alcatel-lucent rapport développement durable 2012| éthique

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ALCATEL-LUCENT RAPPORT DÉVELOPPEMENT DURABLE 2012|
ÉTHIQUE, CONFORMITÉ ET DÉONTOLOGIE V2
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TABLE DES MATIÈRES
1
NOTRE ENGAGEMENT EN MATIÈRE D'ÉTHIQUE ET DE CONFORMITÉ .............................. 81
1.1 Politique de tolérance zéro ........................................................................... 82
1.2 Communication .......................................................................................... 82
1.3 Concurrence .............................................................................................. 82
2
MODE DE GOUVERNANCE ................................................................................... 83
2.1 Structure de gouvernance ............................................................................. 83
2.2 Rôle du conseil d'administration...................................................................... 86
3
LUTTE CONTRE LA CORRUPTION ......................................................................... 86
3.1 Actions mises en œuvre pour prévenir la corruption ............................................. 86
3.2 Services d'enquêtes internes .......................................................................... 87
3.3 Service juridique ........................................................................................ 88
3.4 Contrôleur indépendant anti-corruption ............................................................ 88
4
CODE DE BONNE CONDUITE D’ALCATEL-LUCENT ..................................................... 89
5
HOTLINE CONFORMITÉ ...................................................................................... 90
5.1 Présentation de la hotline conformité .............................................................. 90
5.2 Gestion des incidents signalés via la hotline conformité ........................................ 90
6
PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET DES DONNÉES PERSONNELLES ............................... 92
6.1 Respect de la vie privée et des données personnelles ........................................... 92
6.2 Gouvernance ............................................................................................. 92
7
SÉCURITÉ DES INFORMATIONS ............................................................................. 93
7.1 Gouvernance ............................................................................................. 93
7.2 Sécurité des systèmes d'information et des bases de données .................................. 94
7.3 Protection des systèmes d'information .............................................................. 94
8
RISQUES DE NON-CONFORMITÉ : ÉVALUATION, GESTION ET AMÉLIORATION .................. 94
9
SENSIBILISATION ET FORMATION ......................................................................... 95
9.1 Sensibilisation à la lutte contre la corruption ..................................................... 96
9.2 Communication interne en 2012...................................................................... 96
10 DROITS DE L'HOMME ......................................................................................... 96
11 INITIATIVES INTERNATIONALES ........................................................................... 97
11.1 Forum économique mondial ........................................................................... 97
11.2 Associations sectorielles et professionnelles ....................................................... 97
ALCATEL-LUCENT | RAPPORT DÉVELOPPEMENT DURABLE 2012
ÉTHIQUE, CONFORMITÉ ET DÉONTOLOGIE
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1
N OTR E E NGAG EM ENT EN M ATIÈ RE D'É THI QUE
E T DE C ONF ORMI TÉ
Aspect essentiel de notre activité, notre engagement en matière d'éthique et de conformité est
régulièrement et ouvertement réitéré.
Nous appliquons une politique de tolérance zéro à l’égard des nonconformités et exigeons une intégrité totale dans toutes les actions de nos
salariés.
Alcatel-Lucent a été désigné Industry Supersector Leader dans le secteur
des technologies de communication par le Dow Jones Sustainability Index
(DJSI), avec un score de 99/100 dans la catégorie Code de bonne conduite,
conformité et lutte contre la corruption.
Depuis 2007, nous avons mis en œuvre un vaste programme Éthique & Conformité destiné à
promouvoir une conduite éthique conforme aux critères les plus strictes de nos clients, parties
prenantes et salariés. Ce programme a pour vocation première de prévenir et de déceler les
infractions aux politiques internes ainsi qu’aux lois et réglementations en vigueur, et d’instaurer
une culture d’entreprise éthique à travers le Groupe.
Le programme Éthique & Conformité s’appuie sur :
 une structure complète de gouvernance de la conformité,
 le Code de bonne conduite d’Alcatel-Lucent,
 des politiques, procédures et contrôles,
 des pratiques de suivi et d’audit,
 une évaluation annuelle des risques de non-conformité (avec des plans d’action et
d’amélioration permanente),
 des dispositifs de sensibilisation et de formation,
 des dispositifs de communication favorisant une culture de la « parole »,
 une hotline Conformité et des systèmes de signalement pour l’ensemble du Groupe,
 une procédure de résolution des problèmes de non-conformité.
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

99 % des salariés ont pris connaissance du Code de bonne conduite
d’Alcatel-Lucent et se sont engagés à le respecter.
97 % des responsables d’équipe ont suivi le module de sensibilisation
« Éthique du management ».
Nous avons ciblé différentes priorités en 2012 :
 Instaurer une culture d'intégrité en faisant preuve d'un engagement
fort au plus haut niveau de l'entreprise (sous l'impulsion du directeur
général) et en plaçant les responsables d'équipe au cœur de la
démarche.
 Accroître la responsabilisation de la direction et de toute
l'entreprise concernant la mise en œuvre et les résultats du
programme éthique & conformité.
 Renforcer la responsabilisation et la supervision au niveau régional,
dans toute l'entreprise.
1.1
Politique de tolérance zéro
Nous avons continué d'observer notre politique de tolérance zéro, qui exige une intégrité totale
dans tous les aspects de notre activité. La direction attend ainsi de tous les salariés qu’ils
respectent la législation et nos politiques internes. Toute infraction fait l'objet d'un traitement
rapide, cohérent et équitable. Nous avons également poursuivi l'abandon du recours aux agents et
consultants dans nos activités commerciales, un processus entamé en 2008.
