RECORD OF DECISIONS NATIONAL LABOUR

Transcription

RECORD OF DECISIONS
NATIONAL LABOUR-MANAGEMENT CONSULTATION COMMITTEE (NLMCC)
VETERANS AFFAIRS CANADA (VAC)
and
CANADIAN ASSOCIATION OF PROFESSIONAL EMPLOYEES (CAPE)
ASSOCIATION OF CANADIAN FINANCIAL OFFICERS (ACFO)
ASSOCIATION OF JUSTICE COUNSEL (AJC)
PROFESSIONAL INSTITUTE OF THE PUBLIC SERVICE OF CANADA (PIPSC)
Thursday, October 30, 2012
Chairperson:
Mary Chaput
In attendance:
Management:
Mary Chaput
Anne-Marie Smart
John Larlee
Keith Hillier
Charlotte Stewart
Lieutenant-General Walter Semianiw
Don Love
David Robinson
Rachel Gravel
Murielle Belliveau
Anthony Saez
Jeff Gallant
Bargaining Agents
Doreen Weatherbie, PIPSC
Barry Hebert, PIPSC
Eddie Gillis, PIPSC
Sharon Thackeray, PIPSC
Louisa Paterson, PIPSC
Sylvie Mercier, PIPSC
Andre Lotier, PIPSC
MaryBeth MacLean, CAPE
Vivian Gates, ACFO
Sandra Guttmann, AJC
N LM C C - C AP E , AC FO , AJC , PIP S C . O ctober 30, 2012 / CCSPN
Deputy Minister, VAC
Deputy Minister
Associate Deputy Minister
Chair, Veterans Review and Appeal Board
Assistant Deputy Minister, Service Delivery
Assistant Deputy Minister, Human Resources
and Corporate Services
Assistant Deputy Minister, Policy,
Communications and Commemoration
Director General, Human Resources
Director General, Transformation
Executive Director, Ste. Anne’s Hospital
Director General, Audit and Evaluation
Executive Director and Chief Pensions
Advocate, Bureau of Pensions Advocates
Secretary
– ACEP, ACAF, AJJ, IPFPC. Le 30 octobre 2012 / Page 1
1.
Welcoming Remarks
The Deputy Minister (DM) thanked PIPSC for hosting this meeting and creating this
opportunity for consultation. She acknowledged that there were a lot of new faces
around the table and thanked all of the unions for coming together for one NLMCC. She
reminded everyone that we need to use this time to work though issues.
Eddie Gillis CFO PIPSC explained that PIPSC is working more closely with their sister
unions especially on the professional sphere working regularly under the banner of
Professionals Serving Canadians. Consultation is valued very highly, especially in
difficult times.
The DM introduced Anne Marie Smart, Associate Deputy Minister, and explained that
she is responsible for overseeing Transformation. She noted that Transformation is not
a choice, it is something that must happen at VAC in order to meet the needs of
Veterans. The DM also took the opportunity to introduce the LGen Walter Semianiw,
Assistant Deputy Minister - Policy, Communications, and Commemoration (ADM PCC)
and Charlotte Stewart a/Assistant Deputy Minister - Human Resources and Corporate
Services (ADM HR/CS).
The DM continued by explaining that VAC is required to move with the needs of our
clients and ensure that we do this in step with the rest of Government. Government is
reducing by 19,200 positions VAC’s share is about 800. VAC had a large number of
eligible retirements but just because people are eligible to retire does not mean that
they will. Senior Management continues to monitor this number. Currently 146 people
have left the department. She also reminded the group that even though Unions and
Management may not agree on everything it is very important that we understand
everyone’s perspective.
Doreen Weatherbie welcomed everyone and explained that PIPSC was very happy to
be hosting this meeting. Since VAC was typically the host of these meetings, she felt
that this was a momentous occasion to have everyone together at the PIPSC building.
She advised that PIPSC wants to be a part of the communication strategy so that it can
assist in reducing the stress of its members in dealing with whatever come their way.
John Larlee gave his opening remarks saying that he is very proud of the work being
done at the Veteran Review and Appeal Board (VRAB). He acknowledged that the
Lawyers and IT specialist within VRAB have a been doing a great job. He also said that
the code of conduct comes into place at VRAB on October 31 and advised that a
awards and recognition ceremony had recently occurred at VRAB. Staff are positive
within VRAB, ”we have a good vision of where we are heading”. He invited anyone to
contact him if they have any questions.
Round table introductions
2.
Review and approval of minutes
Minutes Approved.
Adjustments are being made to the Ste. Anne’s terms of reference
Action Item: Terms of reference to be finalized and sent for review and final
approval (adjust for Regional Structure).
3.
Ste. Anne’s Hospital Transfer
The ADM PCC introduced himself as VAC’s new lead for the transfer of the Ste. Anne’s
Hospital and gave the following update.
