apicrypt

APICRYPT
SOMMAIRE
1. Pré requis
A. Configuration générale (obligatoire)
B. Configuration Apicrypt (utilisée pour le cryptage des messages)
2. Poste émetteur
Configuration de la fiche correspondant
Envoi de mail crypté
Aperçu des messages envoyés
3. Poste destinataire
Configuration des profils
Aperçu des messages reçus cryptés
1 Pré requis
Postes expéditeurs et destinataires :
! Un fichier clef par praticien et un fichier clef master. L’extension des fichiers clefs doit
correspondre à l’année en cours (ex : 106 pour 2006, 107 pour 2007, …).
Attention : le destinataire du message doit impérativement être abonné à Apicrypt
et donc avoir une adresse Apicrypt !
! Un PC ou MAC avec Osoft 6 (6.36.001 au minimum).
! La dll Osext MAC min : 3.16 en Omnis 4.1 ou 3.19 en Omnis 4.2.0.6.
! la dll Osext PC min : 3.25.
! Une dll ou un installateur pour l’intégration de la fonction apicrypt dans un logiciel de
messagerie (optionnel).
Limitations dues au traitement de texte
! Les versions d’ACWrite 2.2.55 à 2.2.60 ne sont pas capables de gérer correctement la
forme des fichiers PDF. Attention à la mise en forme et aux accents qui ne sont pas gérés
lors de la conversion !!!
! De même, les en-têtes et pieds de page ne sont pas réimportés dans OSOFT pour les
formats RTF pour les dll ACWrite < 2.3.x.
! Enfin, l’import en PDF dans OSOFT ne fonctionne pas. Utiliser le format RTF pour
l’insertion dans OSOFT et le PDF pour la lecture et l’impression via Adobe Acrobat
Reader.
Remarques
! Les clefs de cryptage sont à demander à la société APICRYPT à l’adresse
www.apicrypt.org. Elles sont alors envoyées par la poste sur CD-ROM.
! La configuration d’un logiciel de messagerie pour pouvoir décrypter les messages et les
pièces jointes est facultative, OSOFT étant capable de gérer l’opération de décryptage du
corps du message et des pièces jointes. Voir la documentation incluse sur le CD
d’installation d’APICEM pour configurer le client de messagerie.
! Lors du décryptage de pièces jointes à partir d’OSOFT, les clefs utilisées sont celles
préconfigurées par praticien.
30/05/13
Apicrypt
Osoft6
-2-
! Afin de pouvoir récupérer les messages dans OSOFT, ne pas laisser de client de
messagerie configuré avec la même adresse que celle de réception des messages
cryptés ouvert. Ceux-ci rapatrient en effet les messages du serveur en local et les
suppriment du serveur, à moins que l’option de suppression soit désactivée. Dans ce cas,
il est possible de recevoir les messages en clair dans le client de messagerie et les
messages cryptés dans OSoft.
! Les messages qui transitent à travers les serveurs Apicrypt ne peuvent pas dépasser 1.5
Mo. OSoft teste la taille et envoie un message d’alerte si cette limite est dépassée.
A.
Configuration générale (obligatoire)
• Aller dans le menu
Praticiens et entrer le
mot de passe au besoin.
• Dans le paramétrage,
cliquer sur Internet. S’il
existe une configuration
Apicrypt préconfigurée,
l’ouverture de la fenêtre
peut prendre quelques
secondes.
•
•
Entrer les informations : Serveur de messagerie, Nom de l’utilisateur, Mot de passe, Adresse email et Serveur SMTP. Spécifier si le serveur SMTP a besoin d’un login et d’un mot de passe.
Par défaut, OSOFT utilise le même login et mot de passe renseignés pour le serveur entrant
(POP).
Vérifier la validité des paramètres en cliquant sur le bouton « Test paramètres de connexion ».
30/05/13
Apicrypt
Osoft6
-3-
B.
Configuration Apicrypt (utilisée pour le cryptage des messages)
•
•
•
•
Copier les 2 clefs du CD de l’année courante dans un répertoire ‘clefs’ (attention à la
casse).
Cliquer sur l’icône
afin de sélectionner le fichier clef associé au chirurgien. Les
informations inhérentes au fichier clef s’affichent. Si c’est une nouvelle configuration, la
clef est enregistrée dans la base, sinon elle remplace l’ancienne.
Spécifier si par défaut les mails doivent être envoyés en crypter, en clair ou s’il y a besoin
de le spécifier à chaque envoi.
Spécifier si l’utilisateur doit obligatoirement taper le mot de passe de la boite mail pour
pouvoir recevoir des mails.
Cliquez sur
pour supprimer un éventuel paramétrage antérieur
2 Poste émetteur
Configuration de la fiche correspondant
•
•
•
•
Aller
dans
le
menu
Correspondants
Rechercher les correspondants à
modifier ou créer une nouvelle
fiche.
Renseigner le champ Apicrypt
avec l’adresse donnée par la
société APICEM.
Valider la saisie.
30/05/13
Apicrypt
Osoft6
-4-
Envoi d’un mail crypté
•
•
•
•
•
•
•
•
Aller dans le menu Patient.
Rechercher ou créer un patient.
