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Méthodes et instruments
Gestion de fonds
Le défi
Les fonds ont pour vocation de fournir, de façon rapide et efficiente, des financements pour des activités internationales dans des
secteurs sélectionnés. Si plusieurs bailleurs y versent des apports,
ces fonds peuvent en outre constituer une précieuse contribution à
l’harmonisation entre les donneurs. Conformément aux recommandations de l’Organisation de coopération et de développement
économiques (OCDE), il faut faire en sorte que les pays bénéficiaires assument une responsabilité maximale pour la coordination
des fonds, et l’émergence de structures parallèles doit être évitée.
Dans le même temps, les fonds doivent être gérés avec un minimum de risques fiduciaires et suivant les bonnes règles commerciales.
La mise en place de fonds est soumise à de hautes exigences souvent très complexes, et qui sont fréquemment sous-estimées notamment au niveau national : elle nécessite en effet une expertise
diversifiée portant à la fois sur l’organisation structurelle et fonctionnelle et sur la sélection d’un système informatique approprié.
Notre approche
La GIZ est à même de fournir un appui professionnel aux clients
et commettants de même qu’aux partenaires pour la mise en place
et la gestion d’un fonds. Nous poursuivons une approche globale,
et grâce à notre savoir-faire sectoriel et à une connaissance approfondie de la gestion de fonds, nous garantissons que les ressources
financières seront allouées à bon escient et selon des critères objectifs. Nous recherchons toujours des solutions durables et développons les compétences nécessaires dans les pays partenaires.
En ce qui concerne la configuration des fonds, nous veillons avant
tout à identifier, conjointement avec des experts locaux, des solutions adaptées à chaque situation et s’intégrant de façon optimale
dans le contexte spécifique du pays concerné.
Nos prestations
En matière de gestion de fonds, la GIZ propose tout un ensemble
de prestations allant de l’exécution de tâches d’agent fiscal pour le
compte de gouvernements partenaires et/ou de donneurs internationaux jusqu’à des prestations d’appui en faveur d’acteurs locaux
pour l’exécution des tâches dévolues, par le biais d’un renforcement des capacités et notamment par des actions de formation
initiale et continue à l’intention de collaborateurs. Dans de tels cas,
les ressources allouées sont intégrées dans les systèmes comptables
des partenaires/commettants.
Dans le cadre de l’assistance technique auprès de ministères dans
les pays partenaires, des experts de la GIZ aident souvent à établir
l’approche stratégique des fonds concernant la structure de tutelle,
la définition des objectifs et l’organisation des comités de pilotage.
Il existe en outre la possibilité, à la demande et pour le compte de
clients et commettants allemands, de lancer des fonds qui seront
totalement gérés par le biais des systèmes comptables de la GIZ.
Ces prestations peuvent être adaptées avec souplesse aux exigences
et besoins des clients. Nous veillons surtout à faire en sorte que les
compétences des agents administratifs sur place soient améliorées.
La gamme de prestations de la GIZ comporte les éléments suivants:
I Configuration et organisation du fonds
Conception de l’organisation structurelle et fonctionnelle
nécessaire pour la gestion du fonds dans l’institution partenaire ;
Gestion prévisionnelle du personnel y inclus l’élaboration
des profils de qualification et de descriptifs d’activités ;
Mise en œuvre d’un système de comptabilité et appui à
l’intégration de tous les processus dans un système informatique approprié (système de gestion financière avec différents modules) ;
Développement de critères et procédures pour la sélection
et l’attribution des marchés liés à des requêtes de projets ;
Développement de directives pour les approvisionnements
et les financements, et de normes concernant les dossiers
d’appels d’offres et les contrats ;
Mise en place de structures décentralisées :
Aménagement et introduction d’un système de suivi et
d’évaluation (S&E).
II Gestion du fonds
Mise en place des ressources humaines
Animation de comités de pilotage
Gestion des approvisionnements
Traitement de requêtes de projets (octroi de financements)
Gestion de la comptabilité et des opérations de paiement
Appui pour le pilotage et la gestion comptable du fonds
Élaboration de rapports et organisation d’audits
Les avantages
Les structures des clients et commettants de projets de gestion de
fonds étant parfois complexes, de tels projets induisent des exigences spécifiques concernant la procédure d’information ou,
selon le volume du fonds, des impératifs particuliers pour la gestion financière à la fois sur le plan de l’organisation systémique et
en termes de ressources humaines. Dans la mesure où la GIZ est
dotée d’un important capital d’expérience, nous sommes à même
d’adapter le fonds de façon optimale aux structures existant dans le
pays partenaire tout en respectant les normes des bailleurs financiers. Même dans le cas d’un fonds plutôt centré sur les donneurs,
nous pouvons moduler les structures du fonds de façon ciblée en
vue d’un transfert de la gestion du fonds à l’institution partenaire.
D’autre part, des listes de contrôle ont été élaborées afin de déterminer la solution informatique la mieux adaptée pour la gestion
financière d’un fonds (approvisionnements inclus).
Un exemple tiré de la pratique
Pour le renforcement de son système de santé au niveau des districts, la République démocratique du Congo (RDC) a gagné à sa
cause toute une série de soutiens, parmi eux la Banque mondiale,
l’UE et l’Alliance mondiale pour les vaccins et la vaccination (GAVI), elle-même constituée de divers gouvernements partenaires,
donneurs et organisations non gouvernementales. Le budget de la
GAVI, à hauteur de 57,8 millions de $US, doit être utilisé sur 4 ans
dans 65 zones de santé prioritairement pour la reconstruction de
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Deutsche Gesellschaft für
Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
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centres de santé, pour leur dotation en médicaments de même que
pour des actions de perfectionnement et le versement de primes
aux collaborateurs locaux. Par ailleurs, le système de santé congolais est également soutenu à l’échelon provincial et au niveau central.
Une Cellule d’appui et de gestion (CAG) récemment créée au
ministère de la Santé en République démocratique du Congo sera
chargée de gérer les fonds de la GAVI sous la tutelle du comité de
pilotage national. Toutefois, la reddition des comptes restera jusqu’à nouvel ordre sous la responsabilité d’un agent fiscal opérant à
titre fiduciaire, qui devra également assurer le transfert de connaissances aux collaborateurs du ministère de la Santé. Le fonds GAVI
peut ainsi représenter le début d’un financement commun dans le
secteur de la santé en RDC.
La GIZ intervient depuis 2009 en qualité d’agent fiscal temporaire
à la demande et pour compte du ministère congolais de la Santé.
La GIZ est responsable à ce titre de trois domaines d’activité :
Gestion financière en bonne et due forme centrée sur des
objectifs (allocation de fonds, ajustement entre dépenses
prévues et ressources disponibles, comptabilité, procédure
d’information, système de contrôle interne) y compris le
suivi des approvisionnements, selon les réglementations
nationales et/ou les normes édictées par les donneurs ;
Formation initiale et continue au sein du ministère de la
Santé en vue du transfert de compétences de gestion financière aux collaborateurs et collaboratrices de la Direction des études et projets (DEP) ;
Appui pour l’acquisition et la mise en place d’un système
informatique de gestion financière.
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