Cahier des charges des organisateurs de la

Cahier des charges des organisateurs de la Coupe du Dauphiné
« Ce document reprend le règlement fédéral que tout organisateur de courses FFS doit suivre.
L'objectif de la commission fond du CRSND est de tendre ses organisations vers l'excellence.
Ce cahier des charges tenu point par point est l'excellence.
Nous tenons, bien sur, à ce que les clubs qui, sous l'égide de la commission fond du CRSND, sont
organisateurs de courses, suivent du mieux possible ce cahier des charges. A cet effet, nous veillerons
que soit suivi scrupuleusement le document intitulé « Aide mémoire organisation » qui est un
condensé des principaux objectifs du cahier des charges. »
Pour la commission fond CRSND,
Les responsables Patrick MONDON et Patrick MARGUET
Présentation et objectifs de la Coupe du Dauphiné :
La Coupe du Dauphiné est le circuit phare du calendrier de ski de fond du comité de ski du Dauphiné.
Cette compétition est ouverte à tous les licenciés de la FFS à jour de leur cotisation au moment de
leur inscription.
Ce circuit a pour objectif :
- De rendre les compétitions régionales plus attractives et mobiliser les clubs sur un événement
phare
- De dynamiser l’image du ski de fond au niveau régional pour développer la pratique dans les
clubs
- De permettre d’établir par catégorie une hiérarchie régionale sur une base équitable pour tous
(répartition géographique et calendaire, répartition des styles et type d’épreuve, répartition
des types de départ, calcul du classement général)
- D’être plus lisible et plus attractif pour les médias
- D’attirer des partenaires financiers et techniques
- D’augmenter le niveau d’organisation des épreuves (animation, communication, pistes,
respect des règles fédérales…)
Le circuit est composé :
- de 4 courses de distance (toutes catégories)
- d’une épreuve de KO sprint (à partir de minime)
- d’un boarder cross (toutes catégories)
Répartition des styles et des types de course :
La répartition sera établie par le CRSND selon le principe établit suivant :
- 2 courses de distance en classique / 2 courses de distance en skate
- 2 courses de distance départ individuel / 2 courses de distance départ mass start
- Boarder cross organisé en libre
- Epreuve de KO sprint organisée alternativement en classique et en skate d’une année sur
l’autre
Un classement général sera établi au terme de la saison en prenant en compte les épreuves
suivantes :
- 5 meilleurs résultats à partir de minime
- 3 meilleurs résultats de poussin à benjamin
La proclamation de la remise des prix du classement général aura lieu à l’issue de la dernière épreuve.
Pour tenter de remplir ces objectifs, il est nécessaire que l’ensemble des acteurs candidat à
l’organisation de Coupes du Dauphiné se donnent les moyens de créer des évènements plus porteurs
tout en respectant les impératifs techniques nécessaires pour garantir le bon déroulement sur le plan
sportif.
Processus de candidature à l’organisation d’une Coupe du Dauphiné :
Les clubs candidat à l’organisation d’une Coupe du Dauphiné devront faire parvenir au CRSND les
documents suivants avant le 15 août.
-
formulaire de candidature pré-rempli
dossier de présentation de l’épreuve
budget prévisionnel
A ce stade les clubs sont invités à indiquer les dates auxquelles ils souhaiteraient organiser une Coupe
du Dauphiné et indiquer si ils ont des contraintes d’organisation pouvant influencer le type (distance
ou autre), le style (classique / skate) et le type de départ (mass start / individuel).
L’attribution définitive des épreuves, les dates et styles seront établis par la commission nordique du
CRSND au plus tard le 15 octobre.
Promotions - Informations – Inscriptions - Animation:
Promotions – Médiatisation :
La promotion des épreuves de la Coupe du Dauphiné sera faite en collaboration avec le CRSND. Le
club organisateur est en charge de la promotion de son épreuve auprès des médias avant et après la
compétition.
La médiatisation des épreuves doit être une priorité. Tout sera mis en œuvre pour faciliter le travail de
la presse et assurer une couverture médiatique la plus large possible.
L’organisation se chargera d’inviter les médias régionaux et les personnalités (collectivités territoriales,
sponsors…) selon liste non exhaustive fournie par le CRSND. Un communiqué de presse d’avant et
d’après course sera à envoyer aux médias locaux par le comité d’organisation.