The Government of Canada remains committed to this transfer as quickly as is
reasonably possible. We want to ensure that we look after the best interest of everyone
involved. We have had some initial discussions with the new Provincial Minister, Deputy
Minister and provincial negotiator but no formal negotiations.
The first joint WFA-ADI committee occurred October 23rd and Don Love Director
General, Human Resources (DGHR) took part in this meeting. The meeting went well
and the resulting follow up actions will be forthcoming from the DGHR.
The interest of the Hospital employees are, and will remain, key considerations
throughout the discussions with the Government of Quebec. VAC will ensure through
the terms of the transfer that the Hospital is staffed to fully meet the care needs of
Veterans
Ongoing communication will continue with employees and bargaining agents during the
course of discussions about the transfer of the Hospital to the Government of Quebec.
The intention is to sustain these open communications through opportunities like this
one and others. Work will continue towards progress on the transfer and to ensure the
interests of everyone involved are protected and treated with respect.
PIPSC representative raised concerns around the lack of communication taking place
around the transfer. The DM noted that she is aware of the level of uncertainty and
wants employees to work in an environment where they understand the future. The
ADM PCC noted that a balance needs to be struck in sharing information with our
employees but not open up too much information to risk the privacy of the Government
of Quebec. VAC does not want employees to be stressed in not knowing what is going
on and that the Department will do it’s best to share information when it is available.
Action Item: Provide an update on the transfer of Ste. Anne’s Hospital as soon as
possible.
4.
Budget
VRAB Chair advised that the Board is in support of the Government’s agenda, they
have already started on the road to improved support of Canada’s Veterans by moving
forward with their Business Process Redesign project and focussing on VRAB’s
strategic priorities with respect to service improvement, service delivery and transparent
communications. He also advised that the Board’s budget is tight and that they continue
to examine all discretionary spending as well as review staffing plans, in order to stay
on track. Resources are focussed on priorities, the foremost being, delivering its review
and appeals programs.
ADM HRCS advised that VAC is about half way through the year and also half way
through its budget. We are trying to make sure that decisions that are being made in
one area of the Department are not going to have an affect on other areas.
5.
Transformation
The VRAB Chair gave an update on what is happening in VRAB with respect to
Transformation. The Business Process Redesign initiative was launched last year to
look at ways VRAB could redesign business processes in order to improve services to
clients. The work satisfaction of VRAB staff was also examined. Input was sought from
stakeholders, members and staff. Currently VRAB is in the validation and
implementation phase to determine how and when to proceed with the
recommendations with respect to testing the feasibility of and then piloting ideas
deemed to have merit. VRAB is also building on some of the initiatives in VAC that will
also benefit VRAB.
DG Transformation started the discussion by saying that transformation lives all the way
through the Department and is very much a team effort. The ultimate goal of
transformation is to improve services to Veterans and their families. VAC will address
the changing needs of Veterans and their families by:
•
Offering relevant programs and policies;
•
Facilitating fast and easy access to benefits and services;
•
Ensuring professional services by employees who understand the military
experience; and
•
Supporting a seamless transition from military to civilian life.
Currently the Department is midway through the second year of the five year work plan.
At this point a solid foundation has been built and improvements are building over time.
DG Transformation explained that he is responsible for a team that includes six
employees who are responsible for providing support to the Department, coordinating,
keeping commitments and maintaining the tempo around transformation.
The ADM SD gave an update on the progress being made in Service Delivery.
•
Decisions on disability benefits first applications are now issued within 16
weeks. The goal is to reduce the turnaround time to 12 weeks;
•
80% of decisions on rehabilitation cases are now issued within 2 weeks;
•
Delegated more authority to front line employees ;
•
VIP going to a grant process will reduce transactions by 2.5 million;
•
Now using more plain language in letters/correspondence to explain
decisions;
•
Centralizing our mail so that Veteran’s only need to send information to
one address;
•
Partnership with Service Canada gives Veteran’s 600 in-person points of
service across the country; and
•
Enhancements have been made to “My Vac Account”.
Current Priorities within Service Delivery:
•
Further reductions to decision wait times;
•
Maximize the use of new technology and tools to increase efficiency;
•
Aligning the organization with demographics - locating staff where they
are needed most;
•
Further Streamlining business process and practices;
•
Making further improvements in how we communicate and interact with
Veterans and their families; and
•
Building on existing partnerships and seeking new ones.
The ADM PCC provided an update and shared the priorities for the PCC Branch and
the progress that is being made on each of the following priorities;
•
Improving outreach, consultation, and engagement of Veterans, their
families, and concerned Canadians;
•
Improving relationships with Stakeholders;
•
Further streamlining policies and regulations, and program information
available online;
•
Continuing to promote the New Veterans Charter; and
•
Aligning VAC fully with CF/DND
The ADM HRCS provided an update on the progress that is being made in that branch.
