summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
26 October 2015
VALIDATED BY
:
D. A. Ashley
ORGANIZATION
:
POSITION No.
:
NATO AIRLIFT MANAGEMENT PROGRAMME OFFICE, Wing Support Division, Infrastructure
and Facility Management Branch
NA-66
TITLE
:
Technical Officer (Infrastructure and Facility Management)
GRADE
:
A-2
JOB CODE
:
A33
DUTY LOCATION
:
Pápa, HUN
SUMMARY
The role of Infrastructure and Facilities Management (IFM) is to support the NATO Airlift Management (NAM)
Programme by managing and maintaining the Main Operating Base (MOB) of the Strategic Airlift Capability
(SAC) at Pápa Air Base (AB). IFM provides the Heavy Airlift Wing (HAW), NATO Airlift Management (NAM)
Programme Office and other SAC partners accommodated at the MOB with facility management services.
The incumbent is responsible to the Chief of Branch for all technical and administrative aspects of the
operation and maintenance of the infrastructure utilized by the SAC at the MOB of SAC C17 fleet at Pápa AB.
More precisely, he/she is responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Ensuring the technical coordination of the NAM Programme Office (PO) technicians responsible for IFM
services.

Assuring good facility conditions and continual, professional and quick defect repair services.

Assuring cost efficient and energy saving operation methods and services.

Recording the changes in the SAC used facilities and keeping the Operational Agreement between the
Ministry of Defence (MOD) and/or other Contractors and SAC updated.

Monitoring overall IFM contractor performance.

Monitoring contractor Quality Assurance (QA) planning and implementation.

Certifying the Facility Management related invoices issued by the suppliers.

Verifying and analysing all collected information and identifying possibility of optimization of energy,
utility consumption and unit prices of the SAC used facilities.

Liaising with operation and maintenance contractors, identifying defects and initiating repairs, including
defects reported by the SAC users, the NAM Programme Office and the HAW.

Planning minor construction works, modifications and upgrades of SAC used facilities.

Drafting/preparing Statements of Work (SOWs) which fully define the engineering services or materiel
requested including technical contractual requirements and coordinating related Requests for Proposals
(RFPs).
NA-66
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015

Providing the technical evaluation of bids, processing technical contract administration matters and
providing on-site technical assistance.

Monitoring Computer Aided Facility Management (CAFM) system and drafting guidelines for CAFM
development.

Analysing contractor technical reports and test results to ensure conformity with technical and
contractual requirements and making recommendations for further actions.

Supporting the identification, design and implementation of the SAC financed infrastructure development
projects to assure cost effective technical solutions, proper working environment for SAC operations,
energy saving and environmentally friendly operation methods.

Communicating with the Subject Matter Experts (SME) of Host Nation in connection with facility
management related issues.

Replacing the Head Infrastructure and Facility Management, as required.

Performing Travel on Duty (TDY), as required.

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Acting as secondary fund manager for facility management related budget lines.

Ensuring the overall coordination of Facility management activities.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

University degree preferably in Civil or Mechanical Engineering or equivalent education.

At least three years of experience in the operation and maintenance of complex facilities, preferably
military facilities.

Ability to promote international cooperation and to participate in and chair large international meetings
efficiently.

Demonstrated ability to express himself/herself orally and in writing, including the writing of clear and
concise reports and the production of high quality written output on complex matters.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications

N/A
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. However the work of this post is conducted in
English and therefore fluency in that language is essential.

A working level knowledge of Hungarian would be an asset in this post.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

Knowledge of the SAC Programme would be an asset.

Familiarity with NATO structure, practice and procedures would be an asset.
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FILE 2015

Knowledge of resource management related to military base support activities would be an asset.
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

The incumbent should be prepared to travel frequently and to be available to work flexible and extended
working hours if required by the operation.
NA-66
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
26 octobre 2015
VALIDÉ PAR
:
D. A. Ashley
ORGANISATION
:
BUREAU DU PROGRAMME OTAN DE GESTION DU TRANSPORT AÉRIEN, Division "soutien de
l'escadre", Branche "gestion des infrastructures et des installations"
:
NA-66
TITRE
:
Responsable technique (gestion des infrastructures et des installations)
GRADE
:
A-2
POSTE N
o
CODE POSTE
:
A33
LIEU D'AFFECTATION
:
Pápa, HUN
RÉSUMÉ
Le rôle de la branche "gestion des infrastructures et des installations" (IFM) est d'assurer le soutien du
programme OTAN de gestion du transport aérien (NAM) en gérant et en maintenant en état la base principale
d'opérations de la Capacité de transport aérien stratégique (SAC) implantée sur la base aérienne de Pápa. La
branche IFM fournit des services de gestion des installations à l'Escadre de transport lourd (HAW), au Bureau
de programme NAM et à d'autres partenaires de la SAC intégrés à la base principale d'opérations.
Responsable envers le chef de branche, le (la) titulaire est chargé(e) de tous les aspects techniques et
administratifs de l'exploitation et de la maintenance de l'infrastructure utilisée par la SAC sur la base principale
d'opérations de la flotte de C-17 de la SAC située à la base aérienne de Pápa. Il (Elle) exerce plus précisément
les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

