Les principes de la gestion documentaire… d`hier à aujourd

Les principes de la gestion documentaire…
d’hier à aujourd’hui
5 à 7 - MFQ
INGESUP, 26 sept. 2013
Jenny COLLIN – Madié DIAKITÉ
L’ADBS, Association des professionnels de
l’information et de la documentation
Association nationale, + de 4300 professionnels de l’ID
• Siège à Paris + des représentations en région (délégations)
Missions :
• faire connaître le(s) métier(s) auprès des employeurs, défendre l’employabilité
Promouvoir les activités de gestion de l’information,
Communiquer sur les compétences,
Activité éditoriale
• accompagner les adhérents dans leur parcours professionnels
Suivre l’évolution des métiers et des besoins des entreprises,
Certifications professionnelles et VAE,
Catalogue de formations, journées d’études,
Partager et mutualiser des connaissances.
• participer aux débats nationaux/internationaux concernant la profession :
Suivre les normes, les problématiques de droit de l’information etc ..
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Définition(s) du document
ISO (Organisation Internationale de Normalisation)
Combinaison de support / contenu informationnel
Le document = « ensemble formé par un support et une
information généralement enregistrée de façon
permanente, et tel qu'il puisse être lu par l'homme ou la
machine ».
« Le document est une information enregistrée qui peut
être traitée comme une unité dans un processus de
documentation, qu'elle que soit sa forme et ses
caractéristiques physiques ».
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Définition(s) du document
Ensemble d'un support d'information, quel qu'il soit,
des données enregistrées sur ce support et de leur
signification, servant à la consultation, l'étude, la
preuve ou la trace, etc.: livre, échantillon de parfum,
tissus, film, etc. Le tout constitue une unité
autonome.
Vocabulaire de la documentation (ADBS, Association des professionnels de
l'information et de la documentation)
Le document n’est pas une fin en soi
Il n’a de sens que s’il est porteur d’information
(communiqué !)
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Définition(s) du document
Un document
UN SUPPORT ou
« contenant »
UNE INFORMATION ou
« contenu»
• Nature (textuelle, non textuelle)
• Matériau (papier, tissu, métal, chimique,
magnétique, numérique…)
• Poids / taille (en cm, gr, kg, mais aussi Ko,
Mo, Go…)
• Mode de production (docs bruts versus
docs manufacturés comme la gravure, la
lithographie, l’imprimerie, les procédés
photographiques, et… l’informatique)
• Mode d’utilisation (utilisation directe par
l’homme ou l’utilisation via un matériel
spécial)
• Mode de publication
• Auteur / Source (publique, privée,
anonyme, connu/inconnu etc.
• Date de création
• Finalité (preuve, illustration,
analyse, témoignage…)
• Contenu (lisible ? Exhaustif ?...)
• Degré d’élaboration (primaire,
secondaire, tertiaire)
La fonction documentaire « traditionnelle »
Mise à disposition
docs/infos
pour des personnels de
l’organisation
Pertinente pour
l’usager
(utilisateur / client…)
Accessible vite….
=> délais de recherche et
de mise à disposition
immédiate
Fiable
Pour l’usager, enjeu d’une
vraie garantie que l'info
trouvée est bien
l’info recherchée
Accessible facilement :
repérage direct de l’information
ou du document ou repérage via
un outil documentaire
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Par la fourniture de :
Les services
Espace accueil (orientation
des utilisateurs,
encadrement…)
Recherche documentaire
et accès aux bases de
données
Diffusion sélective
d’information et veille
Prêt et échange de
documents
Reprographie
Fourniture électronique de
documents
Formations sur les
nouveaux outils de
recherche (web…)
Sans services et
produits, un
service
documentaire est
voué à la
disparition
certaine
Les produits
Bulletin d’information
Dossier documentaire
Nouvelles acquisitions
Liste de revues
Liste des sommaires
Catalogue ou base de
données
Index (auteurs, titre, mots
clés…)
Bulletin bibliographique/
analytique
Panorama de presse
Newsletter
Synthèse documentaire
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Donc une vision plutôt formelle de l’ID
Information
formelle
Archive et
RM
Service doc
– centre de
ressources…
Information
externe à
l’entreprise
Information
interne à
l’entreprise
x
x
Source : Jean-Pierre Bernat, expert
européen en veille
Information
informelle
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De l’ID à la gouvernance documentaire
Des contraintes de plus en plus fortes sur
les entreprises comme par exemple :
•
•
•
•
•
•
fabrications de +/+ complexes
produits de +/+ difficiles à élaborer
un environnement de +/+ réglementé
des marchés de +/+ mondialisés
une pression actionnariale de +/+ dure
etc.
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Des problématiques concrètes
Répondre :
à une organisation éclatée (de nombreux services
gèrent de l’info-doc)
au volume croissant d’informations externes
aux pertes de temps représentées par la recherche
aux risques de perte et/ou de modifications de
documents clés
à l’absence de communication entre services
aux exigences du législateur
etc.
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Une nouvelle discipline :
le management de l’information
Information
formelle
Archive et RM
Service doc –
centre de
ressources…
Information
interne à
l’entreprise
Information
externe à
l’entreprise
Gestion des
connaissances
(KM)
Source : Jean-Pierre Bernat, expert
européen en veille
Intelligence
économique
Information
informelle
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Et une nouvelle démarche :
la gouvernance documentaire en entreprise
Une gouvernance documentaire a pour objet de
poser les règles communes et partagées de
gestion des documents et des informations d’une
entreprise
⇒Un concept managérial fort à mi-chemin entre
stratégie et transversalité et devant faire l’objet de
consensus auprès des différentes parties prenantes :
dirigeants, managers
client, utilisateurs (nomades ou pas)
citoyens,
professionnels de l’information
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Et une nouvelle démarche :
la gouvernance documentaire en entreprise
Cette politique commune doit permettre à tous les
collaborateurs :
• d’accéder à une information éparpillée et éclatée sur
plusieurs lieux et sites
• de savoir si elle existe ou non
• de la retrouver facilement et rapidement
• d’avoir la « bonne » version du document
une bonne gouvernance documentaire repose toujours
sur une approche systématique et systémique, ce qui
implique :
• la mise en place d’un système et répondant aux besoins de
tous
• le respect de ce système
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La gouvernance documentaire
Le principe de gouvernance renvoie au
pilotage des actions/informations au sein de
l’organisation
Concept qui renvoie à la gestion de
l’organisation des services même :
quel organigramme des services ?
quels modes d’organisation du travail entre
services ?
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Les fondamentaux
Le principe de gouvernance
développement de :
nécessite
le
d'une étude des besoins et des attentes
une stratégie en matière d’information
une politique de gestion documentaire
une coordination des actions
⇒ « toute décision
naît de la conjonction d'une compétence et d'une information »
(François Bloch-Lainé, économiste)
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Cartographie des
métiers de l’Info,
ADBS 2013
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Quelques références
Norme ISO 15489 – Records Management (parties 1 & 2) : principes
directeurs & guide pratique
Norme Z42-013 : Archivage électronique : spécifications relatives à la
conception et l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer
la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes
=> 2 normes refondues dans la série des ISO 303OO et en particulier :
ISO 30301:2011 : Système de gestion des documents d’activité
Livre blanc. La gouvernance documentaire dans les organisations
françaises / Enquête SerlaLAB, Paris, Mars 2011.
Revue DocSI - Volume 50: n 1/ Mars 2013. Dossier : Gouvernance de
l’information: perspectives pour une approche globale
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Merci de votre attention
Questions / réponses
Contacts
Jenny COLLIN – [email protected]
Madié DIAKITÉ – [email protected]
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