L’organisateur devra prévoir dans son organigramme une personne responsable de l’accueil des
partenaires et médias le jour de la compétition.
Par ailleurs, le CRSND fera le maximum pour assurer la promotion des épreuves, des stations et des
partenaires sur son site internet. Dans ce but, l’organisation devra fournir au CRSD toutes les
informations nécessaires.
L’organisateur s’engage à faire apparaître sur tous les documents de promotion et lors de l’épreuve les
partenaires institutionnels, médiatiques, techniques et financiers associés au circuit de La Coupe du
Dauphiné selon liste fournie par le CRSND. L’organisateur s’engage à respecter les contrats signés par
le CRSND avec les partenaires de la Coupe du Dauphiné.
Information des participants
L’organisation est chargée d’élaborer une plaquette ou lettre d’information envoyée à tous les
responsables de club au moins 1 mois avant la date de l’épreuve (voir en annexe : liste des contacts
du comité).
Cette plaquette devra contenir les éléments suivants :
> date et lieu de l’épreuve,
> plan d’accès, programme et horaires des compétitions,
> numéros de téléphone, de fax, adresse mail pour contacter l’organisation,
> numéro de fax, adresse mail pour l’envoi des inscriptions (en précisant le moyen prioritairement
souhaité),
> droits d’inscription,
> et toute autre information jugée nécessaire.
L’organisateur devra communiquer les listes de départ aux clubs au plus tard la veille à 15h ainsi que
des informations sur la météo et les conditions de neige sur le site. Le tirage au sort sera établi selon
les règles définies avec le DT de la compétition.
L’organisateur fournira à chaque club le matin de la course 2 listes de départ, un plan des pistes et les
horaires de départ.
Inscriptions
- Seuls les licenciés de la FFS sont autorisés à s’inscrire. Une vérification des licences pourra
être effectuée par le DT.
- Les inscriptions doivent être ouverte au minimum jusqu’au vendredi 20H. Aucune inscription
ne pourra être prise le jour de la compétition.
- Les clubs seront invités à s’inscrire selon fichier FFS chronométrage
Droits d’inscription
Les droits d’inscription aux épreuves sont fixés par le CRSND et l’organisateur ne peut déroger à ces
tarifs.
› 5 euros à partir des catégories jeunes
› 3 euros de poussins à cadets
Toutes les inscriptions confirmées par les clubs à la clôture pourront être facturées par l’organisateur.
L’intégralité des recettes d’inscription reviennent à l’organisateur.
Animation
L’animation des épreuves est une donnée importante dans la réussite d’un événement.
- L’organisation devra donc prévoir une sonorisation pour permettre l’animation du stade et
commenter les épreuves.
- L’animation des épreuves devra dans la mesure du possible être confiée à un professionnel ou
une personne connaissant le contexte de la compétition.
- Pour faciliter l’animation le CRSND fournira une présentation des principaux athlètes et le
classement général provisoire de la Coupe du Dauphiné.
Le directeur d’épreuve et le directeur de course FFS réunissent le comité de course au minimum 2h
avant l’épreuve.
Comité d’organisation - DT:
Comité d’organisation :
L’organisateur est libre dans la construction du comité d’organisation mais celui-ci doit inclure au
minimum :
Le
Le
Le
Le
Le
directeur d’épreuve
DT de la FFS
chef de piste
chef de stade
représentant des clubs
L’organisateur devra veiller à ce que les personnes bénévoles aient les compétences techniques et les
qualifications pour les postes qui leur sont attribués et notamment :
- juge d’arrivée
- juge de style
- chronométrage
- chef de piste
- directeur d’épreuve
DT :
Le délégué technique de l’épreuve sera nommé par le CRSND au plus tard le 15 novembre. A partir de
sa nomination le DT devra être régulièrement informé des choix techniques du comité d’organisation.
L’organigramme de l’épreuve, le plan des pistes, le plan de sécurité devront être communiqué au DT
au plus tard 15 jours avant l’épreuve.
Piste – Stade :
Choix de la piste et traçage
- Les épreuves doivent se dérouler prioritairement sur une piste homologuée par la FFS. A
défaut la piste choisie devra reprendre les caractéristiques prises en compte dans
l’homologation par la FFS.
