URGENCE TEMPÊTE

PROCÉDURE « URGENCE TEMPÊTE »
La présente procédure vise à préciser les lignes de conduite à suivre à l’ENAP (tous les
campus) en cas de tempête de neige ou de verglas. Elle fixe les principes et les règles lors de
la suspension des activités de l’École et/ou de la fermeture d’un campus.
1. OBJECTIFS
Les objectifs poursuivis sont les suivants :
•
S’assurer de la sécurité et du bien-être des étudiants, du personnel de l’ENAP et des
participants aux activités de perfectionnement;
•
Déterminer la procédure permettant une prise de décision en tout temps;
•
Identifier le rôle des différents intervenants;
•
S’assurer de la diffusion rapide de l’information auprès des membres de la communauté
universitaire et des étudiants;
•
Déterminer les modalités de la présence au travail du personnel.
2. DÉFINITIONS
Activités : Cours, examens, colloques et autres activités qui se déroulent dans un campus de
l’ENAP.
Campus : ENAP à Québec, à Montréal, en Outaouais, à Trois-Rivières et à Saguenay.
Dirigeants de l’École : Le directeur général, le directeur de l’enseignement et de la recherche, le
directeur des services aux organisations, le directeur de l’administration. Le masculin est utilisé
pour déterminer le titre des dirigeants de l’École afin d’alléger le texte.
Fermeture de l’École : Signifie, pour une période définie, la fermeture de l’établissement où
seuls les services essentiels sont maintenus, tels, mais non exclusivement, la gestion de
l’immeuble et la sécurité.
Responsables des études désignés dans cette procédure : Le directeur des études de l’ENAP à
Montréal et le directeur du bureau de l’ENAP en Outaouais.
Suspension : Signifie qu’une activité ne sera pas offerte dans un campus donné, et ce, pour une
durée déterminée.
Urgence tempête : Une « Urgence tempête » est décrétée quand une tempête de neige ou de
verglas représente un danger pour la sécurité des personnes dans leurs déplacements. La
déclaration d’une « Urgence tempête » spécifiera le campus pour lequel il y a une urgence (c.-à-d.
« Urgence tempête ENAP en Outaouais).
3.
PRINCIPES GÉNÉRAUX
Lorsque vient le temps d’évaluer une situation, les conditions prévalant dans les différents
campus de l’ENAP sont traitées distinctement.
En principe, les campus de l’ENAP à Québec et à Montréal demeurent toujours ouverts. Les
autres campus étant physiquement à l’intérieur d’une autre organisation, une double vérification
s’impose quant à l’ouverture de ces édifices. Seul le directeur de l’administration est autorisé à
fermer un campus (en son absence ou dans l’éventualité où elle ne pourrait être jointe, le
directeur général prendra cette décision).
La décision de fermer un campus ou de suspendre des cours et des activités doit être
communiquée selon les séquences suivantes :
•
Pour l’avant-midi, la décision doit être diffusée avant 6 h 30;
•
Pour l’après-midi, la décision doit être diffusée avant 10 h 30;
•
Pour la soirée, la décision doit être diffusée avant 15 h.
L’annonce d’une « Urgence tempête » peut être faite pour l’avant-midi, l’après-midi, la soirée ou
une combinaison de ces périodes ou pour une journée complète.
4.
PROCESSUS DE DÉCISION
Les critères sur lesquels repose la prise de décision sont les suivants :
a)
Les conditions et les prévisions météorologiques diffusées par Environnement Canada;
b)
La difficulté pour le transport en commun à desservir le territoire et à maintenir le service;
c)
L’état des routes, des rues et des avenues observé par le ministère des Transports du Québec
ou par la Ville;
d)
L’état des stationnements ainsi que de l’entrée des bâtiments observé par le personnel du
Service des ressources matérielles et immobilières de l’ENAP ou son délégué.
ENAP à Québec
C’est le directeur de l’administration qui décide de procéder à la suspension des cours et des
activités ou à la fermeture de l’ENAP à Québec. Il le fera en coordination avec les autres
dirigeants de l’École. De plus, c’est lui qui déclare la fin de l’« Urgence tempête ». Si ce dernier
est absent et qu’il est impossible de le contacter, le directeur général prendra cette décision.
Dans le but d’aider le directeur de l’administration à prendre la bonne décision, lors de tempêtes
de neige ou de verglas, le directeur du Service des ressources matérielles et immobilières prend
l’initiative de recueillir les informations nécessaires et de lui transmettre ses recommandations.
C’est le directeur de l’administration ou son délégué qui communique au directeur du Service des
communications (ou à sa personne déléguée) les détails nécessaires à la rédaction d’un
communiqué (voir point 5 – Message).
Autres campus
Le directeur de l’administration est le dirigeant autorisé à fermer l’ENAP des autres campus.
C’est également lui qui déclare le début et la fin de l’« Urgence tempête ». Il le fera après
coordination avec les responsables des études et, dans le cas des autres campus de l’ENAP, avec
ses collègues du réseau de l’Université du Québec. En son absence, c’est le directeur général qui
prendra ces décisions.