L'application du principe de tolérance zéro est régulièrement examinée par la direction,
notamment par le conseil de l'éthique & de la conformité, ainsi que par le conseil d'administration.
En 2012, Alcatel-Lucent n’a été soumis à aucune amende (majeure ou
mineure) pour non-respect des lois ou réglementations régissant la
fourniture et l’utilisation de ses produits et services.
1.2
Communication
En 2012, nous avons poursuivi notre vaste campagne de communication coordonnée par la direction
de l'Intégrité & de la Conformité. Divers moyens tels que des réunions sur site, des communications
du directeur général et des dirigeants, billets de blog et articles publiés sur notre site intranet ont
été utilisés. Ils ont souligné l'importance d'instaurer une culture de l'intégrité pour sensibiliser les
responsables d'équipe afin qu’ils influencent la conduite de leurs collaborateurs dans leurs
interactions avec les clients, fournisseurs, pouvoirs publics et autres parties prenantes.
1.3
Concurrence
La politique d'Alcatel-Lucent exige que tous les contrats soient obtenus uniquement sur la base de
la qualité des produits, des services et du travail des collaborateurs. Notre Code de bonne conduite
ainsi que nos politiques et directives définissent précisément comment respecter les lois sur la
concurrence (ou antitrust aux États-Unis).
En 2012, aucune infraction aux lois sur la concurrence n'a été constatée de
la part de l'entreprise ou d'un salarié et aucun signalement n'a été effectué.
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Nous employons uniquement des moyens légaux pour obtenir des renseignements sur nos
concurrents. Nous respectons la législation relative au commerce international, notamment les lois
applicables en matière d'importation, d'exportation et de sanctions commerciales, ainsi que toutes
les réglementations en vigueur dans les pays où nous intervenons.
Notre politique et nos directives relatives aux lois sur la concurrence sont disponibles sur le site
intranet de l'entreprise. Les salariés concernés participent à des programmes de sensibilisation
spécialisés. Tout contact avec nos concurrents est à éviter, sauf dans le cadre d'activités
préalablement validées par le service juridique d'Alcatel-Lucent (par exemple lors de salons ou
dans le cadre d'organisations sectorielles ou de projets de recherche et développement). Tout
échange d'informations ou entente en vue d'éliminer ou de limiter la concurrence est interdit. En
cas de doute, les collaborateurs sont invités à consulter le service juridique pour confirmer que leur
démarche n'enfreint pas les lois sur la concurrence. La hotline conformité permet de signaler toute
infraction commise par des salariés. Celle-ci fait alors l'objet de procédures générales internes
applicables en matière de conformité.
Nous exigeons de nos fournisseurs et sous-traitants qu'ils respectent également notre politique
relative aux lois sur la concurrence. Nous avons ainsi le droit de réaliser des audits de vérification
de la conformité pour veiller au respect de cette obligation. Nos sous-traitants et fournisseurs ont
le devoir de signaler à la hotline conformité d'Alcatel-Lucent toute infraction avérée ou supposée.
En cas de manquement avéré, Alcatel-Lucent peut résilier le contrat liant l'entreprise à la partie
concernée et exiger l'indemnisation de toutes les pertes subies du fait de cette violation.
2
M OD E DE GO U VE RNA NCE
2.1
Structure de gouvernance
Notre structure de gouvernance de la conformité au niveau de l'entreprise définit les
responsabilités de chacun dans la conception du programme éthique & conformité, la mise en
œuvre de ses différentes composantes ainsi que ses résultats. Cette structure applique les bonnes
pratiques et les recommandations des organes de normalisation internationaux afin de satisfaire
aux exigences de nos parties prenantes et du secteur.
Conseil de l’éthique & de la conformité
Créé en février 2007, le conseil de l’éthique & de la conformité d’AlcatelLucent se compose de la direction de la conformité et de représentants des
services juridique, audit & finances, ressources humaines, communication,
transformation des processus & des systèmes d’information, achats, sûreté
& sécurité, et livraisons clients. Le conseil se réunit deux fois par mois et a
pour mission de superviser la conception et le déploiement d’un système
intégré d’éthique et de conformité.
En 2012, nous avons mis en place une nouvelle organisation de gestion centralisée de la conformité
pour optimiser nos ressources existantes et réunir les fonctions essentielles sous l'égide du
directeur de la conformité (responsables conformité régionaux, programme de lutte contre la
corruption, programme de protection de la vie privée et des données personnelles et services
d'enquêtes de l'entreprise).
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Les principaux acteurs de notre structure de gouvernance de la conformité sont :
 Le directeur de la conformité, dont le poste à plein temps a été créé en 2012, est placé
sous la responsabilité directe du directeur juridique, avec un accès direct au directeur
général, au conseil d'administration et, en particulier, au comité de l'audit et des finances.
Membre du comité stratégique du développement durable, le directeur de la conformité
supervise le programme Éthique & Conformité (droits de l'homme, liberté d'expression,
respect de la vie privée et lutte contre la corruption), définit les orientations stratégiques
et veille à ce que toutes les activités d'Alcatel-Lucent s'inscrivent dans une culture de
l'intégrité.
 Le directeur général, qui incarne l'intégrité au sein de l'entreprise, conformément à notre
politique de tolérance zéro.
 La direction de l'Intégrité & de la Conformité, qui met en œuvre l'orientation stratégique
du programme Éthique & Conformité en développant et en soutenant des initiatives
essentielles de conformité, fournit l'expertise nécessaire et coordonne les initiatives à
l'échelle de l'entreprise.
 Les responsables conformité régionaux, qui supervisent et soutiennent localement les
initiatives régionales d'éthique et de conformité.
