Adjoint Administratif H/F

L’Université de Lille – Sciences et Technologies recrute :
Adjoint Administratif H/F
Catégorie : C
BAP : Gestion et pilotage
Emploi-type :
Localisation : Services Centraux - Bâtiment A3
Poste vacant au 1.1.2017
Activités principales :
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Seconder le supérieur hiérarchique direct dans ses fonctions et contribuer à encadrer une équipe de 2
personnes au sein de l’unité inscription ;
Accueil physique et téléphonique du public étudiant Français et Etranger ;
Gestion de nombreuses sollicitations quotidiennes internes et externes ;
Participation à la campagne d'inscription des étudiants de formation initiale ;
Gestion des inscriptions tardives en liaison avec les directeurs des études et secrétariats
pédagogiques ;
Gestion des inscriptions des étudiants en FC ou reprise d'études en liaison avec le service formation
continue ;
Traitement des demandes de radiation et de remboursement des droits d’inscription après annulation
d’inscriptions ;
Gestion des demandes de transfert dans un autre établissement ;
Modification des données personnelles relatives au dossier administratif de l’étudiant en cours
d’année ;
Gestion des Inscriptions liées à la réorientation à l’issue du premier semestre d’études Gestion des
Inscriptions dans les formations délocalisées à l’étranger et gérées sous conventions avec des
établissements partenaires ;
Gestion des inscriptions secondaires des étudiants de CPGE et de l'Institut Catholique de Lille ;
Etablissement des duplicatas de certificats d’inscription ;
Renseignements sur les conditions d’affiliation à la sécurité sociale étudiante ;
Gestion des problèmes liés au paiement des droits d’inscription en relation avec les services
comptables ;
Délivrance des diplômes.
Compétences requises
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Techniques :
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Relationnelles :
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Maîtrise des procédures administratives ;
Connaissance des dispositifs de formation et des modalités d’accueil des adultes en reprise
d’études (demandeurs d’emploi, VAE etc) ;
Connaissance des rouages universitaires appréciée;
Maîtrise de l’environnement bureautique et des outils informatiques appliqués à la gestion
administrative (Word, Excel, Rimbaus - application locale de gestion des étudiants, application
régionale transferts de dossiers courrier électronique) ;
La connaissance du logiciel APOGEE serait un plus ;
La connaissance même basique de plusieurs langues étrangères serait également appréciable
(nombreux étudiants étrangers).
Maîtrise de l’expression écrite et orale et des techniques d’accueil ;
Bonnes capacités relationnelles, sens et goût pour l’accueil et le contact avec le public
étudiant ;
Capacité à reformuler la demande souvent confuse des étudiants (en particulier étrangers) ;
Capacité à gérer les conflits dans la relation d'accueil au public;
Capacité à coopérer et à travailler en équipe : nombreuses relations en interne (avec les
autres services de scolarité et le bureau de la vie étudiante, secrétariats pédagogiques des
différentes formations…).
Organisationnelles :
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Savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée ;
Savoir informer et rendre compte ;
Savoir prioriser les demandes ;
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Savoir planifier son travail en fonction des pics d’activité.
Postuler
Poste vacant à compter du 1er janvier 2017
Poste ouvert aux personnels titulaires par voie de mobilité ou détachement
Poste ouvert aux contractuels : oui
Envoyez CV détaillé et lettre de motivation par mail à [email protected]
Merci de préciser par quel biais vous avez eu connaissance de l’offre de poste.
Poste ouvert à toute personne valide ou en situation de handicap