- L’organisation cherchera un parcours à la fois sélectif et spectaculaire : par exemple petite
boucle à parcourir plusieurs fois (15 km = 3 x 5 km) ou en forme de trèfle. L’organisateur
devra veiller à choisir des pistes adaptées aux jeunes catégories (notamment les poussins)
- Un parcours de repli doit obligatoirement être prévu pour palier au manque de neige.
- Pour un impact plus important, l’organisation devra chercher à organiser les épreuves le plus
proche possible des centres de station ou des lieux fréquentés par le public.
- Zones à prévoir dans le stade de départ – arrivée : stade fermé derrière la ligne d’arrivée,
enceinte de départ avec zone de marquage des skis, ravitaillement gratuit (boisson et
nourriture) à proximité de l’aire d’arrivée, alimentation électrique pour le fartage des coureurs.
- Les engins de damage doivent être disponibles le jour de l’épreuve pour parer à toute
nécessité de retravailler la piste.
- Une trace classique devra être maintenue pour les courses en style libre.
- Des ouvreurs devront être prévus dans le cas de conditions de neige tombante.
- L’organisateur devra garantir le contrôle de passage des compétiteurs, le respect des styles et
la sécurité en disposant les contrôleurs en nombre suffisant sur les points sensibles. Les
contrôleurs devront signaler au DT la liste des compétiteurs n’ayant pas respecté les règles au
plus tard 30mm après la fin des compétitions.
- Les pistes, la signalétique et les dispositifs de sécurité devront être prêt 1h30 avant le 1er
départ de l’épreuve pour validation par le DT et ouverture à la reconnaissance.
- Une piste d’échauffement devra être prévue
Signalétique
- Afin de permettre une délimitation précise des différentes zones et d’assurer la sécurité, il est
indispensable de prévoir un stade matérialisé avec des filets, barrières ou banderoles.
- La piste doit être tracée et balisée en configuration de course au plus tard 24 h avant
l’épreuve pour permettre la reconnaissance par les compétiteurs. Un plan des pistes et du
stade devra également être placé dans le stade de départ.
Matériel et infrastructures nécessaires
- Matériel de balisage, panneaux kilométriques, panneaux indicateurs, fanions…
- Barrières, filets…
- Une cabane pour le chronométrage (chauffée et avec électricité),
- Une alimentation électrique pour le chronométrage et sono,
- Groupe électrogène de secours en cas de panne électrique,
- Matériel de sonorisation,
- Un tableau pour affichage des temps officieux (aire d’arrivée),
- Des talkies-walkies en nombre suffisant pour permettre aux principaux responsables de
l’organisation de communiquer pendant l’épreuve,
- Petit matériel : chaises, tables, pelles, râteaux…
- Petit matériel nécessaire au marquage des skis (peinture, tampon, pochoir, stylos
indélébiles…).
Chronométrage – classement - résultats
Le chronométrage
- Le chronométrage est à la charge des organisateurs. Les équipes de chronométrage doivent
impérativement avoir une expérience du chronométrage d’épreuves de ski nordique.
- Le chronométrage informatique compatible avec le logiciel FFSki doit être utilisé. Il sera
obligatoirement complété par un doublage manuel comprenant un doublage de l’ordre
d’arrivée des dossards et un doublage des horaires de départ et d’arrivée des concurrents.
- Les résultats officieux seront affichés dans les plus brefs délais au panneau pour permettre le
dépôt des réclamations.
- Pour les épreuves de sprint ou les épreuves avec départ en ligne, une caméra et un écran TV
devront être prévus par l’organisation pour filmer la ligne d’arrivée. A défaut l’organisateur
devra mettre en place 3 équipes de juges d’arrivée.
Classements – remise des prix
- Un classement sera établi pour chaque catégorie officielle chez les hommes comme chez les
dames et ce quelque soit le type de course.
- L’organisation doit préparer un podium pour la remise des prix des divers classements.
- La remise des récompenses se fera le plus rapidement possible après validation des résultats
par le DT.
- Les sponsors de La Coupe du Dauphiné devront être affichés lors de la remise des prix.