 Le conseil de l'éthique & de la conformité, qui est présidé par le directeur de la
conformité et constitué de dirigeants de l'entreprise, est chargé de superviser le
programme au niveau de l'entreprise, en révisant et en approuvant les principales
politiques de conformité.
 Le conseil de conformité des unités opérationnelles (et groupes de travail), qui est
composé de représentants de chaque entité de l'entreprise et chargé de mettre en œuvre
les composantes du programme et d'en mesurer les résultats.
 Les responsables des programmes de conformité, qui sont experts des différentes
disciplines et veillent à l'intégration des programmes dans les activités et à leur gestion
efficace et homogène à travers l'entreprise.
 Le service juridique, qui accompagne le conseil de l'éthique & de la conformité, le
directeur de la conformité et les responsables conformité régionaux dans l'application des
politiques internes.
 Les méthodes de signalement des problèmes de conformité, qui offrent aux salariés
plusieurs moyens de signaler les violations présumées des lois ou des politiques internes
sans crainte de représailles.
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2.2
Rôle du conseil d'administration
Le conseil d'administration n'est pas à proprement parler intégré dans la structure de gouvernance
globale mais, assisté du comité de l'audit et des finances, il joue un rôle important dans la
supervision de la conformité.
Au moins quatre fois par an, le directeur de la conformité et le directeur juridique lui présentent,
ainsi qu'au comité de l'Audit et des finances, un rapport de suivi sur le programme Éthique &
Conformité. D'autre part, le directeur de l'audit informe régulièrement le comité de l'audit et des
finances sur les audits et enquêtes de conformité majeurs.
En savoir plus sur le conseil d’administration
3
L UT TE C ON TRE LA CO RRU PTI ON
3.1
Actions mises en œuvre pour prévenir la corruption
La lutte contre la corruption est la priorité du Groupe en matière de conformité. Seule la qualité
de nos produits, de nos services et de nos équipes doit nous permettre de remporter des contrats.
Nous ne proposons jamais de rétribution pour obtenir ou conserver un marché, et aucun de nos
représentants ou partenaires n’est autorisé à effectuer des versements illicites en notre nom. Notre
programme de lutte contre la corruption vise à garantir que nos salariés connaissent et respectent
les politiques internes ainsi que les lois en vigueur, à l’image du Foreign Corrupt Practices Act (loi
des États-Unis réprimant la corruption d’agents étrangers) et de l’United Kingdom Bribery Act (loi
du Royaume-Uni réprimant la corruption).
Trois principales politiques de lutte contre la corruption se trouvent au cœur du programme :
1. La politique relative aux événements clients, ainsi que le processus associé de préapprobation en ligne.
2. La politique relative aux versements de complaisance.
3. La politique de gestion des risques, de sélection et de vérification des tiers, ainsi que le
processus d'approbation associé.
Ces politiques anti-corruption sont révisées chaque année afin d'intégrer toutes les évolutions
réglementaires, ainsi que les enseignements tirés de l'année précédente.
Alcatel-Lucent a décidé en 2008 d’interdire l’engagement d’agents commerciaux et de consultants.
Pour se faire, une procédure de sélection et de gestion des agents commerciaux et des consultants
régit désormais le recours à des agents et consultants uniquement dans les quelques pays qui
l'exigent légalement. Le programme de lutte contre la corruption aide également d'autres services
à mettre en œuvre des politiques supplémentaires, telles que la politique relative aux actions
caritatives, la directive relative à la sous-traitance de la politique d'achat et d'approvisionnement
et la directive de la politique sur la réduction des risques fournisseurs.
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Réalisations anti-corruption 2012







veille législative/réglementaire permanente,
auto-évaluation annuelle du programme et élaboration de plans d’amélioration,
évaluation annuelle des risques de non-conformité, accompagnée de plans de gestion des
risques,
présentation régulière de rapports de suivi au comité de direction,
poursuite du déploiement d’EZVisit, outil qui permet de s’assurer que les donations,
déplacements et hébergements sont conformes aux politiques de lutte contre la
corruption,
gestion continue des risques associés aux parties commerciales tierces via notre
processus de vérification et de sélection,
conception du premier tutoriel de formation anti-corruption en ligne pour tous les
salariés, déploiement prévu au cours du deuxième trimestre 2013.
En 2012, toutes les entités (y compris les régions, groupes et fonctions centrales) d’Alcatel-Lucent
ont fait l’objet d’une évaluation des risques de corruption. Pour garantir une parfaite homogénéité
à travers l’entreprise, les membres du comité de direction ont examiné, approuvé et consigné les
rapports d’évaluation concernant leurs unités opérationnelles respectives. Les résultats consolidés
sont régulièrement communiqués à qui de droit, direction générale comprise. Par ailleurs, les
responsables conformité de chaque unité opérationnelle présentent à la direction de la Conformité
des rapports de suivi trimestriels sur la mise en œuvre des plans d’action.
Au cours de l'année dernière, nous avons également investi du temps et des ressources pour évaluer
et optimiser la gestion des risques associés aux parties commerciales tierces. Le programme de
lutte contre la corruption a apporté un soutien ciblé aux groupes d'activités les plus engagés avec
des revendeurs et fournisseurs tiers, en les aidant à évaluer leur niveau de conformité avec les
politiques existantes et à identifier des points à améliorer. Cette question constituera toujours une
priorité en 2013, avec la révision des processus et des politiques de gestion des risques associés aux
parties commerciales tierces, et le déploiement d'outils de conformité optimisés.
