Charte du Forum des associations 2015 (pdf - Asnières-sur

CHARTE DU FORUM DES ASSOCIATIONS 2015
Vendredi 4 septembre de 14h à 22h
et Samedi 5 septembre de 10h à 19h
L'implantation des stands est organisée par le service de la Vie Associative. L’attribution des stands est placée sous
la responsabilité de la Direction de la Vie Associative, en accord avec l’élue en charge de la Vie Associative.
I. INSTALLATION DES EXPOSANTS
1) Pour les associations ayant un stand uniquement le vendredi :
Installation le jeudi 3 septembre de 13h00 à 20h00 et le vendredi 4 septembre de 8h00 à 12h00.
2) Pour les associations ayant un stand uniquement le samedi :
Installation le samedi 4 septembre de 8h00 à 10h00.
3) Pour les associations ayant un stand le vendredi et le samedi :
Installation le jeudi 3 septembre de 13h00 à 20h00 et le vendredi 4 septembre de 8h00 à 12h00.
4) Des places de stationnement 2 et 4 rue Rabelais et 24, 26 rue de la Concorde seront réservées pour le
déchargement du matériel. Un macaron sera distribué à cet effet par le service de la Vie Associative.
Le stationnement sera autorisé pendant 30 mn au maximum, le temps du déchargement . Merci de respecter
ce créneau.
II. HORAIRES D’OUVERTURE
Le Forum sera ouvert au public le vendredi 4 septembre 2015 de 14h00 à 22h00 et le samedi 5 septembre de
10h00 à 19h00
III. MATERIEL
1) Les stands
Dimensions pour tous les exposants : 5 m² maximum.
Chaque stand sera pourvu de moquette au sol et équipé d’un comptoir, de deux chaises et de panneaux permettant
l’affichage.
2) L’électricité
Une prise par stand
IV .PORT DU BADGE
Le port du badge est absolument obligatoire pour accéder au bâtiment
public et pour faciliter l’entrée (coupe file).
en dehors des heures d’ouverture au
V. ANIMATIONS
Le vendredi 4 de 15h à 21h et le samedi 5 septembre de 11h à 18h00.
Les animations ouvertes au public se feront dans le Dojo du gymnase. La programmation sera définitivement arrêtée
par le service de la Vie Associative.
Chaque passage sur scène sera de 15 minutes maximum. Le temps d’installation sera à prévoir et à indiquer au
responsable de la scène.
Pour les démonstrations musicales, merci de fournir un CD original de bonne qualité (calé au bon endroit) avec le
nom de l’association inscrit dessus et d’indiquer vos besoins en matériel (micros, sonorisation, etc.).
Les associations ayant un passage sur scène devront impérativement se présenter à l’accueil côté scène 30 minutes
avant leur passage.
Merci de prévoir des démonstrations ou animations ne nécessitant pas de temps mort pour changement de costumes
par exemple.
VI. GÉNERALITÉS
1) Les portes seront fermées en dehors des horaires d'ouvertures mentionnés dans ce document.
2) Le Forum des Associations ne peut être utilisé à des fins de propagande religieuse, politique ou syndicale, sous
quelque forme que ce soit (sondages, affiches, tracts…).
.../...
3) Aucun exposant ne sera autorisé à distribuer des tracts ou des plaquettes informatives ailleurs que sur son stand.
4) Si vous souhaitez vendre des objets une demande écrite d’autorisation de vente au déballage doit être adressée
par le Président de l’association à Monsieur le Maire avant le 15 juin 2015. Cette demande est à formuler et à
remettre à la Direction de la Vie Associative.
5) Si vous souhaitez distribuer des boissons sur votre stand, une demande d’autorisation de buvette est à faire
auprès de la Direction de la Vie Associative, 3 semaines avant la manifestation soit avant le 31 juillet 2015.
6) Il est interdit de filmer dans tous les espaces du forum.
7) Il est interdit de cuisiner dans les stands.
8) La ville d'Asnières-sur-Seine dispose d’une assurance responsabilité civile pour les locaux et le matériel qu'elle
met à la disposition des associations. De son côté, chaque association doit prévoir une assurance pour le
matériel qu'elle entrepose sur son stand ainsi que pour toute personne participant à l’animation du stand
et aux démonstrations.
9) Il est possible d’afficher sur les panneaux qui composent le stand, en prenant bien soin de ne pas dégrader le
matériel.
10) Les stands étant des structures louées, toute dégradation constatée par la Ville ou le loueur sera à la charge de
l'occupant dudit stand et facturée par la suite.
Par conséquent, il est interdit d’utiliser sur les panneaux,
agrafes, clous, etc.…Chaque association doit prévoir son propre matériel d’accrochage.
11) Les associations sportives qui disposent d’un lieu de stockage de leur matériel au gymnase Concorde ne
pourront y accéder qu’en dehors des horaires des démonstrations prévues au dojo.
12) La Direction de la Vie Associative se réserve le droit d’accepter ou non votre participation et de ne vous
proposer qu’une journée de participation et/ou de partager votre stand avec une autre association.
VII. DÉMONTAGE DES STANDS
Pour les associations présentes uniquement le vendredi : le vendredi 4 de 22h à 23h.
Pour les associations présentes les deux jours et uniquement le samedi : le samedi 5 entre 19h00 et 20h.
Pour des raisons de sécurité, il est strictement interdit de déménager son stand avant la fermeture au
public.
VIII. ENCAISSEMENT DES COTISATIONS
La Ville d’Asnières-sur-Seine autorise les associations à percevoir, lors du Forum, le règlement des inscriptions à
leurs activités. En cas de vol d’espèces ou de chèques, la Mairie ne pourra être tenue pour responsable.
TOUT MANQUEMENT À CE RÈGLEMENT POURRAIT ENTRAÎNER LA NON PARTICIPATION AUX FORUMS FUTURS.
POUR TOUT LITIGE, LA DÉCISION FINALE INCOMBERA À MONSIEUR LE MAIRE OU À SON REPRÉSENTANT.
Madame, Monsieur………….
Agissant en qualité de : ………………………………………..
Date
…../…./….
Signature précédée de la mention ‘Lu et approuvé’