AJC Strategic Plan 2013 – 2015 – Implementation Plan

AJC Strategic Plan 2013 – 2015 – Implementation Plan
List of Projects sorted by Strategic
Objective
Proposed
Timeline
(subject to
change)
Status/Details
ACTION BY
PROJECT
MANAGER
INTERNAL: A. Enhance Financial Management and Systems
1) Document AJC’s system of internal
December 2013
controls yielding an accessible
document in handbook-type format
and recommend improvements in
AJC’s internal control system – be it
during the documentation process or in
the context of providing financial
support.
COMPLETE
Contract CFO to complete in
consultation with Office Manager,
Corporate Secretary and Finance
Committee
CORPORATE
SECRETARY
(CS)
2) Develop and implement an efficient
direct billing process that will allow
Associate Members to join and remit
dues and the AJC to issue tax receipts
3) *Replace current membership data /
RAND system with a reliable
automated system that will provide for
greater accuracy and efficiency in
terms of data and dues management
June 2014
COMPLETE (WEEK
OF OCT. 20)
Office Manager (OM), Assistant to
the Corporate Secretary (ACS)
CS
December 2014
IN PROGRESS
Contract Project Manager to
complete in consultation with OM,
CS, Membership Liaison Officer
(MLO), Finance Committee and
Executive
OM
September 2015
NOT STARTED
ACS
CS
May 2014
COMPLETE
CS
CS
May 2014
COMPLETE
CS, Director of Communications
(DC)
CS
INTERNAL: 2. Secure Succession Planning
4) Develop Policy documents that
capture the state of relevant
resolutions
5) Develop orientation materials for each
of the Executive Committee Positions
6) Develop orientation materials for the
position of President that will capture
emerging issues, hot topics, roadmap
As approved by the EC on November 7, 2013 (but with updates dated October 17, 2014)
1
Plan stratégique 2013 – 2015 de l’AJJ – Plan de mise en œuvre
Liste des projets selon l’objectif stratégique
Échéancier
proposé (sous
réserve de
modifications)
État/Détails
MESURE À PRENDRE PAR
CHEF DE
PROJET
INTERNE : A. AMÉLIORER LA GESTION ET LES SYSTÈMES FINANCIERS
1) Documenter le système de contrôles
internes de l’AJJ afin de produire un
document accessible sous forme de manuel
et recommander des améliorations à
apporter au système de contrôle interne de
l’AJJ – que ce soit durant le processus de
documentation ou dans le contexte du
soutien financier.
Décembre
2013
COMPLÉTÉ
À terminer par le directeur
financier (DF) contractuel en
consultation avec la gérante du
bureau, la secrétaire générale et le
comité des finances
SECRÉTAIRE
GÉNÉRALE (SG)
2) Élaborer et mettre en œuvre un processus
de facturation directe et efficace qui
permettra aux membres associés d’adhérer
à l’AJJ et de lui verser les cotisations, ainsi
qu’à l’AJJ d’émettre des reçus officiels
3) * Remplacer les données actuelles
concernant les membres / le système
RAND par un système automatisé fiable
plus exact et plus efficace au chapitre des
données et de la gestion des cotisations
Juin 2014
COMPLÉTÉ
(Semaine du 20
Octobre)
La gérante du bureau (GB),
l’adjointe à la secrétaire générale
(ASG)
SG
Décembre
2014
EN COURS
À terminer par le chef de projet
contractuel en consultation avec la
GB, la SG, l’agente de liaison avec
les membres (ALM), le comité des
finances et l’exécutif
GB
Septembre
2015
NONCOMMENCÉ
ASG
SG
Mai 2014
COMPLÉTÉ
SG
SG
INTERNE : 2. Assurer la planification de la relève
4) Élaborer des documents de politique qui
tiennent compte de l’état des résolutions
pertinentes
5) Élaborer des documents d’orientation pour
