construire son fichier presse

FICHE PRATIQUE
communication
www.animafac.net
construire
son fichier presse
Faire un fichier presse ? Facile ! Il suffit de recenser tous les contacts possibles dans les médias... Pas de
quoi remplir une fiche pratique. Et pourtant, la tâche peut dérouter plus d’un associatif chevronné. Car un joli
tableau avec les coordonnées des journalistes en gras ne suffit pas pour bien communiquer avec les médias.
Bien communiquer, c’est donner la bonne information au bon contact, au bon moment et ça, c’est un travail qui
demande beaucoup d’attention, de temps, et de savoir-faire... Surtout quand on sait que la visibilité de votre
association dépend de la fiabilité de ce fameux fichier presse.
1. Fichier presse, mode d’emploi
aEtape 1 : compulser le mediasig
Diffusé par la Documentation française, le Mediasig permet
de consulter les coordonnées (a priori mises à jour chaque
année) des principaux médias français. On y trouve les
adresses, téléphones, mails et fax des quotidiens, chaînes
de télévision et autres magazines hexagonaux. Il donne
également accès aux coordonnées des services de presse
institutionnels. En ligne, un moteur de recherche permet de
trouver soit un journaliste, soit la rédaction d’un média.
Cet annuaire constitue un bon point de départ pour baliser
le paysage médiatique français, mais attention : les numéros de téléphone recensés renvoient quasiment toujours
vers le standard et les adresses mails renvoient parfois vers
des boîtes dont les journalistes eux-mêmes ne connaissent
pas l’existence. Entrer tels quels les contacts du Mediasig ne
vous servira donc à rien si vous n’effectuez pas derrière un
véritable travail de vérification et de personnalisation.
Seul hic, si vous souhaitez accéder à la version complète
(papier ou en ligne), il vous faudra débourser entre 40 et 100 €
selon la formule choisie. Si vous n’avez pas les moyens de vous offrir
ce luxe, tout n’est pas perdu ! Renseignez-vous auprès des maisons
des associations, maisons des étudiants, points information jeunesse et autres centres de ressources : ils ont peut-être un exemplaire consultable gratuitement sur place. Dans le cas contraire,
n’abandonnez pas tout espoir : la version gratuite en ligne vous permettra quand même de récupérer un certain nombre de contacts !
aEtape 2 : créer son fichier contact
Un fichier presse se doit d’être bien ordonné. Pour classer les
données que vous avez récoltées, créez un tableur numérique
(type fichier Excel ou Calc).
Il existe deux portes d’entrée principales pour sélectionner
les médias que vous allez recenser :
aune entrée territoriale : en fonction du secteur géographique
que vous souhaitez couvrir ou du territoire sur lequel vous
1
intervenez, recensez les médias locaux (presse quotidienne
régionale, presse quotidienne départementale, hebdomadaires
locaux, décrochages, antennes délégations locales radio France,
bureaux locaux des TV nationales, etc.).
aune entrée thématique : tentez de repérer non seulement
les magazines spécialisés couvrant votre thématique, mais
également, au sein des journaux généralistes, les rubriques
traitant de votre sujet et les journalistes dédiés. Ne négligez pas cet aspect de votre recensement : les médias spécialisés, même s’ils sont moins connus, sont souvent plus
nombreux qu’on ne le croit et constitueront surtout une cible
beaucoup plus attentive à vos actualités.
N’oubliez pas, au cours de cet exercice, de recenser également les médias présents sur internet et autres sites spécialisés. Ils peuvent constituer une cible de choix pour relayer
vos actualités.
Une fois cette tâche effectuée, passez aux travaux pratiques :
l’organisation de votre base de données.
fiches pratiques
Effectuez tout d’abord un classement par catégorie en créant
plusieurs onglets : presse quotidienne régionale et nationale,
hebdomadaires nationaux, mensuels spécialisés, etc. Puis,
dans chaque catégorie, classez les titres par ordre alphabétique.
2
Complétez ensuite au fur et à mesure les rubriques et les
noms des journalistes qui manquent (et en regard, les numéros de téléphone - portable si possible - et adresses mail
pour ne pas avoir à les chercher ailleurs à chaque fois que
vous en aurez besoin !).
Prévoyez une case « état des relations » ou «commentaires »,
où vous décrirez les relations entretenues avec chaque personne : qui a fait un article sur votre asso, avec qui avez-vous
eu un bon contact, etc. Cela va petit à petit vous donner des
repères et vous permettre de construire et de personnaliser
vos relations avec chacun. En effet, mieux vaut ne pas trop
compter sur votre mémoire pour savoir où vous en êtes avec
la centaine de journalistes que vous aurez contactés ! Et
vous éviterez aussi à vos successeurs de tout recommencer
à zéro !
aEtape 3 : démarcher par téléphone
Votre but : obtenir le nom et les coordonnées de l’interlocuteur le plus pertinent pour faire passer votre information.
Avoir un fichier presse recensant les médias et numéros
des journalistes est un bon point de départ mais, pour qu’il
soit vraiment utile, il vous faudra l’enrichir et l’entretenir en
permanence.
Pour cela, téléphonez aux rédactions des différents médias
que vous souhaitez cibler. Il vous faudra passez le barrage des
standardistes en usant d’amabilité et de diplomatie. Expliquez
en quelques mots votre sujet afin d’être orienté vers les journalistes qui s’intéressent à votre secteur. Attention cependant, la
coopération des secrétaires de rédaction est plus difficile durant les périodes de bouclage. Choisissez bien votre moment !