Les responsables des études peuvent prendre la décision de suspendre les activités. Ils le feront
après coordination avec les autres directions de leur campus respectif (direction de
l’établissement, si applicable) et du directeur de l’enseignement et de la recherche et du directeur
de l’administration.
Dans le cas d’une fermeture, c’est le directeur de l’administration qui en informe le directeur du
Service des communications (ou la personne déléguée). Dans le cas d’une suspension d’activités,
c’est le responsable des études du campus concerné qui en informe le directeur du Service des
communications ou sa personne déléguée.
Autres lieux de diffusion des cours
L’ENAP possède des ententes particulières avec certains organismes en région. En cas d’urgence
tempête, il appartient aux étudiants de s’informer en contactant directement ces organismes afin
de savoir si les cours sont dispensés.
5.
RÉDACTION ET DIFFUSION D’UNE DÉCISION
Le Service des communications est responsable de la rédaction de l’avis de suspension des cours
et des activités et/ou de fermeture, et ce, pour tous les campus de l’ENAP. De plus, il est
responsable de la diffusion de ces avis sur le site Web de l’École et Colibri.
a. Message
A. Contenu
Dans le but d’assister le directeur des communications ou son délégué à la rédaction du
message à la population, les renseignements suivants lui seront fournis :
i.
Campus visé par la décision;
ii.
Brève description de la situation : suspension des cours (préciser au besoin), suspension
des activités (préciser au besoin) et autres renseignements pertinents si nécessaires;
iii.
L’École est fermée/L’École demeure ouverte : À moins d’une indication contraire du
directeur de l’administration, l’École demeure ouverte. Normalement, tous les services
devraient dont être disponibles. Le message devrait indiquer que tous les bureaux
sont ouverts et que les services habituels aux étudiants sont offerts (c.-à-d.
bibliothèque, Bureau du registraire). Dans le cas où certains services ne le seraient
pas, ces derniers devront être précisés dans le message (c.-à-d. à l’exception de la
bibliothèque, tous les autres services sont disponibles).
iv.
Durée de la suspension ou de la fermeture (c.-à-d. avant-midi, après-midi, soirée, une
combinaison de ce qui précède, pour la journée ou le reste de la journée);
v.
Prévision du retour à la normale (c.-à-d. le retour à la normale est prévu demain à partir
de 8 h).
B.
Personnel fournissant les renseignements au point « A. Contenu » ci-dessus au
directeur du Service des communications ou son délégué :
En tout temps, c’est le directeur de l’administration ou son délégué qui donne
l’information.
b. Site Web corporatif et Colibri : seules sources d’information en cas de tempête
Aussitôt qu’une décision est prise par la direction, les membres de la communauté
universitaire concernés par cette décision sont informés, en ordre de procédure, par le site
Web et Colibri.
Les formateurs et les participants aux activités de la Formation continue devront être
informés par la direction des Services aux organisations au début de chaque session
qu’advenant une « Urgence tempête », l’information sera disponible sur la page d’accueil du
site Web de l’ENAP au www.enap.ca.
6.
PRÉSENCE DU PERSONNEL AU TRAVAIL
a. Personnel minimum
ENAP à Québec
En tout temps, à l’ENAP à Québec, le directeur de l’administration, en coordination avec le
directeur du Service des ressources matérielles et immobilières, s’assure qu’un minimum de
membres du personnel est disponible pour gérer l’urgence.
Trois services sont ciblés :
•
Le Service de la sécurité et de prévention;
•
Le Service des immeubles (en impartition);
•
Le Service des communications (à distance).
ENAP à Montréal et ENAP en Outaouais
Dans le cas de l’ENAP à Montréal et de l’ENAP à Outaouais, c’est le responsable du
campus visé par une « Urgence tempête » qui voit à la présence du personnel requis pour
assurer la sécurité des gens présents. Dans le cas de l’ENAP à Montréal, il le fera avec
l’assistance du responsable du local du Service des ressources matérielles et immobilières
et/ou du gestionnaire de l’immeuble. Dans le cas de l’ENAP en Outaouais, lle directeur du
bureau communiquera et coordonnera ses actions avec le responsable des bâtiments de
l’Université du Québec en Outaouais et le directeur du Service des ressources matérielles et
immobilières de l’ENAP à Québec.
b. En cas de doute
En cas d’incertitude, il appartient à l’employé, après avoir consulté de site Web de l’ENAP,
de s’informer auprès du responsable de son unité administrative de la suspension des cours
et/ou des activités et/ou de la fermeture du campus dans lequel il travaille.
7.
DIFFUSION DE LA PROCÉDURE
Chaque responsable d’unité administrative doit faire connaître aux membres de son personnel
cette procédure ainsi que les différents moyens mis à leur disposition pour connaître les décisions
prises.
En novembre et en janvier de chaque année, le directeur de l’administration communique aux
membres de la communauté universitaire les procédures qui seront suivies lors de tempêtes de
neige ou de verglas.
8.
ADOPTION
Cette procédure a été adoptée au Comité de direction de l’ENAP du 10 décembre 2007 et revue le
21 octobre 2014.