logiciel gsp © estimation des couts des services d`eau et

Transcription

ECOLE NATIONALE DU GENIE DE L'EAU ET DE L'ENVIRONNEMENT DE STRASBOURG
LOGICIEL GSP ©
1
ESTIMATION DES COUTS DES SERVICES D’EAU ET D’ASSAINISSEMENT
PREMIERE APPROCHE
1
© Diadème Ingénierie et Ministère de l'Agriculture de l'Alimentation de la Pêche et des Affaires Rurales
LOGICIEL GSP "Estimation des coûts" Première Approche
1
Ce document a été réalisé à la demande du Ministère de
l'Agriculture de l'Alimentation de la Pêche et des Affaires
Rurales par L'Unité mixte de Recherche CEMAGREFENGEES Gestion des Services Publics de Strasbourg
avec le concours du Fonds National pour le
Développement des Adductions D'Eau (F.N.D.A.E).
Rédacteurs : Daniel Burkhardt, Claudine Burtin
Mars 2004
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SOMMAIRE
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
3
INTRODUCTION
5
UN MODULE " ESTIMATION DES COÛTS " DANS GSP, POUR QUOI FAIRE ?
OBJET DU PRÉSENT FASCICULE.
PRINCIPALES QUESTIONS QUE SE POSENT L'UTILISATEUR
QUELLE EST LA FINALITÉ DE L’ ESTIMATION DES COÛTS ?
DE COMBIEN DE TEMPS JE DISPOSE ?
QUELLES SONT LES DONNÉES À RECUEILLIR AU PRÉALABLE ?
QUELLES SONT LES ÉTAPES À SUIVRE ?
QUELS SONT LES OBJECTIFS À SE FIXER SELON LA MISSION À EFFECTUER ?
QUELLE EST LA VALIDITÉ DES VALEURS PROPOSÉES ? S’APPLIQUENT- ELLES BIEN AU CAS ÉTUDIÉ ?
QUELLES SONT LES PRÉCAUTIONS À PRENDRE AU MOMENT DE L’ ANALYSE ET DE L’ EXPOSÉ DES RÉSULTATS ?
LES ETAPES SOUS GSP
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8
8
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12
3.1 INVENTAIRE DU PATRIMOINE
3.1.1
LES FONCTIONS D'OUVRAGE
3.1.2
DEGRÉ DE FINESSE DES RENSEIGNEMENTS À FOURNIR
3.2 INVENTAIRE DES ACTIFS
3.2.1
P RÉSENTATION SOMMAIRE
3.2.2
DONNÉES DES ACTIFS À RENSEIGNER
3.3 ESTIMATION DES COÛTS
3.3.1
P RÉSENTATION SOMMAIRE
3.3.2
DONNÉES RÉCUPÉRÉES
3.3.3
RÉSULTATS
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1 Introduction
1.1 Un module "estimation des coûts" dans GSP, pour quoi faire ?
Pour apprécier la qualité de la gestion d'un service public (délégué ou en régie) il faut aussi évaluer le coût de son (ou ses) activité(s), ce qui
revient à quantifier les ressources consommées pour réaliser cette activité (en main d'œuvre, matière première, énergie, consommables etc.).
Pour juger de la performance du service il faut comparer ce coût avec la légitimité sociale de cette activité (sa valeur calée sur les besoins à
satisfaire, besoins déterminés par la puissance publique nationale, supranationale et territoriale). Ainsi la performance d'un service ne signifie
pas grand chose si on ne la met pas en correspondance avec le niveau de prestations jugé satisfaisant à l'échelon local, dans le respect des
contraintes réglementaires. Comme le souligne le récent rapport du BIPE (décembre 2003), au delà du respect des normes la maîtrise du
risque sanitaire lié à l'eau potable passe par l'anticipation des risques propres à un territoire, le suivi des réactions en cas de crise, le niveau
d'information donné aux usagers etc.
Les contrats d'affermage en délégation des services d'eau et d'assainissement fixent (plus ou moins bien) les objectifs à satisfaire, c'est à dire
la valeur qu'on entend attacher au service. Selon la pratique habituelle liée à la notion de "risques et périls", les moyens à mettre en œuvre sont
laissés au libre arbitrage des délégataires. Ainsi, suivant cette logique et pour asseoir leur réputation, ceux–ci s'attachent à démontrer leur
efficacité, leur savoir faire, leur disponibilité et leur réactivité, sans préciser l'importance des moyens mis en œuvre qui est de leur seule
appréciation.
