Système de codification du SYSTÈME D`INFORMATION

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Système de codification
du
SYSTÈME D’INFORMATION
FINANCIÈRE PAR ACTIVITÉ
(S.I.F.A.)
DOCUMENT PROJET - GROUPE DE TRAVAIL SUR LA RÉVISION DE LA NORMALISATION COMPTABLE :
Rémi St-Onge , président
Jacques Fortin
Didier Rioux
Denis Laliberté
Bertrand Bouchard
André Poulin
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(Shawinigan);
(Drummondville);
(La Pocatière);
(Lévis-Lauzon) ;
(Rivière du Loup);
(Ministère de l’Éducation).
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10-SYSTEME DE CODIFICATION.doc
OBJET DU DOCUMENT
Le présent document fait état du système de codification des opérations comptables en vigueur dans les cégeps. Il est divisé en quatre parties :
12-
Le système de codification
La codification
2.1 La structure d'activités
2.2 Les revenus, les dépenses du fonds de fonctionnement et les acquisitions d’actifs immobilisables du fonds des investissements
2.3 Les comptes du bilan
1- Le système de codification
La présentation des informations financières repose sur la codification des données : la codification correspond à l'ensemble des symboles utilisés pour
identifier, ordonner, enregistrer et traiter les données. Le système de codification prescrit a une structure à douze positions. notées 1, 2, 3… 12.
La codification présente des variantes, selon qu'il s'agisse des postes de revenus et de dépenses, et des acquisitions d’actifs immobilisables ou des postes
du bilan.
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Revenus et dépenses, acquisitions d’actifs immobilisables
Le bilan
Le regroupement des activités est fait en neuf champs.
L’assise conceptuelle de la codification est l’activité.
L’activité représente l’ensemble des opérations menées en vue de l’atteinte d’un ou de plusieurs objectifs associés à une fonction du cégep.
L’ensemble des activités traduit les actions posées par le cégep pour assurer les services de formation et de support à la clientèle.
Dans le cas particulier du champ 1, l’activité enseignement représente l’ensemble des cours reliés à un programme d’enseignement tel que défini dans les
cahiers de l’enseignement collégial.
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Le système de codification utilisé comporte douze positions regroupées en quatre sections notées A, B, C et D.
A.
B.
C.
D.
les centres de responsabilité et les unités administratives (services),
les comptes du bilan
les projets,
les revenus, et les dépenses et les acquisitions d’actifs immobilisables.
Les sections réservées à l'usage interne du cégep :
La section « A » comprend les trois premières positions. Elles servent habituellement à codifier les numéros de départements, les centres de
responsabilité, ou encore les unités administratives de l'organisation. C'est le cégep qui établit son système de codification.
La section « C » regroupant les positions 8 et 9, peut servir à codifier les projets. Ces positions sont laissées à l’usage que le cégep veut en faire pour sa
gestion.
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Les sections codifiées par le Ministère :
La section « B » regroupe les positions 4, 5, 6 et 7. La position 4 sert à identifier les champs d'activités; les positions 5,6 et 7 servent à identifier les
activités de la structure. Il y a neuf champs (position 4) numérotés de 1 à 9. Tel qu'on peut le constater dans le tableau qui suit, les trois premiers
concernent la formation et les six autres concernent le soutien à la formation.
Formation
1000 Enseignement
2000 Services à l’enseignement
3000 Services à l’étudiant
Soutien à la formation
4000
5000
6000
7000
8000
9000
Gestion des activités d’enseignement
Gestion des ressources humaines
Gestion des ressources financières
Gestion des ressources matérielles
Administration générale, coûts de convention et autres allocations
Gestion des activités autofinancées
Enfin, la section « D » comprend les positions 10, 11 et 12 qui servent à codifier :
¾
la nature et la catégorie de dépenses (codes 100 à 799)
¾
la provenance des revenus (codes 800 à 899),
¾
et les acquisitions des actifs immobilisables du fonds des investissements (codes 900 à 999).
