Petit mode d`emploi du logiciel FRAIDEP

Petit mode d'emploi du logiciel FRAIDEP
pour un "agent" qui part en mission
Fichier sur : Sources informations/deplacements/FRAIDEP support utilisation.doc
Voici les étapes qui permettent de paramétrer, commander un ordre de mission et établir un
état de frais. Chacune de ces étapes est développée par la suite.
123456789-
Adresse de FRAIDEP et accès personnalisé .................................................................. 1
Écran d'accueil, identification personnelle..................................................................... 1
Actualiser votre fiche personnelle (variables de base)................................................... 2
Déclarer une nouvelle mission (pour ordre de mission) ................................................ 3
Dix jours avant votre départ : "Valider une mission", alors la secrétaire s'occupe de…4
C'est prêt ! Voici votre ordre de mission, billet(s), réservation...................................... 4
Saisie / modification des informations en retour de mission ......................................... 4
Établir un état de frais, imprimer les documents............................................................ 6
Liste de vos états de frais : mise à jour, règlement ........................................................ 8
Cette flèche vous permettra de savoir où cliquer pour suivre le déroulement.
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1-
Adresse de FRAIDEP et accès personnalisé
Il peut être conseillé d’utiliser :
InternetExplorer plutôt que Mozilla FireFox.
Depuis un PC, FRAIDEP est à l'adresse :
http://fraidepcnpr/FraiDep_CNPR/connexion.php
Ne pas valider avec la touche entrée
mais en cliquant VALIDER avec la
souris
Écran d'accueil, identification personnelle
3 types d'utilisateurs :
• agent du CNPR
• secrétaire
• services généraux
= celui qui se déplace et qui a besoin d'un ordre de mission.
= celle s'occupe de la vérification des états de frais
= celles qui paramètrent toutes les variables, codes d'accès, mots de
passe
Florence RUSS - CNPR
2-
CNPR – FRAIdep – Support de prise en main du profil "agent"
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Ici nous ne développerons que le type "agent du CNPR". Voici son menu d'accueil.
Chapitre 3Chapitre 4Chapitre 7Chapitre 9Chapitre 8-
Actualiser votre fiche personnelle (variables de base)
Écran qui permet de saisir une seule fois des informations personnelles et ainsi éviter de les
réécrire à chaque mission.
Sur le menu général
Florence RUSS - CNPR
3-
CNPR – FRAIdep – Support de prise en main du profil "agent"
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Déclarer une nouvelle mission (pour ordre de mission)
A vous de choisir…
Secrétaire qui traitera …
Si vous devez enchaîner plusieurs missions (dépendantes de budgets différents), il faudra les créer
séparément, mais vous pourrez les imprimer sur le même état de frais (voir 8- Établir un état de frais,
imprimer les documents). Pour commander vos billets, faire votre demande auprès de Corinne
LANOIZELE directement.
CNPR – FRAIdep – Support de prise en main du profil "agent"
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Florence RUSS - CNPR
4-
5-
Dix jours avant votre départ : "Valider une mission", alors la
secrétaire s'occupe de…
… imprimer votre ordre de mission en deux exemplaires pour les donner à la signature
… récupérer les deux exemplaires signés et les faire suivre à Corinne pour les commandes
de billets, réservations de véhicule…
6-
C'est prêt ! Voici votre ordre de mission,
billet(s), réservation
Tous les documents nécessaires à votre déplacement vous sont
rendus par mail ou dans votre casier.
Si, finalement, vous ne partez pas vous pouvez alors :
• si vous pensez reporter la même mission à une autre date,
vous pourrez la modifier plus tard
• si vous ne la reportez pas, vous pouvez la supprimer
Si vous partez, pendant votre mission, vous collectez tous les
justificatifs de vos dépenses (tickets, factures…).
À votre retour de mission, vous utilisez FRAIDEP pour finaliser votre "état de frais de
déplacement".
Saisie / modification des informations en retour de mission
Sur le menu général
Florence RUSS - CNPR
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CNPR – FRAIdep – Support de prise en main du profil "agent"
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…
…
…
…
…
Florence RUSS - CNPR
Il compte pour vous !
La validation verrouille définitivement l'écran (en cas de problème, voir votre secrétaire).
CNPR – FRAIdep – Support de prise en main du profil "agent"
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Établir un état de frais, imprimer les documents
Sur le menu général
Il est possible d'imprimer plusieurs missions sur le même état de frais (utile pour les missions qui
s'enchaînent). Pour le faire, il faut cliquer "sélection" pour toutes les missions à cumuler et ensuite
"valider"
Florence RUSS - CNPR
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CNPR – FRAIdep – Support de prise en main du profil "agent"
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Florence RUSS - CNPR
CNPR – FRAIdep – Support de prise en main du profil "agent"
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Ces TROIS documents sont à imprimer et signer puis à rendre à la secrétaire accompagnés
de tous les justificatifs de vos dépenses (tickets, factures…).
Liste de vos états de frais : mise à jour, règlement
Pour suivre le règlement de vos états de frais de déplacement :
Sur le menu général
Lorsque vous cliquez sur
"valider" de ce dernier écran,
vous clôturez le suivi de cet
état de frais et il disparaîtra de
vos listes de déplacements.
CNPR – FRAIdep – Support de prise en main du profil "agent"
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Florence RUSS - CNPR
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