(Retrouvez un peu plus loin dans cette fiche les différentes périodes de bouclage des médias en fonction de leur
périodicité.)
Cette opération téléphone est un impératif pour créer des relations réelles avec les journalistes. C’est long et fastidieux mais
c’est un passage obligé !
Enfin, gardez en mémoire que la qualité de votre fichier presse
ne se mesure pas au nombre de contacts qui y figurent : avoir
du contenu, c’est bien, mais les relations sont beaucoup plus
importantes. Mieux vaut avoir un fichier plus restreint avec des
contacts fiables, qu’une base de données impressionnante avec
des contacts incertains. Le fichier presse n’est pas un fichier
mailing... S’il suffisait de faire un copier/coller Médiasig pour
bien communiquer, ça se saurait (et cette fiche pratique n’aurait
probablement aucune utilité) !
Attention également à l’actualisation de votre fichier : les journalistes ne restent pas éternellement au sein du même média !
Votre fichier devra donc, pour être efficace, être mis à jour régulièrement, a minima une fois par an.
2. Connaître les médias et les journalistes
Bien communiquer avec la presse, c’est bien la connaître :
types de journaux, rubriques (société, événement, économie,
solidarité, etc.), ton, centres d’intérêts des journalistes,
fiches pratiques
organisations des rédactions (combien de journalistes par
rubrique, etc.). Vous pourrez de cette manière mieux cibler
les médias et les journalistes qui seront susceptibles de
relayer vos informations.
La règle d’or : lire souvent et attentivement, presque de manière
compulsive, la presse dans laquelle vous souhaitez voir vos informations relayées. Cela vous permettra d’identifier les types d’articles qui y sont publiés et leur format (brèves, articles, billets)
mais également de repérer les noms des journalistes qui aiment
travailler sur vos domaines de prédilection.
Une connaissance qui vous permettra de contacter plus vite les
bonnes personnes et de rebondir habilement dans les conversations : « J’ai lu votre article consacré à XXX et je me disais que ça
pourrait être intéressant de vous faire part de cette initiative... ».
Ne perdez pas de vue que le journaliste est souvent plus important
que le journal : s’il est intéressé par ce que vous faites, il continuera de l’être même s’il a changé de média.
Restez également attentif à l’actualité : même si elle ne correspond pas forcément au calendrier de votre association, rebondir
sur un sujet actuellement en Une dans les médias permettra de
faire parler de vous. Sans compter que les journalistes, toujours
avides de nouveaux sujets, vous seront reconnaissants de leur
offrir ainsi une bonne idée sur un plateau.
Apprenez également à connaître les délais de bouclage de la
presse. Il est extrêmement important de savoir précisément
les contraintes de production des médias. Ces délais sont
relatifs à la périodicité de la presse : pour un quotidien, le
bouclage se fait la veille ; pour un hebdomadaire, comptez une
semaine ; pour les mensuels enfin, le bouclage se fait un mois
avant mais la période de rédaction se termine généralement
deux à trois mois avant. Restez attentifs, ces informations sont
parfois indiquées dans le magazine.
Petite précision cependant : ces délais concernent l’actualité
« chaude », c’est-à-dire l’actualité du moment. Si vous voulez faire
passer une actualité « froide » (un évènement dont vous avez fixé
la date bien en amont par exemple), envoyez vos informations en
avance puis rappelez le journaliste quelques jours avant la période
de bouclage.
3. Capital attention + capital affection =
visibilité médiatique !
Les deux finalités principales de votre fichier presse sont de
capter l’attention et l’affection des médias afin que l’action de
votre association devienne visible et qu’elle arrive à rallier le
grand public à sa cause.
Première étape, donc, capter l’attention des journalistes.
Pour cela il vous faudra apprendre à communiquer souvent
et ce, avec de nouvelles informations à chaque fois. Attention
cependant à ne pas inonder les messageries des rédactions
de centaines de communiqués de presse ou d’informations
inutiles : vous risquez alors de tuer tout l’intérêt que pouvait
vous porter le journaliste. Sachez également proposer des
évènements novateurs ou des prises de positions originales
pour attirer les journalistes toujours en quête de nouvelles
fraîches.
Une fois l’attention obtenue, vous pouvez vous lancer dans
l’opération « affection ». Le bon client est celui qui sait se
rendre disponible au bon moment et adapter son discours aux
contraintes du journaliste : inutile de vous lancer dans un baratin
de trois heures sur votre projet si le journaliste compte en faire
un simple feuillet. Ce sera du temps perdu pour lui et son intérêt pour votre projet risque de singulièrement décroître...
Et souvenez-vous que, sauf cas exceptionnel, un journaliste,
même s’il est sympa, n’est pas votre pote : s’il vous donne son
portable, usez en avec parcimonie et uniquement lorsque la
situation l’exige. A trop faire le VRP de votre association, vous
risquez de perdre vos bons contacts.
Soyez donc vigilants à maintenir un équilibre mais rassurez vous :
en tant qu’associatif étudiant, vous véhiculez une image généralement très positive car associée à l’engagement, à la jeunesse,
au désintéressement... Cet avantage n’est pas négligeable
lorsque vous voulez communiquer auprès des journalistes.
Et si malgré tout l’accueil n’est pas aussi chaleureux que vous
l’auriez souhaité, persévérez... On ne s’improvise pas chargé
des relations presse en un claquement de doigts, c’est un vrai
métier !
3