chacun des postes au sein du comité
exécutif
Tel qu’approuvé par le CE le 7 novembre 2013 (avec mises à jour en date du 12 février 2014)
1
Plan stratégique 2013 – 2015 de l’AJJ – Plan de mise en œuvre
6) Élaborer des documents d’orientation pour
le poste de président qui tiendront compte
des questions émergentes, des sujets
brûlants, de la feuille de route des acteurs
et de l’état des dossiers
Mai 2014
COMPLÉTÉ
La SG, le directeur des
communications (DC)
SG
INTERNE : B. ACCROÎTRE LA COMPÉTENCE ORGANISATIONNELLE DANS LES DOMAINES DE LA GOUVERNANCE, DES
QUESTIONS DE TRAVAIL ET DES COMMUNICATIONS
7) * Améliorer l’expérience Assemblée
générale annuelle, quant à ce qui a
fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné
8) Examiner le mandat du comité des finances
et songer à y inclure une fonction
« vérification interne »
9) Élaborer des objectifs et un processus de
mesure en matière de gestion du rendement
pour le poste de président, en conformité
avec la nouvelle Philosophie de
rémunération de la haute direction
24 avril 2014
COMPLÉTÉ
Le personnel
SG
Juillet 2014
PAS ENCORE
COMMENCÉ
V.-P. DES
FINANCES
Septembre
2014
EN COURS
(approbation au
réunion en
personne 2014)
La SG en consultation avec le DF
contractuel et le comité des
finances
SG
V.-P. DE LA
RÉMUNÉRATION
ET DES
CONDITIONS DE
TRAVAIL
10) Élaborer une politique d’administration des Dès que
traitements et les politiques connexes afin
possible
de tenir compte de l’approche approuvée
par le CA
11) Tirer au clair les délégations de pouvoir des Juillet 2014
RH et financières
COMPLÉTÉ
SG
EXÉCUTIF
EN COURS
V.-P. DES
FINANCES
12) Effectuer une évaluation des risques et
Décembre
élaborer une politique complète de gestion 2014
des risques et un plan d’action portant sur
l’atténuation des risques (y compris un
examen de la couverture de l’assuranceresponsabilité)
13) *Faire cadrer les états financiers et les
Juillet 2014
documents relatifs au budget d’une manière
EN COURS
La SG en consultation avec le DF
contractuel, le comité des finances
et le CE
La SG en consultation avec le
personnel clé, le DF contractuel, les
comités pertinents, le CE et le CA
Le DF contractuel en consultation
avec la SG, la GB et le comité des
V.-P. DES
FINANCES
Tel qu’approuvé par le CE le 7 novembre 2013 (avec mises à jour en date du 12 février 2014)
PREMIÈRES
DISCUSSIONS
CONSEIL
D’ADMINISTRATION
2
Plan stratégique 2013 – 2015 de l’AJJ – Plan de mise en œuvre
qui assure une plus grande
responsabilisation
14) Élaborer un code de déontologie pour le
conseil d’administration
15) Implanter des serments professionnels ou
des ententes de confidentialité avec les
membres du CA
16) Maintenir/actualiser le répertoire de
ressources documentaires pour la fonction
de représentant du CA
17) S’assurer que chaque réunion en personne
comporte un volet formation qui est
pertinent pour le rôle de délégué syndical
et/ou le rôle de directeur ou de dirigeant
syndical
18) Mettre la dernière main au protocole de
communications internes de l’AJJ
ENTAMÉES
finances
Décembre
2014
Octobre 2014
COMPLÉTÉ
SG
EN COURS
La SG en consultation avec le CE
et le CA
La SG en consultation avec le CE
2015
EN COURS
SG
SG
Octobre 2014
COMPLÉTÉ
(EN COURS)
SG
SG
Juin 2014
Le DC en consultation avec le
comité des communications
Le personnel et le CE
V.-P. DES
COMMUNICATIO
NS
V.-P. DES
COMMUNICATIO
NS
PRÉSIDENTE
19) Actualiser la stratégie de communications
actuelle
Juin 2014
EN RETARD
MAIS EN
COURS
COMPLÉTÉ
20) Relever les moyens efficaces de mesurer et
de saisir les résultats par rapport aux