3.2
Services d'enquêtes internes
En plus du programme de lutte contre la corruption, les services d'enquêtes internes (CIS) intègrent
un centre de compétences anti-corruption chargé de réaliser une évaluation globale des risques de
corruption selon un ensemble de critères prédéfinis, afin d'identifier les entités d'Alcatel-Lucent qui
présentent des risques importants. Les résultats de cette évaluation permettent d’identifier les
entités du Groupe au sein desquelles les services d'audit interne réaliseront proactivement des
études de conformité anti-corruption.
Les CIS utilisent la méthodologie des services d’audit du Groupe, pour mesurer l'efficacité des
contrôles existants et mieux contribuer au respect des politiques et procédures internes de lutte
contre la corruption. Les CIS gèrent par ailleurs la hotline conformité. Ils enquêtent sur les
accusations d'infractions relatives :
 aux règles comptables, aux contrôles internes et aux audits,
 aux cas de non-conformité et de non-respect du Code de bonne conduite, notamment en
matière de corruption.
Afin de garantir le respect des législations et réglementations locales, toutes les enquêtes sont
menées avec l'appui du service juridique.
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3.3
Service juridique
Le service juridique d'Alcatel-Lucent joue un rôle crucial dans notre programme de lutte contre la
corruption. En 2012, il a ainsi guidé l'élaboration et l'application des politiques anti-corruption. Il a
également géré et mis en œuvre le processus d'approbation des cadeaux, des déplacements et des
événements clients, ainsi que le processus d'identification et d'approbation des tierces parties.
Il a assuré la gestion des litiges résultant de l'interdiction du recours à des agents et consultants. Il
a contrôlé activement les pratiques commerciales afin d'éviter tout contournement de cette
politique, par exemple le recours masqué à des consultants opérant sous le titre de revendeurs.
Dons à des partis politiques
Alcatel-Lucent ne finance pas directement d'activités politiques. Nos
collaborateurs aux États-Unis ont formé un comité d'action politique
alimenté par des contributions volontaires, qui a financé les candidats à la
présidentielle de 2012. Son fonctionnement respecte la législation des ÉtatsUnis et les réglementations de la commission électorale fédérale.
Indépendamment d'un certain nombre de litiges liés à la marche des affaires (dont divers
contentieux sociaux collectifs en France et aux États-Unis) qui ont été convenablement
provisionnés ou qui n'engendreront pas de coûts significatifs pour l'entreprise selon la direction,
Alcatel-Lucent est impliqué dans les litiges dont la liste est disponible en ligne.
Voir la liste des litiges
Ces informations sont extraites de la section 6.10 de notre document de référence 2011. Ce rapport
financier est établi annuellement, mais la section « Litiges » est actualisée chaque trimestre et
toutes les modifications apparaissent dans les états financiers trimestriels de l'entreprise.
3.4
Contrôleur indépendant anti-corruption
Nous avons continué de soutenir les activités du contrôleur indépendant anti-corruption nommé en
2011 pour une durée de trois ans, conformément aux termes des accords transactionnels signés en
2010 avec la commission de contrôle des valeurs mobilières (Securities and Exchange Commission,
SEC) et le département de la Justice des États-Unis, concernant des violations des dispositions sur
la lutte contre la corruption, les règles comptables et les contrôles internes du Foreign Corrupt
Practices Act (FCPA – loi des États-Unis réprimant la corruption d'agents étrangers).
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C OD E DE B ONNE C OND UITE D’A LC ATE L - L UCENT
En 2012, tous les collaborateurs de l'entreprise ont été invités à prendre
connaissance du Code de bonne conduite, à attester de leur compréhension
de ce code et à s'engager à le respecter. 99 % d'entre eux ont participé à ce
processus de validation. Un module de sensibilisation aux questions
d'éthique et de conformité ainsi que d'autres modules plus spécialisés ont
été élaborés pour les aider à mieux connaître leurs obligations.
Alcatel-Lucent a mis en place un Programme Éthique & Conformité, qui regroupe une série de
processus, de principes et de contrôles pour assurer la conformité avec la législation en vigueur et
le respect des directives et politiques de la Société.
Le directeur de la conformité et de la déontologie (Chief Compliance Officer) veille à la mise en
œuvre et à l’adaptation de ce programme aux évolutions des exigences législatives, des standards
internationaux ainsi qu’aux règles définies dans le Code de bonne conduite d’Alcatel-Lucent.
En 2009, une version révisée du Code a été publiée, avec l’obligation pour tous les salariés et les
membres du conseil d’administration du Groupe de prendre connaissance de ce document et de
confirmer qu’ils en ont une bonne compréhension.
Cette nouvelle version établit dans les grandes lignes les normes du Groupe en matière de conduite
éthique des affaires.
Tous les salariés doivent s’y soumettre tant dans leurs activités quotidiennes, que dans nos
relations avec nos concurrents, fournisseurs, actionnaires, partenaires et clients. Les normes
définies dans le Code de bonne conduite sont fondées non seulement sur les lois et règlements en
vigueur, mais aussi sur les concepts d’intégrité, de respect, d’équité, de diversité et d’éthique. En
2012, afin de continuer à sensibiliser les salariés aux normes de conduites internationales, il a été
demandé à chaque salarié d’en prendre à nouveau connaissance et de l’approuver.
Le Code de bonne conduite est disponible en vingt-deux langues sur le site
intranet du Groupe et peut être consulté par des tiers, sur le site Internet
d’Alcatel-Lucent.
