est limité aux mathématiques (principe
de propositions d’achat pour les autres domaines pour des questions de gestion de la tâche).
2. COMMANDE
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente la commande des documents sélectionnés.
ORGANISATION (QUI?)
DCOL : Cloisonnement partiel des domaines.
Les commandes des documents dans un domaine sont prioritairement attribuées aux bibliothécaires
du domaine. En cas d’absence prolongée (ou de surcharge de travail) des bibliothécaires du domaine,
les commandes sont attribuées par le responsable coordination des tâches "commande/réception
virtuelle" (JD) à d’autres bibliothécaires du DCOL.
Cette organisation doit permettre l’établissement d’habitudes de travail et le suivi des commandes
entre "acquéreur/commandeur" tout en assurant le flux des acquisitions.
Les commandes sont passées par le biais d’Aleph (module d’acquisition – à partir d’une notice
bibliographique existante ou créée pour l’acquisition dans le module de catalogage) où s’opère le
choix du fournisseur, du code budgétaire Aleph à imputer et du "Groupe" (groupement des
commandes pour réception/facturation). Génération et envoi automatique de commandes (mails ou
système EDI) aux fournisseurs lors de la création de la commande dans Aleph (possibilité de courtcircuiter les envois automatiques et d’imprimer les commandes si nécessaire). Les commandes
envoyées aux fournisseurs doivent contenir le "Groupe" + les n° de commande (facturation des
fournisseurs : regroupement des commandes en fonction des "Groupe" + mention de leur n° de
commande).
Les budgets ne sont pas centralisés dans l’immédiat (une partie des domaines anciennement
couverts par les bibliothèques périphériques conservent leur propre budget). Il est important de
noter ici qu’une centralisation des budgets est souhaitée/souhaitable. Elle permettrait non
seulement une meilleure gestion desdits budgets mais également une simplification des processus
de commande, de réception et de paiement des factures telles qu’ils sont définis dans le présent
document.
Aucune copie papier des commandes ne doit être visée ni conservée (possibilité de mettre une note
dans Aleph pour identifier l’acquéreur – à revoir en cas de litiges avérés entre
"acquéreur/commandeur").
COORDINATION TÂCHE
1 responsable "commande/réception virtuelle" chargé d’assurer le flux des commandes en interne
(redistribution des commandes en cas d’absences, maladie, retards, etc.) et leur suivi (génération de
listes Aleph de commandes en juin/décembre, relances, fermeture des commandes non honorées,
annulation, etc.), de centraliser les messages des fournisseurs (consultation de l’adresse mail
"commande" du DCOL) et de répondre aux questions "module d’acquisition Aleph" du DCOL
(établissement de procédures) JD.
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LIEN "COMMANDE" "RÉCEPTION PHYSIQUE"
Le suivi des commandes géré par le responsable "commande/réception virtuelle" (JD) assure le lien
"commande/réception physique".
REMARQUES
Les sélections opérées par le biais d’offices ne nécessitent pas de commande formelle. Les
documents ainsi sélectionnés font néanmoins l’objet d’une commande dans Aleph (module
d’acquisitions) pour laquelle aucun mail de commande n’est généré.
Dans le cas d'une commande effectuée suite à une proposition d'achat, un e-mail type est envoyé à
la personne ayant fait la proposition.
3. RECEPTION
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente la réception des documents commandés. Elle se scinde en deux sous-tâches :
1. Réception physique
Cette sous-tâche représente la réception des colis.
2. Réception virtuelle
Cette sous-tâche représente l’enregistrement des factures et la réception des documents dans
Aleph.
ORGANISATION (QUI?)
1. LOGISTIQUE.
2. DCOL : Décloisonnement des domaines sans centralisation.
Les bibliothécaires réceptionnent les documents selon leur ordre d’arrivée, quel que soit le
domaine desdits documents (ordre de priorité : COEN – SUIT – TEAM).
Cette organisation est imposée par l’avantage de réceptionner les documents par facture dans
Aleph. Elle évite également de devoir assurer un tri par domaine à la réception (par les
fournisseurs lors de la facturation, la LOGISTIQUE ou les bibliothécaires – rappel : un tri partiel
est néanmoins effectué suite à l’absence de budget centralisé).
1. A la réception, les colis sont ouverts, leur contenu vérifié (correspondance entre le contenu et la
facture associée) et un signet rose daté est associé à chaque document. Chaque lot de
documents correspondant à une facture est ensuite mis en attente de traitement (la facture
reste associée aux documents correspondants).