La collectivité territoriale, par le principe de libre administration, garde la responsabilité du service même si elle a décidé de le déléguer. C'est à
elle de fixer les règles (en signant le contrat d'affermage et en approuvant le règlement de service) . Elle demeure fortement impliquée dans la
pérennité des installations par la politique menée en matière de renouvellement. Elle fixe librement chaque année la part du prix de l'eau qui
couvrira ses investissements.
Difficile dans ces conditions de savoir si les prix ( part délégataire et part collectivité) reflètent bien la réalité des coûts, selon le niveau de
performance du service souhaité et la maîtrise des risques sanitaires assurée.
Par exemple il est aujourd'hui malaisé de vérifier la charge indirecte de personnel affecté à un service, les délégataires mutualisant cette
charge sur plusieurs contrats. La clé de répartition utilisée pour le personnel qui n'est pas directement affecté au service (laboratoire,
encadrement, personnel technique spécialisé…) est proportionnelle à la valeur ajoutée du contrat, celle du service "abonnés" est répartie selon
le nombre d'abonnés, etc.
L'ensemble des modules de l'estimation des coûts du logiciel GSP aborde une autre approche pour capitaliser une certaine connaissance sur
l'exploitation d'un service donné. Il propose une démarche globale d'analyse sur la base de l'inventaire du patrimoine et celui de l'actif
immobilisé du service, suivant une perspective d'évolution à moyen terme de l'ensemble du patrimoine (comme le plan de renouvellement), et
termine sur un bilan des charges d'exploitation.
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Ce module est un outil d’aide à la décision au service des collectivités locales. Celles-ci peuvent en ressentir la nécessité et demander de l'aide
aux DDAF à plusieurs occasions :
Avant la négociation d'un contrat d'affermage, car elles doivent se prononcer sur "le principe" de la délégation, ce qui sous-entend qu'elles
mettent en parallèle la question de la gestion directe. Une réponse économique à cette question peut être de calculer le coût de l'exploitation du
service en régie. La réponse complète englobe d'autres paramètres politiques ou culturels justifiant de l'engagement ou non de la collectivité
dans l'exploitation du service et sa prise de responsabilité.
Lors de la phase initiale de négociation d'un contrat d'affermage, pour établir un compte d'exploitation prévisionnel ou comparer avec les
documents fournis par les candidats à la délégation, facteur essentiel pour la détermination du prix de l'eau sur la durée du contrat.
Lors du suivi annuel ou à l'occasion d'une renégociation sur le prix. La connaissance plus précise du service rendu par le délégataire passe par
la comparaison points par points des comptes rendus techniques et financiers fournis les années précédentes par celui-ci.
Les estimations fournies par le module "Estimation des coûts" de GSP présentent une alternative intéressante à mettre en face des comptesrendus financiers des délégataires, c'est l'estimation du coût de la gestion du service faite par la DDAF dans un souci d'impartialité. Son but
n'est pas de trouver moins cher. Il s'adresse au technicien averti qui saura déterminer les valeurs des ratios adaptés aux besoins. Les
formulations et tâches associées pour chaque type d'ouvrage forment le modèle d’étude standard que l'on peut modifier selon son expérience
personnelle.
Ce module de GSP dresse la liste par ouvrage des tâches d’exploitation à effectuer, de la visite des ouvrages, en passant par la gestion
administrative du service, à la maintenance électromécanique ou même à l’entretien des abords.
Un serveur Intranet (non disponible à ce jour) permettra de confronter les valeurs fournies par les uns et les autres et facilitera la capitalisation
et l'échange de l'expérience acquise par les DDAF dans cette estimation du coût de la gestion d'un service public de l'eau et de
l'assainissement.
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1.2 Objet du présent fascicule.
Le présent fascicule présente la démarche à mener pour estimer le coût de la gestion d’un service d’eau ou d’assainissement en utilisant le
logiciel GSP. Son objectif est de répondre aux questions que l'on se pose avant de commencer une estimation des coûts par la présentation
des bases théoriques.