The priorities from this branch include;
•
Providing employees with the right tools and training required to serve
•
•
Veterans and their families;
Supporting our Employees through change with a comprehensive change
management Strategy; and
realigning the organization and streamlining internal services.
DG Transformation encouraged anyone who has any comments, questions or views, to
share them with him.
PIPSC noted its concern that by the time that the information, in regards to reductions,
is getting to them it is not correct. The ADM SD responded by stating the importance of
ongoing communication. Senior Management has recently visited regional offices to
share the correct information. Management requested that the unions contact the
ADMs if they are hearing incorrect information to help diffuse the rumours.
6.
Current and Future Staff Reductions
The DM provided an update on staff reductions. The plan is to remove 552 FTE’s
through transformation and another 252 through Budget 2012. To this point we have
reduced by 146 and that number is changing every day. Some offices are growing and
some closing.
Senior Management has been travelling to offices in the regions in an attempt to make
themselves more available. VAC is moving down a road where it will need to be more
aggressive with reductions. An e-mail was just sent out to advise people of the
Alternation program. This program will assist the Department in retaining the skills that
are required and allow people to leave that wish to leave.
PIPSC representatives asked if management anticipated additional reductions in the
next Budget? Also asked if there would be WFA in the fall? If WFA does occur they
were wondering if there will be Reasonable Job Offers (RJO).
Management responded by saying that there has been no talks of additional budget
reductions from Privy Council Office (PCO). Not certain when the next round of WFA
would occur. It could be this fall or winter. Management noted that RJO’s will be few
and far between due to the fact that all departments are going through similar reduction
exercises.
7.
Public Service Employee Survey (PSES) Update
The DGHR provided an update on PSES. A working group has been established to
look at the survey results from a departmental perspective. Its task was to identify
priorities and propose actions to respond to those priorities. Plans are also being
prepared at the Branch, and in some cases, the Divisional or Directorate level.
Employees and other stakeholders, including bargaining agents and employee groups,
were asked for their feedback.
Three Priority themes were identified;
•
Leadership and Senior Management
•
Career Development
•
Organizational Culture; Workplace Management
Management asked union members for their thoughts on why employees identified
concerns in certain areas.
Bargaining agent representatives identified the lack of specific information, privacy
investigations, lack of a plan from management, lack of communication and constant
negative media attention on VAC all as contributing factors on the results of the PSES.
Management responded by noting that the PSES action plan has been developed by
employees not management and management is aware of the importance of
communicating a clear message to employees.
Action Item: DGHR to provide finalized PSES Action Plan when approved for
release.
8.
Increased Stress in the Workplace
Management noted that they are aware that the last six months have been very
stressful on employees and that they are committed to supporting managers and
employees. The Employee Assistance Program (EAP) has been enhanced, Workshops
have been developed and tools have been placed on both the Wiki and the Human
Resources toolbox to support both management and employees.
Bargaining agent representatives noted that in some divisions, small town hall meetings
in the various units have been very effective. The Atlantic Steward meeting for PIPSC
had a motivational speaker that they felt was very effective and thought this might work
for VAC employees. Also, they cautioned Management against using a sign up sheet
for counsellors if EAP is brought into the office as this approach has not been effective
in the past.
Management noted that, when it comes to communicating, message overlap works
well. Employees tend to trust the people they see the most, therefore, management
needs to ensure that it is getting the message to the local managers to share with their
teams, but at the same time it is important for staff to hear the same messages from
Senior Management.
The DM asked if staff were using the pension calculator and suggested that support be
provided to staff to assist them in understanding how to use this tool. Senior
Management is hopeful that the use of this tool could help reduce the stress of some
staff nearing retirement age. The DGHR also noted that management made a decision
that any staff who are faced with being surplused be assigned a case manager to work
with them through the process.
This item is to remain as a standing item.
Action Item: DGHR to develop a tool or provide support to staff with inputting
information into the pension calculator.
9.
Health Professionals Organizational Changes
The Assistant Deputy Minster Service Delivery (ADM SD) provided an update on the
Health Professionals organizational changes. As of September 1, 2012, the Medical
Advisory Unit transferred from Central Operations Division to Health Professional
Service Division. On November 1, 2012, the Regional Nursing Officers and Regional
Medical Officers will also transfer in the near future. In the new year the district level
nurses and physicians will come under the line management of the Regional Nursing
Officer and the Regional Medical Officers, respectively.
10.
Contract Relief Nurses
The ADM SD provided an update of the status of contracting Relief Nurses. A review of
nursing workload factors is scheduled to be completed early in the new year, with a
view to developing a nursing resource allocation model applicable to both employees
and contract nurses. The ADM assured the unions that we will not lay-off VAC Nurses
in an office and keep contract nurses in their place. In the future both VAC nurses and
contract nurses will be used to serve VAC clients.
11.