2. Pour chaque lot de documents, les factures sont enregistrées et les commandes réceptionnées
dans Aleph (module d’acquisition). Lors de la réception des commandes, les codes budgétaires
Aleph sont inscrits sur les factures puis celles-ci sont données au responsable "paiement des
factures"(MC).
Les documents sont estampillés "Bibliothèque de l’EPFL" puis catalogué.
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COORDINATION TÂCHE
1. 1 responsable de l’équipe de LOGISTIQUE chargé d’assurer la continuité de la réception
physique (gestion des maladies, vacances, etc.) et d’établir des procédures GL.
2. 1 responsable "commande/réception virtuelle" chargé d’assurer le flux des réceptions virtuelles
(redistribution des réceptions en cas d’absences, maladies, retards, etc.), de centraliser les
retours aux fournisseurs et de répondre aux questions "module d’acquisition Aleph" du DCOL
(établissement de procédures) JD.
Les responsables sont tenus d’organiser la continuité de leurs tâches de coordination en cas
d’absence prolongée et de les documenter.
LIEN "RÉCEPTION PHYSIQUE" "RÉCEPTION VIRTUELLE"
Les documents réceptionnés physiquement sont disposés sur les étagères du DCOL (regroupements
par date + catégories de facturation "COEN/DOMAINES/MATH ") en attente de la suite du
traitement. Les bibliothécaires viennent ensuite chercher les lots de documents à l’aide de chariots
pour les réceptionner virtuellement à leur place de travail.
LIEN "RÉCEPTION VIRTUELLE" "PAIEMENT DES FACTURES"
Le transfert, par les bibliothécaires des différents domaines, des factures au responsable du
"paiement des factures" (MC) assure le lien "réception virtuelle/paiement des factures".
LIEN "RÉCEPTION VIRTUELLE" "CATALOGAGE FORMEL"
Aucun lien "réception virtuelle/catalogage" n’est nécessaire car ces tâches sont effectuées à la suite
par les mêmes personnes.
REMARQUES
Spécificité de domaine (mathématiques): lors de la réception virtuelle des documents de la collection
de "mathématiques recherche", des n° d’inventaire doivent être attribués et inscrits au crayon
sur/dans les documents. Parallèlement à la réception virtuelle, les documents de la collection
"mathématiques recherche" sont inscrits dans un livre d’inventaire. Ce travail d'attribution et
d'inscription est effectué par les assistants-étudiants des mathématiques qui prennent les lots de
documents sur l'étagère du DCOL ("MATH"), les traitent et les reposent sur l'étagère ("TEAM").
4. PAIEMENT DES FACTURES
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente la centralisation des factures des documents commandés pour leur archivage
et leur transfert au service financier de l’EPFL en vue de leur paiement.
ORGANISATION (QUI?)
DCOL : Décloisonnement des domaines avec centralisation.
Un bibliothécaire (MC) est chargé de recevoir toutes les factures des bibliothécaires des différents
domaines pour en assurer le traitement/paiement.
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Cette organisation doit permettre une vision d’ensemble des factures reçues au DCOL et donc un
meilleur suivi (gestion des rappels) du paiement de ces factures.
Les factures, portant les codes budgétaires Aleph pour chaque commande qu'elles mentionnent,
sont réunies par "Groupe", affectées à un fond "EPFL" puis présentées aux responsables des fonds
concernés pour signature (visa).
Des copies des factures visées sont faites puis les originaux sont envoyés au service financier de
l’EPFL alors que les copies sont conservées au DCOL (archives).
Des contrôles périodiques (toutes les deux semaines) sont effectués au sein du logiciel SAP pour
s’assurer du paiement effectif des factures par le centre de comptabilité de l’EPFL et des rappels sont
effectués en cas de non paiement.
COORDINATION TÂCHE
Aucune coordination n’est nécessaire car une seule personne est affectée à cette tâche (MC) Le
responsable de cette tâche est tenu de la documenter et d’organiser sa continuité en cas d’absence.
Cette tâche étant étroitement liée aux questions budgétaires, elle est directement supervisée par TG.
REMARQUE
Aucune.
5. CATALOGAGE FORMEL
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente le catalogage ou le repiquage d’exemplaires (selon les règles Nebis) des
documents à intégrer aux collections.
ORGANISATION (QUI?)
DCOL : Décloisonnement des domaines sans centralisation.
Les bibliothécaires cataloguent les documents quel que soit le domaine desdits documents.
Cette organisation découle de celle de la réception (tri des documents par facture et non par
domaine). Elle a également l’avantage de solidarité entre les bibliothécaires favorisant ainsi le flux
des documents au sein du DCOL.
