diaporama - Pays Roussillonnais
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Extrait du Conseil d'exploitation – Mardi 17 décembre 2013 Comité qualité : - point sur l’état d’avancement de la démarche qualité, - bilan qualité 2013 : actions, enregistrements, questionnaires de satisfaction, visite mystère. - définition des objectifs 2014. Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p 1 Comité Qualité La démarche Qualité (rappel) : février 2012 : obtention de la marque nationale Marque Qualité Tourisme > calée sur un référentiel professionnel comportant des engagements internes et des engagements vis-à-vis des clients, des professionnels, des élus > basée sur 3 piliers : la formation, la connaissance du terrain, la mesure de la satisfaction des visiteurs > des documents fondateurs : le Manuel Qualité, expression de la politique qualité, les procédures de travail, des enregistrements (preuves) > une marque pour 3 ans avec un suivi annuel par la Fédération des OT L’intérêt : gain de temps et d’efficacité, gain de qualité de service pour fidéliser les clients, continuité de service, implication des salariés = c’est un signal fort pour les usagers et pour les socio-professionnels sur la politique choisie. Liens avec le nouveau classement de l’office : de nombreux critères qualité sont communs Le conseil d’exploitation a validé la poursuite de la démarche avec pour objectif la conservation de la marque > nécessité de repasser l’audit qualité - actualisation des documents fondateurs - poursuite du processus d’enregistrement (6 mois min.) Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p 2 L’organisation de la démarche qualité, le rôle du comité qualité L’intérêt de la démarche qualité = le processus continu d’amélioration Sources : - les critères qualité du référentiel (nouveau référentiel été 2012) -questionnaire de satisfaction sur les services de l’accueil -l’enquête mystère : accueil, téléphone, fax, mail, site web -les enregistrements : réclamations écrites, les remarques clients (notées par le personnel), les suggestions, les incidents ou dysfonctionnements de service des actions d’amélioration et des préconisations qui concernent l’offre touristique du territoire Traitement en deux temps : Le temps quotidien de travail: les réunions d’équipe dédiées à la Qualité 6-8 /an Le temps des bilans : le comité qualité se réunit min. 2 fois/an pour -faire le bilan des enregistrements -faire le bilan du plan annuel - décider des orientations stratégiques du prochain plan annuel Le Comité Qualité : - membres nominatifs pour 3 ans -suivi de la démarche, garant du processus -rôle transversal : implication des socio-professionnels, de relais avec les communes, de relais avec d’autres services > il a vocation à intégrer des acteurs techniques et professionnels concernés par le tourisme. Rappel : le conseil d'exploitation a décidé de constituer lui-même le Comité qualité Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p 3 L’organisation de la démarche qualité, le rôle du comité qualité L’intérêt de la démarche qualité = le processus continu d’amélioration Questionnaires de satisfaction accueil Visite mystère Enregistrements Actions amélioratives Critères du référentiel Équipe de travail et référente Qualité Plan qualité annuel Comité Qualité Remarques du personnel Conseil d’Exploitation de la régie un processus positif pour faire émerger de la matière à réflexion un outil de pilotage Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p 4 Bilan qualité 2013 Bilan actions qualité 2013 : objectifs et enjeux suivi des actions 2013 mesures correctives courantes action utiliser la liste des docs pour le suivi des réappro déclaration Cnil fichier prospects formaliser l'évalutation du nouvel entrant faire la suite de la procédure n°20 intégration nouveau personnel responsable réalisation remarque Stéph Pierre Pierre rappel juin 13 15-juil oct-13 à suivre : vérifier si cet outil est utilisé 06/09/2013 juil-13 juin-13 solde des actions 2012 afficher la météo ne convient pas à notre zone de plaine, travail quotidien non justifé Cyrille mai-13 mais voir si