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2- La codification
Les opérations du fonds de fonctionnement menées par les cégeps sont présentées en associant :
o
un champ (position 4),
o
une activité (positions 5, 6 et 7),
o
un revenu ou une dépense et l’acquisition d’actif immobilisable du fonds des investissements (positions 10, 11 et 12).
2.1 La structure d'activités
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A) La formation (champs 1000, 2000 et 3000)
Champs
(pos. #4)
Activités
(pos. # 5,6,7)
1000 Enseignement
Référence : Annexe F006
Exemple :
1 110.A0 Techniques dentaires
1 111.A0 Techniques d'hygiène dentaire
1 180.A0 Techniques infirmières
Notes :
1 210.02 Techniques de génie chimique
L’identification des programmes doit être validée
à tout autre système existant, en complément à l’annexe
F006, pour s’assurer de la concordance des codes, s’il y a lieu.
1 310.A0 Techniques policières
1 300.A0 Sciences humaines
2000 Services à l’enseignement
2010 Services audiovisuels
2020 Bibliothèque et vidéothèque
2030 Expérimentation et développement pédagogique
2040 Centres spécialisés
2090 Coordination et contrôle des services à l’enseignement
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3000 Services à l’étudiant
3 010 Aide pédagogique individuelle à l'étudiant
3020 Information scolaire, orientation et psychologie
3030 Accueil à la clientèle, aide financière, placement,
aide spirituelle, santé et bien-être
3060 Loisirs socioculturels
3070 Loisirs sportifs
3090 Coordination et contrôle des services à l’étudiant
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B) Le soutien à la formation (champs 4000 à 9000)
B) Le soutien à la formation (champs 4000 à 9000)
Champs
(pos. #4)
Champs
(pos. #4)
Activités
(pos. # 5,6,7)
4000 Gestion des enseignements
4010 Planification et développement des programmes
d'enseignement et organisation de l'enseignement
4030 Gestion de 1a clientèle
4040 Secrétariat départemental
4090 Coordination et contrôle de l'enseignement
5000 Gestion des ressources humaines
5010 Mouvement et engagement de personnel, développement
du personnel et gestion des dossiers du personnel
5040 Relations de travail
5090 Coordination et contrôle des activités relatives
aux ressources humaines
6000 Gestion des ressources financières
6050 Comptabilité
6090 Coordination et contrôle des activités
relatives aux ressources financières
7000 Gestion des ressources matérielles
7010 Gestion du matériel
7020 Gestion des terrains et des immeubles
7030 Gestion de l'énergie
7040 Impression et reproduction de documents
7050 Sécurité et protection
7060 Entretien ménager
7090 Coordination et contrôle des activités
relatives aux ressources matérielles
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Activités
(pos. # 5,6,7)
