Cahier de charges permettant la création d`un site web. - Info-d-203

NOM de l’étudiant - 2010
INFO-D-203
GasZou
Cahier de charges permettant la création d'un site web.
I.
Présentation du projet
Contexte :
L’association « GasZou » est un Groupe d’achat
Solidaire basé à Ixelles qui rassemble une 40ène de
participants comptabilisant 22 paniers de fruits et de
légumes issus de l’agriculture biologique en
collaboration avec la Ferme Bio « Champ d'Ail »
installée à Nalinnes près de Charleroi.
: ce cahier des
charges est cité à titre
d’exemple et les personnes
citées ont été anonymisées
par respect de leurs droits.
Actuellement l’association a à sa charge un site :
http://gaszou.monassoc.com. Le principal problème de
celui-ci est qu’il fut créé trop rapidement dans un souci
d’utilité essentielle aux membres en leurs donnant
accès aux principales informations dont ils avaient besoin dans l’immédiat. Cela dit, il n'est
pas assez fonctionnel, par conséquent les membres l'utilisent peu.
En parallèle il existe un autre site basé sur le même thème de prédilection :
http://www.gasap.be/ (Groupe d’Achat Solidaire de l’Agriculture Paysanne ; le GasZou étant
l’une de ses nombreuses filières.) La structure de ce site servira de base pour la conception
de celui-ci. En effet, nous prendrons comme modèles ses qualités premières que sont la
clarté et la convivialité (crée par des photos, des forums,…).
Interlocuteurs :
Les personnes qui seront chargées du suivi du projet sont E.F. et M.H. Tout les deux font
partie de l’équipe de communication au sein de leur association. Cela dit, au sein de
l’association la maintenance du site (sa mise à jour, le bon suivi des forums,…) fait l’objet
d’une tournante parmi ses membres. Les personnes en charge du site changeront donc
régulièrement (Ex : tout les 6 mois,…)
Objectifs :
Le site doit permettre une communication, en interne, facile entre les membres et être le
relais de toutes les informations essentielles au bon fonctionnement de l’association. Le but
est de développer la solidarité entre les membres. La communication entre le site et les
membres se fera simplement via l’inscription au flux RSS et à l’envoi des informations via
celui-ci. L’important pour mes clients est de privilégier une communication simple via le net,
non seulement pour créer une convivialité entre les membres qui transparaîtra lors des
réunions mais aussi pour familiariser ceux-ci avec leur site, définit comme leur espace
personnel d’information, de communication et d’échange. L’aspect communication se
retrouvera donc au sein des forums, par des flux RSS, via des contacts mis à dispositions de
chacun des membres, et par des commentaires qu’ils pourront laisser à chaque page.
Les besoins des commanditaires m’ont été clairement énoncés : le site doit être clair et facile
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d’utilisation (étant donné que plusieurs membres de l’association ne sont pas initiés à
l’internet « tout terrain »). Il doit favoriser la communication de « nouvelles fraiches » entre
les membres et le site. Le site doit donner accès à toutes les informations essentielles au
bon fonctionnement de l’association, tant au niveau social que structurel.
Pratiquement le commanditaire demande que son site soit clair, facile d’accès, facile
d’utilisation et lisible.
Ex : l’installation d’un calendrier est demandé pour augmenter la visibilité et la facilité de
l’agenda des permanences ou des réunions, d’une liste des membres pour améliorer la
prise de contact entre ceux-ci, de forums pour engager la conversation et permettre de
resserrer les liens entre les membres,…(les différentes rubriques seront détaillées ciaprès)
Public visé :
Les membres de l’association sont les principaux bénéficiaires de ce site. Ces usagers ont
entre 20 et 60 ans, la plupart sont des couples trentenaires travaillant. Il est important de
préciser que seul les membres de l’association auront, non seulement, accès au site mais
seront tenu au courant de son évolution et de ses nouveautés. L’association est auto-crée et
autogérée ce qui signifie qu’ils n’essaient pas de recruter d’autres personnes.
Éventuellement, si une personne se désinscrit de l’association alors il est remplacé par une
autre. Le cas échéant c’est cette personne qui trouve son/sa remplacent(e).
