Outils d`accessibilité dans MS Word 2010

TRANSCRIPTION : MS WORD 2010
PRÉSENTATEUR : Bienvenue au prochain tutoriel de notre série sur l’accessibilité. Dans ce
tutoriel, nous allons nous concentrer sur Microsoft Word.
Microsoft Word comprend le vérificateur d’accessibilité comme font tous les autres
programmes. Et le vérificateur d’accessibilité va scanner notre document et trouver la majorité
des erreurs. Dans ce vidéo, nous allons examiner quelques-unes des erreurs que le vérificateur
d’accessibilité ne peut pas trouver. Plus précisément, nous allons examiner trois façons dont
vous pouvez améliorer l’accessibilité de votre document.
Tout d’abord, nous allons discuter l’utilisation des fonctions structurelles, y compris des sauts de
page, des listes et colonnes. Nous allons regarder de plus l’utilisation des titres et enfin, nous
allons jeter un coup d’œil à ce qu’il faut pour générer une table des matières automatique.
Les erreurs d’accessibilité les plus communes se produisent à cause d’une mauvaise utilisation
ou l’incompréhension des outils de structuration de Word. Afin d’obtenir un meilleur regard sur
ce qui se passe dans le fond de notre document, je vais activer les marques de paragraphe en
cliquant le bouton Marques de Paragraphes sur l’onglet Home. Ici, nous allons maintenant voir
une série de marques de paragraphe qui ont été insérées dans un effort pour commencer le
prochain titre sur une nouvelle page. Cela va provoquer une erreur d’accessibilité et causera le
lecteur d’écran de répéter le mot blank pour chaque paragraphe vide.
Pour corriger cela, nous avons tout simplement besoin de sélectionner le paragraphe vide, les
paragraphes vides répétés et les remplacer par un saut de page. Nous pouvons utiliser control
et enter. Une autre erreur fréquente est la mauvaise utilisation des listes à puces ou
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numérotées en les créant manuellement. Les technologies accessibles ne sont pas en mesure
d’analyser correctement les listes manuelles. Il est important que lorsque nous avons besoin
des listes, qu’on utilise les outils de structuration de Word.
Ici, nous avons une liste manuelle créée en utilisant des puces ainsi que certains tabs. Je vais
donc sélectionner la liste et je vais venir ici en haut et cliquer sur le bouton de liste à puces.
Word vous permet de convertir automatiquement les listes manuelles à des listes automatiques.
Je vais diminuer le tiret ici pour rapprocher à la marge à gauche. La même chose se produit ici
avec cette liste numérotée créée manuellement. Ce sont seulement des chiffres tapés avec des
tabs. Je peux voir que cette liste n’est pas automatique, car quand je clique dedans, le bouton
de listes numérotées sur l’onglet Home ne s’allume pas. Je vais sélectionner cette liste
numérotée, puis cliquer sur le bouton Liste Numérotée. Word convertit automatiquement la liste
et j’ai maintenant une liste numérotée complètement accessible.
Une autre considération importante lorsque vous créez un document Word accessible est
l’utilisation des colonnes. Afin de créer des colonnes dans mon document, c’est important que
j’utilise l’outil des colonnes de Word pour créer une mise en page bien structurée, plutôt que de
créer des zones de texte ou à l’aide d’un tableau. Afin d’appliquer les colonnes, je vais
simplement sélectionner le texte que je veux reformater sous forme de colonnes et puis dans
l’onglet Page Layout, je vais cliquer sur le bouton de colonnes et puis sélectionner le nombre de
colonnes que je veux appliquer. Dans ce cas, je vais en choisir deux. Cela donne à notre
document une structure de colonnes pour les lecteurs visuels. Cependant, ceux qui utilisent un
lecteur d’écran vont entendre une lecture continuelle du texte.
La prochaine chose que nous allons vouloir considérer lorsque vous créez un document Word
accessible, c’est comment qu’on utilise les titres correctement. Word a plusieurs styles qui ont
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été mis à notre disposition; ils sont un mélange de styles de formatage et de styles structurels.
Si je regarde la fenêtre de styles, vous verrez plusieurs styles avec des noms tels que Caption,
Normal, Title, etc. Et il y a quelques d’autres par le nom de Heading 1, Heading 2, Heading 3, et
Heading 4. Ceux qui ont des titres Heading sont effectivement des styles structurels et ne
devraient être utilisés que pour identifier les sections de notre document.
Par exemple, dans ce document, j’ai ici une section nommée Description of the Cambria
Mentorship Award et cela est considéré comme un Heading 3. Malheureusement, il semble que
la personne qui a conçu ce document a placé le Heading 3 immédiatement après un Heading 1.
Cette structure est incorrecte : le Heading 3 doit toujours suivre un Heading 2. Donc, si c’est en
effet que le titre du Heading 1 est correct, c’est le titre qu’il suit devrait être un titre Heading 2.
Rappelez-vous qu’une bonne structure aide à la navigation et la clarté de notre document, et
permettra une meilleure expérience à ceux qu’utilisent les lecteurs D.
Enfin, notre troisième suggestion pour créer un document accessible est l’inclusion d’une table
de matières automatiques. Word génère des tables de matières automatiques basées sur les
titres structurels, les Headings que vous avez utilisés dans votre document. Encore une fois, la
structure est importante. Pour créer une table de matières automatique, placez le point
d’insertion là où vous voulez que la table de matières s’affiche. Et puis dans l’onglet Reference,
cliquez simplement sur la première icône intitulée Table of Contents. Vous avez plusieurs choix
à partir de laquelle de choisir; moi, je vais choisir la première option et vous pouvez voir ici
qu’on a ajouté une table de matières automatique à mon document, y compris les numéros de
pages. L’avantage ici, c’est que la table de matières est entièrement navigable et donc facile
pour quelqu’un qui utilise une technologie accessible à lire et à comprendre les différentes
sections et la structure de mon document et de naviguer dans le document facilement.
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Le vérificateur d’accessibilité de Microsoft prendra en charge la plupart des erreurs restant dans
notre document et si nous les corrigeons toutes, nous allons créer un document accessible.
Voilà qui conclut ce tutoriel et nous allons passer à Excel en prochain.
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