8000 A) Administration générale
8010 Informatique
8020 Affaires corporatives et communications
8030 Développement institutionnel
8040 Direction générale
8000 B) Coûts de convention et autres allocations
8050 Budgets spéciaux – Enseignants affectés
à l’enseignement régulier
8100 Coûts de convention - Enseignants
8150 Coûts de convention - Autres personnels
8200 Locations de locaux et de services
8300 Service de la dette (au fonds de fonctionnement)
8350 Allocations spéciales – enseignement régulier
8900 Opérations de financement
9000 Gestion des services autofinancés
9005 Centre collégial de transfert de technologie (CCTT)
9010 Alimentation
9020 Auditorium
9030 Centre sportif
9040 Coopérative
9050 Garderie
9060 Logement (résidences)
9070 Autres
9080 Cours d'été
9090 Formation continue;
9350 Allocations spéciales - formation continue.
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2.2 Les revenus, les dépenses au fonds de fonctionnement
et les acquisitons d’actifs immobilisables du fonds
des investissements
Codification des revenus (positions 10. II et 12)
850
Autres organismes gouvernementaux
851
Gouvernement du Québec
852
Gouvernement fédéral
859
Gouvernements - autres
860
Individus
861
Droits (inscriptions, scolarité et droits afférents)
862
Droits - étudiants étrangers
863
Codification des revenus (positions 10. II et 12)
810
Ministère de l'Éducation (MEQ),
Ministère de l’Emploi, de la Solidarité
sociale et de la Famille (MESF)
811
Direction Générale du Financement et
de l’Équipement (DGFE)
812
Emploi - Québec
819
Autres
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Droits - non-résidents du Québec
864
Ventes de biens et services
869
Autres
870
Compagnies et autres organismes
879
Autres
880
Autres revenus
881
Intérêts
883
Revenus-locations
888
Imputation interne
889
Autres
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Codification des dépenses
(positions 10. II et 12)
(positions 10. II et 12)
TRAITEMENTS
TRAITEMENTS
Code
Code
Description
100 Hors cadres et cadres
101 Traitement régulier
106 Prestation de la SAAQ
107 Indexation
108 Ententes «ad hoc»
110 Caisse de crédit
112 Garantie de traitement (29 jours et moins)
113 Garantie de traitement (30 jours et plus)
114 Prestation d'invalidité accident - CSST
115 Maternité, paternité, adoption
116 Mise en disponibilité, sécurité du revenu
117 Préretraite
118 Prime de rétention
119 Mesure de fin d’emploi
120 Gérants
127 Indexation
137 Préretraite
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Description
140 Enseignants
141 Traitement régulier - temps complet
142 Traitement régulier - temps partiel
143 Traitement régulier – à la leçon
144 Traitement régulier - honoraires et contrats
145 Libération syndicale incluse dans la tâche
147 Indexation
149 Sélection de professeurs
154 Prestation d'invalidité accident
157 Préretraite
160 Prime de déplacement
163 Suppléance
164 Libération syndicale non incluse dans la tâche
166 Charges à la formation continue
(Syndicat FEC)
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(positions 10. 11 et 12)
TRAITEMENTS
Code
Description
170 Professionnels
TRAITEMENTS
Code
Description
200 Soutien
172 Temps supplémentaire
173 Surnuméraire - traitement régulier
177 Indexation
202 Temps supplémentaire
203 Surnuméraire - traitement régulier
207 Indexation
181 Congés de maladie monnayables
187 Préretraite
211 Congés de maladie monnayables
217 Préretraite
224 Libération syndicale non incluse dans la tâche
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Code
Description
300 Avantages sociaux et coûts de convention - Autres
310 Avantages sociaux
311 Assurance-emploi
313 Financement des programmes de santé
314 Régime de rentes du Québec
315 Commission de la santé et de la sécurité du travail
316 Fonds de pension
320 Assurances-collectives
330 Hygiène et sécurité
331 Hors-cadres et cadres
332 Gérants
333 Enseignants
334 Professionnels
335 Personnel de soutien
Code
Description
360 Frais de déplacement (coûts de convention)
362 Gérants
363 Enseignants
364 Professionnels
400 Communications et informations
410 Frais d’information
420 Frais de réceptions
430 Frais de relations extérieures et de représentation
440 Frais de déplacement
