octobre 2014 n°60

OCTOBRE 2014
N°60
PARMI LES NOUVEAUX CLIENTS
Les manifestations auxquelles AIGA va
participer à la rentrée 2014 :
Nous souhaitons rencontrer le plus souvent
possible nos utilisateurs, AIGA mobilise ses
équipes cette année pour présenter le portail
internet
«familles»
qui
s’enrichit
considérablement, et deux solutions mobiles
via tablettes ou smartphones (module de
pointages et module de paiements). Rendezvous à la rubrique «nouveautés» pour plus
de détails.
Le programme de la rentrée :
Salons « PETIT » le 07/10 à Nantes La
Beaujoire, le 29/10 à Colmar, le 02/12 à Lille
Grand Palais.
Congrès de la Fédération Léo Lagrange à
Dijon du 24 au 26 Octobre 2014.
Journées Professionnelles de l’Animation
Globale (Centres Sociaux) à Dijon du 18 au
20 Novembre 2014.
Le salon des Maires à Paris (Porte de
Versailles) du 18 au 20 Novembre 2014.
Passez nous voir…
Philippe DUCHAMP - Président
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Centre socio-culturel Jacques Prévert à Thionville (57)
Communauté de Communes de Vitteaux (21)
MJC de Flers (61)
Multi Accueil les Frimousses à Maltot (14)
Fondation Apprentis d’Auteuil à Toulouse (31)
Mairie de Migennes (89)
RAM les Ch’tites Canailles à Saint Aubin Le Monial (03)
LA VIE DE L’EQUIPE
Nous saluons l’arrivée de nouveaux salariés au sein de l’équipe de
AIGA depuis 1 an :
Formateurs Noé Animation et Petite Enfance : Mehdi-Julien FOUDIL
(Lyon), Jeanne BERLAND (Fontenay sous Bois).
Développement logiciels : Hélène JACQUES (Lyon), Nicolas MAILLARD
(Lyon).
Technicien : Stéphane BAILLAT (Lyon).
Assistante commerciale : Cécile NEGRIE (Fontenay sous Bois).
UN RAPPEL SUR VOS INTERLOCUTEURS PRINCIPAUX
Direction : M. Duchamp (Président), M. Barbaret (Directeur Service
Clients), M. Cohen (Directeur Commercial), M. Herbepin (Directeur du
Service Développement Logiciels) et Mme Latta (Directrice
Administrative).
Commerciaux : M. Rosa (Lyon), M. Decaezemaeker (Paris), M. Maris
(Toulouse) et M. Philadelphe (Poitiers).
Responsables produits : M. Meunier (Noé), Mme Vidal (Cloé), M. Le
Gruiec (iCéo).
Organisation des formations : Mme Garcin.
Administratif : Mme Loucif (facturation) et Mme Robaczewski (contrats
de maintenance).
Pour cette rentrée, un point sur les nouveautés du catalogue de AIGA, le Service Commercial est bien entendu à votre disposition pour
en parler (04.72.53.22.01).

Pointage mobile des présences (Noé, iNoé) : Le module « pointages tablettes/smartphone » permet d’accéder à certaines
informations sur les inscrits, à partir du lieu d’accueil d’une activité qui n’est pas forcément équipé d’un ordinateur et d’une prise réseau.
L’application s’est étoffée et permet un pointage facile pour tout type d’activité (ALSH, Péri-scolaire, Petite Enfance, Restaurant
Scolaire…).
Ce système est très bien adapté au suivi des présences des Temps d’Accueil Périscolaire.

Paiement mobile « eyebuy » (Noé, iNoé) : Une solution de paiement facilitant la vie des usagers, allégeant votre travail
administratif et évitant les impayés. Dès réception d’une facture papier ou par mail, elle permet aux usagers de votre structure de payer,
via leur smartphone ou leur tablette, en flashant un Qr Code. La solution est sécurisée, simple à utiliser et totalement intégrée à nos
solutions logicielles.
 Portail familles (Noé, iNoé) : Ce module WEB permettant à vos usagers de saisir ou de consulter leurs inscriptions et de payer en
ligne connait un gros succès, à tel point que nous mobilisons actuellement nos équipes techniques pour étoffer les fonctionnalités de ce
portail.
Là aussi ce module est très bien adapté pour les inscriptions aux Temps d’Accueil Périscolaire.
 Formations : Toujours des modules de formations spécifiques, issues de 20 ans d’expérience du monde de la petite enfance.
Coordonner la gestion de l’offre d’accueil et des besoins des familles.
Gérer une structure d’accueil.
Elaborer les bilans d’activité RAM.
Les Ram itinérants.
Accompagnement et conseils dans la mise en place de pratiques communes.
