Supervisor Position Title:

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POSITION DESCRIPTION
DESCRIPTION DE TRAVAIL
Position Title:
Titre du poste :
Administrative Assistant, UnionWare Project
Adjointe administrative ou adjoint
administratif, projet UnionWare
Position Number:
Numéro du poste :
9000-0020
Supervisor Position Title:
Titre du poste de la superviseure ou du
superviseur :
UnionWare Project Manager
Gestionnaire du projet UnionWare
Supervisor Position Number:
Numéro du poste de la superviseure ou
du superviseur :
9000-0019
Bil. Des. / Dés. bil. :
PURPOSE OF POSITION
OBJET DU POSTE
Under the general supervision of
UnionWare Project Manager and as a
member of the Information Technology
(IT) Section, the Administrative Assistant is
responsible for providing administrative
services to support the operations of the
UnionWare Project Manager .
Sous la direction générale du ou de la
gestionnaire du projet UnionWare et en
tant que membre de cette section, la ou
le titulaire fournit des services
administratifs pour soutenir les activités
opérationnelles du ou de la gestionnaire
du projet UnionWare .
STATEMENT OF RESPONSIBILITIES
ÉNONCÉ DES FONCTIONS
Administrative Support (70%)
Soutien administratif (70%)
•
Processes administrative functions
such as staff leave, overtime and
expense claims, invoice and credit
card payments, telephone
extension billing verification, etc. in
accordance with established
procedures. Processing includes
verification of forms and billing
amounts and obtaining
corrections.
•
Effectuer des tâches
administratives, comme le
traitement des demandes de
congé, de temps supplémentaire
et de remboursement des
dépenses, le paiement des
factures et des cartes de crédit, la
vérification de la facturation des
services téléphoniques par poste,
conformément aux méthodes en
place. Le traitement des
documents comprend la
vérification des formulaires et des
montants facturés et l’obtention
des corrections nécessaires.
•
Processing UnionWare invoice
payments including the tracking of
UnionWare expenses and monthly
fees in an Excel workbook
•
Procède au paiement des factures
, au suivi des dépenses et frais
mensuels reliés au projet
UnionWare et les frais mensuels par
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G:\Staffing\POSITION CONTROL\FIMB\Information Technology\9000-0020A-014 Administrative assistant,
UnionWare Project\9000-0020 JD FINAL (Bilingual) Administrative Assistant, UnionWare Project.docx
Last updated: April 2, 2014
Position Title:
Titre du poste :
Position Number:
Numéro du poste :
9000-0020
l’entremise d’un classeur Excel
•
Handles incoming and outgoing
mail including opening and/or
distributing mail as required.
Receives incoming visitors and
telephone calls for the UnionWare
Project Manager.
•
Traiter le courrier entrant et sortant,
notamment en l’ouvrant et/ou en
le distribuant, selon ce qu’il
convient de faire. Recevoir les
visiteurs et répondre au téléphone
pour le ou la gestionnaire du projet
UnionWare.
•
Maintains filing systems for the
UnionWare Project Manager.
•
Entretenir les systèmes de
classement pour le ou la
gestionnaire du projet UnionWare.
•
Manages correspondence to and
from the UnionWare Project
Manager, determining priorities in
light of importance and deadlines.
•
Gérer la correspondance pour le
ou la gestionnaire du projet
UnionWare, déterminer les priorités
en fonction de l’importance des
sujets et des échéances.
•
Keeps the UnionWare Project
Manager aware of important
issues.
•
Tenir le ou la gestionnaire du projet
UnionWare au courant des
questions importantes.
•
Drafts and/or formats original
documents or replies to
correspondence for the signature
of the UnionWare Project
Manager.
•
Rédiger et/ou formater des
documents originaux ou des
réponses à des lettres/messages
pour le ou la gestionnaire du projet
UnionWare.
Travel & Meeting Reservations (4%)
Réservations de voyages et de réunions
(4%)
•
Assists with the logistics around
training to UnionWare group users
(booking rooms, organizing of web
sessions, sending invitations,
tracking registrations).
•
Aide avec la logistique autour de
la formation aux groupe
d’utilisateurs de UnionWare
(réservation des chambres,
l'organisation de sessions Web,
l'envoi des invitations, suivi
inscriptions)
•
Schedules meetings, appointments
and makes conference registration
and reservation bookings for the
UnionWare team.
•
Inscrire les réunions et les rendezvous au calendrier et s’occuper de
l’inscription des membres de
l’équipe UnionWare à des
conférences et des réservations
connexes.
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Position Title:
Titre du poste :
Position Number:
Numéro du poste :
•
Makes travel and accommodation
arrangements, processes travel
authorizations and requisitions for
advances.
Maintaining Office Equipment & Supplies
(5%)
9000-0020
•
S’occuper des arrangements de
voyage et d’hébergement, traiter
les autorisations de voyage et les
demandes d’avances.