Ex : si un des membre ne sait pas se rendre à une permanence (qui ont lieu un mercredi
sur deux) alors il contactera le membre (via la liste des contacts) qui est en charge des
permanences à ce moment là et ils trouveront un remplaçant ensemble ; si quelqu’un à
une bonne recette à faire partager ou une information urgente à faire passer il pourra se
rendre sur l’un des forum prévu à cet effet ; si les membres veulent connaitre la
prochaine composition des paniers de fruits et de légumes il se rendront sur la page qui
centralise toute les compositions de paniers passées ou à venir ;…
Les membres retrouvent sans peine leur site sur internet. En effet, il est accessible
facilement quand on entre « gaszou » dans un moteur de recherche ou si on s’aventure sur
le site du GASAP qui centralise toutes ses filières dans la page « le rezo des gasap ». (GasZou
est en attente de publication pour ce site)
Message :
Le nouveau site, en cour de réalisation, s’inscrit dans une logique de communication interne
entre les membres de l’association d’un point de vue organisationnel (sans éroder le fond du
site actuel qui servira de base). Pour remédier aux manquements de ce site, il faudra mettre
sur pied les flux RSS (et familiariser les membres-internautes du site à ce moyen
d’information très utile) ainsi que réactiver les forums qui sont eux aussi importants. Cela
afin d’assurer la pérennité d’un site qui se veut basé sur la communication. Il faut rendre le
tout plus pratique et plus attractif.
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Les membres de l’association, outre leurs réunions régulières, pourront débattre de
différents sujets (Recettes de cuisine, un désistement à une permanence au bureau de
l’association,…) au sein de plusieurs forums prévus à cet effet. De plus, un flux RSS sera mis
en place afin de faciliter une communication rapide entre les membres et de faire un compte
rendu des nouveautés du site de l’association à intervalle régulière.
Une charte résumant les normes et valeurs de l’association est déjà rédigée à l’attention des
membres.
Rappelons que le site est à l’intention des membres, aucune autre personne n’est invitée à
se rendre sur l’interface privée du site qui fut mise en place via l’extension « wp-members ».
Une page d’accueil sera prévue pour définir brièvement l’association pour les internautes
qui auraient atterrit là par hasard. Les données personnelles ainsi que toutes autres
informations ayant attrait à l’organisation de l’association (comme le numéro de compte sur
lequel il faut payer les paniers ou les numéros de téléphone des membres) seront protégés
par un portail « login-password » via cette extension bien pratique de WordPress qu’est
« wp-members ». Ces parties seront privatisées afin de respecter la vie privée des membres.
Les pages privées restent encore à définir de façon définitive avec mes clients. Mais il va de
soi que les pages comme « contacts » (bien qu’une liste abrégée serait peut être utile),
« payement » ou encore « photos » seront protégées derrière ce portail d’identification.
Perspectives :
Après la date butoire du 20 décembre, le site sera repris par M.H. (membre actif de
l’association) pour une durée indéterminée. A priori le site devrait être repris dans sa version
finalisée du 20 décembre 2010. (Moyennant diverses modifications selon l’évolution de
l’association)
II.
Description des besoins
Contenus et structure :
Je dresse ci-après une liste non exhaustive des contenus que m’ont fait parvenir ma cliente
(il va de soi que cette liste peut évoluer pendant l’avancement du projet) :
- La liste des membres ainsi que leurs photos et leurs coordonnées;
- un agenda complet des réunions et des permanences;
- une liste des contacts (en cas de désistement,...);
- une liste du nombre et de la composition des paniers de fruits et de légumes ainsi
que leurs provenances et leurs prix;
- l’ensemble des comptes rendus des réunions pour les absents;
- les forums
- une partie des photos (celles des membres eux-mêmes) sont destinées à constituer
une galerie à l’usage des membres pour exercer la mémoire physionomiste de ceuxci, une autre galerie sera destinée à relater leur périple à la ferme « Champ d’Ail » qui
s’est déroulée le 7 juillet de cette année.
Toutes les informations précitées sont déjà numérisées. Il est à noter que certaines
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informations seront postées sur le site une seule fois et d’autres (Ex : l’agenda des
permanences) demanderont une mise à jour régulière (en l’occurrence tout les 6 mois lors
du changement des rôles).
Les contenus seront organisés en rubriques claires et précises reprises dans une table des
matières ou un plan du site.
Le site doit avant tout être facile d’utilisation, c’est pourquoi le client préfère privilégier une
seule colonne latérale droite reprenant les sujets des différents pages présentées sous
forme d’onglets ; le pied de page sera simple et pas trop chargé ; l’entête sera claire elle
aussi. N’oublions pas que certaines personnes de l’association se familiarisent doucement à
internet il faut donc que le site leur soit facile d’accès et d’utilisation. Pour l’instant le thème
« Coraline 1.0.1 » a été sélectionné.
Les liens vers les autres sites se situeront dans la rubrique « contact » afin d’aiguiller les
membres vers de plus amples informations à l’intérieur et à l’extérieur du site. (Un lien vers
le site du GASAP est envisagé au sein du pied de page ou dans la rubrique « contact ».)