Les tâches de réception virtuelle et de catalogage sont effectuées dans la continuité. Le catalogage
est réalisé dans Aleph (module de catalogage) et les bibliothécaires cataloguent les documents dont
ils ont fait la réception virtuelle*.
La tâche de catalogage comprend :
•
Catalogage dans Aleph (à l’aide des informations suivantes) :
"KIDS" (règles Nebis)
"Exemplaires: Exemples de cas pour divers types de documents"
Statuts d’exemplaire
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•
Pré-équipement de certains documents (ex : CD/DVD-ROMS indépendants/d’accompagnement)
Mise en boîte
•
Ajout d’informations sur/dans les documents :
Code à barres
N° système Nebis (au crayon)
Localisation (au crayon)
Signalétique particulière ("Exclu du prêt", "Avec CD/DVD-ROMs").
Une fois catalogués, les documents sont mis en attente d’indexation/cotation.
COORDINATION TÂCHE
1 responsable "catalogage" chargé d’assurer l’harmonisation/cohérence du catalogage (contrôles
ponctuels, établissement de procédures, etc.), la formation, la résolution de cas complexes ("super
catalogueur") et le suivi de la "Banque de données des messages" de Nebis ("Meldedatenbank") FTT.
LIEN "CATALOGAGE FORMEL" "INDEXATION"
Les documents catalogués sont disposés (attribution par domaine) sur les chariots stationnant près
des postes de travail des indexeurs en attente de la suite du traitement.
REMARQUES
Spécificité de domaine (mathématiques): inscription dans Aleph (module de catalogage) des n°
d'inventaire inscrit sur/dans les documents.
Le signet rose permet de communiquer entre les différentes étapes du circuit documentaire.
* Exception : la réception virtuelle et le catalogage des suites ne sont pas effectué dans la continuité
(voir le circuit annexe "SUIT").
6. INDEXATION
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente l’attribution de mots/codes matière aux documents à intégrer aux collections
et/ou la vérification/validation de mots-matière déjà attribués lors du catalogage (copie d’une notice
bibliographique ou repiquage d’un exemplaire).
ORGANISATION (QUI?)
Selon les domaines, l’indexation est effectuée par les bibliothécaires scientifiques ou les
bibliothécaires (l’indexation par des personnes externes au DCOL n’est pas conservée dans la mesure
où son organisation est compliquée et contre-productive – perte de contrôle et ralentissement du
circuit documentaire).
Cette organisation s’explique par la présence de compétences scientifiques spécialisées au DCOL. Elle
découle également de la structure par domaine des bibliothèques de l’EPFL avant leur fusionnement
au RLC.
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Tous les documents à intégrer aux collections sont indexés (à l’exception des documents de la
collection de "recherche" en mathématiques – temporairement?).
Les tâches de catalogage et d’indexation ne sont pas effectuées dans la continuité (sauf
éventuellement dans les domaines ou l’indexation est assurée par des bibliothécaires). L’indexation
est effectuée dans Aleph (module catalogage). Des outils d’aide à l’indexation sont disponibles
(Computer Aided Indexing, base ESS11).
La tâche d’indexation comprend :
•
Définition des mots-matière et leur attribution aux notices bibliographiques.
•
Cocher la mention "A exposer" sur le signet rose (nouveautés à temporairement mettre en avant
dans les collections – reposoirs à l’extrémité/dans les rayons).
COORDINATION TÂCHE
1 responsable "indexation" chargé d’assurer la continuité de l’indexation (redistribution des
indexations en cas d’absences, maladies, retards, etc.), le lien Nebis pour le registre matières
(centralisation des corrections et des propositions d’enrichissement, développement du système,
etc.) et la formation PDD.
LIEN "INDEXATION" "COTATION"
Aucun lien "indexation/cotation" n’est nécessaire car ces tâches sont effectuées par les mêmes
personnes (ceci est valable pour les domaines où ces deux tâches sont effectuées).
REMARQUES
Parallèlement au circuit documentaire, l’indexation représente également l’enrichissement et la
correction du registre matières Nebis (propositions des indexeurs du DCOL). Les propositions de
corrections/ajouts sont transmises au responsable "indexation" (PDD).
Spécificité de domaine (mathématiques) : le responsable du domaine effectue, dans la mesure de ses
compétences, l’indexation des documents qui n’appartiennent pas à la collection de " recherche" (ex.
vulgarisation + COEN).
7. COTATION
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente l’attribution de la cote (classifications CDU et AMS) aux documents à intégrer
aux collections et/ou la vérification/validation de la cote déjà attribuée lors du catalogage (copie
d’une notice bibliographique ou repiquage d’un exemplaire).