Ce document est également accompagné, pour la partie plus spécifique de l’estimation des coûts, de deux manuels méthodologiques, l’un pour
les services d’eau potable, l’autre pour les services d’assainissement, décrivant dans le détail les principes et la méthodologie du module
"Estimation des coûts" sous GSP.
A ces manuels sont joints des « guides de l’utilisateur » reprenant par ordre alphabétique ou par fonction, la liste des tâches et leurs
formulations avec l’origine des valeurs de référence, leur justification, leur source et quelques conseils pour l’utilisation de ces formulations.
Pour toute question sur le fonctionnement propre du logiciel, l’utilisateur se reportera à l’aide en ligne.
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2 PRINCIPALES QUESTIONS QUE SE POSENT L'UTILISATEUR
2.1 Quelle est la finalité de l’estimation des coûts ?
Les collectivités peuvent demander de l'aide aux DDAF soit pour l'adoption du principe de la délégation, soit pour la négociation et la
renégociation éventuelle d'un contrat ou à l'occasion du suivi annuel.
On peut également penser à la mise en service d’un nouvel ouvrage, au rattachement d’une nouvelle collectivité, à toute modification du
périmètre affermé ou du patrimoine ayant une incidence sur le prix de l'eau.
2.2 De combien de temps je dispose ?
La partie la plus longue est le recueil des informations sur le terrain.
La réponse dépend donc essentiellement des données dont vous pouvez disposer : inventaire du patrimoine, comptes-rendus techniques et
financiers, plan de renouvellement, engagement d’exploitation, visites d'ouvrages, état de l’exploitation du service (factures d'électricité, de
consommables). Le temps d'utilisation du module peut se réduire à quelques heures.
2.3 Quelles sont les données à recueillir au préalable ?
Les informations déjà existantes dans le logiciel seront utilisées. Il s’agit des données caractéristiques du service (nombre d’abonnés, linéaire
du réseau, compteurs) et des ouvrages (capacité des stations, production de boues, débit, HMT des pompes…) saisies, par exemple, pour
réaliser le rapport du maire ou d’expertise.
Il faut connaître la liste complète des ouvrages, avec pour chacun, leur date de mise en service, leur durée de vie (ce qui revient à déterminer
leur date de sortie du patrimoine) et l'estimation de la valeur de remplacement opérationnelle répartie en trois classes d’équipements :
Canalisations (CANA), Génie Civil (GCHC) et Matériel électromécanique (MAT).
Enfin, toutes les données recueillies auprès du gestionnaire peuvent s'avérer fort utiles pour comparaison, vérification ou saisie directe du
montant : consommation électriques par ouvrage, consommables, sous-traitances éventuelles, loyers, assurances, transports…
2.4 Quelles sont les étapes à suivre ?
Etablir l'inventaire du patrimoine et le saisir dans le module du même nom, le niveau de détail minimal à saisir étant la liste des ouvrages avec
leur nom et leur fonction.
Puis établir et renseigner l'inventaire des actifs. Cependant cette étape est facultative.
La méthode d’amortissement linéaire proposée par GSP n’est pas limitative. Vous pouvez réaliser le calcul des valeurs d’actifs en dehors du
logiciel GSP et utiliser directement ces valeurs dans l’étude d’estimation des coûts. Si vous choisissez d’utiliser l’inventaire des actifs de GSP,
le niveau minimal de détail à renseigner est la fiche « actifs » de chaque ouvrage.
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Créer une étude d’estimation des coûts, puis renseigner les paramètres de cette étude soit avec les valeurs standard proposées, soit avec les
valeurs issues de votre expérience du terrain. Etudier les résultats et les analyser en comparaison avec les comptes-rendus financiers du
délégataire, les comptes d'exploitation existants ou toutes données de terrain.
Ajuster les hypothèses et relancer le calcul du résultat.
La réponse complète à cette question est détaillée au paragraphe 3.
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2.5 Quels sont les objectifs à se fixer selon la mission à effectuer ?