En savoir plus sur notre Code de bonne conduite
En février 2004, nous avons adopté une « Charte d’éthique et de bonne conduite qui s’applique aux
Cadres Dirigeants de la direction financière ». Cette charte est applicable à notre directeur
général, à notre contrôleur de gestion et à notre directeur financier, et peut être également
consultée sur notre site Internet. Elle complète le Code de bonne conduite mentionné ci-dessus,
qui s’applique également aux cadres dirigeants de la direction financière. À cet égard, nous
sommes en conformité avec les règles du NYSE qui exigent que toute société cotée aux États-Unis
adopte et mette en œuvre un Code de bonne conduite destiné aux mandataires sociaux, dirigeants
et salariés. Alors même que cette règle n’est pas obligatoire pour Alcatel-Lucent, le « Code de
bonne conduite Alcatel-Lucent » couvre tous les sujets visés par les règles du NYSE, à l’exception
d’un mécanisme permettant aux mandataires sociaux et dirigeants de demander la renonciation à
son application pour certains de ses aspects.
| 89
5
H OT LIN E C ON FO RMI TÉ
5.1
Présentation de la hotline conformité
La hotline conformité est en service dans 114 pays. Accessible 24h/24 et
7j/7, elle permet d'effectuer un signalement via une interface Web
disponible en 11 langues. Alcatel-Lucent applique une politique de nonreprésailles, qui stipule qu'aucune action hostile ne sera entreprise à
l'encontre de collaborateurs signalant de bonne foi toute violation présumée
des lois en vigueur ou des politiques internes.
Pour que notre programme Éthique & Conformité soit pertinent et efficace, il est indispensable
que les salariés et les parties tierces puissent soulever toutes questions ayant trait à l'éthique,
sans crainte de représailles. Les dispositifs mis en place pour signaler les problèmes de conformité
offrent différentes possibilités. Les salariés sont d'abord invités à en parler à leur supérieur
hiérarchique direct ou à utiliser la hotline conformité, si la législation locale le permet.
Les collaborateurs et sous-traitants d'Alcatel-Lucent peuvent également contacter leur partenaire
des ressources humaines ou le responsable conformité de leur région.
Les collaborateurs peuvent également signaler des incidents via notre site Web sécurisé, à
l'adresse : www.alcatel-lucent.ethicspoint.com.
La législation de certains pays peut limiter le champ d'utilisation de la hotline et du site Web.
En tous lieux, il est possible de signaler une violation présumée de la loi ou d'une politique interne
par e-mail, à l'adresse : [email protected].
5.2
Gestion des incidents signalés via la hotline conformité
Tout signalement effectué via la hotline conformité fait l'objet d'une vérification préalable afin de
déterminer l'organisation la plus compétente pour le traiter. Dans la majorité des cas, les services
d'enquêtes internes réalisent une enquête avec l'appui d'autres équipes (service juridique,
responsables régionaux de la conformité, ressources humaines, services d'audit).
Notre protocole d'enquête comprend les étapes suivantes :
 examen du signalement,
 consultation du service juridique,
 collecte et examen des preuves et de la documentation,
 entretien avec les principaux concernés,
 analyse des éléments de preuve pour établir des conclusions,
 caractérisation de l'infraction aux politiques internes ou aux lois locales en vigueur.
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Si l'enquête conclut à une infraction, une équipe en charge de la résolution des problèmes de
conformité définit les actions correctives selon un processus établi (mesures disciplinaires,
formation, renforcement des contrôles internes). Les mesures disciplinaires peuvent prendre la
forme d'un accompagnement, d'avertissements écrits, d'une suspension ou d'un licenciement. Tous
les incidents signalés sont consignés dans une base de données centrale, sécurisée et à accès
limité, conformément aux lois locales en vigueur.
Le processus est le même pour les infractions aux politiques de l'entreprise constatées lors des
audits internes ou des évaluations de la conformité. Les signalements externes sont examinés
uniquement avec l'assistance et l'accord du service juridique d'Alcatel-Lucent.
Données et statistiques sur les infractions
au Code de bonne conduite
La hotline conformité a recensé 531 signalements pour l'exercice 2012 :
 après enquête, 89 cas (dont 33 déjà en cours d'investigation avant
2012) ont été corroborés/confirmés, et 88 d'entre eux ont entraîné
des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement,
 55 signalements portaient sur des allégations de harcèlement
(notamment sexuel) ou de discrimination. 11 d'entre eux ont été
corroborés/confirmés.
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6
PR OT ECTI ON DE L A VI E PRI VÉE
E T DE S D ON NÉE S P ER S ONN ELL E S
6.1
Respect de la vie privée et des données personnelles
Alcatel-Lucent s'engage à respecter les droits et les attentes des personnes en matière de vie
privée, et à protéger les données personnelles contre tout accès, utilisation, conservation/stockage
et divulgation non autorisés. En 2012, nous avons achevé le déploiement d'un module de
sensibilisation pour les équipes des ressources humaines, du service informatique et du service
achats. Nous avons également poursuivi l'examen de tous les systèmes avant leur mise en œuvre
pour veiller à leur conformité avec nos politiques et les lois en vigueur.
6.2
Gouvernance
Alcatel-Lucent doit disposer dans ce domaine d'une stratégie cohérente, efficace et conforme à la
stratégie globale de l'entreprise et aux lois en vigueur. Cette responsabilité, la direction de la
protection de la vie privée et des données personnelles en est chargée. Elle est également chargée
de définir, documenter, promouvoir et communiquer la politique de l'entreprise en la matière,
politique qui s'applique à toutes les informations personnelles traitées par l'entreprise ou en son
nom.