M. Sautereau est disponible pour étudier avec vous la mise en place d’une formation sur mesure (04.72.53.22.00).
 Sous-traitance des paies pour les associations : Pour la première année de fonctionnement, les clients nous ont fait rapidement
confiance car nous assurons actuellement la production de plus de 400 bulletins par mois, pour le compte des Centres Sociaux, des
Crèches ou des Centres de Loisirs.
Nous proposons un service permanent (si vous n’avez pas la compétence de paie au sein de votre structure) ou ponctuel (remplacement
d’un congé maternité, maladie…). Demandez M. Barbaret ou Mme Vidal au 04.72.53.22.00.
Alex Cohen
CLOE : Module ELABORATION BUDGETAIRE : Export et Import sous Excel
Après un an de formation avec notre nouveau module Élaboration Budgétaire, nous lui apportons une évolution majeure.
A l’heure actuelle, le module Élaboration Budgétaire vous permet de créer votre budget annuel action par action (activité par
activité).
Après nos premiers échanges de pratique, il s’avère que vous demandez souvent à des personnes « non comptables » ou « non
utilisatrices de Cloé » de participer à cette élaboration budgétaire. Ainsi, vous pouvez demander à chaque responsable d’activité
d’établir son budget.
Il se posait alors le problème de l’accessibilité du logiciel Comptabilité à tous ces utilisateurs. Afin de répondre au mieux à votre
besoin, nous avons créé une exportation interactive sur Excel.
Le principe est le suivant : le travail d’élaboration budgétaire peut se faire depuis Excel.
Cloé permet d’exporter dans une feuille Excel, l’action budgétaire et dans une deuxième feuille, tous les éléments budgétaires avec
leur tarif.
Chaque personne responsable de l’élaboration budgétaire modifie directement ce fichier. Elle peut, modifier les quantités des
éléments budgétaires déjà créés (nombre de repas, de fournitures,…), ajouter ou supprimer des éléments budgétaires.
Ce budget ainsi affiné sur Excel, sera importé directement dans Cloé.
Cf. la documentation des nouveautés 2014 disponible sur notre site.
FIN DE LA DADS-U EN 2016 !
La DSN, Déclaration Sociale Nominative, va remplacer toutes les déclarations sociales. La DSN
repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et la
transmission dématérialisée de signalements d’événements.
Hier :  plusieurs déclarations transmises à plusieurs destinataires,
 les entreprises devaient fournir plusieurs déclarations, à des échéances différentes et les envoyer
à différentes adresses selon les organismes concernés.
Avec la DSN :
 plusieurs déclarations transmises via un canal unique,
 les entreprises ont toujours différentes déclarations à fournir mais elles n’ont qu’un seul point d’entrée pour les
déposer : le portail net-entreprises.fr.
La loi prévoit la généralisation de la DSN à toutes les déclarations sociales à partir du 1er Janvier 2016. Le calendrier
de la DSN varie selon les montants de vos cotisations et contributions sociales versées en 2013 auprès de l’URSSAF/CGSS
ou de la caisse MSA (CSG-CRDS, Assurance Chômage, CSA, FNAL, Transport notamment inclus) :
Plus de 2 millions d’euros de cotisations
À partir des paies d’Avril 2015
DSN à transmettre
pour le 5 ou le 15 Mai 2015
Moins de 2 millions d’euros de cotisations
À partir du 1er Janvier 2016
DSN à transmettre
pour le 5 ou le 15 Février 2016
Le défaut de production de la DSN dans les délais prescrits l’expose à l'application des pénalités. Pour plus d’informations :
http://www.dsn-info.fr/
Afin de vous accompagner au mieux à ce passage à la DSN, nous avons besoin de connaître les utilisateurs de Cloé
Paie qui ont versé plus de 2 millions d’euros à l’Urssaf en 2013. Merci de nous le signaler par mail à
[email protected].
Gilles BARBARET
Nouvelle Formation Noé - Petite Enfance :
Optimiser l'utilisation de NOE pour mieux gérer les
nouvelles règles de fonctionnement CNAF.
La mise en place de la Circulaire CNAF 2014-009 du 26 Mars
2014, vous oblige à revoir vos fonctionnements, et donc les
paramétrages de NOE, mais aussi à mettre en place une
gestion rigoureuse pour suivre votre activité :
 Les écarts entre Heures Facturées et Heures Réalisées
deviennent un enjeu important.
 Le taux d'occupation est un reflet quantitatif de votre
activité pour vos partenaires.
 C'est aussi un indicateur de votre capacité à accueillir et
adapter, au mieux, vos réponses aux besoins des familles sur
votre territoire. Il vous faut donc pouvoir le gérer et le
valoriser.
 La gestion des places disponibles et des réservations des
familles n'a jamais été aussi importante.
