Consignes pour une soutenance par visioconférence

Consignes pour une soutenance par visioconférence
Version mars 2013
Consignes pour une soutenance par visioconférence
Contact service visioconférence ENSSAT
[email protected]
http://intranet.enssat.fr (rubrique service aux étudiants)
Portable visio : 06 87 47 94 02
Michel Guillou : 06 87 47 94 02
6 rue de Kérampont BP 80518 22305 Lannion Cédex France
Contact service des stages ENSSAT
• Françoise Toupin
02 96 46 91 34
[email protected]
Moyens à disposition pour la visioconférence à l’ENSSAT
Les salles permettant de faire de la visioconférence à l’ENSSAT pour les soutenances sont :
Salle 036 C (Radôme) :
• Réservation : service visioconférence
• Téléphone salle : 02 96 46 90 00 poste 2179
• Visioconférence sur support RNIS (sur demande uniquement) ;
• Visioconférence IP jusqu’à 3 Mbit/s, IP : 193.52.56.34
• Matériel : station Sony PCS-1P/P (pont 1+5 ; passerelle IP/RNIS ; partage de documents H239)
Utilisation du service de visioconférence
Les visioconférences sont possibles pour :
• Le candidat qui ne peut revenir à Lannion pour faire sa soutenance
• Le tuteur de candidat qui ne peut se déplacer à l’ENSSAT (certaines entreprises ne peuvent libérer
un ingénieur une à deux journées pour suivre une soutenance de 35 mn à Lannion ou en raison du
coût du déplacement)
Modes de transmission à la disposition des élèves :
• Technique IP (ce mode est à privilégier)
• Audioconférence seule ou associée avec un logiciel spécifique
• Exceptionnellement technique RNIS (ou ISDN dans certains pays) : sur demande uniquement
Organisation des tests
Les étudiants doivent prendre contact avec le service visioconférence de l’ENSSAT
([email protected]) par retour de la fiche technique pour le 30 juin dernier délai, l’élève en garde
un double.
L’élève doit fournir un numéro de téléphone personnel pour le joindre rapidement : téléphone
portable de l’élève et bureau où s’effectue le stage, le tuteur étant en vacances, il est parfois impossible de
joindre l’élève.
L’élève doit recueillir toutes les informations nécessaires au bon déroulement de la visioconférence
(numéro de téléphone ou adresse IP de l’équipement, etc.). Le service visio de l’ENSSAT se concerte en
permanence avec le service des stages, mais vous devez néanmoins prendre contact avec l’équipe chargée
de la visioconférence. Il faut prévenir le plus rapidement possible cette équipe si vous avez des difficultés
à obtenir les informations techniques – dans certaines universités, les services ferment durant tout l’été ou si l’on vous demande de payer pour utiliser le service de visioconférence (le cas s’est produit plusieurs
fois, nous trouvons toujours une solution). Dans ce cas, faites parvenir la fiche technique avec la première
partie complète (adresse, téléphone pour vous joindre, responsable visio).
École nationale supérieure des sciences appliquées et de technologie
6, rue de Kerampont – BP 80518 – 22305 Lannion – France
Tél. +33 (0)2 96 46 90 57 – fax +33 (0)2 96 37 01 99 – [email protected]
Consignes pour une soutenance par visioconférence
Version mars 2013
Afin de faciliter la charge de travail du service technique, il est nécessaire d’organiser au moins un test
avant la soutenance, il se déroulera sur une période comprise de la fin-août au début septembre. En
général, les tests sont regroupés sur un ou deux jours. Exceptionnellement, un autre moment pourra être
choisi, en accord avec le service visioconférence. L’élève pourra mentionner dans la fiche technique une
période de préférence pour les tests si des contraintes techniques se présentaient dans la salle prévue :
fermeture du service pour vacances, travaux dans la salle, indisponibilité du fait de l’occupation intensive
de la salle, congés du personnel technique à la période retenue pour les tests, etc.
Lors des tests, l’élève doit se munir de la fiche technique de l’ENSSAT qui regroupe les informations
nécessaires pour le responsable technique visio de son service d’accueil. Il doit pouvoir être joint au
téléphone à l’heure prévue au début des tests (le numéro de téléphone de la salle de visioconférence de
votre service d’accueil (ou votre portable) doit répondre et non sonner dans le vide).
Organisation de la soutenance
La réalisation d’une soutenance par visioconférence nécessite la coordination de plusieurs services
répartis géographiquement ayant chacun des contraintes et des imprévus de dernière minute. La date de la
soutenance initialement prévue peut être sujette à modification pour des raisons techniques, de planning
d’occupation de salle, de contrainte au niveau du personnel technique de l’ENSSAT ou du service distant,
etc. La nouvelle date est fixée après concertation des parties intéressées en tenant compte de l’intérêt de
l’élève.
Les étudiants feront parvenir au plus tard 48 heures avant la soutenance au service de visioconférence
([email protected]), le fichier contenant les transparents de la présentation. Nous pourrons ainsi
vérifier la compatibilité de la présentation avec les équipements de la salle visio de l’ENSSAT (en
particulier les différentes versions Powerpoint ou pdf, format à préférer). La normalisation des noms de
fichiers est la suivante :
• Fiche technique : Fichtec_votrenomvotreprenom
• Transparents : Pres_votrenomvotreprenom
L’établissement de la liaison se fera au moins 15 minutes avant le début de la soutenance.
