CR commission VTT 22-11-2011 - Cyclotourisme Aubenas-Vals

Compte rendu commission VTT mardi 22-11-2011
Présents : Manu Vielfaure - Jean-Pierre Méjean-Raphaël Barrière- Philippe Courbis- Dominique Guinard - Dominique
Bouton - Frédéric Wolfangel - Mickaël Duquenne - Béatrice Vigne
Valsopet 2012
-
plaques de cadre : financées par TOP VELO – au verso, noter les numéros d’urgence
Chouchou
- «Cadeaux » aux participants :
1-tee-shirt : en raison du prix, on repart sur un tee-shirt plutôt que coupe vent ou autres
Quantité : 350
Couleur : soit 2 (vert + inscriptions noires) soit 3 (vert + noir + orange ?)
Qualité : tissu technique
Fournisseurs : Intersport et Koodza – demander devis pour 2 ou 3 couleurs ......................................................... Raphael
Dessin : voir pour dessin humoristique 20éme année – Jacky Boyer ................................................................... Chouchou
Participation sponsor : demander à Vélo7 .............................................................................................................. Domi b
Top Vélo ............................................................................................................................... Chouchou
2- bouteille : fournie par Vignerons ardéchois
Quantité : 350
Penser de demander celles pour le repas en +
3- crème de marron : voir avec Christophe Sabaton
Achat : 300 petites boites – et demander un don pour les grandes boites des ravitos
4- un ticket bière
-
assistance mécanique :
- Fred TOP VELO : sera là le samedi soir
- Bruno Germa VELO 7 : lui demander si dispo le samedi soir et éventuellement à midi ........................................ Domi b
- David Cabanes BIONICON : a demandé autorisation d’exposer ses vélos – OK pour un petit stand - lui demander s’il
pourra éventuellement aider pour l’assistance
- pour les samedi et dimanche midi : prévoir un peu de matériel pour dépannage mais le matériel sera vendu – A
préciser peut-être sur les bulletins d’inscription pour que les participants prévoient un peu d’argent.
-
courriers aux mairies des communes traversées :
- commune de départ : Lablachère ....................................................................................................................... Chouchou
- repas samedi midi : Sablières ............................................................................................................. Chouchou et Karine
- sur le parcours du samedi: courrier aux mairies pour les informer du passage de la valsoppet et pour autorisations
diverses … ......................................................................................... Baty pour courrier- Domi b pour plan des communes
- pour le dimanche : à faire en début 2012
-
Hébergement à la marette
Il a été convenu lors de la rencontre avec clément oddes :
- Couchage : 80 places au minimum dans les hébergements « durs », chalets ou mobil home et 220 places sur les
emplacements de camping.
Prix : 10 €/nuit/personne pour les hébergements « durs » - 5 €/nuit/personne en camping
- Repas du soir : prix unitaire : 15 €
Avec le menu suivant ou similaire : Salade verte avec ½ caillette- Bonbine ardéchoise-Fromage de chèvre ou tomme type
« coucouron » - Dessert
Le CTAV s’occupe des apéritifs, vin pour le repas, pain + aide au service
-
Petit déjeuner : Prix unitaire 5 €
Servi à partir de 7 h
Avec lait, thé, café, jus d’orange, Pain, beurre, confiture
A négocier avec Clément Oddes : - + d’hébergements ds les chalets par exemple qu’il attribue des chalets en dehors des
80 places prévues aux participants restant plusieurs nuits
- éventuellement la gestion du petit déj par le CTAV
mais + de places ds les chalets semble prioritaire ................................................................................................ Chouchou
ensuite formaliser par courrier ce qui a été arrêté.
-
Intendance et organisation générale
- Gobelets jetables (pas recyclables car trop difficiles à gérer)
- Bols jetables : fournisseurs à chercher- attendre de voir si on gère le petit déj ...................................................... Domi b
- Fiches organisation : A faire ultérieurement pour répartition et gestion des bénévoles
- Organisation générale : prévoir des responsables par « secteur » : inscriptions, tracés, balisage, repas, ravito,
communication, sécurité, transport matériel, transport bagages, assistance technique, « cadeaux des participants », etc
………. Voir répartition et bénévoles à solliciter ; les associer rapidement
- Photographe : voir pour participation d’un photographe sur le parcours (Domi b connaît quelqu’un ; à voir s’il faut le
contacter)
-
Circuits :
- Natura 2000 : voir les zones traversées pour établir dossier autorisation ................................................................. Domi g
- Nettoyage
Zones / parcours samedi : voir liste chouchou
Pour dimanche : reste à faire
Date de débroussaillage : samedi 12 mai 2012 (matin + après midi si nécessaire)
- Autorisations : ouverture barrières sur descente loubaresse à valgorge et ds parcours sportif (à rajouter ds courriers
des mairies)
- Découpage des circuits en tronçon pour intervention des secours : à faire
- Rubalise : voir si Joël Verdier veut faire une proposition sinon contacter IES Sud est ................................................... Baty
- menus midi et ravito
-Inviter Nicolas à venir à la prochaine réunion
-Samedi midi : repas chaud par exemple : crudités – pâtes bolognaise ou purée viande ou risotto – fromage dessert –
-Dimanche midi : repas froid à voir avec Leclerc
-Ravitos :
Samedi : matin : Brès – croix de Fer- après midi : sur massif de Prataubérat (en haut de la côte de Sablières) Chastanet
Dimanche : Prunet puis à déterminer en fonction du parcours
Calendrier
Le calendrier est établi jusqu’à la fin de l’année en privilégiant les reco valsoppet - parcours dimancheProchaine réunion : ds 4 à 5 semaines