Cette formation est là pour vous accompagner dans cette
dynamique, en vous appuyant sur NOE. Lors de cette
journée, vous travaillerez sur une meilleure compréhension
de ces chiffres, vous construirez vos outils d'analyse, vous
identifierez des outils simples qui deviendront vos tableaux
de bords.
Ce stage d'une journée (9h-17h) vous permettra d'exploiter
encore mieux votre logiciel.
Si vous êtes intéressé par cette formation, contactez Armelle
au 04.72.53.22.00
NOE ET LES
SCOLAIRES
NOUVEAUX
RYTHMES
La version actuelle de Noé vous permet de
paramétrer vos TAP et produire les statistiques
demandées par votre CAF. (cf. « Gestion des
Temps d’Accueil Périscolaire » dans la
Documentation de votre « Espace Clients »).
La version de Septembre vous permet d’activer les semaines-type sur
un paramétrage en fonctionnement différent par jour (ex : Lundi,
Mardi et Jeudi en soirée, et Vendredi en après-midi).
La version d’Octobre permettra la gestion des activités à partir des
groupes (inscriptions à des activités différentes chaque jour).
PASSAGE A L’HEURE D’HIVER
Dans la nuit du samedi 25 Octobre au
dimanche 26 Octobre 2014, à 3 heures du
matin il sera 2 heures.
Pour les utilisateurs de Belle-Ile et Noé, pensez à régler l'heure de vos
stylos de pointage Datalogic F630 et Opticon 9723, ou badgeuses
SB2, en reculant l'horloge de ces appareils d'une heure.
Une documentation détaillée du changement d'heure pour chacun
de ces périphériques est disponible sur l'Espace Clients du site
www.aiga.fr.
TRUCS & ASTUCES
 Cloé Comptabilité
Assistant de Saisie et Abonnement : à partir des menus de la saisie assistée (Traitements courants - Assistant de
saisie), vous disposez désormais d’une fonctionnalité vous permettant de gérer les abonnements.
Sous la forme d’une boîte à cocher sur les douze mois de l’année, vous pouvez indiquer au logiciel, le ou les mois
d’abonnement pour l’écriture.
 Cloé Paie
Assistant de Saisie : Afin de faciliter le travail de saisie, la sélection des assistants et l’affichage des mois sont désormais conservés. La
sélection de l’assistant de saisie est sauvegardée à partir de la fiche salarié, à partir du préparateur de paie et à partir du bulletin de
paie ; soit 3 sélections différentes sauvegardées selon le menu.
Assistant de Saisie : Toujours dans l’optique de vous faciliter la saisie, vous pouvez désormais choisir un ordre d’affichage des variables
dans les assistants de saisie.
Éditions des Salariés / Liste et Étiquettes : Dans les sélections d’édition de Liste de Salariés et Étiquettes, vous disposez maintenant d’une
option pour ne sélectionner que les salariés présents sur une période de date à date pour l’édition des salariés en Liste ou en Étiquettes.
 Les modules
Élaboration Budgétaire : la création d’un dossier d’Élaboration Budgétaire se faisait exclusivement par une duplication du dossier de
paie en cours. Désormais, il pourra aussi se faire par une duplication d’un dossier d’élaboration budgétaire.
GRH / Gestion de Carrière : le module « Gestion de Carrière » possède une dizaine d’onglets plus ou moins
sensibles. Vous pouvez désormais gérer les droits d’accès par utilisateur à ces différents onglets (Étude,
Compétences, Formation, Contrats, Evènements, Parcours, Rémunérations, Absences, Accidents du travail,
Congés, Disciplinaires et Commentaires).
 Noé Fonctionnalités communes
Comment passer du ROLMRE au PESv2 pour les structures municipales utilisant ce protocole d’échange ?
Les structures effectuant des prélèvements sont déjà passées au PESv2 au cours du 1er semestre 2014. Pour les structures sans
prélèvement, l’échéance est fixée au 01/01/2015 mais les trésoreries peuvent imposer un passage sur les mois précédents. La
documentation ‘Le fichier financier PESv2’ sur l’Espace Clients du site www.aiga.fr (Rubrique Documentation / Fonctionnalités
Communes / Facturation-Financier) vous permet de paramétrer Noé en conséquence. Au préalable, utilisez la page 7 de cette
documentation pour définir avec votre Trésorerie quelles seront vos options PESv2.
Comment retracer la situation financière d’une famille en cas de désaccord avec celle-ci sur les sommes restant à
payer ?
Trois éditions vous permettent de retracer les dettes et les paiements :
 La situation financière famille (menu Facturation / Situation financière familiale / Imprimante) avec ‘Edition des
montants facturés’ et ‘Détail des échéances’.
 Le relevé de comptes (même chemin) avec l’option ‘Afficher le détail’.
 La liste des règlements (Menu Règlements / Gestion des Règlements / Imprimante) avec l’option ‘Afficher le
détail’.