solution technique via la borne d'information touristique ? infos de dernière minute tester si elles sont bien enregistrées à l'accueil dans la main Stéph et Claire rappel juin 13 courante reformuler la demande, orienter le choix du faire des exercices sous forme de jeu de rôle pour s'entraîner Stéph et Claire client chercher à connaître les centres d'intérêt idem Stéph et Claire Site peu vendeur : chargé, petits signaler la nécessité de relooker au moins la 1ère page et Cyrille juin-13 caractères, artisanal consulter le web master pour un devis Site : changer les photos idem Cyrille cadre numérique fonctionne mal cadre à changer ! Stéph réalisation d'un module météo dans la borne pas de répondeur sur les téléphones de Stéph et Del OT (appels perdus) mettre un message de renvoi sur l'ancien n° : 04 74 86 60 76 pb appels perdus sur poste Del CCPR pour les groupes pas le logo OTDF sur la porte de l'OT ; obligation classement vitrine au décor trop minimaliste, peu attirante et fond perdu questionnaire visites individuelles à faire voir avec l'installateur s'il existe une solution Cyrille surtout poste de Del, voir avec Julien contacter les télécoms pour mette en place le message Cyrille voir avec service informatique si messagerie possible Del faire réaliser un logo ou commander Pierre/Cyrille et sept-13 Stéph Stéphanie juil-13 GPS - trouver les bases de données Cyrille suivi des RDV de l'OT trouver les bases de données source pour référencer nos établissements et sites créer une fiche mode opératoire pour améliorer le suivi pochette d'accueill nouvel arrivant refaire la pochette qui est dépassée (logo, numéro) Pierre procédure billetterie à renforcer procédure stock boutique rajouter le bordereau à signer pour toute sortie de billets/argent Cyrille faire une liste de tous les fournisseurs des produits en dépôt-vente Cyrille pour faciliter le réassort Il convient de discuter avec la mairie de Roussillon pour expliquer Pierre la nécessité d'avoir des outils de promotion promotion château : manque d'outil :plus de plaquette et bientôt plus de plaquette de restitution… faire un décor au fil des saisons été, automne, hiver, printemps Del Del sept-13 12-août à reporter sur 2014 en hte saison 1ère page du site refaite dossier reporté à la reflexion sur le futur aménagement, solution transitoire : photos sur le PAPI 28-08 : messagerie toujours en fonction ! Mais le tel n'existe plus - transmis à Julien voir avec Julien mise en service messagerie, et renvoi ; les appels sont pris par les collègues nouveaux drapeaux fin août 2013, reste la mention Office de Tourisme à mettre sur la vitre du haut à valider et transmettre à l'accueil à verser à la mission accompagnement numérique ? 12-août budget 2014 ? 06-sept à faire message passé à rediscuter au moment de la signature convention mairie Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p.5 Bilan qualité 2013 Bilan Plan qualité 2013 : objectifs et enjeux Objectifs et Plan qualité 2013 action Garder La Marque Qualité Tourisme ™ enjeu : pérennisation de la qualité de service responsable réalisation remarque bilan réalisé en cours 09/09/2013 démarche pérennisée par Conseil d'Exploitation OK validé Suivi de la démarche via la FDOTSI : Fournir les éléments de suivi de la marque Qualité Tourisme régie - suivi des actions d’améliorations en cours d’année ( interne par l’office et en externe par le groupe qualité) - poursuite des questionnaires de satisfaction, réclamations, remarques & suggestions > envoyer la synthèse - enregistrement des formations - historique de révision des documents qualité (procédures et Manuel Qualité) - et envoi des cr du comité Qualité - envoyer le plan d’actions qualité de l’année -une auto-évaluation annuelle Actualisation critères / nouveau Référentiel qualité -critères techniques liés au service - critères structurels impactés par le changement de structure mettre en œuvre les actions amélioratives issues de l'auto- régie évaluation fin 2012 Engagements envers la collectivité (convention définissant les objectifs et les moyens), Engagements internes (l'OT définit et transmet sa politique, gère