Missions à effectuer
Suivi annuel
Contrôle du suivi
annuel
Objectifs recherchés
Mise à jour des données
Vérification du CRT et du CRF du
délégataire
Etapes du logiciel GSP
Inventaire du patrimoine
Inventaire de l’actif
Estimation des coûts
Renégociation
Vérifier le bien fondé de la demande
Toute variation du prix de l’eau doit se
justifier, notamment par une modification
liée à l’exploitation du service
Selon les cas
Principe de la délégation ou estimation du coût du service
Aide à la décision
Assistance conseil à la délégation de service public
Elaboration du cahier
Connaissance du service
des charges
Plan de renouvellement avec données
chiffrées
Analyse des offres
Comparaison des offres
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Renseignements/Observations
A compléter si nécessaire
Prendre acte du remplacement de tel ou tel
équipement
Etude éventuelle pour comparaison point par
point
Nouvel ouvrage ?
Calcul de la dotation d’amortissement du
nouvel ouvrage
Si besoin est
Nécessaire en version minimale pour
l’estimation des coûts
N’influe pas sur le choix mais alerte les élus sur
le renouvellement (GC et canalisations
notamment)
Estimation du coût de la régie et des
ressources nécessaires
A compléter si nécessaire
Durée, dotation aux amortissements prévisibles
Un point de comparaison neutre…
2.6 Quelle est la validité des valeurs proposées ? S’appliquent-elles bien au cas étudié ?
Les valeurs standard proposées dans le logiciel sont issues d’une synthèse des données recueilles en 2001 par l'UMR.
L’étude réalisée par l’UMR portait sur plus de 40 services, situés dans 13 départements différents. Le panel s'étale sur des services de moins
de 200 habitants (14) à des services de plus de 20000 habitants (6), avec des régies (18) et des affermages (22).
Les valeurs proposées sont donc représentatives de la moyenne des valeurs observées sur toute la France et fournissent un bon ordre de
grandeur. Cependant, il est nécessaire de vérifier que ces valeurs s’adaptent bien au contexte du département et du service.
Ces valeurs sont détaillées dans les manuels méthodologiques Eau et Assainissement et les guides de l'utilisateur.
Enfin, l’utilisateur peut, selon son expérience, créer puis utiliser un « modèle d’étude » contenant des valeurs par défaut personnalisées.
2.7 Quelles sont les précautions à prendre au moment de l’analyse et de l’exposé des résultats ?
Veiller à toujours présenter les résultats en rappelant les hypothèses retenues :
•
•
•
Ces dernières sont-elles hautes ou basses par rapport au cas étudié ?
A-t-on une bonne connaissance de la qualité de la gestion actuelle ?
La collectivité, les usagers sont-ils satisfaits ?
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3 LES ETAPES SOUS GSP
En partant de l’inventaire du patrimoine et de l’inventaire des actifs, le logiciel liste l’ensemble des tâches à réaliser pour assurer l’exploitation
du service et effectue les calculs nécessaires pour éditer un bilan d’exploitation.
Le détail des tâches, les formulations existantes ainsi que les valeurs proposées en standard sont détaillées et explicitées dans le document
« Logiciel GSP – Estimation des coûts d’exploitation des services d’assainissement/d’eau potable – Méthodologie et références » et présentées
par ordre alphabétique dans un guide utilisateur, pour chaque service.
Il est important de souligner que, de la définition du patrimoine (liste des ouvrages, fonctions des ouvrages et classement dans les fonctions
d’exploitation), dépendra la présentation par défaut (c’est-à-dire à la création) de l’étude de l’estimation des coûts.
Cependant, une étude est entièrement modifiable : l’utilisateur peut ajouter ou supprimer des tâches existantes, créer des ouvrages virtuels ou
récupérer des ouvrages existants, renommer ou supprimer les ouvrages de l’étude. La présentation finale du rapport d’estimation est ainsi
définie par l’utilisateur.
Enfin, pour chaque service, l’utilisateur peut créer autant d’étude d’estimation des coûts qu’il le souhaite.
3.1 Inventaire du patrimoine
L’inventaire du patrimoine du logiciel GSP se décline en infrastructures, comprenant des ouvrages. Les infrastructures servent à regrouper les
ouvrages dans un ensemble cohérent représentant un site ou un territoire. Les ouvrages sont rattachés à un contrat par l’intermédiaire des
infrastructures.
En inventaire détaillée, les ouvrages peuvent être décomposés en parties d’ouvrages, pouvant elles-mêmes se décliner en équipements.