En savoir plus sur notre politique relative à la protection de la vie privée et des données personnelles
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Le responsable du programme de protection de la vie privée et des données personnelles a pour
mission de développer et de mettre en œuvre des processus visant à garantir l'adéquation avec la
stratégie et la politique définies dans ce domaine. En la matière, les autres parties prenantes sont :
 Le comité de pilotage de la protection de la vie privée & des données personnelles, qui
assure la coordination inter-fonctionnelle et définit les orientations du programme. Le
comité réunit chaque trimestre le directeur de la protection de la vie privée et des données
personnelles, le responsable juridique en charge de ces questions, ainsi que des
représentants des ressources humaines et de l'organisation Transformation des Processus &
des Systèmes d'Information.
 Le responsable juridique en charge de la protection de la vie privée et des données
personnelles, qui doit veiller à ce que les diverses parties prenantes disposent de tous les
conseils et supports juridiques dont elles ont besoin.
 Le réseau de protection de la vie privée et des données personnelles, qui regroupe
notamment des juristes et des spécialistes Ressources Humaines représentant les pays où
intervient Alcatel-Lucent.
En 2013, le programme de protection de la vie privée et des données personnelles aura pour
principale mission d'élaborer un plan triennal de conformité aux principes de protection de la vie
privée, en adéquation avec le nouveau modèle économique et la stratégie de l'entreprise, en
tenant compte à la fois des besoins et des attentes de nos clients, ainsi que des nouvelles
réglementations (en particulier les nouvelles réglementations à venir de l'Union européenne).
7
S ÉC URI TÉ D ES INF OR MATI ON S
7.1
Gouvernance
Alcatel-Lucent a créé une gouvernance de la sécurité des informations. Cette fonction est
rattachée au service sécurité des informations. Elle a pour mission d'établir la politique relative à la
sécurité des informations, la stratégie, l'architecture, les programmes de conformité et les projets
de transformation nécessaires à la protection de nos actifs informationnels (données, systèmes
d'information et services IS/IT).
En 2012, des évaluations ont été menées pour plus de 360 projets et plus de
250 parties tierces, soit la totalité des fournisseurs impliquant une relation
avec une partie tierce. Ces chiffres sont en forte augmentation par rapport
à ceux de 2011. Plus de 130 applications, 85 bases de données, 4
laboratoires, 250 serveurs et 250 fournisseurs ont également fait l'objet
d'évaluations.
Le comité de pilotage de la sécurité des informations veille à la mise en œuvre des stratégies
définies dans les domaines suivants au sein de l’entreprise : gestion de la sécurité, renforcement
des services, gestion de la conformité, gestion des incidents et des menaces, protection des
données, accès et collaboration, sensibilisation à la sécurité et transformation culturelle.
Par ailleurs, les différentes unités opérationnelles élaborent des plans de gestion des risques
conformes à la stratégie globale de sécurité des informations. Des évaluations de la conformité
permettent de responsabiliser et de sensibiliser l'ensemble du personnel à la conformité et à la
gestion des risques de sécurité. Au plus haut niveau, les responsables d'informations sont chargés
de renforcer les mesures de protection de tous les types de données (clients, personnelles,
financières et techniques) relatives à nos produits et résultats financiers. Un solide processus
d'investissement et de validation garantit la conformité des nouveaux systèmes et services avec les
architectures de sécurité approuvées, ainsi que l'intégration des dispositifs de protection adéquats.
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7.2
Sécurité des systèmes d'information et des bases de données
Alcatel-Lucent a établi un éventail de politiques visant à garantir la sécurité au sein de
l’entreprise : sécurité physique, sécurité des opérations et des applications, contrôle d'accès et
gestion des identités, surveillance et gestion des incidents, classification des informations,
continuité des activités et gestion de la conformité. Ces politiques sont publiées sur le site intranet
de l'entreprise et des notes d'information sont régulièrement communiquées aux salariés.
Par ailleurs, leur mise en œuvre fait l'objet d'audits menés soit par des auditeurs internes, soit par
des tiers. Les responsables d'informations et d'équipements et le support IT sont ensuite chargés de
définir des plans correctifs en collaboration avec la direction de l'entreprise et les services d'audit
concernés. Des audits à l'échelle de l'entreprise sont également menés afin d'orienter notre
stratégie globale en matière de sécurité des informations.
7.3
Protection des systèmes d'information
Alcatel-Lucent a adopté un solide système de défense pour neutraliser les attaques contre son
réseau. Des dispositifs de sécurité et de contrôle éprouvés sont en place afin de limiter les risques
d'attaque potentielle : pare-feu, détection et prévention des intrusions, antivirus, technologies de
surveillance, listes blanches et de chiffrement, et définition de mots de passe complexes, en sont
quelques exemples.
Alcatel-Lucent a pris en outre une série de mesures pour contrer les menaces persistantes avancées
et continuera à renforcer ses systèmes de protection en 2013. Les menaces persistantes avancées
sont une forme de cyber-attaque ciblée, qui consistent à infiltrer furtivement mais de façon
prolongée les systèmes d'information des entreprises afin d'éviter une détection et d'y dérober des
données sensibles.
Respect de notre politique de sécurité des informations
Notre politique relative à la sécurité des informations définit les bases de la
protection de nos ressources informationnelles ainsi que les contrôles requis
pour assurer la conformité aux politiques internes et aux réglementations
externes. Elle vise à maintenir la réputation d'Alcatel-Lucent auprès de ses
clients qui lui confient des informations sensibles.
Des normes de contrôle indépendantes de cette politique sont appliquées
pour certaines applications technologiques bien spécifiques. Des normes et
des instructions détaillées sont également établies pour les contrôles de
sécurité d'applications techniques spécifiques.
8
R IS QUE S D E N ON -C ONF ORM ITÉ :
É VAL UAT IO N, G ESTI O N ET AMÉ L IO RATI ON
Alcatel-Lucent veille à ce que ses principaux programmes de conformité (lutte contre la corruption,
protection de la vie privée et des données personnelles, sécurité des informations, etc.) soient
totalement intégrés à ses activités et gérés de façon efficace et homogène à travers toute
l'entreprise.