assurer la coordination technique des techniciens du Bureau de programme NAM responsables des
services de gestion des infrastructures et des installations (services IFM) ;

veiller au maintien en bon état des installations et assurer des services réguliers, professionnels et rapides
de réparation des défectuosités ;

veiller à l'efficience des modes d'exploitation et des services du point de vue des coûts et de l'énergie ;

tenir un registre des modifications apportées aux installations utilisées par la SAC et tenir à jour l'Accord
opérationnel entre le ministère de la Défense et/ou les autres prestataires et la SAC ;

suivre l'exécution générale des travaux réalisés par les prestataires de services IFM ;

assurer le suivi de la planification et de la mise en œuvre de l'assurance de la qualité des prestataires ;

certifier les factures émises par les fournisseurs au titre de la gestion des installations ;

vérifier et analyser toutes les informations collectées et chercher des possibilités d'optimisation de la
consommation et des prix unitaires en matière d'énergie et de commodités pour les installations utilisées
par la SAC ;

assurer la liaison avec les titulaires de marché chargés de l'exploitation et de la maintenance, repérer les
défectuosités et lancer les réparations, y compris pour les défectuosités signalées par les utilisateurs de la
SAC : le Bureau de programme NAM et l'Escadre de transport lourd (HAW) ;

planifier des travaux de construction mineurs, des modifications et des mises à hauteur d'installations
utilisées par la SAC ;

rédiger/élaborer des cahiers des charges qui définissent complètement les services ou matériels
d'ingénierie demandés, notamment les exigences techniques contractuelles, et coordonner les appels
d'offres connexes ;
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NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
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
assurer l'évaluation technique des offres, traiter les questions liées à l'administration de contrats
techniques et fournir une assistance technique sur site ;

assurer le suivi du système de gestion des installations assisté par ordinateur (CAFM) et rédiger des lignes
directrices en vue de son amélioration ;

analyser les rapports techniques soumis par les titulaires de marché, ainsi que les résultats des tests afin
de veiller au respect des exigences techniques et contractuelles, et formuler des recommandations en ce
qui concerne les mesures complémentaires à prendre ;

aider à identifier, concevoir et mettre en œuvre des projets de développement de l'infrastructure
financés par la SAC afin de s'assurer que les solutions techniques présentent un bon rapport coûtefficacité, que l'environnement de travail soit adapté aux opérations de la SAC et que les méthodes
d'exploitation permettent de réaliser des économies d'énergie et soient respectueuses de
l'environnement ;

assurer la communication avec les experts sectoriels du pays hôte pour ce qui a trait aux questions liées à
la gestion des installations ;

remplacer le chef de la branche "gestion des infrastructures et des installations", selon les besoins ;

effectuer des déplacements de service selon les besoins ;

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières

jouer le rôle d'administrateur des fonds secondaire pour les postes budgétaires liés à la gestion des
installations ;

asurer la coordination globale des activités de gestion des installations.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme d'études supérieures (de préférence en génie civil ou mécanique) ou formation équivalente.

Au moins trois années d'expérience dans l'exploitation et la maintenance d'installations complexes, de
préférence acquise dans des installations militaires.

Aptitude à promouvoir la coopération internationale et à participer à de grandes réunions internationales
et à les présider de manière efficace.

Aptitude démontrée à s'exprimer verbalement et par écrit ainsi qu'à rédiger des rapports clairs et concis
et des documents de grande qualité sur des questions complexes.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

S.O.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. Toutefois, la langue de travail à ce poste
étant l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue.

Une connaissance pratique du hongrois serait un atout pour ce poste.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Une connaissance du programme SAC constituerait un atout.

Une certaine connaissance de la structure de l'OTAN et des pratiques et procédures qui y sont en vigueur
constituerait un atout.
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DOSSIER 2015

Des connaissances en matière de gestion des ressources appliquée à des activités de soutien de bases
militaires constitueraient un atout.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Le (la) titulaire doit être prêt(e) à voyager fréquemment et à être disponible pour travailler, en fonction
des besoins opérationnels, selon un horaire souple dépassant l'horaire de travail normal.
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DOSSIER 2015