450 Frais de livraison et messagerie
460 Télécommunications
470 Frais de courrier
340 Frais de perfectionnement
342 Gérants
343 Enseignants
344 Professionnels
350 Frais de déménagement
352 Gérants
353 Enseignants
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500 Fournitures et matériel
510 Combustible
511 Combustible - Huile
512 Combustible - Gaz
519 Combustible - Autres
520 Électricité
530 Matériel de bureau et papeterie
540 Matériel didactique et matériel spécialisé
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354 Professionnels
Code
Description
Code
Description
600 SERVICES. HONORAIRES ET CONTRATS
610 Ententes sur les stages
611
612
613
619
MEQ /MSSS : entente de base
MEQ /MSSS : TLM (techniques médicales de laboratoires)
Autres contrats de services avec le MSSS
Autres
650 Contrats
651 Assurances
652 Entretien et réparation
654 Bibliothèques
655 Droits d’auteur
656 Parc informatique
659 Autres
620 Honoraires professionnels
621
622
623
624
629
Consultants
Conférenciers
Frais légaux
Vérification
Autres
690 Autres services
691 Cotisation à la Fédération des CEGEP
693 Cotisations pour affiliation à des organismes sportifs ou culturels
699 Autres
630 Locations
631
632
633
639
Immeubles autorisés par décret
Immeubles autorisés par MEQ
Immeubles autorisés par le collège
Autres
640 Transport étudiant : stages et autres
641 Inter-campus
642 Stages
649 Autres
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700 Autres dépenses
710
730
740
750
770
780
790
Frais bancaires
Intérêts
Commandites
Taxes municipales
Imputation
Immobilisations
Autres
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Codification des acquisitions d’actifs immobilisables du
fonds des investissements
Code
Description
900 Investissement
925 Terrains
930 Aménagement de terrains et stationnements
935 Améliorations locatives
950 Bâtiments
960 Fonds de bibliothèque
970 Mobilier
981 Équipements informatiques
982 Équipements spécialisés - enseignement
983 Autres équipements et matériel roulant
990 Contrats de location-acquisition
991 Autres immobilisations corporelles
995 Actifs incorporels
Les codes 900 sont utilisés en cours d’année pour comptabiliser les acquisitions au fonds des investissements. À la fin de l'année, il est nécessaire de
capitaliser au bilan du fonds des investissements les acquisitions de l’exercice (0600 à 0699 aux positions 4, 5, 6 et 7).
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2.3- Les comptes des bilans (fonctionnement et investissements )
Le bilan
Section B
Section C
Les quatre positions de la section B servent à codifier les comptes du bilan :
Le fonds de fonctionnement : codes 0001 à 0469
Les fonds spéciaux :
codes 0470 à 0499
Le fonds des investissements : codes 0500 à 0999
Dans le cas des comptes du fonctionnement, la codification est la suivante :
Actif :
Passif et solde de fonds :
0001 à 0249
0250 à 0469
Dans le cas des comptes des fonds spéciaux, la codification est la suivante :
Actif :
0470 à 0489
0490 à 0499
Dans le cas des comptes des investissements, la codification est la suivante :
Actif :
0500 à 0749
0750 à 0999
Les deux positions de la section C (positions 8 et 9) peuvent aussi être utilisées pour codifier les projets.
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Fonds de fonctionnement
Bilan - Actif
Code
Description
Bilan - Passif
Code
Description
0010 ENCAISSE
0011 Caisse
0012 Banque : compte courant
0013 Banque : compte salaires
0250 EMPRUNTS À COURT TERME
0251 Découvert de banque
0252 Emprunts de banque temporaires
0253 Autres
0020 PLACEMENT À COURT TERME
0260 SUBVENTIONS À PAYER – MEQ
0261 Subventions à payer au Ministère de l’éducation - DGFE
0030 INTÉRETS COURUS À RECEVOIR
0040 SUBVENTIONS À RECEVOIR – MEQ -DGFE
0050 COMPTES À RECEVOIR
0051 Autres montants à recevoir du MEQ
0055 Autres organismes gouvernementaux
0056 Individus
0057 Compagnies et autres organismes
0058 Autres sources
0059 Provisions pour mauvaises créances
0060 AVANCES INTER-FONDS
0061 Avances faites au fonds des investissements
0062 Avances faites aux autres fonds
0070 FRAIS PAYÉS D'AVANCE
0080 STOCKS
0090 AUTRES ACTIFS
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0270 COMPTES À PAYER ET FRAIS COURUS