ORGANISATION (QUI?)
Selon les domaines, la cotation est effectuée par les bibliothécaires scientifiques, les bibliothécaires
ou des personnes externes au DCOL (uniquement pour la collection de "recherche" en
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mathématiques. La cotation par des personnes externes au DCOL pour d’autres domaines n’est pas
conservée dans la mesure où son organisation est compliquée et contre-productive – perte de
contrôle et ralentissement du circuit documentaire).
Cette organisation résulte de celle de l’indexation (de l’indexation découle généralement l’indice de
la cote).
Les tâches d’indexation et de cotation sont effectuées dans la continuité. La personne ayant indexé
un document se doit de le coter (ceci est valable pour les documents où ces deux tâches sont
effectuées).
La cotation est faite dans Aleph (module catalogage) et se base sur les classifications CDU (ensemble
des collections) et AMS (collection de maths).
La tâche de cotation comprend :
•
Définition des indices et leur attribution aux notices d’exemplaire.
•
Ajout de l’indice au crayon sur/dans les documents.
Une fois cotés, les documents sont mis en attente d’équipement.
COORDINATION TÂCHE
1 responsable "cotation" chargé d’assurer la continuité de la cotation (redistribution des cotations
en cas d’absences, maladies, retards, etc.), l’harmonisation des formats de cote (contrôles ponctuels,
établissement de procédures, etc.) et l’évolution des règles de cotation AB (CDU) + GFG (AMS).
LIEN "COTATION" "EQUIPEMENT"
Les documents cotés sont disposés sur les étagères du DCOL (regroupement par cote
"COEN/CDU+AMS") en attente de la suite du traitement. Les aide-bibliothécaires viennent ensuite
chercher les documents à l’aide de chariots pour les équiper à leur place de travail.
REMARQUES
Le signet rose permet de communiquer entre les différentes étapes du circuit documentaire.
Spécificité de domaine (mathématiques): la coordination "DCOL/personnes externes" nécessaire
(temporairement?) à la cotation est gérée par le responsable du domaine (réunions à l’extérieur ou à
la "Bibliothèque de l’EPFL", livraison des documents, etc.). De même, ce responsable effectue, dans
la mesure de ses compétences, la cotation des documents qui ne sont pas pris en charge par des
personnes externes (ex. vulgarisation/COEN en mathématiques).
8. EQUIPEMENT
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente l’équipement des documents à intégrer aux collections.
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ORGANISATION (QUI?)
DCOL : Décloisonnement des domaines avec centralisation.
Une aide bibliothécaire et des assistants-étudiants sont chargés d’équiper tous les documents du
DCOL à intégrer aux collections.
Cette organisation doit permettre une répartition hebdomadaire de l’équipement (éviter les goulets
d’étranglement) favorisant le flux des documents. Elle évite d’ "extérioriser" entièrement cette tâche
(important de conserver un employé de la bibliothèque affecté à cette tâche et de ne pas
fonctionner qu’avec des assistants-étudiants – budgets volatiles).
Selon le type de document, l’équipement comprend :
•
Impression/application de l’étiquette-cote (cote + bande adhésive transparente par-dessus).
•
Application de la puce RFID et son chargement (code à barres + activation antivol).
•
Equipement spécial (fantôme, pochette, classeur, etc.).
•
Suppression du statut de traitement ("IP").
L’impression de l’étiquette-cote se fait par le biais d’Aleph (module de catalogage), d’un système
d’impression (scripts "maison") et d’imprimantes (imprimantes à étiquettes Brother P-touch 9500
pc). Deux postes d’étiquetage de même que deux stations "RFID" (1x fixe + 1x mobile) permettent
l’équipement de tous les documents du DCOL.
Une fois équipés, les documents sont en attente de mise en rayon.
COORDINATION TÂCHE
1 responsable "équipement" chargé d’assurer la gestion des assistants-étudiants (tournus,
formation), l’harmonisation de l’équipement (contrôles ponctuels, établissement de procédures) et
le flux des documents (renforts en cas d’accumulation de documents à traiter) GFG.
LIEN "EQUIPEMENT" "CLASSEMENT"
Les documents équipés sont répartis sur des chariots puis disposés à proximité de la zone logistique
en attente de rangement en rayon.
REMARQUES
A noter que si deux postes d’étiquetage suffisent à l’équipement de tous les documents du DCOL,
des imprimantes à étiquettes (Brother P-touch 9500 pc) de même que des stations "RFID"
supplémentaires peuvent être envisagées à certaines places de travail du DCOL (équipements
ponctuels).
