Les Entreprises AR Carrier

Les Entreprises A. R.
Carrier
Une gestion d’impression et de documents qui allie
environnement, économies et efficacité.
Grâce à la suppression du gaspillage et à un gain en efficacité induits par la démarche de
Burocom, Entreprises A. R. Carrier profite d’une économise plus de 600 $ par mois et d’un gain
de temps mensuel de 11 h.
Entreprises A. R. Carrier œuvre dans le déneigement commercial, le transport de neige et la
location de machinerie lourde. Les principaux documents qu’ils ont à gérer sont les documents de
garantie relatifs à l’inventaire d’équipement ainsi que les factures clients et fournisseurs.
Gaspillage de papier pour les télécopies
Entreprises A. R. Carrier envoyait et recevait quotidiennement une vingtaine de télécopies de
plusieurs feuilles chacune. Comme pour effectuer un envoi, les usagers imprimaient le document
– qu’ils jetaient par la suite – les télécopies totalisaient à elles seules environ 1 000 feuilles par
mois.
Gaspillage de papier pour les factures
L’entreprise postait également près de 1000 factures par mois, ce qui représentait 1,000 feuilles,
1,000 enveloppes et 1,000 timbres.
Perte de temps dans la gestion des documents
La gestion et la recherche des documents de garantie étaient faites manuellement par la
coordonnatrice des réparations sur support papier. Cette tâche, se répétant à chaque intervention
mécanique, nécessitait donc beaucoup de temps.
Intervention de Burocom
Entreprises A. R. Carrier a fait appel à Burocom dans le but de s’équiper d’une imprimante
multifonction performante qui lui permettrait de réduire sa consommation de papier et de gagner
du temps. Avant d’entreprendre sa démarche, l’entreprise ne connaissait pas le nombre
d’impressions mensuelles et les coûts afférents. La première étape de l’intervention a donc été
l’analyse des coûts d’impression et l’identification des sources de consommation excessive de
papier.
L’installation d’une imprimante multifonction a remplacé trois périphériques en regroupant
l’ensemble des fonctionnalités d’impression, de télécopie et de numérisation. La formation des
usagers a par la suite permis la mise en place et le maintien des processus exploitant le plein
potentiel de l’équipement :
-
La mise au point de pilotes d’impression prédéfinis assure des impressions toujours
optimales en ce qui a trait à l’utilisation de papier et d’encre;
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L’envoi de télécopies directement à partir du poste de travail et la réception des
télécopies par courriel a supprimé toute impression reliée à ces deux éléments;
-
La mise en place sous peu d’une facturation électronique éliminera l’impression de
factures, l’utilisation d’enveloppes et les frais postaux;
-
La définition d’une arborescence de classification performante pour soutenir le processus
de numérisation des documents de garanties des équipements et l’utilisation de la
reconnaissance automatique de caractères (OCR), qui permet la recherche par les
contenus (numéros de factures et des documents de garantie), a permis à la
coordonnatrice des réparations de gagner un temps considérable dans ses opérations de
recherche.
Avec l’aide de Burocom, Entreprises A. R. Carrier a ainsi réalisé des économies mensuelles
considérables, tant directes qu’environnementales : 2 000 feuilles, 1 000 enveloppes et 1 000
timbres, pour un total de 600 $, en plus d’un gain de temps de 11 h.
Il y a des économies potentielles dans toute entreprise. Vous aussi, vous pouvez économiser :
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Synthèse
Entreprises A. R. Carrier œuvre dans le déneigement commercial, le transport de neige et la
location de machinerie lourde. L’analyse de Burocom a révélé que les documents de garantie et
les factures clients et fournisseurs étaient à l’origine d’un important gaspillage de papier.
L’implantation d’une solution de gestion d’impression et de documents complète a permis à
Entreprises A. R. Carrier de :
-
supprimer le gaspillage de 2 000 feuilles et 1 000 enveloppes par mois;
-
connaître un important gain en efficacité;
-
réaliser des économies considérables.