Publications et gestion :
En principe, seul M.H. sera en charge de manière permanente du site. Mais, comme dit
précédemment, les rôles au sein de l’association change tout les 6 mois, ce qui sous tend
que Mr H. devra briffer les nouveaux responsables du site régulièrement. Ils seront donc
responsables éditoriaux. Mr H. restant administrateur.
Les options d’administration attendues sont : la gestion des rôles ainsi que le suivi des
payements ou encore la modération au sein des forums.
Animation et validation :
Généralement, ce sera Mr H. qui assumera la responsabilité éditoriale du site et qui sera au
centre du système de décision concernant la maintenance et la mise à jour du site. Tout les 6
mois, un membre de l’association sera brièvement briffé, et donc formé à l’usage de l’outil.
(Cette tournante concernant la gestion du site fait l’objet d’un débat entre les membres de
l’association)
Interactivité :
Pour l’instant cinq forums sont mis sur pieds afin d’alimenter la conversation entre les
membres de l’association. Une liste de contact a été dressée afin de faciliter le relai
d’informations. De plus, à la fin de chaque page les commentaires seront permis. Enfin, il y
aura un lien dans le pied de page vers le forum correspondant au type d’information
proposé sur la page même. Un abonnement RSS, un moteur de recherche ainsi qu’un accès
d’identification spécifique aux membres (« login-password ») vont être mis en place et
seront accessibles aux utilisateurs.
Langues :
Le site est et restera unilingue (français).
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Graphisme et aspect du site :
Un graphisme et des couleurs sobres sont souhaités (le blanc ou le vert pâle). Pour rappeler
le côté « bio » de cette association l’en tête est dotée d’une image au couleur de la nature.
L’arrière plan reste blanc et la police noire avec empâtements et avec sérif afin de permettre
une lisibilité optimale. La taille de la police varie en fonction du type de texte : pour les
titres : 14 et pour le texte des articles et le contenu des pages : 12. La police privilégiée pour
l’instant est le Times New Roman. Pour rappel, le site sera composé d’une colonne latérale à
droite.
Au niveau de la structure, le site du GASAP servira d’inspiration. En effet, on se servira de sa
structure basée sur des colonnes latérales à droite et à gauche et aussi de sa clarté.
Il faut préciser aussi qu’il n’y pas de logo à respecter.
NB : le point « graphisme » n’est pas très développé en raison du peu d’information qui m’a
été donné par mes clients. Pour eux l’important est plus l’aspect communication et le sens
pratique du site que sa présentation.
Contraintes techniques :
Aucune contrainte technique ne m’a été imposée si ce n’est que le site doit être le plus
accessible et le plus clair possible. Cependant l’installation d’un portail d’identification m’a
été demandé (via l’extension wp-members) afin de privatiser une partie du site et de
respecter ainsi la vie privée des membres de l’association. (Le plugin « wp-members » a été
installé récemment et demande encore quelques réglages pour être pleinement
opérationnel.)
Vous l’aurez compris le site se veut avant tout accessible et facile d’utilisation ainsi il devra
être, dans la mesure du possible, doté de certaines fonctionnalités qui permettraient de
faciliter la lecture. (Ex : changer la police ou la largeur des pages,…Cela dit mes clients
n’accordent pas une grande importance à ce genre de gadgets.)
Il doit comporter un plan, récapitulant l’ensemble des onglets, qui sera situé dans une
colonne latérale droite.
Nom de domaine :
Le nom de domaine actuel du site est un emprunt : http://ulbs##.antipode.info/. Après la
date du 20 décembre son extension sera « .be » ; pour l’instant aucun autre nom de
domaine n’a été choisi par mes clients. Cela dit, www.gaszou.be est pour l’instant
disponible.
Maintenance :
Mr M.H. s’est déjà occupé d’un site auparavant ; de par son expérience, il est donc
compétent en la matière et s’engage à reprendre le flambeau à la date du 20 décembre.
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Hébergement :
Cette question a été tranchée mais fait l’objet d’un débat au sein de l’association. Pour
l’instant mes clients estiment à au moins une quarantaine de visites du site par mois (c'est-àdire, au moins une fois chaque membre).
III.
Conduite du projet et responsabilité juridique
Droits d’auteur et droits d’exploitation :
La License est libre. Le listing des membres « complet » (celui contenant les numéros de
téléphone et adresse e-mail des membres) quant à lui sera privatisé et ne sera accessible
que via le portail d’identification par lequel les membres devront passer. Par contre une liste
abrégée sera à la disposition du tout public. (Cela dit cette idée de liste abrégée rendue
publique fait encore l’objet de débat au sein de l’association)
Délais :
La date butoire du 20 décembre convient aux clients.