SOUS-CIRCUIT "PRÊTS"
Ce sous-circuit gère l’ensemble des tâches liées au prêt local (retrait/retour à la "Bibliothèque de
l’EPFL") de documents aux usagers de la "Bibliothèque de l’EPFL".
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9.
SORTIE (A METTRE A JOUR)
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente le prêt local des documents des différentes collections de la "Bibliothèque de
l’EPFL" aux usagers.
ORGANISATION (QUI?)
USAGERS + EMPLOYES-BIBLIOTHEQUE-GUICHET
Les usagers de la "Bibliothèque de l’EPFL" accèdent librement à la majorité des collections où ils
sélectionnent/prennent les exemplaires désirés en vue des les emprunter. Les documents qui ne sont
pas en libre accès mais néanmoins empruntables sont sélectionnés/pris avec l’aide des employés de
la bibliothèque aux guichets.
Les sorties des documents sélectionnés/pris par les usagers sont enregistrées dans Aleph (module de
circulation) par le biais de :
•
5 bornes RFID automatiques ("self-checks") en libre service (2 à proximité du guichet principal et
1 à chaque guichet secondaire). Enregistrements effectués par les usagers.
•
5 pad RFID manuels aux guichets (3 au guichet principal et 2 au guichet secondaire "Recherche")
en cas de problème avec les "self-checks" ou pour les documents qui ne sont pas accessibles
librement (ex. CD/DVD-ROMs). Enregistrements effectués par les employés de la bibliothèque
aux guichets.
COORDINATION TÂCHE
INFO-RLC chargé de rédiger des manuels d’utilisation des bornes RDID automatiques (sefl-checks)
pour les usagers et des procédures d’enregistrement des sorties (pad RFID) pour les employés de la
bibliothèque.
LIEN "SORTIE" "RETOUR"
Les documents empruntés sont retournés par les usagers.
REMARQUES
Dans le cadre du circuit documentaire général, ne sont compris que les prêts locaux de documents
(gestion partielle du Prêt Entre Bibliothèque – PEB – dans le chapitre "Retour" – retour des
documents n’appartenant pas à la "Bibliothèque de l’EPFL").
10. RETOUR (A METTRE A JOUR)
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente le retour du prêt local des documents des différentes collections de la
"Bibliothèque de l’EPFL" empruntés par les usagers.
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ORGANISATION (QUI?)
USAGERS + EMPLOYES-BIBLIOTHEQUE-GUICHET + LOGISTIQUE
Les usagers ne peuvent pas effectuer l’enregistrement du retour des documents sur les bornes RFID
automatiques ("self-checks"). Ils déposent tous les documents à rendre dans des boîtes de retour ou
les donnent aux employés de la bibliothèque aux guichets (documents à rendre aux guichets – ex.
CD/DVD-ROMs).
La LOGISTIQUE vide périodiquement les boîtes de retour et effectue l’enregistrement du retour de
tous les documents s’y trouvant.
Boîtes de retour type "chariot caisse" (une boîte est constituée d’une caisse fixe autour d’un chariot
spécial "à caisse" mobile faisant office de contenant).
4 boîtes de retour à côté des guichets de sortie (2 au guichet principal et 2 au guichet secondaire
"SHS") correspondant à 4 caisses et 6 chariots "à caisse".
Le retour des documents est enregistré dans Aleph (module de circulation) par le biais de :
•
3 bornes RFID mobiles. Enregistrements du retour "boîtes" effectués par LOGISTIQUE.
•
5 pad RFID manuels aux guichets (3 au guichet principal et 2 au guichet secondaire "Recherche")
pour les documents à rendre aux guichets (ex. CD/DVD-ROMs). Enregistrements effectués par les
employés de la bibliothèque aux guichets.
La LOGISTIQUE va périodiquement (selon le taux de remplissage) vider les boîtes de retour à l’aide de
chariots "à caisse" vides (remplacement des pleins dans les caisses). Le tri des chariots "à caisse"
pleins et l’enregistrement des retours s’effectuent au bureau de LOGISTIQUE à l’aide de bornes RFID
mobiles et de chariots de rangement disposés à proximité des étagères du DCOL.
COORDINATION TÂCHE
INFO-RLC chargé de rédiger des procédures d’enregistrement des retours (pad RFID) pour les
employés de la bibliothèque aux guichets.
1 responsable de l’équipe de LOGISTIQUE chargé d’assurer la continuité (gestion des maladies,
vacances, etc.) des retours (vidage des boîtes de retour et enregistrement du retour des documents
s’y trouvant) et d’établir des procédures GL.