Work Descriptions (Health Professionals)
The ADM SD advised that draft work descriptions will be available for some positions by
mid November. He advised that consultation will occur when they are available but a
consensus is not required. The Bargaining Agent representatives asked what would be
done with the Director General, Health Professionals position when the current DG
leaves at the end of March? Discussions are currently ongoing with regards to how that
position will be filled when the current DG leaves. ADM SD advised that the structural
reporting relationship in place is not about who is in the position, it is about how the
Department will do business into the future.
Bargaining agent representatives asked when the other work descriptions for Health
Professionals will be completed? Specifically the Physicians. The DG HR advised that
he would check with the manager of classification to get an update on the status of the
positions.
Action Item: DG HR to speak with the Manager of Classification to get an update
on the status of the work descriptions for the Health Professionals.
Organization Chart Health Professionals to be formally approved and distributed.
Continuing Education proposal - management to provide decision re B Gen
Jaegar's proposal.
12.
Occupational Therapist Position
The ADM SD advised that VAC will be recruiting Occupational Therapists in the future
once the positions are created. The initial hiring is expected to be for Vancouver Island,
Edmonton, Ottawa, and Quebec City. The plan is to have VAC Occupational Therapists
as well as utilize Occupational Therapists from Medavie Blue Cross.
13.
Other Items
AJC recommended that in future meetings, a list of attendee’s be given in advance of
the meeting, name cards be used and a list of topics by bargaining agent, with time
allotted to the topic, be placed on the agenda.
The DM noted that she was very encouraged by the professional dialogue that took
place in the meeting and thanked Doreen Weatherbie and PIPSC for hosting the
meeting.
Doreen Weatherbie thanked everyone for coming.
14.
Next Meeting
The next meeting will be held in early April or late May. Human Resources will send
proposed date for consideration.
COMPTE RENDU DES DÉCISIONS
COMITÉ CONSULTATIF SYNDICAL-PATRONAL NATIONAL (CCSPN)
ANCIENS COMBATTANTS CANADA (ACC)
et
ASSOCIATION CANADIENNE DES EMPLOYÉS PROFESSIONNELS (ACEP)
ASSOCIATION CANADIENNE DES AGENTS FINANCIERS (ACAF)
ASSOCIATION DES JURISTES DE JUSTICE (AJJ)
INSTITUT PROFESSIONNEL DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA (IPFPC)
Le jeudi 30 octobre 2012
Présidente :
Mary Chaput
Sous-ministre, ACC
Présences :
Direction
Mary Chaput
Sous-ministre
Anne Marie Smart
Sous-ministre déléguée
John Larlee
Président, Tribunal des anciens combattants
(révision et appel)
Keith Hillier
Sous-ministre adjoint, Prestation des services
Charlotte Stewart
Sous-ministre adjointe, Ressources humaines
et Services ministériels
Lieutenant-général Walter Semianiw
Sous-ministre adjoint, Politiques,
Communications et Commémoration
Don Love
Directeur général, Ressources humaines
David Robinson
Directeur général, Transformation
Rachel Gravel
Directrice générale, Hôpital Sainte-Anne
Murielle Belliveau
Directrice générale, Vérification et Évaluation
Anthony Saez
Directeur exécutif et chef avocat-conseil des
pensions, Bureau de services juridiques des
pensions
Jeff Gallant
Secrétaire
Agents négociateurs
Doreen Weatherbie, IPFPC
Barry Hebert, IPFPC
Eddie Gillis, IPFPC
Sharon Thackery, IPFPC
Louisa Paterson, IPFPC
Sylvie Mercier, IPFPC
André Lotier, IPFPC
MaryBeth MacLean, ACEP
Vivian Gates, ACAF
Sandra Guttmann, AJJ
1.
Mot de bienvenue
La sous-ministre (SM) remercie l’IPFPC d’avoir accueilli la réunion et d’avoir créé cette
occasion de consultation. Elle constate de nombreux nouveaux visages au tour de la
table et remercie tous les syndicats de s’être réunis pour tenir une réunion collective du
CCSPN. Elle rappelle à tout le monde que nous devons en profiter pour régler des
questions.
Eddie Gillis, administrateur en chef des opérations de l’IPFPC, explique que l’Institut
travaille en collaboration plus étroite avec les autres syndicats, surtout dans le domaine
professionnel, sous l’égide de la coalition « Professionnels au service des Canadiens ».
La consultation revêt une importance cruciale, surtout pendant des périodes difficiles.
La SM présente la sous-ministre déléguée, Anne Marie Smart, et explique qu’elle est
responsable de superviser la transformation. Elle souligne que la transformation n’est
pas un choix, mais un processus qu’ACC doit mener à bien pour pouvoir répondre aux
besoins des vétérans et des anciens combattants. La SM en profite également pour
présenter le Lgén Walter Semianiw, sous-ministre adjoint des Politiques, des
Communications et de la Commémoration (SMA PCC), et Charlotte Stewart,
sous-ministre adjointe par intérim des Ressources humaines et des Services ministériels
(SMA RH et SM).