les ressources humaines…) Manuel Qualité à réviser = définition de la politique qualité actualiser le Manuel et les procédures pour la nouvelle régie organisation Comité qualité élargir le comité qualité, définir son articulation avec la régie régie Poursuivre les enregistrements qualité mesurer la qualité de service et trouver les points d'amélioration administrer 100 questionnaires poursuivre les enregistrements qualité traduire en actions d'amélioration accueil équipe OT Office de tourisme faciliter l'accès à l'office suivi action signalétique pour mieux signaler l'office de tourisme CCPR horaires d'accueil adaptés régie réflexion sur l'aménagement notamment la boutique régie modernisation du site internet régie en cours d'année mis en oeuvre : OK - suivi des actions d’améliorations en cours d’année en documents réunions qualité interne et comité qualité bilan à - poursuite des questionnaires de satisfaction, transmettre réclamations, remarques & suggestions > envoyer la à l'issue synthèse comité - enregistrement des formations qualité - historique de révision des documents qualité - et envoi des cr du comité Qualité (1 seul comité) - envoyer le plan d’actions qualité de l’année -dernière auto-évaluation fin 2012 ; nouvelle à faire en 2014 commencé partiellement ; à reporter sur 2014 à reporter actualisation des procédures été-automne 2013; Manuel Qualité en objectif 2014 : suite selon politique de la CCPR cours année questionnaires administrés enregistrements poursuivis mesures correctives courantes suivies en réunion qual. *fiche action du plan d'actions oct-13 de la CCPR : une étude globale de signalétique *étude de recentrage de la signalétique sur l'OT et principaux sites à valider par le bilan : rapprochement nouveaux horaires/fréquentation horaires saison 2013 formation aménagement, définition de projet en cours pour une réalisation 2014-15 mai-13 graphisme et présentation du site revues (commande pour revoir le socle technique en 2014) Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p.6 OK procédures OK OK en cours à valider en cours OK Bilan qualité 2013 Bilan Qualité 2013 De l’interprétation des enregistrements : pas de lecture statistique mais des nuances à repérer, des tendances à suivre dans le temps et des récurrences et recoupements significatifs Du champ couvert : les services de l’OT et l’offre touristique du territoire >un outil de pilotage pour vérifier la pertinence des projets et des priorités 1- les questionnaires de satisfaction 2- le bilan des enregistrements (remarques clients, réclamations, incidents, remarques du personnel) 3- le retour de la visite mystère Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p.7 Bilan qualité 2013 1- Les questionnaires de satisfaction La Connaissance de l’OT >l’OT continue de toucher de nouvelles clientèles >importance du bouche à oreille (d’où l’intérêt de la démarche qualité) et importance de la signalétique l’ Accès >la signalisation et les horaires n’enregistrent 1/3 tiers de « Très Satisfaits » ainsi que des « Peu » et « Pas du Tout Satisfaits » ; ce sont les deux points d’amélioration, la signalétique est une constante. Les Locaux de l’accueil >jugés satisfaisants sur la propreté, le confort, le temps d’attente, l’information disponible, la muséographie >la boutique recueille quelque « Peu Satisfaits » Le Contact avec le personnel d’accueil > recueille les plus forts taux de « Très Satisfaits » au-delà de 80% sur la présentation, l’amabilité, la disponibilité, la compréhension de la demande, la réponse adaptée. La satisfaction de la demande est le cœur du métier de conseiller en séjour et le point fort de l’OT Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p.8 Bilan qualité 2013 1- Les questionnaires de satisfaction l’ Information délivrée >les taux de très satisfaits sont majoritaires mais plus faibles que pour le contact > 51% très satisfaits pour l’incitation à découvrir le territoire (au-delà de la demande initiale) : la cerise sur le gâteau à améliorer. Taux de satisfaction globale 60 % de très satisfaits + 23% de satisfaits = 83 % de visiteurs satisfaits en augmentation (81% l’an dernier) Les commentaires libres sur l’OT : Les sujets de mécontentement : la signalétique (idem que l’an dernier), les horaires, la climatisation (1) Les commentaires libres sur les services du territoire : Les sujets de mécontentement : les restaurants fermés le dimanche, le manque de mise en valeur d’un hébergeur ; L’an dernier : le peu de sites à visiter le dimanche, le manque de signalétique des sites, les horaires des commerces. Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p.9 Bilan qualité 2013 2- Les enregistrements Les remarques clients : 28 enregistrements -thème rando pédestre et Vtt : manque de circuits cyclo-tourisme, carte trop grande, incident d’accueil sur une balade accompagnée > une attente forte sur le 1er loisir pratiqué en France -thème château : visite tardive à 17h, accès difficile pendant les travaux en pleine saison, problème hygiène sur toilettes extérieures -thème signalétique : manque de signalisation sur les châteaux -thème horaires des sites touristiques : église st Prim, château d’Anjou - thème offre touristique : qualité d’un établissement sur Tripadvisor, pas de meublés de tourisme On retrouve les préoccupations et les attentes classiques des visiteurs : *avoir une offre de randonnée (montée du cyclo-tourisme) avec des outils pratiques *avoir un accès facilité aux sites par la signalétique et des horaires d’ouverture et de visite > ces questions nous renvoient aux conditions de mise en tourisme du territoire *une offre d’hébergement adaptée aux besoins (ici séjours travailleurs EDF) Les réclamations écrites (2) Elles confortent le thème de l’ouverture des sites et de leurs horaires L’an dernier : thème de la signalétique et de la randonnée Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p.10 Bilan qualité 2013 Les incidents (14) Relevés par le personnel selon les dysfonctionnements relevés du service Ils sont traités au fur et à mesure et apportent une aide à la régulation du service en lien avec les procédures de travail. Les remarques du personnel : Des gênes qui ne relèvent pas du fonctionnement de la structure : -l’absence de plaquette pour le château de Roussillon n’a pas permis d’utiliser le réseau des châteaux de l’Isère pour sa promotion ; - Nombreux renseignements donnés pour les services de la mairie : amélioration de la signalétique du site ? - Rupture d'abonnement du DL : outil d’information pour l’accueil, du suivi de la parution de nos infos et de mise à disposition du public… disparition d’un triple outil de travail. 3- Bilan de la visite mystère 2013 Rappel : le test se fait par un OT extérieur d’après une grille fournie par la FNOTSI, et porte sur : l’environnement de l’OT, les locaux, l’accueil du client, le téléphone, le répondeur, le courrier, l’email et le site internet > donne un aperçu du traitement d’une demande par tous les supports de l’OT ; - globalement le bilan est bon - suggestions à la marge, sur des points précis - voir ce qui a été amélioré/dernière visite ou ce qui n’a pas bougé et qui est pointé à nouveau Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p.11 2- Les enregistrements Bilan de la visite mystère Améliorations mises en place depuis 2012 : - affichage de la météo (français et anglais) via la borne d’information touristique -indiquer l’adresse du site internet sur le message du répondeur - alléger et moderniser la présentation du Site internet + horaires affichés plus clairement Point d’amélioration 2012 pas encore mis en place : -l’appellation « Maison de pays » n’est pas significative pour tout le monde ;intégrer le mot «tourisme» > prise en compte par le projet de changement de signalétique + affichage Office de Tourisme plus lisible sur les vitres Points de progrès relevés en 2013 pour 2014 : Améliorer la lisibilité de l’affichage extérieur (possible ?) Un espace enfant ? Afficher une carte du pays pour identifier les limites géographiques Améliorer le confort thermique été-hiver (possible ?) Demande au comptoir : poser des questions pour cerner les besoins des clients Demande par téléphone : la conseillère en séjour ne pose pas de questions, n’élargit pas la demande Revoir le courrier d’accompagnement des envois de documentation E-mail : Plus de constance dans les réponses -objet de l’e-mail explicite, personnaliser et signer les mails, informations détaillées, argumenter pour donner envie, proposer des suppléments d’information Site internet : -afficher plus clairement l’adresse postale -un accusé d’envoi bien effectué pour les mails envoyés par le site internet ? Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p.12 Synthèse qualité 2013 Synthèse du bilan qualité 2013 1 - Des actions amélioratives courantes à traiter au niveau équipe de travail 2- Des résonances avec les projets structurants et les enjeux touristiques du territoire 3- Un plan qualité stratégique 2014 Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p.13 mesures correctives courantes action responsable mettre au clair les conditions d'ouverture et de visite dans une convention à passer avec la mairie de St Prim Inciter les établissements à l'écoute de la satisfaction des clients la notation se fait par Trip Advisor mais il faut que l'établissement ait sa fiche ; réflexion à raccrocher à l'observation et à l'accompagnement numérique des pros mettre à plat les conditions d'accès au site pour la visite dans une Pierre convention avec la mairie de Clonas synthèse bilan 2013 Organisation visite mosaïque de Clonas Pierre Demandes comptoir et tél poser des questions pour mieux cerner les besoins, élargir la demande Claire et Stéphanie Créer les argumentaires vente selon les profils de clientèle créer des fiches argumentaire pour préparer le travail de conseil Claire et Stéphanie Précision des infos, incitation à découvrir exercices en binome ou formation Vendre sa destination, Optimiser l'échange à finalité économique Claire et Stéphanie Suivi des randonnées accompagnées mesurer la satisfaction des clients : encourager le retour des remarques par mail via un mot sur les programmes de rando Suivi des randonnées accompagnées Faire quelques randos au titre du suivi et de la connaissance du territoire, à inclure dans le temps de travail Paiement par CB le GAB de Roussillon va fermer ;étudier la possibilité de mettre en place le paiement par CB faire réaliser le marquage sur la vitre haute au dessus de la porte, Stéphanie en blanc Marquage OT sur les vitres Pierre, Claire, Stéphanie, Cyrille Hygiène et propreté OT veiller à ce que la prestation nettoyage intègre bien les toilettes et Pierre les toiles d'araignée de l'OT > mettre en place un rdv sur place avec J-Paul et la femme de ménage pour bien établir la prestation Confort thermique OT en hiver étudier la possibilité d'installer un joint sur la porte en verre pour couper l'air froid Liste de meublés à constituer en vue du prochain arrêt de tranche EDF appel à infos auprès du public : faire passer une info via les mairies. Site web intégrer un moteur de recherche, achat (carte rando) en ligne, afficher le visuel de la carte rando, l'adresse postale et l'adresse mail, accusé d'envoi de mail > à verser dans la refonte du socle technique Prendre une carte R Alpes et dessiner les contours du PR A faire entièrement par ordi OT : Afficher la carte du PR Courrier accompagnement de docs Traitement des demandes par mail préciser l'objet, personnaliser et signer, détailler les infos, argumenter pour donner envie, proposer des suppléments d'info ou lien Stéphanie Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p.14 1- des mesures amélioratives courantes Horaires d'ouverture de l'église de St Prim Plan qualité 2014 Inciter l'ouverture des restaus le dimanche mettre une étiquette "consultez les restaurants ouverts dans la Stéphanie en communiquant sur les établissements borne d'information " sur le présentoir des guides mis sur la porte ouverts lors de la fermeture Synthèse qualité 2013 2- Des résonances avec les projets structurants du territoire qui seraient prioritaires dans la construction de l’offre et pour son accès car en phase avec le public : Des contributions aux projets prévus : -la signalétique des sites et de l’OT - projet de ré-aménagement de l’OT : *confort thermique été, lisibilité de l’affichage extérieur, espace enfant, boutique - projet site internet – refonte technique : *moteur de recherche, espace d’achat en ligne, adresse postale plus claire, afficher l’adresse mail, prévoir un accusé d’envoi des mails Des besoins confirmés : - besoin d’outils pratiques pour utiliser les circuits rando existants : format pratique et vente en ligne -besoin de circuits de cyclo-tourisme -horaires de l’OT à affiner ? -horaires de visite du château : accessible à un public plus large ? Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p.15 3- Des résonances avec les enjeux et freins touristiques du territoire : La qualité des hébergements : enjeu transversal de notre positionnement vis-à-vis des professionnels via la question de l’accompagnement numérique, de l’observation, de la sensibilisation aux démarches qualité Quelles solutions, Comment sensibiliser ? Les communes > des modèles pour véhiculer le choix de la qualité : discuter ces points à l’occasion de l’actualisation des conventions – Roussillon ; (st Prim, Clonas ?) La CCPR >sensibilisation via les élus du conseil d’exploitation Les privés > une action de sensibilisation à l’occasion de l’animation autour de la stratégie de communication -via CLT- car le lien avec l’image et la notoriété est direct… choix du positionnement qualitatif du territoire. PRT > adopter le parti pris de la qualité dans nos projets en devenir : observation, accompagnement des pros… c’est un choix stratégique et un état d’esprit. P R T– Conseil d'exploitation– p.16 Cohérence outils de travail/mission d’information promotion - impossibilité de promotion sans plaquette dans le réseau des châteaux d’Isère - rupture d'abonnement DL : outil d’information, de suivi de notre comm., et service au public Synthèse qualité 2013 La mise en tourisme des sites touristiques : -ouverture château d’Anjou, ouverture de l’église st Prim (respect des horaires annoncés). - les horaires d’ouverture des commerces : problématique des dimanches, du soir… Facilité d’accès à l’offre : -accès au château de Roussillon difficile car travaux programmés en haute saison Objectifs et Plan qualité 2014 action responsable Actualisation critères / nouveau Référentiel qualité -critères techniques liés au service - critères structurels impactés par le changement de structure mettre en œuvre les actions amélioratives issues de l'auto- Cyrille et Pierre évaluation fin 2012 Engagements envers la collectivité (convention définissant les objectifs et les moyens), Engagements internes (l'OT définit et transmet sa politique, gère les ressources humaines…) Mise à jour des documents fondateurs actualiser le Manuel adapté à la nouvelle organisation du Manuel Qualité à réviser = définition de la politique qualité service tourisme + les documents appliqués et applicables (preuves) Repasser l'audit d'attribution fin 2014-début 2015 Cyrille et Pierre Comité Qualité se donner 1 année d'enregistrements (stabilisation du fonctionnement de l'office) pour passer l'audit Cyrille et Pierre réalisation du plan de signalétique touristique Pierre Office de tourisme faciliter l'accès à l'office : signalétique à réaliser horaires d'accueil adaptés Pierre réflexion sur l'aménagement Etudier les points repérés : confort thermique été, lisibilité Pierre et Stéphanie de l’affichage extérieur, espace enfant, boutique. Réflexion à finaliser, cahier des charge à monter pour une consultation modernisation site internet -socle technique- Etudier les points repérés : moteur de recherche, espace Pierre et Cyrille d’achat en ligne, adresse postale plus claire, accusé d’envoi des mails > refonte en cours fin 2013-début 2014 Choisir la qualité comme stratégie affichée du territoire Intégrer la qualité dans les conventions mairies /CCPR pour les sites patrimoine Intégrer la question qualité dans le positionnement et l'animation autour de la stratégie de communication Intégrer la qualité comme parti pris ou volet de tous nos projets Pays Roussillonnais Tourisme – Conseil d'exploitation – 17 décembre 2013 – p.17 Plan qualité 2014 Garder La Marque Qualité Tourisme ™