Aller dans son dossier et sélectionner un document créé par le même chirurgien que celui lié au
moment du login.
Cliquer sur le bouton d’impression
.
Dans la fenêtre d’impression, sélectionnez la destination Mail
puis valider.
Osoft va rechercher si un paramétrage Apicrypt a été effectué pour le praticien courant. S’il n’y
a pas eu de paramétrage, le mail sera envoyé en clair et ne pourra pas être crypté.
Suivant la configuration Apicrypt antérieure, soit un message apparaît pour demander si le mail
doit être crypté, soit le cryptage est définit par défaut ou soit l’envoi se fait en clair.
Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionner le bouton radio ‘Crypté’ au besoin.
Osoft recherche alors les adresses Apicrypt et met à jour les champs A et Cc automatiquement.
30/05/13
Apicrypt
Osoft6
-5-
• Supprimer
ou
ajouter
éventuellement
d’autres
adresses dans ces champs et
dans
le
champ
Cci
manuellement en utilisant ‘;’
comme séparateur ou ouvrez la
fenêtre de recherche des
adresses en cliquant sur le
bouton carré bleu
champ voulu.
•
•
•
•
•
associé au
Vous pouvez cliquer sur la case à cocher ‘Tous les correspondants’ pour lister l’ensemble
des adresses mail renseignées dans la base.
Double-cliquer sur une ligne pour insérer l’adresse s’y trouvant dans le champ associé.
Fermer la fenêtre des adresses mails une fois l’opération achevée.
Cliquez sur
pour envoyer le mail.
Un message confirme le succès de l’envoi du mail.
30/05/13
Apicrypt
Osoft6
-6-
Aperçu des messages envoyés
•
•
•
•
•
•
Aller dans le menu « Communications »
Sélectionner « Client de Messagerie ».
Sélectionner « Boite d’envoi ».
Sélectionner un praticien dans la liste de droite.
Sélectionner un message dans la liste du bas.
Cliquer éventuellement sur l’un des triangles bleu pour trier la liste des messages selon le
critère voulu.
Le message envoyé s’affiche
alors. On a accès aux
caractéristiques suivantes :
• Dans le champ ‘Message’,
l’objet du message, la
date et l’heure d’envoi du
message,
• Dans le champ ‘De :’, le
nom de l’utilisateur et
l’adresse
mail
du
praticien,
• Le type d’envoi : en crypté
ou en clair,
• Les destinataires dans les
champs A, Cc et Cci,
• L’objet du message,
3 Poste destinataire
Configuration du profil
La liste des pièces jointes attachées au message,
Le corps du message.
Sélectionner des messages dans la liste et cliquer sur la corbeille pour les supprimer de la base.
30/05/13
Apicrypt
Osoft6
-7-
• Allez dans le paramétrage
général.
• Cliquez sur ‘Utilisateurs Osoft’.
• Faites ‘Lister’ et choisissez
l’utilisateur qui devra
réceptionner les messages.
• Cochez la case ‘Client de
messagerie (Accès aux
fonctions)’.
• Enfin, validez la saisie avec ‘OK’.
•
Aller dans le menu ‘Communications.’
Aperçu des messages cryptés reçus
Sélectionner ‘Client de Messagerie’.
Sélectionner un praticien dans la liste de droite.
Sélectionner ‘Réception Mails’ pour rapatrier les messages cryptés du serveur, mais sans les
supprimer. Les messages du serveur apparaissent alors en rouge. Les messages en noir
sont ceux qui ont été enregistrés dans OSOFT.
• Sélectionner un message dans
la liste du bas. Pour les
messages
cryptés,
OSoft
propose de décrypter le corps
du message.
• Cliquer éventuellement sur l’un
des triangles bleu pour trier la
liste des messages selon le
critère voulu.
• Cliquer sur ‘Décryptage corps’
pour décrypter le corps du
message.
• Cliquer sur
pour corriger
éventuellement les caractères
accentués du message.
• Cliquer sur
pour copier le
corps du message dans le
traitement de texte.
Cliquer sur le champ ‘P.J.’ pour décrypter et insérer éventuellement les pièces jointes dans
OSOFT.
•
•
•
•
30/05/13
Apicrypt
Osoft6
-8-
•
•
Renseigner le type de document, le patient rapporté et le chirurgien.
Valider une fois toutes les infos renseignées avec le bouton
.
Note : Il peut être
intéressant de créer un
patient (ex : MAILS
Reçus) qui contiendra les
pièces jointes du
chirurgien. Les documents
pourront être rangés selon
des types spécifiés.
• Lorsque le corps et que
toutes les pièces jointes
du message ont été
décryptés, utiliser le
bouton de transfert du
message dans la base
OSoft
.
ATTENTION : Une fois le message enregistré dans OSOFT, ce dernier ne pourra plus être
traité ! Il est donc impératif d’avoir bien pris connaissance du corps et des pièces jointes. Cette
action permet d’avoir un suivi des messages cryptés reçus par OSOFT.
Vous pouvez sélectionner plusieurs messages et cliquer sur le bouton de suppression
supprimer les messages de la base OSoft.
30/05/13
Apicrypt
Osoft6
pour
-9-