La SM poursuit en disant qu’ACC doit s’adapter aux besoins de ses clients, tout en
participant aux mesures de réduction des effectifs mises en œuvre dans le reste du
gouvernement. En effet, le gouvernement éliminera 19 200 postes, et la part d’ACC est
d’environ 800 postes. ACC compte un grand nombre d’employés admissibles à la
retraite, mais être admissible à la retraite ne signifie pas pour autant qu’on prendra sa
retraite. La haute direction continue de surveiller ce chiffre. Jusqu’à maintenant,
146 personnes ont quitté le Ministère. De plus, la SM rappelle au groupe que, bien que
les syndicats et la direction ne s’entendent pas toujours sur toutes les questions, il est
très important que nous comprenions la perspective de toutes les parties.
Doreen Weatherbie souhaite la bienvenue à tous et mentionne que l’IPFPC est très
heureux d’accueillir la réunion d’aujourd’hui. Comme c’est habituellement ACC qui
organise ces réunions, elle estime qu’il est remarquable que tout le monde se réunisse
ici dans les locaux de l’IPFPC. Elle signale que l’Institut veut participer à la stratégie de
communication pour pouvoir aider ses membres à réduire le stress qu’ils pourraient
éprouver dans l’avenir.
John Larlee entame son mot d’ouverture en disant qu’il est très fier du travail accompli
par le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) [TACRA]. Il fait remarquer
que les avocats et les spécialistes en TI du Tribunal font un excellent travail. Il souligne
également que le code de conduite du TACRA entrera en vigueur le 31 octobre et
qu’une cérémonie de remise de prix et de reconnaissance a eu lieu récemment. Le
personnel du TACRA a une attitude positive, estimant que « nous avons une bonne
vision d’où nous voulons aller ». Il invite quiconque a des questions à communiquer
avec lui.
Présentations à tour de rôle
2.
Examen et approbation du compte rendu de la dernière réunion
Le compte rendu de la dernière réunion est approuvé.
Des modifications seront apportées aux modalités du transfert de l’Hôpital Sainte-Anne.
Exécution : Une fois mises au point définitivement, les modalités seront envoyées
à des fins d’examen et d’approbation finale (Ajuster pour la structure régionale).
3.
Transfert de l’Hôpital Sainte-Anne
Le SMA PCC se présente comme le nouveau responsable d’ACC pour le transfert de
l’Hôpital Sainte-Anne et fait la mise au point suivante :
Le gouvernement du Canada demeure résolu à effectuer ce transfert le plus rapidement
possible. Nous voulons nous assurer que nous agissons dans l’intérêt supérieur de
toutes les parties concernées. Nous avons eu des discussions initiales avec les
nouveaux ministre et sous-ministre provinciaux et avec le négociateur provincial, mais
aucune négociation officielle n’a été entamée.
La première réunion conjointe du comité de réaménagement des effectifs –
diversification des modes d’exécution a eu lieu le 23 octobre. Le directeur général des
Ressources humaines (DG RH), Don Love, y a pris part. La réunion s’est bien déroulée,
et les mesures qui en découlent seront bientôt communiquées par le DG RH.
Les intérêts des employés de l’Hôpital ont été, et demeurent, des considérations
importantes dans toutes nos discussions avec le gouvernement du Québec. ACC
veillera, par l’entremise des modalités du transfert, à ce que l’Hôpital soit doté de
suffisamment de personnel pour répondre entièrement aux besoins des vétérans et des
anciens combattants.
On maintiendra le dialogue avec les employés et les agents négociateurs au cours des
discussions sur le transfert de l’Hôpital au gouvernement du Québec. Le but est
d’assurer une communication ouverte grâce à des occasions comme celle-ci. On
continuera de faire avancer le transfert et de veiller à ce que les intérêts de toutes les
parties concernées soient protégés et respectés.
Un représentant de l’IPFPC se préoccupe du manque de communication à l’égard du
transfert. La SM signale qu’elle est consciente du degré d’incertitude et qu’elle veut que
tous les employés travaillent dans un environnement où ils comprennent l’avenir. Le
SMA PCC fait remarquer qu’il faut en arriver à communiquer suffisamment de
renseignements à nos employés, sans toutefois nuire au droit du gouvernement du
Québec à la protection de ses renseignements confidentiels. ACC ne veut pas que
l’inconnu soit une source de stress chez les employés, alors il fera de son mieux pour
leur transmettre des renseignements quand il en aura.
Exécution : Faire une mise au point sur le transfert de l’Hôpital Sainte-Anne dès
que possible.
4.
Budget
Le président du TACRA informe le groupe que le Tribunal appuie le programme du
gouvernement et qu’il a déjà commencé à améliorer le soutien aux vétérans et aux
anciens combattants du Canada en mettant en œuvre son projet de refonte des
processus opérationnels et en alignant les priorités stratégiques du TACRA sur
l’amélioration des services, la prestation des services et la communication transparente.