LIEN "RETOUR" "CLASSEMENT"
Les documents en retour enregistrés et triés sont disposés sur des chariots de rangement (organisés
par zones de localisation) à proximité des étagères du DCOL (chariots également utilisés pour les
nouveautés – cf. sous-circuit "IN") en attente de classement en rayon.
REMARQUES
Dans le cadre du circuit documentaire général, ne sont compris que les prêts locaux de documents
(gestion partielle du PEB dans le chapitre "Retour" – retour des documents n’appartenant pas à la
"Bibliothèque de l’EPFL").
Variante "Archi/(02)/(07)" :
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Pour éviter les aller/retour lors du classement en rayon, trier partiellement les chariots "à caisse" à
proximité du guichet principal (espace de travail nécessaire à proximité des boîtes de retour) à l’aide
de bornes RFID mobiles et de chariots. Les documents à classer sur la colline ("Archi/(02)/(07)") sont
sortis des chariots "à caisse" pour un enregistrement des retours et un classement directs sans
passer par le bureau de LOGISTIQUE variante à n’envisager que si les pratiques mises en place ne
satisfont pas la LOGISTIQUE à l’usage !
11. CLASSEMENT
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente le classement en rayon des documents à intégrer/intégrés aux collections.
Elle se scinde en deux sous-tâches :
1. Rangement
Cette sous-tâche représente le rangement en rayon des documents à intégrer/intégrés aux
collections (rangement des nouveautés, des retours de prêt, des exemplaires consultés en
interne ou mal rangés en rayon).
2. Contrôles
Cette sous-tâche représente le contrôle du rangement en rayon des documents intégrés dans les
différentes collections.
ORGANISATION (QUI?)
1. LOGISTIQUE (+ aide assistants-étudiants du soir).
2. DCOL : Décloisonnement des domaines (+ aide EMPLOYES-BIBLIOTHEQUE non DCOL
volontaires) sans centralisation.
1. Les documents à intégrer aux collections (nouveautés) et en retour de prêt disposés sur les
chariots/meubles de la logistique (pré-classés selon leur localisation) sont rangés périodiquement
en rayon selon leur cote/localisation.
Les documents consultés en interne par les usagers et déposés sur les tables ou les chariots de
"rangement consultation" en bout de travées sont rangés périodiquement en rayon selon leur
cote/localisation.
Les documents des rayons signalés comme "en grand désordre" lors des contrôles effectués par
les bibliothécaires scientifiques et bibliothécaires DCOL et les employés de la bibliothèque non
DCOL sont rangés selon leur cote/localisation.
Tous ces rangements impliquent un rapide contrôle du classement en rayon des documents
autour de leur zone d’insertion.
2. Des zones sont affectées aux bibliothécaires scientifiques et bibliothécaires. Ceux-ci passent
régulièrement dans leur zone afin d’y contrôler (et corriger en cas de désordres légers) le
classement des documents.
Des "feuillets de contrôle" sont à la disposition des employés de la bibliothèque non DCOL
désirant aider le DCOL dans sa tâche de contrôle. Chaque feuillet mentionne au maximum deux
travées d'une localisation à contrôler (ordre + alignement des documents) et doit être retourné
au DCOL une fois le contrôle terminé.
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En cas de grands désordres, demande de mise en ordre des rayons concernés faite à la
LOGISTIQUE.
COORDINATION TÂCHE
1. 1 responsable de l’équipe de LOGISTIQUE chargé d’assurer la continuité (gestion des maladies,
absences, etc.) des rangements en rayon GL.
2. 1 responsable "classement" chargé d’attribuer les zones de contrôle aux bibliothécaires
scientifiques et bibliothécaires, d'établir les "feuillets de contrôle" et de les récupérer
(statistiques des contrôles) et de communiquer avec le responsable de l’équipe de LOGISTIQUE
(GL) en cas de problèmes PDD.
Les responsables sont tenus d’organiser la continuité de leurs tâches de coordination en cas
d’absence prolongée et de les documenter.
REMARQUES
Malgré le contrôle effectué par les bibliothécaires scientifiques, les bibliothécaires et les employés de
la bibliothèque non DCOL, les responsables de domaines au sein du DCOL sont tenus de passer
régulièrement dans leurs collections pour contrôler la pertinence du classement (signalétique,
classification, etc.) et en avoir une vision globale.
12. REVISION
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente le traitement des documents déjà intégrés aux collections qui présentent des
défauts empêchant leur utilisation par les usagers (ex : documents à recoter, à réparer, à ré-équiper,
etc.).