En 2012, les spécialistes de ces questions ont examiné et amélioré les programmes de conformité
en étroite collaboration avec l'équipe de direction et avec le concours de la direction de l'Intégrité
& de la Conformité. Ce suivi permanent, accompagné d'un examen formel au moins une fois par an,
vise à garantir l'exhaustivité et la solidité des contrôles internes, et à prendre en compte l'évolution
des réglementations et des activités de l'entreprise. L'amélioration continue s'appuie notamment
sur l'expérience acquise lors de précédents audits, l'intégration des recommandations résultant des
évaluations des risques de non-conformité, l'évolution du cadre réglementaire, et les problèmes de
conformité rencontrés par l'entreprise.
| 94
Pour chaque point à améliorer ou risque identifié, les responsables des unités et les groupes de
travail compétents ont développé des mesures correctives et des plans d'amélioration, et mis en
place un système de suivi. Pour assurer une parfaite homogénéité à travers l'entreprise, les
évaluations des risques ont toutes été revues et approuvées par les membres de la direction
générale d'Alcatel-Lucent. 100 % des évaluations ont fait l'objet d'une révision et d'une approbation
en 2012.
Pour assurer le suivi des résultats, les responsables conformité des unités opérationnelles sont
tenues d'établir des rapports de situation périodiques concernant la mise en œuvre des plans
d'amélioration. Ces rapports sont examinés par la direction de l'Intégrité & de la Conformité et par
les experts appropriés afin de veiller à une mise en œuvre rapide et efficace des plans
d'amélioration et de gestion des risques. Toutes les informations relatives à l'évaluation des risques,
aux plans d'action et aux ressources associées sont publiées sur un site web SharePoint pour
permettre le partage d'informations et de bonnes pratiques entre les différentes unités
opérationnelles. Les parties prenantes ont ainsi accès aux informations importantes, tandis que les
unités opérationnelles et les spécialistes des questions de conformité interagissent en permanence.
9
S EN SI BI LI SATI ON ET F ORM ATIO N
Notre programme de sensibilisation à la conformité et à l'intégrité informe les collaborateurs sur
leurs responsabilités personnelles et professionnelles en vertu du Code de bonne conduite d'AlcatelLucent et instaure un engagement envers les règles de déontologie les plus strictes. Ce programme
comprend des modules généralistes et spécialisés destinés aux différents métiers de l'entreprise.
Les modules de sensibilisation sont mis à jour chaque année selon les besoins internes et l'évolution
des réglementations. Ils sont consignés dans une feuille de route, et un tableau de bord permet de
vérifier que tous les collaborateurs ont suivi les modules qui leur ont été assignés.
Conformément à notre engagement de transparence concernant la
divulgation de conflits d'intérêts potentiels, nous avons développé en 2012
un nouveau module de sensibilisation dans ce domaine, ainsi qu'un processus
de divulgation en ligne dont le déploiement est prévu en 2013.
En 2012, dans le cadre de notre démarche globale de sensibilisation aux questions d'éthique et de
conformité, nous avons déployé huit modules spécialisés dans les domaines suivants :
 présentation de notre politique relative à la sécurité des informations, processus de
contrôle d'accès et nouveaux services en rapport avec le National Security Agreement,
 droits relatifs aux éléments de propriété intellectuelle,
 éthique et intégrité,
 prévention du harcèlement et de la discrimination.
Ce programme de sensibilisation s'ajoute à l'obligation pour chaque salarié de consulter le Code de
bonne conduite d'Alcatel-Lucent et de s'engager à le respecter.
Ces dernières années, nous nous sommes attachés à former les responsables d'équipe. Ainsi, en
2012, nous avons mis en ligne un module destiné à quelque 11 000 responsables du monde entier et
lancé une vaste campagne de communication à leur intention pour les informer de leurs
responsabilités concernant le renforcement de notre culture d'éthique et d'intégrité.
Consulter le Code
de bonne conduite
d'Alcatel-Lucent
Consulter la politique
relative aux droits de
l'homme d'Alcatel-Lucent
| 95
9.1
Sensibilisation à la lutte contre la corruption
Le programme de sensibilisation à la lutte contre la corruption se présente sous la forme de
modules en ligne ou de sessions avec instructeur. En 2012, nous avons actualisé notre programme
de sensibilisation existant afin de tenir compte de l'évolution des législations ainsi que des
changements qui en découlent dans nos politiques, nos procédures et nos contrôles internes. Ce
module sera proposé à tous les salariés en 2013. Le module en ligne de sensibilisation à l'éthique et
à l'intégrité, obligatoire pour l'ensemble des collaborateurs, consacre une rubrique entière à la
lutte contre la corruption.
9.2
Communication interne en 2012
Sous l'égide de la direction de l'Intégrité & de la Conformité, nous avons déployé un vaste plan de
communication utilisant de nombreux supports pour instaurer et renforcer une culture d'entreprise
éthique. Destinées principalement aux responsables d'équipe, nos initiatives de communication ont
permis d'informer les salariés sur leurs responsabilités, en soulignant l'importance de l'intégrité et
en encourageant une culture de la parole.
Ces messages portaient notamment sur :
 l'importance de la conformité et les conséquences des infractions pour l'activité et le
personnel,
 les sanctions définies par notre politique de tolérance zéro,
 la responsabilisation des salariés et le rôle de la hiérarchie, tenue de montrer l'exemple et
de superviser activement la conformité,
 la nécessité de toujours rechercher des solutions conformes pour soutenir les activités de
l'entreprise,
 les outils pour signaler des infractions éventuelles sans crainte de représailles.