En outre, il mentionne que le budget du Tribunal est serré et que le TACRA continue
d’examiner toutes les dépenses discrétionnaires ainsi que les plans de dotation, afin de
rester dans la bonne voie. Les ressources sont centrées sur les priorités, dont la
principale est l’exécution des programmes de révision et d’appel.
La SMA RH et SM signale qu’ACC est presque à mi-chemin de l’exercice et de son
budget. Nous essayons de nous assurer que les décisions prises dans un secteur du
Ministère n’auront pas d’impact sur d’autres secteurs.
5.
Transformation
Le président du TACRA fait le point sur ce que fait le Tribunal pour participer à la
transformation. Le projet de refonte des processus opérationnels a été lancé l’année
dernière afin de trouver des façons d’améliorer le service aux clients. La satisfaction au
travail du personnel du TACRA a aussi été examinée. De plus, on a sollicité la
rétroaction des intervenants, des membres et du personnel. Le TACRA en est
actuellement au stade de la validation et de la mise en œuvre, qui lui permettra de
déterminer comment et quand exécuter les recommandations liées aux études de
faisabilité des idées jugées fondées et à leur essai subséquent. Le TACRA tirera aussi
parti de certaines initiatives d’ACC qui profiteront au Tribunal.
Le DG de la Transformation entame la discussion en disant que la transformation
touche l’ensemble du Ministère et qu’il s’agit véritablement d’un travail d’équipe.
L’objectif ultime de la transformation est d’améliorer les services aux vétérans, aux
anciens combattants et à leur famille. ACC s’adaptera aux besoins changeants de ces
derniers en :
•
offrant des programmes pertinents et en élaborant des politiques
pertinentes;
•
assurant un accès rapide et facile aux avantages et aux services;
•
veillant à ce que des services professionnels soient fournis par des
employés qui comprennent la culture militaire;
•
appuyant une transition harmonieuse de la vie militaire à la vie civile.
Le Ministère en est actuellement à la mi-chemin de la deuxième année du plan de travail
de cinq ans. Une base solide a été établie, et des améliorations sont apportées au fil du
temps.
Le DG de la Transformation explique qu’il est responsable d’une équipe qui comprend
six employés chargés de fournir du soutien au Ministère ainsi que de coordonner la
transformation, d’en tenir les engagements connexes et d’en maintenir le rythme.
Le SMA PS fait le point sur les progrès accomplis par la Prestation des services :
•
Les décisions liées aux premières demandes de prestations d’invalidité
sont maintenant rendues dans un délai de 16 semaines. Le but est de
réduire le délai à 12 semaines.
•
Quatre-vingt pour cent des décisions relatives à des cas de réadaptation
sont maintenant rendues dans un délai de deux semaines.
•
Des pouvoirs additionnels ont été délégués aux employés de première
ligne.
•
La conversion du PAAC en subventions réduira le nombre de transactions
de 2,5 millions.
•
Dorénavant, on utilise un langage plus simple dans les lettres et la
correspondance pour expliquer les décisions.
•
Les services de traitement du courrier ont été centralisés de sorte que les
vétérans et les anciens combattants n’aient à envoyer leur correspondance
qu’à une seule adresse.
•
Grâce au partenariat avec Service Canada, les vétérans et les anciens
combattants ont accès à 600 points de service en personne à l’échelle du
pays.
•
Des améliorations ont été apportées à Mon dossier ACC.
Priorités actuelles de la Prestation des services :
•
Réduire encore davantage les délais d’attente des décisions;
•
Optimiser l’utilisation des nouvelles technologies et des nouveaux outils
pour accroître notre efficacité;
•
Adapter l’organisation à l’évolution démographique de la clientèle – placer
les employés là où on a le plus besoin d’eux;
•
Continuer de rationaliser les pratiques et processus opérationnels;
•
Continuer d’améliorer nos façons de communiquer et d’interagir avec les
vétérans et les anciens combattants, et avec leur famille;
•
Mettre à profit les partenariats existants et chercher à en créer de
nouveaux.
Le SMA PCC communique les priorités du Secteur des PCC et fait le point sur les
progrès relatifs à chacune des priorités suivantes :
•
Améliorer la sensibilisation, la consultation et l’engagement des vétérans
et des anciens combattants, de leur famille et des Canadiens qui se
soucient d’eux;
•
Améliorer les relations avec les intervenants;
•
Continuer de rationaliser les politiques, les règlements et l’information sur
les programmes accessibles en ligne;
•
Continuer de promouvoir la Nouvelle Charte des anciens combattants;
•
Harmoniser pleinement les programmes d’ACC avec ceux des FC et du
MDN.
