Audits internes

QMS-AUD-01
QMS-AUD-01 – Audits internes
1
Domaine et application
1.1
Objectif
Assurer la conformité du système de gestion de la qualité (SGQ) par des audits internes.
1.2
Domaine d’application
Tous les aspects du SGQ et de la documentation qui contrôlent les activités du Programme de formation au
certificat de pilotage maritime dans les Grands Lacs, d’évaluation et de certification de l’Administration de
pilotage des Grands Lacs (l’Administration).
1.3
Fondement statutaire
Article 18 de la Loi sur le pilotage.
1.4
Responsabilités
(1)
Le coordonnateur des audits internes est responsable envers le directeur général de la gestion de
l’activité d’audit interne, de la formation des auditeurs internes, de la délivrance des demandes de
mesure corrective de l’audit interne, de l’analyse des résultats des audits et de la présentation de
recommandations sur les possibilités d’amélioration.
(2)
L’auditeur principal est responsable envers le coordonnateur des audits internes de la planification,
de l’exécution et de la soumission des rapports d’audit spécifiques, de la délivrance et du suivi des
demandes de mesure corrective et de la répartition du travail entre les membres de l’équipe.
(3)
Le directeur général est chargé :
(4)
1.5
1.6
a)
d’assurer la disponibilité des ressources nécessaires à l’exécution des audits internes;
b)
d’assurer qu’il y ait assez d’auditeurs pour exécuter les audits prescrits du système de
gestion de la qualité;
c)
d’assurer que l’activité d’audit interne soit vérifiée par un personnel compétent à des
fréquences adéquates mais pas moins d’une fois tous les cinq ans.
Le directeur de l’exploitation est chargé :
a)
d’assurer la conformité du personnel au SGQ;
b)
de faciliter l’exécution des audits internes et externes;
c)
de faciliter l’exécution dans les délais prescrits des demandes de mesure corrective
délivrées par les auditeurs internes et externes;
d)
d’accorder aux membres auditeurs du personnel le temps de préparer et d’exécuter les
audits auxquels ils sont assignés.
Définitions
(1)
« Auditeur principal » Personne responsable d’exécuter les audits spécifiques internes. Elle devra
avoir réussi un cours d’auditeur principal et être expérimentée dans la conduite d’audits.
(2)
« Auditeur » Un membre de l’équipe d’audit interne. Il devra avoir réussi un cours d’auditeur
approuvé par le coordonnateur des audits internes.
Références
(1)
Annexe A, Demande de mesure corrective.
(2)
Annexe B, Procès-verbal.
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QMS-AUD-01
1.7
(3)
Annexe C, Liste de contrôle.
(4)
Annexe D, Registre des mesures correctives.
Révisions
Espace réservé aux révisions à venir.
2
Procédure
2.1
Audits
(1)
Le directeur général est chargé d’assurer qu’il y ait assez d’auditeurs pour exécuter les audits
prescrits.
(2)
Le coordonnateur des audits internes est chargé de la formation des auditeurs.
(3)
Le coordonnateur des audits internes planifie les audits du SGQ pour le prochain exercice
financier. La fréquence des audits d’une procédure est déterminée selon son importance dans le
SGQ. La fréquence de ces audits doit être d’au moins une fois tous les cinq ans.
(4)
Le calendrier des audits est un document dynamique qui peut être changé à tout moment. Les
raisons d’un tel changement peuvent comprendre, entre autres, ce qui suit :
a)
réorganisation du service;
b)
changements de résultats, de services ou de procédures;
c)
modifications de la législation;
d)
résultats des audits internes;
e)
commentaires et plaintes;
f)
autres engagements nationaux ou internationaux.
(5)
Le coordonnateur des audits internes informe le directeur de l’exploitation du calendrier et l’adapte
au besoin lorsque les dates entrent en conflit avec les activités prévues. Tout autre changement
ultérieur ne peut être approuvé qu’en cas de force majeure.