0271 Fournisseurs
0272 Autres créanciers
0273 Frais courus
0274 Cotisation étudiante
0275 Bourses d’études à payer
0280 AVANCES INTERFONDS
0281 Avances provenant du fonds d'investissement.
0282 Avances provenant des autres fonds.
0300 SALAIRES ET AVANTAGES SOCIAUX À PAYER
0301 Salaires à payer
0302 Impôt fédéral
0303 Impôt provincial
0304 Cotisations syndicales
0305 Comité paritaire
0306 Assurance-emploi
0307 Financement des programmes de santé ( RAMQ- FSS)
0308 Assurance collective
0309 Assurance salaire
0311 Régime de rentes du Québec
0312 Régime de retraite des employés du gouvernement
et des organismes publics RREGOP syndicable
0313 Régime de retraite des employés du gouvernement
et des organismes publics RREGOP non syndicable
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Bilan – Passif (suite)
Code
Description
0314 Régime de retraite des enseignants RRE
0315 Régime de retraite des fonctionnaires RRF
0316 Fonds de pension privés
0317 Commission de la santé et de la sécurité
du travail (CSST)
0319 Obligations d'épargne – Déductions
0320 Saisies de salaires
0321 Régime de retraite du personnel d’encadrement (RRPE)
0331 Congés de maladie monnayables à payer
0340 et 0350 REVENUS REPORTÉS
0341 Sur- Embauche ou Sous-Embauche
0345 Certifications de crédits reportés
0351 Revenus reportés
0352 Frais afférents
0353 Droits de scolarité
0360 PROVISION POUR PERFECTIONNEMENT
0361 Perfectionnement des hors-cadres, cadres et gérants
0362 Perfectionnement des enseignants
0363 Perfectionnement des professionnels
0364 Perfectionnement du personnel de soutien
Code
Description
0400 SOLDES DE FONDS (suite)
0434 Coopérative
0435 Garderie
0436 Résidences
0437 Autres
0438 Cours d'été
0439 Formation continue
0440 Centres de transfert technologique
0445 Cégep @ distance – C@D
ÉVENTUALITÉS ET ENGAGEMENTS
Contrats de travail
Poursuites judiciaires
Réclamations contestées
Provision pour caisse de crédit
Provision pour caisse de crédit - Cadres
Provision pour caisse de crédit - Gérants
Provision pour caisse de crédit - Enseignants
Provision pour caisse de crédit - Professionnels
Provision pour caisse de crédit – Personnel de soutien
Engagements contractuels
Autres
Fonds spéciaux
0380 AUTRES PASSIFS
0381 Autres passifs
0400 SOLDES DE FONDS
0410 Fonctionnement régulier
0430 Activités auxiliaires et communautaires
0431 Alimentation
0432 Auditorium
0433 Centre sportif
0434 Coopérative
0435 Garderie
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Code
Description
0470 à 0489 ACTIF
0490à 0499 PASSIF ET SOLDE DU FONDS
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Fonds des investissements
Bilan - Actif
Code
Description
0500 ENCAISSE
0501 Caisse
0502 Banque
0510 FONDS DÉTENUS EN FIDUCIE
0511
à Émissions d’obligations
0520
0521
à Autres
0523
Bilan – Actif (suite)
Code
Description
0590
SUBVENTIONS À RECEVOIR À LONG TERME
0600
IMMOBILISATIONS CORPORELLES ET
AMORTISSEMENTS CUMULÉS
0625 Terrains
0630 Aménagement des terrains et stationnements
0635 Améliorations locatives
0640 Éléments préfabriqués
0650 Bâtiments
0660 Fonds de bibliothèque
0670 Mobilier
0525 AVANCES INTER-FONDS
0526 Avances faites au fonds de fonctionnement
0527 Avances faites aux autres fonds
0680
ÉQUIPEMENTS
0681 Équipements informatiques
0682 Équipements spécialisés – enseignement
0683 Autres équipements et matériel roulant
0530 PLACEMENTS À COURT TERME
0690
AUTRES IMMOBILISATIONS CORPORELLES
0540 INTÉRÊTS COURUS À RECEVOIR
0700
CONTRATS DE LOCATION – ACQUISITION
0560 COMPTES À RECEVOIR
0710
ACTIFS INCORPORELS
0570 AUTRES ACTIFS À COURT TERME
0740
AUTRES ACTIFS À LONG TERME
0580 FRAIS PAYÉS D’AVANCE
0581 Intérêts payés d’avance
0745
ACTIFS NON AMORTISSABLES
0749
RÉSEAU D’INFORMATIONS SCIENTIFIQUES
DU QUÉBEC (RISQ) INC.