3.1.1 Les fonctions d'ouvrage
Ce qui sera important dans la phase ultérieure d'estimation des coûts ce sont les fonctions d'ouvrage. En effet les tâches d’exploitation seront
affectées par ouvrage selon la (ou les) fonction(s) choisie(s). De plus, pour chaque tâche, une formulation par défaut sera proposée suivant la
fonction principale de l’ouvrage.
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Les fonctions principales
La fonction principale d’un ouvrage définit sa finalité première : une station d’épuration aura pour fonction principale «épuration », un réservoir
d’eau potable le « stockage ».
Les fonctions secondaires
Les fonctions secondaires peuvent être affectées aux ouvrages soit directement (en cochant plusieurs fonctions), soit par la création de parties
d’ouvrages. Elles permettent de décrire les autres fonctions de l’ouvrage : « mise en pression-dépression » si l’on a un poste de relèvement en
tête de station, « abords » si l’on a des espaces verts…Elles ne doivent cependant être attribuées que si la partie d’ouvrage ainsi décrite a une
finalité propre autre que celle de la fonction principale. Exemple : si l’on veut décrire en partie d’ouvrage les pompes de recirculation des boues,
on créera une partie d’ouvrage avec une fonction « épuration » et non pas « mise en pression ».
Lorsque la fonction principale et la (ou les) fonction(s) secondaire(s) auront des tâches équivalentes, le logiciel retiendra la formulation par
défaut associée à la fonction principale. Pour plus de détail voir les guides méthodologiques eau et assainissement.
3.1.2
Degré de finesse des renseignements à fournir
Connaître à ce stade les données susceptibles d'être utilisées dans l’estimation des coûts est une indication importante sur le degré de finesse
des renseignements à fournir pour l'inventaire détaillé.
Onglet <caractéristiques des ouvrages>
Certaines données renseignées dans l'onglet <caractéristiques> des ouvrages sont automatiquement récupérées dans l’estimation des coûts et
utilisées dans les formulations. L’utilisateur pourra toujours les modifier, s'il le désire, ou utiliser les formulations libres.
Ainsi par type de service seront transférés :
Service d’eau potable :
−
−
−
−
−
le nombre de compteurs du contrat = la somme pour tous les ouvrages gérés par le contrat (via l’infrastructure) des nombres de
compteurs de chaque ouvrage (pour les ouvrages ayant la fonction «Comptage abonné »)
le nombre de branchements du contrat = la somme pour tous les ouvrages gérés par le contrat (via l’infrastructure) des nombres de
branchements de chaque ouvrage (pour les ouvrages ayant la fonction « Branchement »)
le nombre de cuves et le volume du réservoir de chaque ouvrage ayant la fonction « Stockage »
la capacité journalière de traitement (m³/j) de chaque ouvrage ayant la fonction « Traitement »
la capacité horaire de pompage (débit m³/h) et la HMT (mCE) de chaque ouvrage ayant la fonction « Pompage »
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−
le linéaire hors branchement de chaque ouvrage ayant la fonction « Transport-distribution d'eau potable »
Service d’assainissement :
−
−
−
−
la capacité nominale de la station de chaque de chaque ouvrage ayant la fonction « Epuration »
le débit (débit m³/h) et la HMT (mCE) de chaque ouvrage ayant la fonction « Mise en pression / dépression »
le nombre de branchements de chaque ouvrage ayant la fonction « Branchement »
le linéaire de réseau de chaque ouvrage ayant une des fonctions de «collecte…» ou de «transport… »
Cette liste correspond à la version 3.50 de GSP. Elle est susceptible d’évoluer avec les versions du logiciel. La liste à jour est disponible dans la
documentation du logiciel.
3.2 Inventaire des actifs
3.2.1 Présentation sommaire
L’inventaire des actifs regroupe par fonction d’exploitation les ouvrages de l’inventaire du patrimoine et permet de renseigner des données
économiques sur les ouvrages, les parties d’ouvrage ou les équipements.
L’inventaire des actifs ne doit pas nécessairement être renseigné pour pouvoir accéder à l’estimation des coûts. Il permet cependant d’avoir
une première approche de la dotation d'amortissement de chaque ouvrage et ainsi de préparer une estimation des coûts.