objectifs énoncés dans le plan stratégique
2014
EN COURS
Le DC en consultation avec le
comité des communications
SG
RELATIONS PUBLIQUES : INFORMER ET AMÉLIORER LA PERCEPTION QU’ENTRETIENNENT LA POPULATION ET LES
MEMBRES DES SYNDICATS ET DE L’AJJ
21) * Informer, éduquer et faire participer les
membres au moyen de séances de
discussions ouvertes, de médias sociaux et
du site Web
22) * Éduquer le public et obtenir son soutien
Novembre
2014
De nouveau en
2015 (à
déterminer)
Février 2014
Tel qu’approuvé par le CE le 7 novembre 2013 (avec mises à jour en date du 12 février 2014)
EN COURS
Le DC, 1 membre du personnel de
soutien et la présidente
PRÉSIDENTE
EN COURS (ET
DC
V.-P. DES
3
Plan stratégique 2013 – 2015 de l’AJJ – Plan de mise en œuvre
pour les travaux qu’accomplissent les
juristes de la fonction publique fédérale au
moyen de la campagne de mobilisation, de
vidéos, de la page Web et de médias
sociaux
23) Mettre la dernière main aux documents
d’orientation pour la campagne d’adhésion
24) Renseigner les membres et la population
sur les diverses affiliations
professionnelles : Conseil national mixte,
Association canadienne des juristes de
l'État, Professionnels au service des
Canadiens, Congrès du travail du Canada
25) Accroître la présence de l’AJJ dans la
presse et les médias sociaux
À TEMPS)
COMMUNICATIO
NS
Février 2014
COMPLÉTÉ
DC
EN COURS
PAS ENCORE
COMMENCÉ
DC
EN COURS
EN COURS
Le DC, la présidente
PRÉSIDENT DU
COMITÉ DE
L’ADHÉSION
V.-P. DES
COMMUNICATIO
NS
DC
RELATIONS AVEC LES MEMBRES : A. ACCROÎTRE LA GAMME DE SERVICES ACTUELLEMENT OFFERTS AUX MEMBRES
AFIN DE MIEUX RÉPONDRE À LEURS BESOINS
26) *Mener un sondage auprès des membres
pour évaluer leurs besoins, analyser et
recommander/mettre en œuvre des
changements
Janvier 2015
EN COURS
(sondage)
Le DC et la SG, en consultation
avec le comité des communications
et le CE, au besoin
V.-P. DES
SERVICES AUX
MEMBRES
RELATIONS AVEC LES MEMBRES : B. ASSURER LA FIDÉLITÉ ET L’ENGAGEMENT DES MEMBRES
27) Promouvoir la valeur que procure
l’adhésion auprès des nouveaux avocats et
des membres potentiels futurs (Journée du
droit, Journée carrière en perspective)
28) Offrir de l’éducation à valeur ajoutée et des
ressources aux actuels et futurs membres
Février 2014
COMPLÉTÉ
-
Le DC, en consultation avec la SG,
le comité des communications
V.-P. DES
COMMUNICATIO
NS
EN COURS
EN COURS
PRÉSIDENTE
29) *Cerner les indicateurs de rendement qui
contribuent à mesurer la fidélité et le
niveau d’engagement (p. ex., enquête de
Décembre
2013
COMPLÉTÉ
Le DC et le personnel des ART en
consultation avec les membres
appropriés du CE, le cas échéant
Le personnel en consultation avec
le CE
Tel qu’approuvé par le CE le 7 novembre 2013 (avec mises à jour en date du 12 février 2014)
SG
4
Plan stratégique 2013 – 2015 de l’AJJ – Plan de mise en œuvre
référence)
30) Favoriser le bénévolat au sein de l’AJJ
31) *Mettre au point un moyen de consultation
plus efficace (p. ex., médias sociaux,
applis)
EN COURS
EN COURS
Décembre
2013
COMPLÉTÉ
Le DC, en consultation avec les
membres et le comité des
communications
DC
V.-P. DES
SERVICES AUX
MEMBRES
V.-P. DES
COMMUNICATIO
NS
RELATIONS GOUVERNEMENTALES : A. MAXIMISER LES ALLIANCES STRATÉGIQUES
32) Identifier les créneaux où l’AJJ pourra
offrir une valeur ajoutée et assumer un rôle
de chef de file et où elle pourra devenir la
ressource principale pour les agents
négociateurs (p. ex., gestion du rendement,
gestion de l’incapacité)
33) Assister à des allocutions et saisir des
occasions de prononcer des allocutions