Entretien de l’équipement de bureau et
des fournitures (5%)
•
Maintains general office
equipment such as the fax and
photocopier machines by ensuring
adequate paper and toner
supplies and handling service calls
for office equipment.
•
Voir à l’entretien de l’équipement
du bureau comme les télécopieurs
et les photocopieuses en assurant
un approvisionnement suffisant en
papier et en encre en poudre et
en appelant les services de
réparation.
•
Maintains office supplies inventory
and orders general office supplies.
•
Maintenir les stocks de fournitures
du bureau et commander les
fournitures générales du bureau.
Processing UnionWare Project Service
Requests and Orders (20%)
Traitement des demandes de service et
des commandes du projet UnionWare
(20%)
•
Responds to general administrative
and product inquiries and routes
technical inquiries to appropriate
individuals. Response to inquiries
can include product availability
and supplier searches.
•
Répondre aux demandes de
renseignements généraux sur le
soutien administratif et les produits,
ce qui peut nécessiter de faire des
recherches sur les fournisseurs et la
disponibilité des produits.
Transmettre les demandes de
renseignements techniques aux
personnes appropriées.
•
Submits, verifies and updates
orders, tracks and receives delivery
of computer equipment and
software from various vendors.
•
Transmettre, vérifier et mettre à jour
les commandes d’équipement et
de logiciels et suivre leur
cheminement et prendre livraison
des commandes des divers
fournisseurs.
Other Duties as Required (1%)
•
Performs other duties when
required with approval from the
UnionWare Project Manager.
Autres tâches au besoin (1%)
•
Effectuer d’autres tâches au
besoin avec l’approbation du ou
de la gestionnaire du projet
UnionWare.
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Position Title:
Titre du poste :
Position Number:
Numéro du poste :
9000-0020
QUALIFICATIONS
Education and experience
QUALITÉS REQUISES
Études et expérience
•
Working experience with
UnionWare or relevant application
•
Expérience de travail avec le
logiciel UnionWare ou tout autre
logiciel pertinent.
•
Successful completion of
administrative and/or secretarial
training, plus experience providing
administrative support and/or
secretarial duties in a union or
similar environment, or an
equivalent level of experience and
education normally acquired
through several years of
experience in providing
administrative or secretarial
services relevant to the duties of
the position.
•
Avoir suivi avec succès une
formation en administration et/ou
en secrétariat et avoir travaillé en
soutien administratif et/ou en
secrétariat dans un syndicat ou un
milieu semblable, ou avoir acquis
l’équivalent en expérience et en
formation grâce à plusieurs années
de travail en services administratifs
ou de secrétariat pertinents pour le
poste.
•
Proficiency in the use of a personal
computer, including ability to use
MS Word and Excel, e-mail and
Internet Explorer in a Windows
environment.
•
Bien savoir utiliser un ordinateur
personnel, notamment les
applications Word et Excel de
MicroSoft, le courriel et Internet
Explorer dans un environnement
Windows.
•
Proficiency in spelling, vocabulary
and in the application and usage
of French and English grammar.
•
Maîtriser l’orthographe et la
grammaire en français et en
anglais et posséder un grand
vocabulaire.
•
Ability to communicate orally and
in writing in English or French or in
both official languages (according
to the position’s requirements).
•
Aptitude à communiquer
verbalement et par écrit en
français ou en anglais, ou dans les
deux langues (selon les exigences
linguistiques du poste).
Other qualifications
Autres qualités requises
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Position Title:
Titre du poste :
Position Number:
Numéro du poste :
9000-0020
•
Ability to demonstrate good time
management.
•
Capacité de bien gérer son temps.
•
Ability to work independently and
cooperatively with others in a
team environment.
•
Capacité de travail de manière
autonome et de coopérer avec
d’autres personnes dans une
équipe de travail.
•
Ability to demonstrate good client
service through commitment to
customer service.
•
Volonté d’assurer un bon service à
la clientèle.
•
Knowledge of and commitment to
trade union and equity principles,
and understanding of the sensitive
political and social issues.
•
Connaître les principes syndicaux
et les principes d’équité et
manifester un engagement à leur
égard et comprendre les sujets
politiques et sociaux délicats.
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Position Title:
Titre du poste :
Position Number:
Numéro du poste :
9000-0020
Employee’s Statement / Déclaration de la ou du titulaire :
I have been given the opportunity to comment on this work description.
J’ai eu l’occasion d’exprimer mon avis au sujet de la présente description de travail.
____________________________________
Employee’s signature
Signature de la ou du titulaire
________________________
Date
Supervisor’s Statement / Déclaration de la superviseure ou du superviseur :
This work description accurately describes the activities and demands of the position.
La présente description de travail reflète fidèlement les activités et les exigences du
poste.
____________________________________
Supervisor’s signature
Signature de la superviseure ou du superviseur
__________________________
Date
Authorization / Autorisation :
_____________________________________
Manager’s signature
Signature de la ou du gestionnaire
____________________________
Date
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Supervisor Position Title:

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