Il permet par ailleurs d’établir un inventaire détaillé et exhaustif des matériels à remplacer, par exemple dans le cadre d’un plan de
renouvellement.
Le degré de précision des données à renseigner dépend donc de l'objectif que l'on s'est fixé (cf. la réponse à la question 2.5). L’utilisateur
décidera des informations à renseigner selon l’objectif recherché et les données disponibles.
3.2.2 Données des actifs à renseigner
Pour compléter la fiche « Actifs » d’un ouvrage ou d’un équipement, il faut renseigner :
−
−
−
−
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l'année de construction
la valeur globale de remplacement opérationnelle par classe d’équipement (MAT, CANA, GCHC)
l’année de conditions économiques de ces valeurs
la durée de vie
Ces donnés permettent de calculer un coefficient d'espérance de vie, ainsi que la valeur résiduelle et la dotation d'amortissement.
Le taux d'opérationnalité affecte la valeur à neuf et la valeur résiduelle. Il n'a pas d'influence sur la dotation d'amortissement. Il est conseillé de
laisser la valeur par défaut (100%).
La durée de vie doit aller au delà de la date de validation des conditions économiques sinon le matériel est échu et le coefficient d'espérance de
vie est négatif ! La dotation d'amortissement sera toujours comptée car les provisions antérieures sont rarement capitalisées sur plusieurs
contrats.
3.3 Estimation des coûts
3.3.1 Présentation sommaire
Une étude d’estimation des coûts est réalisée à partir d’une image du patrimoine et des données renseignées au moment de l’étude. Cette
étude devient alors indépendante de la base de données GSP. Les données qui pourraient être rajoutées ou modifiées le sont uniquement au
niveau de l’étude.
Les ouvrages sont classés par fonction d’exploitation et à chaque ouvrage est affecté une liste de tâches. Cette liste de tâches peut provenir
soit du modèle standard soit d’un modèle propre à l’utilisateur, dans lequel ce dernier aura renseigné les tâches, les formulations, les valeurs
qu’il souhaite voir apparaître par défaut.
Les résultats de l’étude ne pourront être éditées que si toutes les tâches ont été complétées.
3.3.2 Données récupérées autres que celles relevant du patrimoine
Certaines données du module « données annuelles » sont récupérées et utilisées dans l’estimation des coûts. Celles-ci peuvent cependant être
renseignées directement.
Pour un service d’eau potable :
−
du nombre d’abonnés du contrat = abonnés domestiques + abonnés non domestiques de l’écran données techniques (dans le
module Données annuelles), pour la fiche de la plus récente
− du Volume Moyen Journalier (m³/j) de chaque ouvrage de fonction principale « Prélèvement »= Volume annuelle produit déclaré de
l’écran données techniques (dans le module Données annuelles), pour la fiche de la plus récente / 365
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Pour un service d’assainissement :
−
du nombre d’abonnés du contrat = abonnés domestiques + abonnés non domestiques de l’écran données techniques (dans le
module Données annuelles), pour la fiche de la plus récente
− de la production annuelle de boues (tMS/an) pour chaque ouvrage de fonction principale « Epuration » = le champ « production réelle
de boues » de l’écran STEP (dans le module Données annuelles), pour la fiche de la plus récente
− du volume annuel pompé (m³/an) pour chaque ouvrage de fonction principale « mise en pression / dépression (dans le module
Données annuelles), pour la fiche de la plus récente
Cette liste correspond à la version 3.50 de GSP. Elle est susceptible d’évoluer avec les versions du logiciel. La liste à jour est disponible dans la
documentation du logiciel.
3.3.3 Résultats
Les résultats se présentent soit sous la forme d’un bilan des charges d’exploitation par nature de coûts, soit par un récapitulatif par fonctions
d’exploitation et par ouvrages des natures de coût et des hypothèses retenues.
La présentation du rapport final est personnalisable : l’utilisateur peut déplacer les ouvrages d’une fonction d’exploitation vers une autre, voire
créer sa propre présentation avec des chapitres différents des fonctions d’exploitation (par exemple une présentation par secteur
géographique).
Quelques pistes d’analyse des résultats sont proposées dans le document « Notions générales ».
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