La SMA RH et SM fait le point sur les progrès accomplis par le Secteur, dont les
priorités sont les suivantes :
•
Donner aux employés les outils et la formation qu’il leur faut pour servir
les vétérans et les anciens combattants, et leur famille;
•
Apporter un soutien à nos employés dans la période de changement,
grâce à une stratégie complète de gestion du changement;
•
Restructurer l’organisation et rationaliser les services internes.
Le DG de la Transformation encourage quiconque a des commentaires, des questions
ou des opinions à les lui transmettre.
L’IPFPC se préoccupe du fait que, lorsqu’il finit par recevoir des renseignements
concernant la réduction des effectifs, ces renseignements sont erronés. Le SMA PS
répond en insistant sur l’importance d’un dialogue continu. La haute direction a
récemment visité les bureaux régionaux afin de communiquer les bons renseignements.
La direction demande que les syndicats communiquent avec les SMA s’ils entendent
des renseignements erronés, afin d’aider à dissiper les rumeurs.
6.
Réductions des effectifs actuelles et futures
La SM fait le point sur la réduction des effectifs. Le but est d’éliminer 552 ETP dans le
cadre de la transformation et 252 dans le cadre du Budget de 2012. Jusqu’à présent,
nous en avons éliminés 146, et ce nombre change tous les jours. Certains bureau
ferment, tandis que d’autres voient leurs effectifs augmenter.
La haute direction visite les bureaux dans les régions afin de se rendre plus disponible
pour les employés. Si la tendance se maintient, ACC devra être plus agressif en ce qui
concerne la réduction des effectifs. Un courriel vient d’être envoyé aux employés pour
les informer du programme d’échange de postes. Ce programme aidera le Ministère à
conserver les compétences requises ainsi qu’à laisser partir les personnes qui le
souhaitent.
Les représentants de l’IPFPC demandent si la direction s’attend à des réductions
additionnelles lors du prochain budget. Ils demandent également s’il y aura un
réaménagement des effectifs à l’automne. Si c’est le cas, ils se demandent s’il y aura
des offres d’emploi raisonnables (OER).
La direction répond en disant que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas fait savoir
qu’il y aurait des réductions budgétaires additionnelles. Elle ne sait pas quand aura lieu
le prochain réaménagement des effectifs. Il pourrait avoir lieu cet automne ou à l’hiver.
La direction souligne qu’il y aura très peu d’OER, étant donné que tous les ministères
subissent des réductions semblables.
7.
Le point sur le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF)
Le DG RH fait le point sur le SAFF. Un groupe de travail a été créé pour étudier les
résultats du sondage du point de vue du Ministère. Il devra déterminer les priorités et
proposer des moyens d’y donner suite. Des plans sont également en train d’être
élaborés au niveau des secteurs et, dans certains cas, des directions générales ou des
directions. On a demandé aux employés et à d’autres intervenants, y compris les agents
négociateurs et les groupes d’employés, de transmettre leur rétroaction.
Trois thèmes prioritaires ont été déterminés :
•
Leadership et haute direction;
•
Perfectionnement personnel;
•
Culture organisationnelle et gestion du milieu de travail.
La direction demande aux représentants syndicaux d’expliquer pourquoi, selon eux, les
employés ont signalé des préoccupations dans certains domaines.
Selon les représentants des agents négociateurs, le manque de renseignements précis,
les enquêtes liées à la protection des renseignements personnels, l’absence d’un plan
en provenance de la direction, le manque de communication et la couverture médiatique
négative dont fait constamment l’objet ACC sont autant de facteurs contribuant aux
résultats du SAFF.
La direction fait remarquer que le plan d’action relatif au SAFF a été conçu par les
employés et non par les gestionnaires et qu’elle reconnaît l’importance de communiquer
un message clair aux employés.
Exécution : Le DG RH transmettra le plan d’action relatif au SAFF une fois
approuvé.
8.
Niveau de stress au travail
La direction signale qu’elle est consciente que les six derniers mois ont été très
stressants pour les employés et qu’elle s’engage à soutenir les gestionnaires et les
employés. Le Programme d’aide aux employés (PAE) a été amélioré, des ateliers ont
été conçus et des outils ont été placés sur le wiki et dans la boîte à outils des
Ressources humaines afin d’aider tant les gestionnaires que les employés.
Les représentants des agents négociateurs mentionnent que dans certaines directions
générales, les diverses unités ont organisé de petites séances de discussion ouverte qui
se sont avérées très efficaces. Ils estiment que les employés bénéficieraient d’entendre
un conférencier motivateur, d’autant plus que celui qui avait été invité à la réunion des
délégués syndicaux de l’Atlantique de l’IPFPC a été jugé très efficace. Par ailleurs, les
représentants des agents négociateurs mettent en garde la direction contre le recours à
une fiche d’inscription pour avoir accès aux conseillers du PAE, si jamais on décidait à
les amener dans les bureaux, puisque cette démarche s’est révélée inefficace par le
passé.