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Code
Bilan – Passif
Description
0750 EMPRUNTS À COURT TERME
0751 Découvert de banque
0752 Emprunts de banque temporaires – année courante
0753 Emprunts de banque temporaires – années antérieures
0759 Autres
0800 COMPTES À PAYER ET FRAIS COURUS
0801 Fournisseurs
0802 Intérêts courus sur emprunts à court terme
0805 Frais de financement à payer
0810 DÉPOTS DE GARANTIE ET RETENUES SUR CONTRATS
0811 Dépôts de garantie
0812 Retenues sur contrats
0860 AVANCES INTERFONDS
0861 Avances du fonds de fonctionnement
0862 Avances des autres fonds
Code
Description
0900 SOLDE DU FONDS
0901 Contribution du fonds de fonctionnement pour
des acquisitions d’immobilisations
0902 Contribution des fonds spéciaux pour des
acquisitions d’immobilisations
0904 Produits de la vente d’actifs
0905 Produits d’assurance
0908 Les dons
0909 Subventions « autres » que celles du MEQ
pour des acquisitions d’immobilisations
0910 Annulation d’actifs en raison d’un sinistre (feu ou autres)
0911 Actifs annulés
0912 Dispositions d’actifs (annulation du coût)
0870 AUTRES PASSIFS À COURT TERME
0880 EMPRUNTS À LONG TERME
0881 Obligations à payer
0882 Billets à payer
0883 Hypothèques à payer
0884 Balances de prix d'achat
0885 Emprunts de banque
0886 Financement Québec
0889 Fonds d’amortissement
0890 OBLIGATIONS DÉCOULANT DE CONTRATS
DE LOCATION-ACQUISITION
0899 AUTRES PASSIFS À LONG TERME
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0913 Contribution du fonds de fonctionnement (capital
et intérêts) dans les contrats de location-acquisition
0914 Intérêts sur des contrats de location-acquisition
0915 Annulation des biens loués et des obligations découlant
de contrats de location-acquisition
0916 Frais liés au financement à court terme (autres que les
intérêts subventionnés)
0917 Intérêts liées à l’emprunt à court terme relatif aux
opérations de l’année courante
0918 Intérêts liées à l’emprunt à court terme relatif aux
opérations de l’année antérieures
0919 Subvention du MEQ relative intérêts liées à l’emprunt
à court terme
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Code
Description
Code
Description
0900 SOLDE DU FONDS (suite)
ÉVENTUALITÉS ET ENGAGEMENTS
0920 Frais liés au financement à long terme (honoraires
de fiducie et d’avocats, …)
0921 Subvention du MEQ relative aux frais liés au
financement à long terme
0922 Escomptes sur les émissions d’obligations – gains
sur rachats et primes sur émissions
0923 Gains ou pertes sur le change
Engagements
Poursuites judiciaires
Réclamations contestées
Autres
0924 Frais d’intérêts sur les emprunts à long terme
0925 Subvention du MEQ relative aux frais d’intérêts
sur les emprunts à long terme
0926 Subvention du gouvernement provincial pour le
remboursement en capital des emprunts à long terme
0927 Remboursement d’emprunts à long terme pour les
résidences dont le cégep n’est pas propriétaire
0928 Subvention relative aux emprunts à long terme pour
les résidences dont le cégep n’est pas propriétaire
0929 Contribution du fonds de fonctionnement pour le
remboursement d’emprunts à long terme
0930 Revenus d’intérêts provenant des fonds détenus en fiducie
0931 Revenus d’intérêts provenant d’autres sources
0937 Réévaluation d’actifs
0938 Amortissement des immobilisations
0939 Autres éléments affectant le solde de fonds
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Système de codification du SYSTÈME D`INFORMATION

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