(6)
Les audits sont effectués par un auditeur principal nommé par le coordonnateur des audits internes.
(7)
Sur réception du calendrier, l’auditeur principal s’assure de la disponibilité des membres de
l’équipe d’auditeurs et de leur compétence à effectuer l’audit objectivement.
(8)
Deux semaines auparavant, l’auditeur principal et le directeur de l’exploitation conviennent
mutuellement de la date de l’audit. Afin de faciliter l’audit interne, le directeur de l’exploitation est
chargé de fournir diligemment toutes les informations exigées et les ressources nécessaires et de
prendre les arrangements pour faciliter la tenue de l’audit.
(9)
L’auditeur principal organise la préparation par l’équipe d’auditeurs des listes de contrôle en
utilisant le formulaire Liste de contrôle (annexe C). Les listes de contrôle sont préparées
spécifiquement pour un audit et doivent être évaluées conformément au SGQ, y compris les
politiques, les procédures et les instructions de travail. La base de préparation de cette liste
pourrait être les manuels ou autres documents, les listes de contrôle antérieures, les résultats
d’audits précédents et les problèmes ou plaintes connus sur les processus ou la qualité de service.
(10)
L’auditeur principal planifie la méthode d’exécution de l’audit et attribue aux auditeurs désignés
des responsabilités spécifiques. Il leur fournit aussi tous les documents applicables.
(11)
L’audit débute par une réunion d’ouverture, sous la présidence de l’auditeur principal, avec les
auditeurs, le directeur de l’exploitation (ou son délégué en cas d’absence) et autres membres de
son personnel qu’il pourrait inviter. L’auditeur principal remplit la première partie du formulaire
Procès-verbal (annexe B).
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(12)
L’auditeur principal présente les membres de son équipe et explique, avec les détails applicables,
les points suivants :
a)
l’objectif, le domaine d’application et la durée de l’audit;
b)
l’attribution des responsabilités;
c)
les méthodes d’échantillonnage ou autres techniques;
d)
le système de classification des cas de non-conformité;
e)
les exemples de listes de contrôle et leur raison d’être;
f)
le système de rapport et de suivi;
g)
la date et l’heure de la réunion de clôture.
(13)
Les auditeurs exécutent l’audit selon les principes fondamentaux d’un audit de qualité.
(14)
L’auditeur principal examine, avec son équipe, les résultats de l’audit et approuve la délivrance
des Demandes de mesure corrective (DMC) (annexe A). Tous les cas de non-conformité qui ont
été notés doivent donner lieu à la délivrance d’une demande de mesure corrective.
(15)
L’auditeur principal préside la réunion de clôture où sont rassemblés, autant que possible, les
mêmes participants qu’à la réunion d’ouverture. Il remplit le procès-verbal, qui sera classé dans le
dossier de l’audit.
(16)
Chaque auditeur présente ses observations et preuves, y compris les échantillons.
(17)
Dans le cas d’une demande de mesure corrective, l’auditeur principal présente une description du
cas de non-conformité et la date d’échéance à laquelle tout doit être corrigé. Tout commentaire ou
décision est noté dans le procès-verbal.
(18)
Dans les cinq jours qui suivent l’audit, l’auditeur principal soumet, par écrit, au coordonnateur des
audits internes, avec copie au directeur de l’exploitation, un rapport ainsi que les demandes de
mesure corrective. Le coordonnateur des audits internes les insère au dossier à titre de documents
de l’audit.
(19)
Le coordonnateur des audits internes tient un registre qui démontre l’état de toutes les mesures
correctives (annexe D). L’auditeur principal utilise ce registre pour effectuer un suivi des
demandes en retard et pour fournir des renseignements statistiques au coordonnateur des audits
internes.
(20)
Le directeur de l’exploitation prend des mesures pour résoudre les demandes de mesure corrective
dans les délais prescrits.