La direction fait remarquer qu’en matière de communication, la pratique qui consiste à
envoyer le même message de plusieurs sources fonctionne bien. Les employés ont
tendance à faire confiance aux personnes qu’ils voient le plus souvent, alors la direction
doit s’assurer qu’elle communique le message aux gestionnaires locaux pour qu’ils le
transmette à leur tour aux membres de leur équipe. En revanche, il est important que le
personnel entende le même message de la part de la haute direction.
La SM demande si le personnel utilise le Calculateur de pension de retraite et suggère
qu’on pourrait lui offrir du soutien pour l’aider à comprendre comment l’utiliser. La haute
direction espère que l’utilisation de cet outil soulagera le stress qu’éprouvent certains
employés approchant l’âge de la retraite. Le DG RH ajoute que la direction a décidé
que tout membre du personnel déclaré excédentaire recevra l’aide d’un gestionnaire de
cas pour naviguer dans le processus.
Ce point figurera en permanence à l’ordre du jour.
Exécution : Le DG RH concevra un outil ou offrira du soutien pour aider le
personnel à saisir des données dans le Calculateur de pension de retraite.
9.
Changements organisationnels touchant la Direction générale des services
des professionnels de la santé
Le SMA PS fait le point sur les changements organisationnels touchant les
professionnels de la santé. Le 1er septembre 2012, l’unité des consultations médicales a
été transférée de la Direction générale des opérations centralisées à la Direction
générale des services des professionnels de la santé. Les agents régionaux des soins
infirmiers et les médecins régionaux y seront transférés le 1er novembre 2012. Au début
de la nouvelle année, les infirmières et les médecins de district relèveront des agents
régionaux des soins infirmiers et des médecins régionaux, respectivement.
10.
Infirmières de relève contractuelles
Le SMA PS fait le point sur la situation des infirmières de relève contractuelles.
L’examen des facteurs liés à la charge de travail du personnel infirmier est prévu pour le
début de la nouvelle année. Le but est de concevoir un modèle d’affectation des
ressources infirmières qui s’appliquera tant aux employés qu’aux infirmières
contractuelles. Le SMA rassure les syndicats que nous ne mettrons pas des infirmières
d’ACC à pied dans un bureau tout en conservant les infirmières contractuelles. À
l’avenir, on aura recours aux infirmières d’ACC et aux infirmières contractuelles pour
servir les clients du Ministère.
11.
Descriptions de travail (professionnels de la santé)
Le SMA PS signale que des descriptions de travail provisoires seront disponibles pour
certains postes d’ici la mi-novembre. Il mentionne qu’une consultation aura lieu quand
elles seront disponibles, mais qu’un consensus n’est pas requis. Les représentants des
agents négociateurs demandent ce qui arrivera au poste de directeur général des
Services des professionnels de la santé après que le DG actuel quittera le poste à la fin
de mars. Le SMA PS répond qu’on est en train de discuter des options de dotation. De
plus, il affirme que la structure hiérarchique en place actuellement n’est pas une
question de qui occupe le poste, mais plutôt une question de la façon dont le Ministère
mènera ses activités dans l’avenir.
Les représentants des agents négociateurs demandent quand les descriptions de travail
des autres professionnels de la santé seront prêtes, en particulier celle des médecins.
Le DG RH se renseignera sur l’état des descriptions de travail auprès du gestionnaire de
la classification.
Exécution : Le DG RH se renseignera sur l’état des descriptions de travail des
professionnels de la santé auprès du gestionnaire de la classification.
Organigramme pour les professionnels de santé à être officiellement approuvé et
distribué.
Éducation permanente - La gestion va rendre une décision au sujet de la
proposition avancée par le Bgén Jaegar.
·
12.
Poste d’ergothérapeute
Le SMA PS affirme qu’ACC embauchera des ergothérapeutes une fois que les postes
auront été créés. Les premiers ergothérapeutes seront embauchés pour l’île de
Vancouver, Edmonton, Ottawa et Québec. Le but est d’avoir recours à des
ergothérapeutes d’ACC ainsi qu’à des ergothérapeutes de Croix Bleue Medavie.
13.
Autres affaires
Pour les réunions futures, l’AJJ recommande qu’une liste des participants soit transmise
à l’avance, qu’on utilise des porte-nom et qu’une liste des sujets, regroupés par agent
négociateur et accompagnés du temps prévu, soit inscrite sur l’ordre du jour.
La SM mentionne qu’elle est très encouragée par le dialogue professionnel qui a eu lieu
à la réunion et elle remercie Doreen Weatherbie et l’IPFPC d’avoir accueilli la réunion.
Doreen Weatherbie remercie tout le monde d’avoir assisté à la réunion.
14.
Prochaine réunion
La prochaine réunion aura lieu au début d’avril ou à la fin de mai. Les Ressources
humaines proposeront une date au groupe.

RECORD OF DECISIONS NATIONAL LABOUR

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