Elle se scinde en deux sous-tâches:
1. Repérage
Cette sous-tâche représente le repérage des documents intégrés aux collections nécessitant une
révision (repérage lors du classement, d'un prêt, d'une question d'un usager, etc.).
2. Traitement
Cette sous-tâche représente les traitements à effectuer sur les documents intégrés aux
collections ayant été repérés comme nécessitant une révision.
ORGANISATION (QUI?)
1. EMPLOYES-BIBLIOTHEQUE.
2. DCOL : Cloisonnement partiel des domaines avec réception centralisée.
Les révisions ne nécessitant pas de connaissance dans un domaine sont traités par le responsable
coordination de la tâche "révision" (FTT).
Les révisions nécessitant des connaissances dans un domaine sont prioritairement attribuées aux
bibliothécaires scientifiques et bibliothécaires du domaine concerné par le responsable
coordination de la tâche "révision" (FTT). En cas d’absence prolongée (ou de surcharge de travail)
des bibliothécaires scientifiques et bibliothécaires du domaine, les révisions sont attribuées à
d'autres bibliothécaires scientifiques et bibliothécaires du DCOL.
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1. Lors de leurs diverses tâches en lien avec les collections de la "Bibliothèque de l’EPFL", les
employés de la bibliothèque repèrent les documents nécessitant une révision puis les
transmettent au DCOL (transmission par le biais d'une note – post-it ou e-mail – accompagné du
dépôt du document au DCOL).
2. Les documents transmis au DCOL pour révision sont centralisés/réceptionnés par le responsable
coordination de la tâche "révision" (FTT) qui les traite lui-même ou les attribue, en fonction des
domaines, aux bibliothécaires scientifiques et bibliothécaires pour traitement/suivi.
COORDINATION TÂCHE
1. Aucun.
2. 1 responsable "révision" chargé de centraliser la réception, d'effectuer les révisons simples et
d’assurer le flux du traitement des documents à réviser (attribution des documents selon leur
domaine) FTT.
LIEN "RÉVISION" "EQUIPEMENT"
Les documents à traiter qui nécessitent un rééquipement sont disposés sur les étagères du DCOL
(regroupement par cote "COEN/CDU+AMS" pour la recotation ou sur les rayons "réparations/divers")
en attente de la suite du traitement. Les aide-bibliothécaires viennent ensuite chercher les
documents à l’aide de chariots pour les rééquiper à leur place de travail.
REMARQUES
Les documents nécessitant un rééquipement pouvant rapidement être exécutés (ré-initialisation ou
équipement puce RFID, correction code à barres, etc.) ne passent pas obligatoirement par
l’équipement et sont traités par le responsable de la tâche "révision" (FTT).
Les documents nécessitant une révision qui sont en prêt lors du repérage sont signalés au DCOL qui
se charge ensuite de les signaler/rappeler dans Aleph pour traitement ultérieur.
13. REMPLACEMENT
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente le remplacement des documents intégrés aux collections (ex: documents
introuvables en collection, abîmés irréparables ou perdus par les usagers, etc.). Elle se scinde en deux
sous-tâches:
1. Repérage
Cette sous-tâche représente le repérage des documents intégrés aux collections nécessitant un
remplacement (repérage lors du classement, d'un prêt, d'une question d'un usager, etc.).
2. Acquisition
Cette sous-tâche représente d'une part la décision de remplacement (nouvelle acquisition oui/non)
et d'autre part le traitement des documents repérés comme nécessitant un remplacement
(désherbage, réparation, etc.).
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ORGANISATION (QUI?)
1. EMPLOYES-BIBLIOTHEQUE.
2. DCOL : Cloisonnement des domaines avec réception centralisée.
Les remplacements sont prioritairement attribués aux bibliothécaires scientifiques, bibliothécaires
du domaine concerné par le responsable coordination de la tâche "remplacement" (TG). En cas
d’absence prolongée (ou de surcharge de travail) des bibliothécaires scientifiques et bibliothécaires
du domaine, les remplacements sont attribués à d'autres bibliothécaires scientifiques et
bibliothécaires du DCOL.
Selon les domaines, la décision de remplacement est ensuite prise par les bibliothécaires
scientifiques, les bibliothécaires ou des personnes externes au DCOL (professeurs, membres de
laboratoire, etc.) = "acquéreurs".
Le traitement des documents à remplacer est effectué par les bibliothécaires du domaine.
1. Lors de leurs diverses tâches en lien avec les collections de la "Bibliothèque de l’EPFL", les
employés de la bibliothèques repèrent les documents nécessitant un remplacement puis
transmettent une proposition de remplacement au DCOL (transmission par le biais d'un e-mail
ou, en cas de présence physique des documents à remplacer, d'une note – post-it ou e-mail –
accompagné du dépôt du document au DCOL).
