procédure pour faire les étiquettes sur enveloppe à partir

PROCÉDURE POUR FAIRE LES ÉTIQUETTES SUR ENVELOPPE
À PARTIR DES DONNÉES DE BASE DES MEMBRES EN CSV
- version améliorée Ouvrir une page Word.
Dans Google Chrome, ouvrir le registre des membres.
 Tableau de bord
 Dans la liste Données à afficher, cocher les
cases :
Nom du membre et Adresse
 Dans la liste Critères de recherche, aller à
Le membre a un courriel :
Dérouler et cliquer sur NON.
 Dans Affichage au bas de la page,
 cocher Fichier csv et
 cliquer sur Générer la liste
 Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
 Cliquer sur l’adresse surlignée en bleu en
haut à gauche de la page.
 Une fenêtre de téléchargement apparaît en bas à
gauche, cliquer sur cette fenêtre pour ouvrir le
fichier Excel.
Un fichier Excel s’ouvre avec la liste des membres et leur adresse.
 L’enregistrer dans un dossier.
 Dans la fenêtre Enregistrer, à Type,
sélectionner Classeur Excel.
 Cliquer sur Enregistrer.
Il est important de faire cette fonction, car le
fichier Excel Texte Unicode géré par la base de
données ne fonctionnera pas dans le
Publipostage.
Retourner dans la page Word ouverte préalablement.
 Aller dans PUBLIPOSTAGE.
 Dans la barre de tâche, cliquer sur l’onglet
Démarrer la fusion et le publipostage.
 Une fenêtre de déroulement s’ouvre.
 Cliquer sur Étiquettes.
 Une nouvelle fenêtre s’ouvre : Option
d’étiquettes
Cette fenêtre sert à déterminer le code et la grandeur des étiquettes achetées.
 Pour notre part, nous avons acheté des étiquettes de Marque Avery Easy Peel, Étiquette
d’adresse blanche, 30 étiquettes par feuilles et le code est 08460. Ces informations se
trouvent sur l’empaquetage d’achat.
 Dans Fournisseurs des étiquettes, faire dérouler et sélectionner Avery US letter.
 Dans Numéro de référence, choisir 8460 Étiquettes d’adresse Easy Peel.
 Une fois les choix sélectionnés, appuyer sur OK pour faire le gabarit de la page Word.
À la page Word, dans PUBLIPOSTAGE, cliquer à nouveau sur Démarrer la
Fusion et le publipostage.
Dans le déroulement, cliquer sur Assistant Fusion et publipostage pas à
pas…
 Un volet s’ouvre à droite de la page Word. Les 6 étapes pour arriver
aux étiquettes finales sont proposées.
Étape 1 :
Cette première étape est déjà
faite par le choix des étiquettes.
Étape 2 :
On doit utiliser le document actuel, soit la page Word déjà ouverte.
Étape 3 : Cliquer sur Parcourir.
 Une fenêtre s’ouvre pour aller chercher
le fichier Excel désiré, soit le fichier des
membres sans courriel déjà enregistré.
 Une fois le fichier sélectionné, cliquer
sur Ouvrir.
 La fenêtre ci-contre s’ouvre, cliquer sur OK.
 Une dernière fenêtre s’ouvre, cliquer sur OK.
 Dans la page Word, les cases des
étiquettes commencent à se
définir.
Étape 4 : À cette étape, il faut définir les champs de fusion.
Il vaut mieux les définier un à un que d’utiliser le Bloc d’adresse, car le
numéro de l’appartement dans l’adresse postale se positionne sur une
seule ligne et d’autres erreurs de l’adresse peuvent aussi mal se
positionner.
 Le curseur doit être dans la première étiquette de la page Word.
 Il faut aller enlever les espacements déjà définis dans cette
première étiquette avant d’insérer les champs de fusion.
 Ouvrir Mise en page, à Espacement, mettre à zéro l’espacement Avant qui était
défini à 5,6 pt.
 Positionner le curseur à la deuxième ligne
dans la première étiquette de la page Word.
 Revenir dans Publipostage.
 Avant d’insérer les champs de fusion pour l’adresse comme telle, il faut choisir la formule
d’appel (M. ou Mme).
 Faire dérouler l’onglet Règles dans
Publipostage et choirir la règle :
Si… Alors… Sinon…
 Une nouvelle fenêtre s’ouvre et on doit …
À Nom du champ : écrire la colonne du fichier Excel correspondant
au Sexe de l’abonné.
À
À
À
À
Élément de comparaison, choisir est égal à
Comparer avec, écrire masculin
Insérer le texte suivant, écrire M.
Sinon, celui-ci, écrire Mme
 Cliquer sur OK, une fois l’inscription terminée.
 Faire dérouler l’onglet Insérer un champ de fusion dans
Publipostage.
 Un à un, choisir les champs à insérer :
 1re ligne : (M. ou Mme est déjà écrit selon le 1er nom de la liste Excel une fois la règle
de la formule d’appel établie) (un espace) Prénom (deux espaces) Nom (Enter)
 2e ligne : Adresse (un espace,
Insertion du symbole #
un espace) Appartement (Enter)
 Avant d’insérer le champ de fusion
pour le numéro de l’appartement,
il faut insérer le symbole #.
 Faire dérouler l’onglet Règles dans
Publipostage et choirir la règle :
Si… Alors… Sinon…
 Une nouvelle fenêtre s’ouvre et on doit …
À Nom du champ : écrire la colonne du fichier Excel
correspondant à Appartement
À Élément de comparaison, choisir est supérieur ou éagal à
À Comparer avec :, écrire 1
À Insérer le texte suivant, écrire #
À Sinon, celui-ci, ne rien écrire.
 Cliquer sur OK, une fois l’inscription terminée. Il se peut que le symbole #
n’apparaisse pas sur la 1re étiquette, s’il n’y a pas de numéro d’appartement
pour la 1re adresse; il s’inscrit lorsqu’un numéro d’appartement existe.
 3e ligne : Ville (taper une virgule, un espace, écrire (Québec), deux espaces) Code postal
 Une fois ces choix effectués, cliquer sur Mise à jour
de toutes les étiquettes.
 La disposition de la première étiquette s’effectuera
sur les autres étiquettes. Bien que la formule d’appel soit la même sur toutes les étiquettes,
elle s’établira correctement lorsque les noms seront insérés de même que pour le symbole #.
Étape 5 :
Un aperçu des adresses s’effectue sur cette page.
Vous pouvez voir d’autres aperçus de pages en cliquant sur
destinataire : 2 et ainsi de suite.
Étape 6 :
La fusion est maintenant prête à être
créée pour toutes les adresses du
fichier Excel.
 Cliquer sur Modifier les étiquette individuelles…
 Une nouvelle fenêtre s’ouvre, cliquer sur OK pour insérer tous les adresses dans un nouveau
document Word que l’on peut enregistrer au besoin.
 Ces pages d’étiquettes pourront être vérifiées et corrigées si nécessaire, et imprimées par la
suite.
Fin de la publipostage d’étiquettes ! ...
Ce document a été produit par l’équipe de l’AQDR-PDÎ.
Avril 2015