Une approche écologique : limiter les coûts et la frustration, avec un

Services financiers
Étude de cas
Climate Change Capital
Une approche écologique :
limiter les coûts et la
frustration, avec un système de
facturation électronique
« Nous traitons à présent 90
à 95 % de nos factures plus
rapidement qu'à l'époque où
nous fonctionnions sur papier. »
– David Briffa Contrôleur financier
Le client
Climate Change Capital (CCC) investit dans les technologies et les organisations qui ont pour vocation
de protéger l'environnement. Depuis les parcs éoliens jusqu'à l'énergie solaire, CCC contribue à réduire
les émissions de dioxyde de carbone par le biais de différents projets. CCC possède un certain nombre
de bureaux à travers le monde, notamment à Londres (siège social), en Chine et aux États-Unis.
Les défis
Depuis quelques années, CCC multiplie ses projets et ses investissements, ce qui se traduit par un
développement de son réseau de fournisseurs. Jusqu'à présent, l'entreprise utilisait une application
qui lui permettait de gérer ses données et ses chiffres, mais elle n'avait aucun moyen de suivre les
factures entrantes et les documents papier.
• Les fournisseurs mécontents appelaient régulièrement pour savoir quand ils seraient payés.
• Le traitement manuel des factures était une opération fastidieuse, qui rallongeait les délais de
paiement.
• La préparation et l’exécution des audits manquaient d’efficacité.
L’évolution
L’entreprise d’investissement s’est d’abord tournée vers une application fortement liée à sa solution
de comptabilité. Toutefois, un examen approfondi de ce produit a montré une trop grande rigidité. Si
CCC souhaitait apporter une quelconque modification à son processus, ne serait-ce que pour ajouter
ou modifier un valideur pour la facturation par exemple, il était nécessaire de faire appel au développeur
du logiciel. Face à cette réalité, CCC a désigné des représentants de ses équipes Informatique et
Comptabilité et les a chargés de trouver une solution plus satisfaisante et plus souple.
La solution
Après avoir étudié plusieurs produits, CCC a finalement arrêté son choix sur Twofold, fournisseur
OnBase agréé. Twofold a proposé une solution OnBase à CCC pour sa capacité à réduire les
processus manuels au sein d'une organisation.
Enfin le silence : finis les coups de téléphone agacés
Avant le déploiement de la solution OnBase, les services financiers et comptables de CCC étaient
submergés de factures papier. Lorsque l'entreprise recevait une facture, elle était soit tamponnée à
la date du jour, soit saisie dans une feuille de calcul Excel. Ensuite, le parcours de la facture dépendait
du projet auquel elle correspondait. Étant donné la diversité des activités de l'entreprise, toutes les
factures ne sont pas payées de la même façon ou ne suivent pas le même processus d'approbation.
Avec cette gestion manuelle de documents papier, il arrivait fréquemment de perdre la
trace des factures, ce qui entraînait des retards de paiement. « Nous ne pouvions pas
suivre les factures aussi efficacement que nous l'aurions dû. », explique David Briffa,
contrôleur financier. « Nous étions dans l'incapacité d'apporter une réponse précise à nos
fournisseurs quant au délai de paiement qu'ils pouvaient espérer. »
« Avec OnBase, nous pouvons
effectuer un suivi efficace de nos
factures et de nos paiements.
Nous pouvons rechercher
n'importe quel fournisseur et
voir le statut de sa facture, mais
aussi qui gère cette facture ainsi
que les notes et problèmes
éventuellement associés. »
– David Briffa Contrôleur financier
Aujourd'hui, les factures sont immédiatement numérisées dans OnBase, assurant ainsi
un suivi efficace. Lorsqu'un fournisseur appelle, il obtient une réponse précise. « Avec
OnBase, nous pouvons effectuer un suivi efficace de nos factures et de nos paiements. »,
se félicite David Briffa. « Nous pouvons rechercher n'importe quel fournisseur et voir le
statut de sa facture, mais aussi qui gère cette facture ainsi que les notes et problèmes
éventuellement associés. »
Des factures traitées rapidement, dans la sérénité
CCC avait pour objectif de réduire les frustrations liées à la gestion des factures, mais au
bout du compte, les bénéfices ont été bien au-delà de cela. « Nous ne nous attendions
pas à gagner autant de temps dans le traitement des factures. », déclare David Briffa.
« Nous traitons à présent 90 à 95 % de nos factures plus rapidement qu'à l'époque où nous
fonctionnions sur papier. »
Par ailleurs, les dirigeants eux aussi ont gagné en visibilité sur le processus. Les retards, les
goulots d'étranglement et autres types d'incidents sont plus faciles à gérer, voire à éviter,
garantissant ainsi un déroulement plus fluide du processus. « Je peux consulter à tout
moment des données statistiques indiquant où mes factures se trouvent dans le processus et
comment elles sont traitées. », explique David Briffa. « Cela m'aide à évaluer et à surveiller nos
processus, contribuant ainsi à réduire nos coûts. »
Simplification des audits : gain de temps et protection de l'entreprise
La solution OnBase a également permis à CCC de simplifier ses processus d'audit. Jusqu'à
présent, lorsqu'un auditeur réclamait un document, les équipes CCC devaient fouiller sur les
bureaux ou dans les armoires pour le retrouver. Pendant ce temps, elles ne pouvaient pas se
consacrer à leur véritable travail et les processus de paiement s'en trouvaient ralentis.
Aujourd'hui, toutes les factures et les documents associés sont numérisés dans OnBase :
il suffit donc de localiser le document demandé dans le système et de l'envoyer à
l'auditeur par e-mail. Fini le temps perdu à essayer de retrouver un papier mal classé : les
audits gagnent en efficacité et les demandes de documents sont moins nombreuses.
Pourquoi choisir OnBase ?
Pour faire face à la concurrence, aux tendances du marché et aux réglementations,
vous devez avoir des processus flexibles. OnBase met à votre disposition tous les outils
nécessaires pour transformer vos processus. Les opérations de configuration sont très
simples et intuitives et vous n'avez donc plus besoin de faire appel aux développeurs pour
apporter les modifications nécessaires.
• Adaptez votre système à vos besoins métier, en temps réel.
• Déployez la solution rapidement sur l'ensemble de vos processus et départements.
• Éliminez les retards et les coûts liés au papier grâce à un traitement automatisé.
Gagnez du temps pour faire la différence !
Exploitez au mieux la richesse de vos applications métier existantes. Réduisez
ou même éliminez les tâches redondantes qui vous font perdre votre temps.
Vous pourrez ainsi vous consacrer à des activités plus importantes. Voilà les
avantages d'une gestion efficace des documents et des processus.
C'est l'approche OnBase, qui fait toute la différence.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur : www.Hyland.com/fr
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