Avec ses trois éditions, retracez les dettes générées et les paiements associés à chaque échéance.
ATTENTION : sur ces trois éditions, n’oubliez pas de sélectionner uniquement la famille souhaitée.
Comment faire un publipostage (Courriers / Étiquettes / Mailing / Fusion Word-Open office) ?
Pour effectuer un publipostage aux inscrits à un besoin d’accueil ou à une ou plusieurs activités, utilisez l’imprimante du menu Familles
et l’édition « Courriers ou Etiquettes Famille ». Pour envoyer un mail, utilisez la fonction « Créer un mail » disponible dans chacune de ses
éditions.
Attention à l’option ‘Prendre en compte la souscription au News et mails groupés’, qui vérifie si cette option est renseignée ou non sur
chacune des familles concernées.
Une documentation plus détaillée est disponible dans votre Espace Clients sur le site www.aiga.fr .
Comment vérifier et traiter les erreurs de pointage venant des périphériques ?
Dans l’écran de pointage des périphériques, à partir du menu « Outils », le menu ‘Vérifier et traiter les erreurs’ vous affiche la liste des
pointages en erreur. Vous pouvez soit les corriger soit les supprimer.
 Noé Animation
Comment mieux comprendre mes statistiques SIEJ ?
Après avoir édité vos statistiques SIEJ, vous cherchez à vérifier et comprendre les chiffres édités. Éditez alors les
statistiques des présences (Menu Accueils de Loisirs / Statistiques) et notamment le bordereau récapitulatif et la liste
nominative des présences avec l’option « Détail des combinaisons ».
Attention, pour pouvoir comparer ces deux éditions, faites des sélections identiques notamment les tranches d’âge,
les familles appartenant à une Caisse et le choix de calcul de l’âge.
Comment modifier les capacités d’une activité ou d’un atelier déjà en cours ?
Si la capacité est gérée sur les groupes, modifiez-la dans le bouton « Groupes ». En sortant de ce menu, Noé vous demandera de mettre à
jour les séances. Si la capacité est sur les séances, vous pouvez la modifier dans le paramétrage de l’activité et bouton « Modifier les temps
d’accueil ou les horaires » puis dans le bouton « Maj ».
Si vous ne souhaitez modifier que quelques séances, vous pouvez le faire directement sur la séance concernée en double-cliquant sur
celle-ci.
Pour les ateliers, si la capacité est gérée par période, modifiez-la directement sur la période d’activité.
 Noé Petite Enfance
Comment modifier un contrat avant la 1ère facturation ?
Si les parents souhaitent modifier leur besoin de garde mais sans modifier le volume horaire, vous pouvez refaire
l'assistant contrat après avoir modifié la semaine type, à condition qu'il n'y ait pas encore de factures numérotées.
Sinon, il faut stopper ce contrat et en refaire un nouveau.
Quelles éditions utiliser pour comprendre ma facturation ?
Après avoir généré vos facturations, pour justifier le calcul des compléments horaires et les absences, deux éditions peuvent vous aider : Le
détail des compléments horaires, disponible à partir de l'écran de consultation des factures puis l'imprimante. Vous pouvez également
utiliser l'édition des présences horaires avec le contractuel et le réel (Menu Petite Enfance / Pointage / Imprimante).
 iNoé Petite Enfance
Comment accéder à la fiche d’inscription d’un enfant ou à sa fiche enfant à partir de son pointage individuel ?
Dans l’écran de pointage, l’icône du ‘livre’ permet d’accéder à la fiche d’inscription tandis que l’icône du ‘bonhomme’
ouvre la fiche de l’enfant concerné.
 iCéo Centre de Vacances
Comment envoyer un courrier à un financeur pour le versement des aides ?
Dans l’édition des aides par financeur, disponible via le tableau de bord, lorsque l’on ne sélectionne qu’un seul
financeur, un nouvel onglet ‘Courrier’ permet de transformer l’édition en courrier. Ce courrier peut être adressé
directement au financeur pour obtenir le versement des aides.
SIEGE SOCIAL
AGENCE DE PARIS ET NORD
110 Av. Barthélémy Buyer – 69009 LYON
Tél : 04 72 53 22 00  Fax : 04 72 53 22 09
Service commercial  Tél : 04 72 53 22 01
46 bis rue Roger Salengro – 94120 FONTENAY-SOUS-BOIS
Tél : 01 53 99 90 50  Fax : 01 53 99 90 59
AGENCE SUD
AGENCE GRAND OUEST
112 Bis rue d’Andorre
31120 PINSAGUEL
Futuroscope – 3 rue Blaise pascal – 86130 JAUNAY CLAN
Tél : 05 49 00 48 00  Fax : 05 49 88 24 45
www.aiga.fr
E-mail : [email protected]
SAS au capital de 700000€
FR 29398253617
RCS Lyon 398253617