Chapitre 3 : Découper pour estimer… pour planifier I

Transcription

La conduite de projet
Chapitre 3 : Découper pour estimer… pour planifier
I - Pourquoi découper ?
Un découpage précis du chemin à parcourir, et des
différentes parties du produit à construire,
permet une bonne identification et optimisation :

Des ressources.

Des délais.

Des charges et des coûts.
Un découpage bien élaboré contribue à améliorer :

L'estimation et la planification.

Le suivi.
Le chef de projet dispose alors :

De la liste des tâches à effectuer.

De la nature des produits à fabriquer.
Il peut alors, pour chaque tâche :

Estimer et suivre son déroulement.
1
1. Aborder le projet en termes d'unité de fabrication
La liste des activités à gérer se déduit de
l'identification des éléments à fabriquer.
Le produit fini (découpé en une
constituants élémentaires) fournit :

série
de
La liste des tâches à exécuter lors de
chacune des phases de l'élaboration du
produit.
Le problème essentiel est alors :

De découper le produit en une série de pièces
élémentaires (Avec un processus de production
maîtrisé).
2. Diminuer les risques de dérives
Les dérives en temps apparaissent inévitable mais
pas insurmontable.
Les principales causes sont :

L'absence d'identification de certaines tâches.

Imprécision concernant le déroulement de la
tâche (compléxité de la tâche, gestion d'autre
projet, …).
2
4. Affecter des activités aux acteurs
La connaissance précise des tâches à effectuer,
comme niveau de savoir et/ou savoir faire, offre
au chef de projet une garantie de succès.
Il lui est alors possible :

D'identifier les ressources nécessaires.

De jouer sur les disponibilités de chacun.

De jouer sur les compétences.
Reste à choisir le bon ordonnancement.
II - Les difficultés rencontrées lors du découpage.
L'activité de découpage est en fait tes complexe à
réaliser.
Il faut pour cela faire preuve de rigueur.
3
1. Identifier la notion de tâche
Demander à un chef de projet de décrire les
grandes phases d'un projet, il y parviendra.
Demander lui de définir, à l'intérieur des tâches :

La durée , le début, la fin, les résultats
produits.
o Cela devient plus dure …
Demander lui également :

Des précisions sur le suivi de la phase.

La nature de la validation.

Les critères de contrôle qualité.

La réévaluation des travaux engagés.
o Les choses risquent de se compliquer.
4
En fait, il faut être capable de :

Se fixer des bornes.

De mettre en place un dispositif de suivi.

Un dispositif d'évaluation qualité.

Cerner la liste des tâches et leur qualité de
réalisation pour faire un bon découpage.
2. Recenser les lots
Un projet a pour but de produire une série de
produits finis intermédiaires ou définitifs :

livrés aux utilisateurs sous différentes formes.
La décomposition en résultats à produire dépend
avant tout de la vue que peuvent avoir les
différents acteurs.
Faire un bon découpage en lots homogènes,
facilement maîtrisable en terme de fabrication
est une gageur pour bon nombre de concepteurs.
5
III - Les critères de choix d'une méthode de
découpage.
Afin de découper efficacement les tâches d'un
projet, le chef de projet doit disposer d'une série
de critères destinés à orienter son choix.
1. Prendre en compte l'aspect management du projet
Un autre aspect porte sur la conduite de projet
et ses activités spécifiques.
Cette approche met en avant une série de tâches
spécifiques liées au management du projet comme
:

L'établissement du planning.

Le suivi.

Le contrôle de l'avancement.

Qui fait quoi et à quel moment.
Ces approches identifient clairement :

Les débuts et les fins de phases.
6

Le dispositif de la phase.

Les conditions de validation.
Elles constituent un cadre idéal pour établir des
relations
contractuelles
entre
les
divers
partenaires.
Un projet, se compose
interdépendants :
de
trois
ingrédients

Un ensemble d'éléments à « fabriquer ».

Une série d'activités
fabrication.

Des ressources humaines pour exécuter ces
activités.
nécessaires
à
leur
Toute technique de découpage se doit de prendre
en compte ces trois aspects.
7
Il est important de découper un projet en une
suite de travaux à effectuer.
Au sein de chaque phase, une série de travaux
destinés à garantir la qualité de la planification
et de l'estimation est déterminée.
Ne pas oublier de prendre en compte le facteur
humain :

Compétence de la personne à exécuter la
tâche.

Affecter la bonne personne à la bonne tâche.
Tenir compte des délais imposés :

Une bonne estimation de chaque tâche en tant
s'avère alors primordiale.

Ne pas passer sous silence des tâches qui
semblent secondaires alors qu'elles ne le sont
pas.
8
I - Plannification : quelle est la nature du
problème ?
Il est important d'estimer face à l'importance des
frais de personnel dans les différents travaux
composant un projet.
1. Pourquoi estimer ?
Beaucoup de personnes s'accordent à dire que
c'est une phase qui a son importance, pour :

Cerner la durée du projet (préoccupation
principale).

Déterminer les ressources humaines à mettre
en œuvre (adéquation par rapport au projet).

Déterminer la faisabilité technique du projet
(pour évaluer la pertinence du découpage).

Améliorer la productivité des services Etudes.

Pouvoir négocier.

Eviter les dérives de coûts
9
2. Estimer quoi ?
Pour une même phase, le type de projet, comme
sa nature et son degré de maturité interviennent
dans le contenu et les finalités de l'estimation :

Le commanditaire cherche à obtenir la plus
grande quantité de fonctionnalités de qualité
au moindre prix ans un temps minimum.

Pour cela, il faut estimer :
o Des temps :

Mois/Homme ou Journée/Homme.
o Des coûts :

Coûts de personnel, des outils
logiciels, des ressources machines.
o Des niveaux de qualité :

Estimation d'un commun accord avec le
commanditaire, le niveau de qualité à
retenir
afin
d'en
mesurer
les
conséquences en termes de temps et
de coûts sur la fabrication.
10
o Des niveaux de productivité :

La productivité se définit comme le
rapport entre la quantité de services
fournis, le niveau de qualité requis, le
temps imparti et le coût attendu.
II - Les actions à entreprendre.
La mise en œuvre d'une méthode d'estimation
requiert des points de passages obligés,
indépendants de la technique retenue.
La présence d'un découpage en produits en
activités, ressources, constitue un préalable
obligatoire.
11
1. Choisir un cadre de référence à partir du
découpage
L'énoncé du projet donne
structuration en phases.
naissance
à
une
Chaque phase se caractérise par la production
d'un produit tangible prenant la forme d'un
document (cahier des charges)
C'est à partir de la liste détaillée de ces
productions que s'organise l'estimation.
Pour déterminer la quantité de produits à sortir,
la recherche d'une unité d'œuvre s'avère
indispensable :

Choisir une unité d'œuvre : elle caractérise la
quantité de produit à fabriquer et sert
d'étalon de référence pour déterminer le
niveau de productivité de l'outil de production.
Bon nombre de méthodes existent sur le
marché.
12

Déterminer la méthode de calcul : approche
empirique, experts, analogiques.
2. Utiliser un modèle d'estimation des temps et des
couts
La mise au point de critères de productivité a
permis au chef de projet de choisir ou de
construire son modèle d'estimation.
Il reste à la faire vivre. Le premier travail
consiste à calculer la charge brute estimée puis
l'effort réel à fournir :

Calculer la brute (petit projet = mode
organique / moyen projet = mode médian /
grand projet = mode imbriqué).

Calculer le délai total (par rapport à la
charge nette du projet et son type).

Répartir la charge par phases (le temps n'est
pas constant).
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