- L’organisation est invitée à faire le maximum pour récompenser les athlètes.
Listes officielles
- Tous les tirages devront être conformes aux listes FFS (modèle FFSki).
- Sur chaque liste devra apparaître le logo des sponsors officiels la Coupe du Dauphiné.
- Les listes de résultat devront être envoyées aux clubs dans les 24h suivant la compétition.
Transmission des résultats à la FFS
- La transmission des résultats à la FFS doit être faite le plus rapidement possible pour
affichage sur le site internet de la fédération selon les règles fixées par le CRSD.
- Le DT de l’épreuve doit récupérer tous les documents pouvant aider à la reconstitution de la
course (bandes de chrono, doublage manuel, feuilles de juges…).
Sécurité – Médical – Assurances :
Les organisateurs sont tenus de respecter la réglementation et les directives de police
émanant des autorités communales, préfectorales ou légales.
Sécurité des pistes :
L’organisateur doit garantir la sécurité des concurrents en mettant en place des dispositifs de
protections dans les points sensibles, en veillant à ce que les autres usagers des pistes et spectateurs
ne soient pas sur les pistes.
Des contrôleurs avec des moyens de communication devront être disposés tout au long du parcours.
Un moyen d’évacuation rapide (ex. scooter) devra être présent sur le stade et être en liaison avec le
directeur d’épreuve.
Service médical
Un service médical doit être prévu par l’organisation. Il doit comprendre au minimum un poste de
premier secours avec un médecin et possibilité d’évacuation rapide.
Contrôle anti-dopage
L’organisation doit également se préparer à mettre à la disposition d’un médecin-contrôleur antidopage qui se présenterait, un local répondant aux caractéristiques prévues par la loi :
- Situé à proximité du lieu de compétition, ce local doit préserver d’une façon continue l’intimité
du sportif et garantir des conditions de sécurité au cours de la collecte des échantillons.
- Il doit comprendre 3 espaces distincts :
 1 salle d’attente (avec chaises et boissons non alcoolisées sous emballage
hermétique)
 1 bureau de travail pouvant être verrouillé (table, chaises, lavabo, savon et
essuie-mains, sac à déchets)
 des toilettes assez vastes pour que le sportif et le médecin puissent s’y tenir
ensemble.
L’accès au local doit être contrôlé. Seuls le sportif et l’accompagnateur de son choix, le
délégué officiel de la fédération, le médecin chargé du contrôle et toute autre personne
autorisée par le médecin pourront accéder au local.
L’organisation doit également se préparer à mettre à la disposition du médecin des personnes
chargées d’accompagner les sportifs (1 personne par sportif) entre leur notification et leur entrée dans
la salle de contrôle.
Assurance
Responsabilité des clubs : le club –personne morale – aussi bien que ses dirigeants – personnes
physiques – peuvent être rendus responsables d’un accident matériel ou corporel survenant à un
membre du club ou à toute autre personne.
A cet effet, la FFS a souscrit un contrat d’assurance qui comporte la garantie de la RESPONSABILITE
CIVILE.
Comme le même contrat garantit globalement la responsabilité civile de la Fédération, des Comités
Régionaux et Départementaux, des Clubs affiliés (dans le cas d’un club omnisports : la section ski), les
Dirigeants, leurs préposés ainsi que les Licenciés eux-mêmes, la prime est incluse dans celle de la
LICENCE CARTE NEIGE « COMPETITEUR/DIRIGEANT ».
La garantie est acquise à raison des dommages causés aux tiers et/ou à des licenciés engageant la
responsabilité civile des personnes morales et des personnes physiques assurées, dans l’exercice de
leurs fonctions, à l’occasion de la pratique sans aucun but lucratif, des disciplines dépendant de la FFS
ainsi que tout autre sport et activité collectivement organisés par celle-ci ; sous réserve des exclusions
figurant au contrat.
Dans cette garantie sont inclus les dommages causés par les biens meubles ou immeubles dont le
souscripteur et/ou les associations affiliées sont propriétaires ou locataires.
En conséquence, il est indispensable que TOUS les dirigeants d’un club (membres du
comité directeur et autres intervenants dans l’activité du club soient titulaires dès le
début de la saison de la licence carte neige « compétition / dirigeant ».