Administrative Assistant / Bookkeeper Permanent

Adelin Properties is a leader in property management and leasing. Established in New
Brunswick, our business has forged a solid reputation in the real estate industry. Our approach
fosters close collaboration and tangible results for our clients. Whether it's to offer commercial
space to meet a client’s needs or management of a development project, Adelin Properties
offers tailored service to each and every client.
Adelin Properties is a sister company of Acadian Construction Ltd. This partnership enables our
clients to benefit from a vast experience in construction, management of large-scale projects
and property management.
Administrative Assistant / Bookkeeper
Permanent full time position, Dieppe, NB
We are currently looking for an energetic individual to be part of our dynamic and constantly
expanding team. This individual will love working with the public and thrive in a fast paced
environment. Reporting directly to the Property Manager, the Administrative
Assistant/Bookkeeper will be responsible for the following:
Administrative Assistant Responsibilities:
 Establish and maintain a professional working relationship with all tenants within the
portfolio, and respond to tenant queries;
 Respond tenant maintenance request, coordinate/dispatch
providers; ensure follow-up and completion;
appropriate
service
 Prepare and distribute correspondence with tenants and service providers;
 Assist Property Manager in the administration responsibilities;
 General office duties including opening and distributing mail, filing, forwarding calls,
ordering office supplies, mailing marketing materials;
 Perform any other related tasks.
Bookkeeping Responsibilities (multiple companies):
 Accounts Receivable:
o Retrieve and record monthly rent;
o Prepare invoices for repairs and maintenance;
o Prepare and record deposits.
 Accounts Payable:
o Code and record all invoices;
o Prepare supplier payments.
 Other Monthly Duties:
o Reconciliation of bank accounts;
o Recurring entries for prepaid expenses and depreciation;
o Prepare and pay government remittances;
o Prepare income statement and balance sheet, and compare with budget;
o Reconciliation of all intercompany accounts;
o Perform any other related tasks.
The successful candidate should also possess the following skills and attributes:
 Fluently bilingual; strong written communication skills;
 College diploma in Business Administration – Accounting and/or Bilingual Office
Administration;
 Minimum 2-5 years experience as an Administrative Assistant and/or Bookkeeper in a
team environment;
 Working knowledge of Microsoft Word, Excel, Outlook, and Sage50 accounting program;
 Ability to prioritize, multi-task and meet tight deadlines;
 Property management experience is an asset;
 Self-motivated, well organized, able to adapt quickly to competing and changing
priorities while closely monitoring critical dates and departmental obligations;
 Positive and professional approach to problem solving;
ALL APPLICATIONS WILL BE TREATED CONFIDENTIALLY. Applications received on or
before April 7th will be considered. We offer a competitive compensation package. If interested,
email your résumé to [email protected].
Propriétés Adelin est chef de file dans la gestion immobilière. Établie au Nouveau-Brunswick,
l’entreprise s’est forgée une réputation solide dans l’industrie. Son approche permet une
collaboration de proximité et des résultats tangibles pour ses clients. Que ce soit pour offrir un
espace commercial, selon les besoins du client, ou la gestion d’un projet de développement
immobilier, Propriétés Adelin offre un service sur mesure pour chacun de ses clients.
Propriétés Adelin est une compagnie sœur de Construction Acadienne Ltée. Ce partenariat
permet à nos clients de profiter d’une vaste expertise dans la construction et dans la gestion de
projet.
Adjoint administratif / Commis comptable
Poste permanent, temps plein, Dieppe, NB
Nous sommes présentement à la recherche d’une personne énergique afin de faire partie de
notre équipe dynamique qui est constamment en expansion. Cette personne aimera travailler
avec le public et aimera prospérer dans un environnement à un rythme rapide. Relevant
directement du Gestionnaire de propriétés, l’Adjoint administratif / Commis comptable sera
responsable de ce qui suit :
Fonctions d’Adjoint administratif :
 Établir et maintenir une relation de travail professionnelle avec tous les locataires au
sein du portfolio, et répondre à toutes les demandes des locataires;
 Répondre aux demandes d’entretien des locataires, coordonner/envoyer
fournisseurs de service appropriés, assurer un suivi et la complétion;
les
 Préparer et distribuer la correspondance aux locataires et aux fournisseurs de service;
 Assister le Gestionnaire de propriétés dans les tâches quotidiennes d’administration;
 Ouvrir et distribuer le courrier, classer des documents, transférer des appels,
commander des fournitures de bureau, envoyer par courrier le matériel de marketing;
 Effectuer toutes autres tâches connexes.
Fonctions de Commis comptable (plusieurs entreprises) :
 Comptes recevables :
o Récupérer et enregistrer les loyers mensuels;
o Préparer des factures pour les réparations et l’entretien;
o Préparer et enregistrer les dépôts.
 Comptes payables :
o Coder et enregistrer toutes factures;
o Préparer les paiements des fournisseurs.
*Le genre masculin est employé seulement afin d’alléger le texte.
 Autres tâches mensuelles :
o Faire les rapprochements bancaires;
o Enregistrer les entrées pour les dépenses payées d’avance et l’amortissement;
o Préparer et payer les versements au gouvernement;
o Préparer les états des résultats, le bilan et comparer avec le budget;
o Faire le rapprochement des comptes des interentreprises;
o Effectuer toutes autres tâches connexes.
Le candidat doit également posséder les compétences et les attributs suivants :
 Parfaitement bilingue, dont des compétences accrues en communication écrite;
 Diplôme collégial dans le programme d’Administration des affaires – Comptable et/ou
Gestion de bureau bilingue;
 Minimum de 2 à 5 ans d’expérience en temps qu’Adjoint(e) administratif(ive) et/ou
Commis comptable dans un environnement d’équipe;
 Connaissances des logiciels Microsoft Word, Excel, Outlook, ainsi que le logiciel de
comptabilité, Sage50;
 Capacité de priorisation, effectuer plusieurs tâches à la fois et respecter des échéances
serrés;
 Expérience dans l’entretien immobilier est un atout;
 Auto-motivé, bien organisé, capable de s’adapter rapidement à la concurrence et
l’évolution des priorités, tout en surveillant étroitement les dates urgentes et les
obligations départementales;
 Avoir un approche positif et professionnel face à la résolution de problème;
TOUTES CANDIDATURES SERONT TRAITÉES CONFIDENTIELLEMENT. Les candidatures
reçues le 7 avril, ou avant, seront considérées. Nous offrons une rémunération compétitive. Si
vous êtes intéressés, veuillez envoyer votre curriculum vitae à l’adresse courriel suivante :
[email protected].
*Le genre masculin est employé seulement afin d’alléger le texte.