Les bonnes pratiques pour migrer vers Office 365

Les bonnes pratiques pour migrer vers Office 365
La migration d’un environnement Exchange sur site vers Office 365 ou Exchange Online n’est
pas simple processus universel. La migration standard n’existe pas. Sa configuration exige une
planification et des essais avec de nombreux prérequis. Idéalement, vous avez besoin d’une
personne avec une solide expertise d’Exchange, d’Office 365, des archives, de sécurité, des
DNS, de stockage, de pare-feu, de proxy, de la mise en réseau, de la découverte automatique,
d’Active Directory, d’AD FS, de DirSync, de PowerShell, de la gestion des applications client, de
la diffusion des stratégies vers les clients des nœuds finaux, une expertise de la gestion des
appareils mobiles et des stratégies ActiveSync, etc.
Cette liste de contrôle préparatoire comprend certains des principaux points à prendre en considération avant de commencer :
Votre environnement Exchange actuel connaît-il d’problèmes de stabilité ou de corruption ?
À moins que vous n’envisagiez un déploiement d’Exchange Online dans un environnement vierge via Office 365, tous les problèmes
dans votre environnement actuel doivent être résolus ou pris en compte pendant le processus de migration.
Le nom de domaine (nomdesociété.onmicrosoft.com) est-il toujours disponible ?
Il n’est pas rare que des employés aient obtenu une version d’évaluation d’Office 365 et l’aient oubliée. Ainsi, lorsque vient le moment
d’obtenir un domaine pour la production, le nom de domaine désiré n’est pas disponible (ayant été utilisé et abandonné dans une
version d’évaluation). L’assistance en ligne de Microsoft n’est pas d’un grand secours pour la récupération de ce nom de domaine.
Quelles versions d’Exchange et d’Outlook utilisez-vous actuellement ?
Si vous êtes actuellement sur une version d’Exchange antérieure à 2010, vous devrez effectuer une mise à niveau en interne d’Exchange
avant la migration vers Office 365. Si vous êtes déjà sur Exchange 2010 ou supérieur, quelle version d’Outlook utilisez-vous actuellement
? Actuellement Office 365 prend en charge Outlook 2007 pour les systèmes Windows, Entourage pour Mac 2008, avec SP3 ou version
ultérieure. Si vos systèmes client et vos processus professionnels se fondent sur la version 2003 ou antérieure, vous devez déployer
l’assistant de connexion en ligne de Microsoft qui peut amener quelques problèmes. Le scénario idéal est de mettre à niveau les
utilisateurs vers Outlook 2013 avant de déplacer leurs boîtes aux lettres.
Quelle est la quantité de données que vous prévoyez de déplacer vers Office 365 ?
Le stockage illimité dans le cloud semble attrayant, mais si vous disposez d’une grande quantité de données, pensez à la façon dont
vous allez les transférer. Les services Web Exchange (EWS) atteignent leurs limites à 400 Go par jour. Les vitesses d’absorption se situent
typiquement entre 250 et 500 Mo par heure, donc il vous faudra beaucoup de temps si vous envisagez plusieurs téraoctets.
Quelle est la qualité de votre connexion réseau ?
Comme les défis que peuvent représenter les ’EWS, une connexion réseau lente rendra encore plus pénible le téléchargement de
messages électroniques Exchange vers Office 365. Vous pouvez soit conserver certaines données sur site et organiser la migration de
vos données de messagerie « par étapes », soit peut-être envisager de déplacer vos données d’archives vers une solution dans le cloud
autre que Microsoft.
Qu’en est-il des données anciennes (fichiers PST ou archives sur site) ?
Pensez à la façon dont vous prévoyez de traiter les fichiers PST existants, auxquels vous n’aurez peut-être pas accès dans Office 365. Les
données contenues dans ces fichiers ou archives sont-elles sujettes à une conservation par les équipes juridiques ou réglementaires
? Possédez-vous des archives sur site ? Fonctionneront-elles avec Office 365 ou le transfert dans le cloud cassera-t-il les messages
compactés, ce qui veut dire que les utilisateurs seront incapables d’accéder au contenu de leur boîte aux lettres archivée ? Gardez à
l’esprit que les outils d’extraction peuvent uniquement restituer leur taille d’origine aux messages compactés (sans déduplication) ou les
exporter vers des fichiers PST à télécharger vers Office 365, ce qui, dans les deux cas, s’ajoutera au casse-tête engendré par l’absorption
de grandes quantités de données. Vous pouvez externaliser ce processus, mais il vaut mieux envisager un prestataire offrant à la fois un
archivage sur site et dans le cloud, qui comprend les problèmes de transfert de données sur site vers le cloud.
Quel est le protocole de sécurité existant pour votre messagerie électronique ?
Quels filtres contre les messages indésirables utilisez-vous actuellement ? S’il est vrai que EOP (Exchange Online Protection) en natif
protège contre 95 % des messages indésirables, vous ne pourrez pas importer la liste d’autorisation et de blocage que votre service
informatique a mis des années à construire. La protection d’entrée de gamme comprend un anti-spam et un anti-virus de base, mais
aucune analyse en profondeur du contenu et un manque général de rigueur et de fonctionnalités autour de la prévention des pertes
de données : pas de quarantaine sur les messages électroniques sortants, des options limitées concernant le chiffrement et le nettoyage
de sécurité des messages électroniques. Si vous avez utilisé un outil de sécurité tiers dans votre environnement Exchange sur site, vous
devez poursuivre cette approche superposée pour assurer une sécurité efficace et de qualité professionnelle.
