2014 AGM NOTICE PACKAGE AGA 2014 AVIS CE CONVOCATION

The Army Cadet League of Canada
La Ligue des cadets de l’Armée du Canada
2014 AGM
NOTICE PACKAGE
AGA 2014
AVIS CE CONVOCATION
100-8-2014
22 février, 2014
AVIS DE CONVOCATION - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES MEMBRES ET DU CONSEIL D’ADMINISTRATION 2014
L’AVIS EST PAR LA PRÉSENTE DONNÉ, conformément au règlement #9, article 4 que l’assemblée générale annuelle des membres et
des administrateurs de la Ligue des cadets de l’Armée du Canada se tiendra à l’Hôtel Holiday Inn, situé au 111, rue Cooper, à
Ottawa, de la façon suivante :
Le CONSEIL D’ADMINISTRATION (incluant le Conseil National) se réunira à 8h30 VENDREDI LE 25 AVRIL, 2014. Les sujets traités
seront :
a.
Rapports annuels des officiers de la corporation et du colonel commandant;
b.
Revue des rapports des divisions provinciales et territoriales;
c.
Établir la date de l’assemblée en 2015 (année d’élection)
d.
Revue des états financiers pour l’année financière 2013 ;
e.
tout autre point correctement suggéré avant l’assemblée
L’ASSEMBLE GENERALE DES MEMBRES (AGA) se réunira à 8h30 Samedi le 26 avril, 2014. Les sujets traités seront :
a.
Présentation du rapport du Conseil d’administration aux membres
b.
Présentation des états financiers pour l’année financière 2013
c.
Nomination du vérificateur pour l’année financière 2014
d.
tout autre point correctement suggéré avant l’assemblée
Les membres en règle sont invités à assister à l’assemblée générale. Les non-membres ainsi que des représentants du MDN seront
aussi invités à participer en tant qu’invités. Encore une fois cette année, l’AGA sera diffusé par téléconférence. L’information pour
prendre accès à cette diffusion sera acheminée séparément.
ACCÈS AUX DOCUMENTS ET AUX FORMULAIRES ÉLECTRONIQUE
Un ordre du jour détaillé sera distribué au plus tard de trois (3) semaines avant l’assemblée. Les détails de l’assemblée et l’ordre du
jour seront envoyés aux membres du Conseil national et du Comité exécutif séparément. Tous les documents concernant
l’assemblée générale annuelle 2014 sont disponibles dans la section des « membres seulement » sur le site Internet de la Ligue qui
se trouve à l’adresse électronique suivante (le site sera mis à jour de façon régulière) :
http ://www.armycadetleague.ca/members/
Mot de passe : aclc (lettres minuscules)
A toute fin pratique, nous avons créé une série de formulaires électroniques sur cette page pour l’inscription de nos membres
ainsi que pour d’autres items tel que les options de paiement etc. Nous vous demandons d’utiliser ces formulaires car ils sont
envoyés directement au bureau national de façon sécuritaire.
COÛTS
Les coûts de l’AGA sont :
Frais d’inscription à l’AGA : 100,00$ (incluant le coût du Banquet honorifique)
Cotisation des membres au niveau national : 25,00$ paye séparément. Si vous un membre d’une division, votre cotisation est paye a
cette division.
Frais pour les invités additionnels pour le banquet honorifique, samedi 26 avril : 55,00$
ADHÉSION
Si vous êtes un «membre national», c'est le moment de verser votre cotisation pour 2014. Les cotisations restent fixées à 25 $.
Veuillez indiquer sur le formulaire d'inscription à l’AGA que vous renouvelez vos cotisations avec vos frais d’inscription. Par contre si
vous ne planifiez pas être présent a l’assemblée mais aimeriez payer la cotisation seulement le même formulaire devrait-être utilisé.
RAPPORT DES DIVISIONS :
En préparation pour l’assemblée de cette année, les rapports des divisions doivent êtres compléter électroniquement (voir les
instructions d’accès ci-dessus) par les divisions provinciales et territoriales. Les formulaires électroniques doivent êtres compléter et
envoyer au bureau national au plus tard le 21 mars, 2014.
Une section du formulaire des rapports de divisons a été ajouté pour inclure les items de discussion additionnels et ceux-ci soumis
par les présidents des divisions au bureau national. Les items présentés seront évalués par le Conseil National précédemment à
l’AGA. Les recommandations/actions qui en résulteront seront discuté durant l’AGA le 20 avril, 2013. Les représentants du Conseil
National de chaque division provinciale ou territoriale seront appelés à expliquer les items soumis par leur division.
HOTEL ET RESERVATIONS
Toutes les sessions de travail seront tenues à l’Hôtel Holiday Inn.
Le Bureau national remboursera les membres du Comité Exécutif et du Conseil National, en conformité avec la politique 15.1. Les
membres présents à l’assemblée peuvent être accompagnés, sans frais additionnels pour la Ligue.
Un cocktail de bienvenue subventionné par AON Hewitt (le Courtier d’assurances) pour les délégués du Conseil National et les
invités aura lieu, le jeudi 24 avril 2014 ainsi qu’un deuxième cocktail de bienvenue pour tous les membres et les invités aura lieu le
vendredi 25 avril 2014, de 18 h 30 à 23 h la suite hospitalière de l’hôtel chambre #1501.
**La tenue de ville est de mise pour cette occasion. **
Une cérémonie honorifique et un repas auront lieu le samedi 26 avril 2014 à la salle Cambridge de l’Hôtel Holiday Inn. La soirée
débutera à 19 h avec un service de cocktail et le repas suivra à 19 h 30. Le coût du repas est inclus dans les frais d’inscription à
l’AGA pour les membres. Il y a un coût de 55,00 $ par personne pour les invités qui ne sont pas membre de la ligue. (Voir le
formulaire d’inscription à l’AGA sur la page des membres pour inclure le nom et le nombre d’invités additionnels.)
**Tenu Complet ou équivalent**
Un groupe de chambres d’invités ont été réservées à l’Hôtel Holiday Inn du 24 au 26 avril, 2014. C’est de la responsabilité
personnelle de chacun des membres (sauf pour les membres du comité exécutif et du conseil national) de faire la réservation de sa
chambre auprès de l’hôtel, avant le 24 mars 2014. Les coûts de logement négocié à l’Hôtel Holiday Inn sont de 130,00 $ par nuit, en
occupation simple ou double, plus les taxes. De l’information supplémentaire à propos de l’Hôtel Holiday Inn est disponible au
www.hiottawa.ca
Les membres peuvent réserver leur chambre directement auprès de l’Hôtel Holiday Inn en :
•
téléphonant au 1-800-267-8378, ou
•
en complétant le formulaire de réservation à l’hôtel, aussi disponible à la page dédiée aux membres.
•
****Pour les membres du comité exécutif et du conseil national seulement : Le bureau national feront les réservations
pour vous, s’il vous plait vous assurer de compléter la section dédier a cette fonction du formulaire d’inscription à
l’AGA
**Notez que les réservations reçues après le 24 mars 2014 seront sujettes à la disponibilité des chambres de l’hôtel Holiday Inn.
Ce sera un plaisir de vous accueillir à Ottawa.
À bientôt,
Terence Whitty
Secrétaire / directeur exécutif
Liste de distribution
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