Franklin American Mortgage Company

Solutions de capture documentaire
Nuance AutoStore®
Étude de cas
Gagnez en efficacité
et améliorez votre
service client grâce à
Nuance AutoStore.
Les besoins
––Trouver une solution pour gérer
et intégrer les documents des
dossiers de prêt, avec un haut
niveau de sécurité, une grande
simplicité d'utilisation et la
flexibilité requise pour s'adapter
à un environnement aux rapides
mutations.
La solution
––Exploiter la technologie
de capture de données pour
réduire les coûts, améliorer la
productivité des employés et
la qualité des services, tout
en renforçant la sécurité des
documents
––Centraliser les activités des
différentes divisions en une
seule et même solution capable
de capturer et de distribuer des
documents, et d'intégrer leurs
données à une multitude de
systèmes
Profil de la société
Basée à Franklin, dans l'État américain du
Tennessee, la FAMC (Franklin American Mortgage
Company) est un acteur émergeant sur le marché
des prêts immobiliers. La société répond aux
besoins de gros et de moyens emprunteurs via sa
division Grands comptes ; à ceux de courtiers en
prêts via sa division Intermédiaires ; ainsi qu'à
ceux d'emprunteurs individuels via les 35 agences
de son réseau Particuliers.
La société a toujours été saluée par les instances
locales et gouvernementales pour son engagement
aux côtés des entreprises et ses contributions aux
communautés locales.
Les résultats
––Une adoption immédiate
par les utilisateurs, et un taux
de conformité de 100 %
––Fin des envois de documents
papier entre les agences
et le siège
––Une sécurité renforcée
et de meilleurs contrôles
environnementaux
Solutions de capture documentaire
Nuance AutoStore®
Étude de cas
« Nous avons choisi AutoStore tout simplement parce qu'il répondait
complètement à nos besoins. Nous recherchions une solution polyvalente
et capable d'exploiter pleinement les fonctionnalités de nos périphériques
actuels, de marques et de modèles différents. »
Michael Rhoden
Vice président, Technologie de l'information
Franklin American Mortgage Company
Les besoins
Pour préserver sa compétitivité et sa réputation d'acteur
majeur sur le marché des prêts immobiliers, la FAMC tire
pleinement parti de la technologie de capture de données
pour réduire ses coûts, améliorer la productivité de ses
équipes et la qualité de ses services, tout en renforçant
la sécurité de ses documents.
L'infrastructure informatique de la FAMC est complexe, avec
différentes applications frontales et dorsales, et plusieurs
technologies de traitement documentaire adaptées à la
spécificité de ses activités. Elle comprend de nombreux
systèmes de capture, de stockage, d'archivage, d'automatisation, de sécurisation et d'impression.
La FAMC cherchait à centraliser les activités de ses
différentes divisions en une seule et même solution capable
de capturer et de distribuer des documents, et d'intégrer
leurs données à une multitude de systèmes. Cette solution
devait pouvoir fonctionner avec son parc existant de
périphériques, et les transformer en passerelles d'accès
vers et entre ses différentes activités. Elle devait être facile
à utiliser, et flexible pour s'adapter aux mutations rapides
du marché et de l'environnement réglementaire. Il devait
s'agir d'une solution basée sur les processus, offrant une
expérience cohérente aux utilisateurs, quel que soit le lieu
où ils numérisent des documents, et capable de s'intégrer
en toute transparence aux systèmes de stockage de
la société.
Déjà occupée à répondre aux évolutions réglementaires
et aux demandes de ses clients, la FAMC ne pouvait pas
se permettre de passer trop de temps à reconfigurer ses
périphériques ou à former ses employés. Autre exigence :
la solution devait respecter la structure de privilèges de
la FAMC, et offrir des pistes d'audit complètes pour une
traçabilité totale de tous les documents transitant dans son
système. Enfin, la solution devait gérer l'authentification des
utilisateurs et pouvoir leur extraire de manière proactive des
données utiles afin de limiter les besoins de saisie manuelle.
Pour répondre à toutes ces exigences, la FAMC a choisi
AutoStore®.
AutoStore a pu être intégré en toute transparence à
67 périphériques, dont 47 multifonctions Ricoh et 20 scanners en réseau Fujitsu. Il permet d'indexer automatiquement
l'ensemble des documents numérisés, tout en identifiant
les utilisateurs afin de leur extraire de manière proactive
les données dont ils ont besoin. « Avec cette solution,
nos activités sont véritablement engagées dès l'écran
de commande de nos périphériques. Nos employés ont
moins de données à saisir, et nos documents sont pourtant
parfaitement indexés », confie Michael Rhoden.
Chaque dossier de prêt peut compter une centaine de
pages de documents aussi variés que des informations
sur des crédits en cours ou des titres de propriété.
AutoStore indexe et classe l'ensemble de ces documents
pour permettre à tous les intervenants d'avoir une vision
en temps réel de l'avancement du dossier, dès qu'ils se
connectent au système.
Les résultats
« Le déploiement de la solution a été un franc succès.
Nos employés l'ont immédiatement adoptée, et nous avons
rapidement affiché un taux de conformité de 100 % »,
déclare Michael. « Cette réussite s'explique par le fait
qu'AutoStore aide les utilisateurs à travailler plus vite et
plus efficacement ».
Parmi les multiples avantages de la solution, Michael
apprécie particulièrement la fin des envois de documents
entre les succursales et le siège de la société. Une fois
la solution pleinement opérationnelle, la société prévoit
d'économiser plus de 15.000 $ par mois. L'utilisation
d'AutoStore est pour le moment limitée aux services de prêt,
mais Michael compte déployer la solution dans d'autres
services, comme ceux de la comptabilité ou des ressources
humaines, qui sont tous deux de gros consommateurs de
documents papier.
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Nuance Communications redéfinit sans cesse la relation entre l’homme et la technologie. Avec son portefeuille unique
de solutions, Nuance permet des interactions plus naturelles et intuitives entre les utilisateurs et de nombreux systèmes,
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d’entreprises vivent l’expérience Nuance par le biais de systèmes intelligents capables d’écouter, de comprendre,
d’apprendre et de s’adapter à leur style de vie et leurs méthodes de travail.
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86-FAMC–CS, JAN 2015