Qu’en est-il de la configuration de sécurité de votre réseau ?
Examinez la configuration de vos pare-feu, de vos appareils proxy et de vos serveurs CAS. Une protection périphérique mal configurée
peut altérer les services Web Exchange, la découverte automatique et le trafic SMTP, et peut avoir un impact grave sur une configuration
hybride.
Avez-vous des stratégies de rétention existantes pour des raisons légales et réglementaires ?
La récupération des messages au sein d’Office 365 est un point pénible classique pour les administrateurs. La limite de rétention des
éléments supprimés est de 14 jours seulement. Une connexion PowerShell distante peut étendre cette limite à 30 jours. Autrement,
la seule solution est de placer les boîtes aux lettres en conservation pour litige à l’aide du module d’archives pour une conservation
illimitée. Notez que la conservation pour litige et l’archivage peuvent exiger des forfaits de niveaux supérieurs (plus coûteux) pour tous
les utilisateurs. Une solution tierce d’archivage qui fonctionne avec Office 365 et qui conserve et récupère des messages plus facilement
constitue une meilleure solution.
Qu’en est-il de la sauvegarde et de la récupération ?
Office 365 fournit une certaine protection contre la perte de données, mais le créneau de récupération des données de la messagerie
électronique est court (vous vous souvenez de cette période de rétention de 14 jours par défaut ?) et les options de récupération sont
limitées. Une solution tierce de sauvegarde offre une couche supplémentaire de protection des données d’Office 365 contre la perte de
données accidentelle ou malveillante, des options de récupération plus efficaces et des périodes de rétention plus longues.
Avez-vous une méthode d’administration adéquate ?
Si vous utilisez la synchronisation d’annuaires, mais que vous ne disposez pas d’un serveur Exchange sur site avec lequel vous pouvez
mettre à jour et créer de nouveaux utilisateurs, groupes et contacts, vous devez penser à résoudre ce problème. L’utilisation de la
modification ADSI n’est pas une méthode viable pour gérer les propriétés des destinataires.
Identifiez les autres modules tiers pour Exchange que vous utilisez
Vérifiez s’il existe des logiciels antérieurs de télécopie, de messagerie vocale, des outils d’intégration à d’autres applications serveur,
d’anciennes archives de messagerie électronique dans Enterprise Vault, EMC ou similaire et incorporez-les dans le plan de migration.
Quelles options de licence et quels forfaits d’assistance avez-vous envisagés ?
Microsoft propose un ensemble inimaginable d’options de licence et n’oubliez pas d’inclure les coûts des modules Microsoft « à la carte
». Vérifiez soigneusement les offres proposées par les forfaits et recherchez l’option « Acheter des services » pour décider si les services
payants tels que Visio Pro, Project Pro ou Yammer Enterprise sont vraiment nécessaires pour votre entreprise. N’oubliez pas de factoriser
l’assistance adéquate, la formation et la courbe d’apprentissage requises pour que les employés s’adaptent aux nouvelles applications.
Envisagez-vous un déploiement hybride ou « tout compris » dans le cloud ?
La plupart des entreprises ayant un environnement Exchange existant adoptent généralement une approche hybride, mêlant des
éléments sur site avec Office 365. Un environnement hybride offre davantage de contrôle et de flexibilité.
Demandez aux experts
Essayez l’Assistant de déploiement Exchange Server, un outil gratuit de Microsoft qui vous permet de choisir un scénario correspondant
à vos besoins. Répondez à quelques questions et vous obtenez un guide étape par étape pour le déploiement. Gardez à l’esprit que
cet outil va couvrir les étapes propres à Microsoft comme la façon de configurer l’authentification unique, la synchronisation Active
Directory, la configuration de certificat, etc. et ne peut pas traiter d’autres domaines comme les modules en place, l’ancienne messagerie
électronique ou des solutions tierces. Bien que ce guide soit excellent, il est toujours conseillé de consulter un partenaire agréé, qui a
fait ses preuves lors de déploiements réussis, pour la migration vers Microsoft Office 365.
Microsoft Office 365 offre de nombreux avantages et promet d’apporter des changements révolutionnaires
concernant les économies de coûts, la réduction des risques, la souplesse technique et une gestion plus facile.
Toutefois, si vous avez mis des années à bâtir un environnement Exchange superposé sur site qui traite tous vos
besoins particuliers en matière de sécurité, d’archivage et de sauvegarde, le transfert vers le cloud ne devrait
pas impliquer de compromis sur ces exigences.
Les experts conviennent que, plutôt que de se fier à une fonctionnalité native limitée, vous devez améliorer
votre application SaaS avec la même approche à plusieurs couches que vous avez appréciée sur site, en utilisant
des solutions supplémentaires qui offrent un contrôle granulaire et une souplesse de la part de prestataires
ayant une expertise bien plus approfondie.
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