instructions afin d`assurer le paiement de factures

 INSTRUCTIONS AFIN D’ASSURER LE PAIEMENT DE FACTURES AFIN D’ASSURER LE PAIEMENT DE VOS FACTURES, IL EST DEMANDE AUX FOURNISSEURS DU GROUPE SOLVAY DE SUIVRE LES INSTRUCTIONS SUIVANTES: 1. ENVOI DES FACTURES Même si la facture papier reste une alternative toujours offerte, SOLVAY encourage fortement ses fournisseurs à utiliser les méthodes de facturation électronique lorsqu’elles sont autorisées par la loi en vigueur dans le pays concerné. L’envoi de vos factures et notes de crédit par e­mail permet à ces documents d’être immédiatement reçus et traités, éliminant ainsi les coûts postaux et les retards d’acheminement possibles, et réduit de manière significative les risques de perte de document. Toutes les factures et notes de crédit doivent être envoyées au service Comptabilité Fournisseurs du Groupe SOLVAY, situé au Portugal. En fonction de l’option retenue, les fournisseurs doivent envoyer leurs factures et notes de crédit à une et une seule des deux adresses suivantes : Adresse e­mail: Dans un format électronique non éditable (par ex. PDF, TIF, etc.) à l’adresse e­mail suivante: inv­lis.3s­[email protected] Merci de bien vouloir envoyer 1 seule facture par fichier, sachant que votre e­mail peut contenir plusieurs fichiers. Adresse postale : Dans un format papier à l’adresse postale suivante: SOLVAY XXXXX FRXXXXXX C/O SOLVAY 3S APARTADO XXX (Toutes les informations sur l’adresse postale peuvent être trouvées en accédant à la fiche de votre société Solvay facturé en clicquant sur le lien Company List) PT 2791­901 Carnaxide Portugal Seules les correspondances relatives au processus de traitement et de paiement des factures doivent être envoyées aux adresses reprises ci­dessus. Nous vous demandons de ne pas envoyer vos factures papier originales directement aux sociétés facturées. De même, nous vous demandons de ne pas adresser vos factures à une personne en particulier chez Solvay, ni de personnaliser vos factures afin d’attirer l’attention de votre contact au sein de Solvay. L’adresse légale ainsi que les coordonnées de la société SOLVAY cliente facturée restent inchangées et doivent être mentionnées sur vos factures et notes de crédit, même si l’adresse postale ou électronique d’envoi des factures est différente. INSTRUCTIONS AFIN D’ASSURER LE PAIEMENT DE FACTURES 2. REFERENCE DU BON DE COMMANDE Les fournisseurs doivent avoir reçu un bon de commande officiel de la part du Groupe SOLVAY avant de commencer à livrer des biens ou fournir des services. Dans le cas où aucun bon de commande ne vous aurait été fourni spontanément au moment où vous avez convenu de fournir des biens ou services, merci de bien vouloir le demander. Chaque facture doit indiquer la référence exacte du bon de commande reçu auquel la facture se réfère. EN CAS DE NON RESPECT DES INSTRUCTIONS 1) ET 2) CI­DESSUS, SOLVAY NE GARANTIT PLUS LE PAIEMENT DE VOS FACTURES SELON LES TERMES NEGOCIES ET VOS FACTURES VOUS SERONT RETOURNEES IMPAYEES POUR CORRECTION. Il est demandé aux fournisseurs d’émettre leurs factures seulement après que les biens ont été livrés ou les services fournis. 3. PAIEMENTS Les factures sont transférées à la société filiale « Solvay CICC SA » qui effectue les paiements pour le compte des sociétés du groupe Solvay. Ce transfert n’a aucun effet sur les relations contractuelles établies pour la fourniture de biens ou services. Solvay CICC SA peut vous envoyer un e­mail qui vous fournira les détails des paiements effectués ainsi que le détail des factures faisant partie du règlement. Afin de pouvoir vous fournir cette information, merci de bien vouloir indiquer par e­mail à CICC.3S­[email protected] l’adresse e­mail à laquelle les détails de paiement doivent être envoyés. 4. AUTHENTIFICATION DU COMPTE BANCAIRE Afin d’assurer la sécurité de nos paiements, pour tout nouveau compte bancaire, VOUS DEVEZ ENVOYER PAR E­MAIL UN RELEVE D’IDENTITE BANCAIRE EN FORMAT NON EDITABLE (par ex. PDF, TIG, JPEG, etc.) à l’adresse suivante: [email protected]. Après réception de votre RELEVE D’IDENTITE BANCAIRE, le service “SBS Contact Center” prendra immédiatement contact avec vous afin de valider vos coordonnées bancaires. SANS AUTHENTIFICATION DE VOS COMPTES BANCAIRES, LES PAIEMENTS SUR CES COMPTES SERONT BLOQUES. Solvay vous demande de toujours mentionner votre compte bancaire sur votre facture. 5. SERVICE “SBS CONTACT CENTER” & TRAITEMENT DES DEMANDES D’INFORMATION FOURNISSEURS Le service “SBS Contact Center” est VOTRE SEUL ET UNIQUE POINT DE CONTACT pour toute question concernant vos factures, le paiement de vos factures, ou toutes questions concernant les procédures décrites dans le présent document. Le service « SBS Contact Center » est capable de vous aider dans 7 langues différentes (allemand, anglais, espagnol, français, italien, néerlandais et portugais). Pour toute question ou clarification supplémentaire, n’hésitez pas à contacter directement notre service par Webform INSTRUCTIONS AFIN D’ASSURER LE PAIEMENT DE FACTURES Sauf en cas de retour de votre part, nous considèrerons les procédures ci­dessus comme étant parfaitement comprises et acceptées par votre société. ­ FIN ­