34) Influencer les fonctionnaires et les
décideurs clés dans les domaines pertinents
à l’AJJ et à ses membres (p. ex., RAND,
projet de loi C-377)
EN COURS
EN COURS
ART
PRÉSIDENTE
EN COURS
EN COURS
DC
PRÉSIDENTE
EN COURS
EN COURS
La présidente, avec le concours du
DC
PRÉSIDENTE
« * » – Un astérisque rouge (*) indique une mesure qui peut être évaluée. Il faut élaborer les mesures clés permettant de mesurer la réussite, mesures
qui peuvent comprendre, entre autres, les résultats obtenus de la base de référence et les résultats des sondages consécutifs à des événements, des
« J’aime » sur Facebook, des abonnés sur Twitter, l’analyse de sites Web, le nombre d’apparences de la présidente ou d’entrevues qu’elle accorde,
les mentions dans les journaux, les statistiques de fréquentation, le nombre de demandes de renseignements, le nombre d’heures requises par tâche et
ainsi de suite.
Tel qu’approuvé par le CE le 7 novembre 2013 (avec mises à jour en date du 12 février 2014)
5
AJC Strategic Plan 2013 – 2015 – Implementation Plan
of players, and status of files
INTERNAL: B. EXPAND ORGANIZATIONAL COMPETENCE IN AREAS OF GOVERNANCE, LABOUR MATTERS AND
COMMUNICATIONS
7) *Improve the Annual General Meeting
experience having regard to what
worked and what did not work
8) Conduct a review of the Finance
Committee terms of reference and
consider the inclusion of an “internal
audit” function
9) Develop performance management
objectives and measurement process
for the position of the president in
keeping with the new Executive
Compensation Philosophy
10) Develop salary administration policy
and related policies to capture
compensation approach approved by
GC
11) Clarify HR and financial delegations
of authority
April 24, 2014
COMPLETE
Staff
CS
July 2014
NOT STARTED
CS in consultation with contract
CFO and Finance Committee
VP FINANCE
September 2014
IN PROGRESS (To
be approved at F2F
2014)
CS
VP
COMPENSATION
AND WORKING
CONDITIONS
ASAP
COMPLETE
CS
EXECUTIVE
July 2014
IN PROGRESS
CS in consultation with contract
CFO and Finance Committee and
EC
CS in consultation with key staff,
contract CFO, relevant Committees,
the EC and GC
VP FINANCE
12) Conduct a risk assessment and develop December 2014
a comprehensive risk management
policy and risk mitigation action plan
(including a review of liability
insurance coverage)
13) *Align financial statements and
July 2014
budget documents in a manner that
provides for greater accountability
IN PROGRESS
INITIAL
DISCUSSIONS
COMMENCED
Contract CFO in consultation with
CS, OM and Finance Committee
VP FINANCE
14) Develop a code of conduct for the
Governing Council
15) Institutes oaths of office or
December 2014
COMPLETE
CS
October 2014
IN PROGRESS
CS in consultation with the EC and
GC
CS in consultation with the EC
As approved by the EC on November 7, 2013 (but with updates dated October 17, 2014)
GOVERNING
COUNCIL
CS
2
AJC Strategic Plan 2013 – 2015 – Implementation Plan
confidentiality agreements with GC
members
16) Maintain/update repository of resource
materials for the GC rep function
17) Ensure that each F2F meeting contains
a training component of relevance to
the union steward role and/or to the
director and officer role
18) Finalize the AJC’s internal
communications protocol
19) Update the current communications
strategy
20) Identify effective means of
measuring/capturing results against
objectives in the strategic plan
2015
IN PROGRESS
CS
CS
October 2014
COMPLETE
(ONGOING)
CS
CS
June 2014
2014
IN PROGRESS
DC in consultation with the Comms