2. Les propositions de remplacement transmises au DCOL sont centralisées/réceptionnées par le
responsable coordination de la tâche "remplacement" (TG) qui les attribue aux acquéreurs pour
décision en fonction des domaines.
Selon les décisions de remplacement, traiter les documents ayant fait l'objet d'une proposition
de remplacement (désherbage, réparation, etc.).
COORDINATION TÂCHE
1. Aucun.
2. 1 responsable "remplacement" chargé de centraliser la réception et d’assurer le flux des
propositions de remplacement (suivi de la boîte à e-mail, attribution des propositions selon leur
domaine, etc.) TG.
LIEN "REMPLACEMENT" "COMMANDE"
Selon les habitudes au sein des domaines (fonctionnement "acquéreur/commandeur"), le transfert
"acquisition/commande" des références à racheter pour remplacement se fait par voie orale, papier
ou électronique.
REMARQUES
Les propositions d'achat (internes, usagers) sont traitées de la même manière que les propositions de
remplacement (même boîte e-mail de centralisation et attribution aux acquéreurs en fonction des
domaines).
Lors du repérage d'un document introuvable sans demande immédiate de remplacement au DCOL
(les documents introuvables ne sont remplacés spontanément qu'en cas de besoin évident), les
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employés de la bibliothèque mettent à jour eux-mêmes les informations des exemplaires des
documents repérés dans Aleph (module de catalogage – modification du statut de traitement).
Le remplacement de documents liés aux contentieux concerne également cette tâche. Dans ce cas, le
repérage est effectué par le responsable "contentieux" de la Bibliothèque de l'EPFL (AE) qui transmet
la proposition de remplacement au responsable du suivi des demandes du contentieux au DCOL
(CAB). La décision de remplacement reste du ressort des acquéreurs mais la mise à jour des
informations des exemplaires des documents repérés comme nécessitant un remplacement de
même que, le cas échéant, la commande de nouveaux exemplaires sont effectués par le responsable
du suivi des demandes du contentieux au DCOL (CAB – centralisation). Les documents commandés
dans le cadre du contentieux suivent ensuite le circuit documentaire général (pas de centralisation).
14. INVENTAIRE DYNAMIQUE
DÉFINITION (QUOI?)
Cette tâche représente l’inventaire des documents intégrés aux collections dans le but de vérifier
exhaustivement/systématiquement la présence et le rangement des documents de la "Bibliothèque
de l’EPFL".
ORGANISATION (QUI?)
L'inventaire d'un domaine est effectué par les bibliothécaires scientifiques et les bibliothécaires du
domaine. Ceux-ci sont aidés par des assistants-étudiants pour les tâches répétitives et ne nécessitant
aucune connaissance des collections.
L'inventaire des collections est basé sur le principe d'inventaires par localisation ("E02EA", "E02IA",
etc.). Il s'articule en 3 parties:
•
Lecture systématique de l'ensemble des codes à barres des documents de la localisation
inventoriée (à l'aide des lecteurs "OPTICON" disponibles)
•
Traitement par comparaison de listes/fichiers .xls (input) des données enregistrées par les
lecteurs "OPTICON" et génération de listes/fichiers .xls (output)
•
Traitement des listes/fichiers .xls (output)
Correction virtuelle dans Aleph (exemplaires manquants/retrouvés)
Correction physique en collection (exemplaires mal classés)
L'inventaire ne nécessite pas la fermeture de la localisation inventoriée (les usagers conservent
l'accès aux documents) et n'a donc pas forcément besoin d'être effectué en période particulière (ex:
hors examens).
Les localisations sont inventoriées selon un calendrier défini qui tient compte du mouvement (prêts,
consultation sur place, etc.) des documents qu'ils contiennent.
COORDINATION TÂCHE
1 responsable "inventaire" chargé d’organiser les inventaires (disponibilités d'assistants-étudiants,
préparation des listes/fichiers en input, génération des listes/fichiers en output, etc.) TG
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Le responsable est tenu d’organiser la continuité de ses tâches de coordination en cas d’absence et
de les documenter.
REMARQUES
Voir avec VC pour l'obtention et la mise à jour des listes/fichiers en input.
SOUS-CIRCUIT "OUT"
15. DELOCALISATION (EN TRAVAIL)
A définir.
16. DESHERBAGE (EN TRAVAIL)
A définir.
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circuit documentaire général définition des tâches

Transcription

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Vincent CV 2014

Bibliothécaire-documentaliste Formation Compétences