(21)
Si le directeur de l’exploitation constate qu’un problème ne peut être résolu dans les délais
prescrits, il peut transmettre à l’auditeur principal ses remarques et une demande de prolongation.
En cas de différend entre le directeur de l’exploitation et l’auditeur principal, il appartient au
coordonnateur des audits internes de le résoudre.
(22)
La mesure corrective entreprise par le service est consignée et la demande de mesure corrective,
dûment remplie, est retransmise à l’auditeur principal.
(23)
L’auditeur principal détermine le type et l’importance du suivi nécessaire pour évaluer si la
solution est en place et efficace. L’auditeur principal et le directeur de l’exploitation conviennent
de la date du suivi, lequel sera, autant que possible, effectué par l’auditeur initial.
(24)
L’auditeur exécute l’audit de suivi et, en cas d’autres situations de non-conformité, émet une
nouvelle demande de mesure corrective, en suivant la même procédure que pour la demande
précédente.
(25)
Quand les résultats de l’audit et du suivi sont satisfaisants, l’auditeur et l’auditeur principal signent
les demandes de mesure corrective et transmettent une copie du dossier au directeur de
l’exploitation et au coordonnateur des audits internes.
3
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2.2
2.3
Audit du système
(1)
Le coordonnateur des audits internes planifie les audits internes pour le prochain exercice financier
afin d’évaluer l’état et l’intégrité du SGQ. La fréquence des audits d’une procédure est déterminée
par son importance pour le SGQ. Un audit complet du système sera effectué tous les cinq ans.
(2)
Le calendrier des audits est un document dynamique qui peut être changé à tout moment. Les
raisons d’un tel changement peuvent comprendre, entre autres, les raisons suivantes :
a)
réorganisation du service;
b)
changements de résultats, de services ou de procédures;
c)
modifications à la législation;
d)
résultats des audits internes;
e)
commentaires et plaintes;
f)
autres engagements nationaux ou internationaux.
Réunion de la direction
(1)
À intervalles prescrits, le directeur général fournit au coordonnateur des audits internes un rapport
sur l’état de l’activité d’audit interne.
(2)
Le coordonnateur des audits internes analyse les données des audits internes et présente les
résultats et ses recommandations d’amélioration à la prochaine réunion de la direction.
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QMS-AUD-01
ANNEXE A
DEMANDE DE MESURE CORRECTIVE – AUDIT INTERNE
Activité ________________________________________
Auditeur _________________________________
Registre n° __________________
Procédure réf. _____________
Révision n° ________
Description du problème
Signature ___________________________________ (Auditeur)
Date d’échéance __________________
Mesure corrective
Mesure préventive
Signature ___________________________________ (Directeur)
Date de mise en œuvre ________________
Vérification de la mesure corrective mise en œuvre
Signature ___________________________________ (Auditeur)
Date ___________________
Vérification de la mesure préventive mise en œuvre
Signature ___________________________________ (Auditeur)
Date ___________________
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ANNEXE B
PROCÈS-VERBAL – AUDIT INTERNE
Service
Procédure(s)
RÉUNION D’OUVERTURE
Date
Heure : de
à
Participants - Service
Endroit
Auditeurs
Commentaires
RÉUNION FINALE
Date
Heure : de
Participants - Service
No.
à
Endroit
Auditeurs
Sujet
Préparé par
Responsable
Date
d’échéance
Date
6
QMS-AUD-01
ANNEXE C
LISTE DE CONTRÔLE – AUDIT INTERNE
Titre du document
Réf
Page
Auditeurs
Révision
Date
No.
Question
Réponse
de
S/N
Référence des DMC
Signature
7
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LISTE DE CONTRÔLE (SUITE)
Réf no
Titre du document
No.
Question
Réponse
Page
de
S/N
8
QMS-AUD-01
ANNEXE D
REGISTRE DES MESURES CORRECTIVES – AUDIT INTERNE
No
Date
Réf.
Cas de non-conformité
Date d’échéance
Terminé
Suivi
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