Committee
DC in consultation with the Comms
Committee
Staff and EC
VP COMMS
June 2014
OVERDUE (IN
PROGRESS)
COMPLETE
VP COMMS
PRESIDENT
PUBLIC RELATIONS: EDUCATE & IMPROVE PUBLIC/MEMBERSHIP PERCEPTION OF UNIONS AND THE AJC
21) *Inform, educate and engage
membership via Town Halls, social
media and website
November 2014
Again in 2015
(tbd)
22) *Educate and garner public support for February 2014
the work that federal public service
lawyers do via Mobilization Campaign
through video, webpage and social
media
23) Finalize Membership Drive orientation February 2014
material
24) Educate Members/Public regarding
various professional affiliations
National Joint Council, Canadian
Association of Crown Counsel,
Professionals Serving Canadians,
ONGOING
As approved by the EC on November 7, 2013 (but with updates dated October 17, 2014)
IN PROGRESS
DC, 1 support staff and President
PRESIDENT
COMPLETE
(ONGOING)
DC
VP COMMS
COMPLETE
DC
NOT STARTED
DC
CHAIR OF
MEMBERSHIP
COMMITTEE
VP COMMS
3
AJC Strategic Plan 2013 – 2015 – Implementation Plan
Canadian Labour Congress
25) Increase presence of the AJC in the
press and on social media
ONGOING
IN PROGRESS
DC, President
DC
MEMBERSHIP RELATIONS: A. EXPAND TYPES OF SERVICES CURRENTLY OFFERED TO MEMBERS TO BETTER MEET
THEIR NEEDS
26) *Survey members to assess their
needs, analyze and
recommend/implement changes
January 2015
IN PROGRESS
(survey)
DC & CS, in consultation with
Comms committee and EC, as
necessary
VP
MEMBERSHIP
MEMBERSHIP RELATIONS: B. SECURE MEMBERSHIP LOYALTY AND ENGAGEMENT
27) Promote the value of membership to
new lawyers/potential future members
(Law Day, career day)
28) Provide value-added education and
resources to current and future
members
29) *Identify performance indicators that
help measure loyalty and level of
engagement (e.g. base line survey)
30) Encourage volunteerism within the
AJC
February 2014
COMPLETE
-
DC, in consultation with CS,
Comms Committee
VP COMMS
ONGOING
IN PROGRESS
PRESIDENT
December 2013
COMPLETE
DC and LRO staff in consultation
with appropriate EC members as
appropriate
Staff in consultation with the EC
ONGOING
ONGOING
VP
MEMBERSHIP
31) *Develop a more efficient and
effective means of consultation (e.g.
social media, apps)
December 2013
COMPLETE
DC, in consultation with
Membership and Comms
Committee
DC
CS
VP COMMS
GOVERNMENT RELATIONS: A. MAXIMIZE STRATEGIC ALLIANCES
32) Identify niche areas where the AJC
can offer value-added and take on a
leadership role, where the AJC
becomes a main resource among
bargaining agents (e.g. performance
management, disability management)
33) Attend speaking
ONGOING
IN PROGRESS
LROs
PRESIDENT
ONGOING
IN PROGRESS
DC
PRESIDENT
As approved by the EC on November 7, 2013 (but with updates dated October 17, 2014)
4
AJC Strategic Plan 2013 – 2015 – Implementation Plan
engagements/opportunities
34) Influence government officials and
key decision makers in areas of
relevance to the AJC and its members
(e.g. RAND, c-377)
ONGOING
IN PROGRESS
President with assistance of DC
PRESIDENT
“*” – A red asterisk (*) indicates that such action item is measurable. Key indicators to measure success still need to be developed and may include
such things as base line and post-event survey results, likes on Facebook, followers on twitter, website analytics, number of president appearances or
interview, newspaper references, attendance statistics, number of inquiries, hours required per task and the like.
As approved by the EC on November 7, 2013 (but with updates dated October 17, 2014)
5