A défaut de non-respect de ces consignes, la soutenance par visioconférence ne pourra se faire.
Quelques conseils
(Ces quelques conseils sont issus de notre expérience lors des soutenances des années passées,
normalement les tests effectués avant avec le service visio doivent permettre de résoudre pas mal de
problèmes)
•
Le jour de la soutenance prendre avec vous la fiche du service visioconférence de l’ENSSAT qui
regroupe les numéros de téléphone des salles et les numéros des équipements de visioconférence
•
Bien vérifier les adresses IP et les numéros de téléphone fournis. Il est désagréable de s’apercevoir
au bout d’une heure de test que cela ne fonctionne pas car le numéro du site distant est erroné.
•
Ne pas oublier le décalage horaire, ni les jours fériés dans certains pays.
•
Bien prendre en main l’équipement de visioconférence de votre entreprise d’accueil (le jour de la
soutenance vous aurez le tract). Si possible s’assurer qu’il y a un technicien visioconférence prêt à
intervenir le jour de votre soutenance (il lui arrive d’être en mission, ou tout simplement prendre
des congés).
École nationale supérieure des sciences appliquées et de technologie
6, rue de Kerampont – BP 80518 – 22305 Lannion – France
Tél. +33 (0)2 96 46 90 57 – fax +33 (0)2 96 37 01 99 – [email protected]
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Version mars 2013
•
S’assurer que l’équipement utilisé est bien opérationnel pour faire une visioconférence (parfois le
son ne passe pas car …. il n’y a pas de carte son dans l’équipement, en particulier pour les
visioconférences par IP avec un ordinateur).
•
Prendre en compte les problèmes d’éclairage dans la salle où se déroule la soutenance.
•
Etre très vigilant sur la qualité du son. Bien parler devant le micro et la caméra. Prévoir un
téléphone mains libres avec amplificateur en secours dans la salle pour le cas où la
visioconférence ne pourrait se faire sur le support prévu le jour de la soutenance (cela arrive) dans
ce cas nous faisons une audioconférence, d’où l’utilité d’avoir les transparents en double à
Lannion. Il faut éviter un téléphone portable (problème de batterie possible). Attention toutefois
au retour du son (effet désagréable à la réception) dans l’utilisation des téléphones mains libres.
•
Il faut avoir votre rapport de stage près de vous lors de la soutenance et surtout votre fichier de
transparents (il est du plus mauvais effet sur le jury de demander au service technique de
l’ENSSAT de vous envoyer par mail vos transparents ; Eh oui cela arrive).
•
Bien informer votre tuteur de la date et de l’heure de votre soutenance (en particulier si vous faites
votre présentation à l’ENSSAT et que votre tuteur doit la suivre par visioconférence).
Enfin bon courage.
École nationale supérieure des sciences appliquées et de technologie
6, rue de Kerampont – BP 80518 – 22305 Lannion – France
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Version mars 2013
Fiche technique
(à remplir par l’élève pour retour au service visioconférence de l’ENSSAT)
Contact élève :
Nom :…………………………………………….. Prénom :………………………..
Téléphone :……………………………………… E-mail :…………………………
Tuteur de stage ENSSAT :…………………………..……. Spécialité : …………….
Entreprise :…………………………………………………………………………………….
Adresse :……………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………
Pays :…………………………………………………………………………………..
Téléphone (standard) :…………………………………………………………………..
Nom du responsable :………………………………………………………………….
Téléphone :……………………………… E-mail :…………………………
Date et heure de la soutenance :…………………………………………..……………………
Décalage horaire avec la France :………………………………………………………
Données techniques
Nom du responsable technique visioconférence :……………………………………..
Téléphone :……………………………… E-mail :…………………………
Salle de visioconférence (téléphone) :………………………………………………..
Type Equipement :..……………………………………………………………………
Adresse IP :………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………..
Remarques particulières (jours de fermeture de la salle, absence du responsable technique, etc.)
…………………..………………………………………………………………..……...
………………………………………………………………………………….……..
Proposition de planning pour les tests :…………………………………………………....….
Remarques sur les tests (à remplir par le service technique) :
Mode utilisé : (débit IP :
) ; Autre :
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
Salle soutenance : …………………………………………………………..………... ……..
Solution retenue après les tests :……………………………………….…………….……….
Soutenance : Début :……………………………………Fin :..……………………………
Remarques sur la liaison :...……………..…………………………………………..
………………………………………………………………………………..……..
………………………….……………………………………………………………
……………………………………………………………………………………….
Service visioconférence ENSSAT :
[email protected]
Service visio : 06 87 47 94 02
Michel Guillou 06 87 47 94 02
6 rue de Kérampont BP 80518 22305 Lannion Cédex France
visio ENSSAT IP : Radôme, 036C (193.52.56.34)
École nationale supérieure des sciences appliquées et de technologie
6, rue de Kerampont – BP 80518 – 22305 Lannion – France
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