En centralisant les ressources essentielles relatives à la conformité et à la déontologie, le site web
de la direction de l'Intégrité & de la Conformité constitue un instrument clé de notre effort de
communication. En 2012, le site a enregistré 23 034 visites.
10
DR OI TS D E L' HO MM E
Nous considérons comme essentiels les principes directeurs des Nations Unies relatifs aux
entreprises et aux droits de l’homme énoncés par John Ruggie, sur lesquels repose le cadre
de référence « Protéger, respecter et réparer ». Ce cadre, validé en juin 2011, détermine le
devoir des gouvernements – tenus de protéger les droits de l’homme – et la responsabilité des
entreprises – tenues de respecter ces droits dans leurs activités internationales et leur écosystème.
En 2012, Alcatel-Lucent a actualisé sa politique relative aux droits de l’homme, en adéquation avec
les principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l’homme, et a
développé des processus internes pour veiller à sa mise en œuvre. Nous collaborons actuellement
avec d’autres parties prenantes (opérateurs et fournisseurs, par exemple) pour définir comment
appliquer le cadre de référence des Nations Unies au secteur des télécommunications, notamment
dans les domaines de la liberté d’expression et de la vie privée.
Consulter la
politique relative
aux droits de l'homme
d'Alcatel-Lucent
En savoir plus
| 96
Dans le cadre de notre engagement à l'égard des droits de l'homme, nous avons désigné le directeur
de la conformité comme représentant de l'entreprise dans ce domaine. Nous avons également
élaboré les initiatives suivantes en vue de leur mise en œuvre en 2013 :
 application de critères de vérification préalable dans le domaine des droits de l'homme
pour les propositions futures,
 déploiement d'un programme de sensibilisation des salariés aux principes des droits de
l'homme.
11
I NITIA TI VE S I NT ERNAT IO NA LES
Alcatel-Lucent participe à de multiples initiatives de coopération relatives à la lutte contre la
corruption. Cet engagement vise à maintenir un environnement professionnel éthique et à rester au
fait de l'évolution des obligations et des bonnes pratiques.
11.1
Forum économique mondial
Ben Verwaayen, le précédent directeur général d'Alcatel-Lucent, a été le premier dirigeant
d'entreprise du secteur des Technologies de l'Information et de la Communication à signer
l'initiative pour un partenariat contre la corruption (Partnering Against Corruption Initiative, PACI)
du Forum économique mondial en 2009. L'initiative PACI réunit des entreprises de divers secteurs et
de différentes régions du monde ayant décidé de lutter contre les commissions occultes et la
corruption. Soutenue par de multiples acteurs, l'initiative PACI repose sur une collaboration avec
diverses organisations telles que l'Institut de Bâle sur la gouvernance, la Chambre de commerce
internationale (CCI), l'Organisation de Coopération et de Développement Économiques (OCDE), le
Pacte mondial des Nations Unies, ainsi que des banques multilatérales de développement et des
institutions financières internationales.
Par ailleurs, Alcatel-Lucent soutient et contribue financièrement au développement d'un module de
sensibilisation en ligne basé sur l'outil RESIST du Forum économique mondial. Ce module sera
disponible gratuitement, en anglais et en français, sur le portail de la section française de la
Chambre de commerce internationale, début 2013.
En savoir plus
sur le Forum
économique mondial
11.2
En savoir plus
sur l'initiative PACI
Associations sectorielles et professionnelles
11.2.1 Groupe de dialogue inter-entreprises sur les droits de l'homme
La liberté d'expression et la protection de la vie privée des utilisateurs constituent des questions
d'importance croissante pour les entreprises du secteur des technologies de l'information et de la
communication.
Une concertation sectorielle s’est engagée durant l’été 2011 afin d’explorer les liens et les limites
entre devoir de protéger les droits de l’homme et responsabilité de les respecter.
En 2012, les entreprises participantes ont développé ensemble des principes largement acceptés
garantissant le respect de la vie privée et de la liberté d’expression. En tant que membre initiateur
de ce dialogue sectoriel, Alcatel-Lucent a participé activement à la définition de ces principes,
portant sur les télécommunications, la liberté d’expression et la protection de la vie privée.
Cette concertation sectorielle a également ouvert des discussions fin 2012 avec la Global Network
Initiative en vue d’adhérer à ses principes en 2013. Alcatel-Lucent a également rejoint le groupe
de travail de la GeSI sur les droits de l’homme afin de participer à un dialogue ouvert concernant
les bonnes pratiques en la matière dans le secteur des télécommunications. L'entreprise a
également participé à la consultation publique de la Commission européenne visant à établir des
directives sectorielles en matière de liberté d'expression et de protection de la vie privée.
| 97
11.2.2 Association ECOA
En 2012, Alcatel-Lucent a continué de jouer un rôle de chef de file dans le domaine de l'éthique et
de la conformité en participant activement au conseil d'administration de l'Ethics & Compliance
Officer Association (ECOA). L'ECOA est une association de premier plan, gérée par ses membres, qui
regroupe les responsables des programmes de conformité et de conduite professionnelle de
nombreuses entreprises.
Nous sommes également un membre actif de la commission de la Chambre de commerce
Internationale sur la responsabilité de l'entreprise et la lutte contre la corruption. Nous sommes
enfin un membre actif de la commission internationale et de la commission française de la
Chambre de commerce internationale sur la responsabilité de l'entreprise et la lutte contre la
corruption, ainsi que du comité d'éthique du MEDEF.
| 98

alcatel-lucent rapport développement durable 2012| éthique

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