cctp – annexe 2

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cctp – annexe 2

MAPA 2010-04
Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur
227, avenue du professeur J.L Viala
BP 84308
34193 Montpellier cedex 5
MARCHE DE FOURNITURE ET DE SERVICES
Abonnement à un système de gestion des ressources
électroniques et à un résolveur de liens partagés pour le
consortium COUPERIN et un groupe de 5 établissements pilotes
MARCHÉ n° 2010-04
CCTP – ANNEXE 2
Cahier des clauses techniques particulières – annexe 2
CCTP _ Abonnement à un système de gestion des ressources électroniques _annexe 2
1/49
MAPA 2010-04
Table des matières
2. Annexe 2 au cahier des clauses techniques particulières du système de gestion des ressources
électroniques et du résolveur de liens partagés................................................................................................3
2.1 La gestion des ressources électroniques dans chaque établissement pilote et les profils utilisateurs...3
2.1.1 L'organisation de la gestion...........................................................................................................3
2.1.1.1 INRIA.....................................................................................................................................3
2.1.1.2 Université Bordeaux 1...........................................................................................................5
2.1.1.3 Université Lumière Lyon 2 ....................................................................................................7
2.1.1.4 Université Paris Descartes..................................................................................................13
2.1.1.5 PRES de Toulouse...............................................................................................................17
2.1.2 Ressources du groupe pilote (extrait représentatif).....................................................................19
2.2 Infrastructure informatique des établissements pilotes........................................................................21
2.2.1 Architecture logicielle des postes clients......................................................................................22
2.2.2 Briques logicielles du système d'information...............................................................................23
2.3 Listes de contrôle.................................................................................................................................25
2.3.1 Listes utilisées pour la description des entités et des contacts....................................................25
2.3.2 Listes utilisées pour la description des sites et des utilisateurs des institutions...........................25
2.3.3 Listes utilisées pour la description des ressources......................................................................26
2.3.4 Listes utilisées pour la description des fonctionnalités d'utilisation des interfaces des ressources
..............................................................................................................................................................27
2.3.5 Listes utilisées pour la description des licences...........................................................................27
2.3.6 Listes utilisées pour la description des clauses contractuelles....................................................27
2.3.7 Listes utilisées pour la description des modèles tarifaires...........................................................28
2.3.8 Listes utilisées pour la description des métadonnées d’accès.....................................................29
2.3.9 Listes utilisées pour la description des incidents.........................................................................29
2.3.10 Listes utilisées pour la description des négociations.................................................................29
2.3.11 Listes utilisées pour la description des acquisitions...................................................................29
2.3.12 Listes utilisées pour la description de l’administration des ressources......................................30
2.4 Rapport DLF-ERMI..............................................................................................................................31
2.5 Profils d'accès aux différentes catégories de comptes ERMS.............................................................42
2.5.1 Profils d'accès au compte ERMS de COUPERIN........................................................................42
2.5.2 Profils d'accès au compte du PRES de Toulouse .......................................................................43
2.5.3 Profils d'accès au compte des autres institutions pilotes.............................................................44
2.6 PRES et UNR .....................................................................................................................................45
2.7 ESGBU ...............................................................................................................................................48
2/49
MAPA 2010-04Annexe 2 au cahier des clauses techniques particulières du système de gestion des
ressources électroniques et du résolveur de liens partagés
2. Annexe 2 au cahier des clauses techniques
particulières du système de gestion des
ressources électroniques et du résolveur de
liens partagés
2.1
La gestion des ressources électroniques dans chaque
établissement pilote et les profils utilisateurs
2.1.1
L'organisation de la gestion
2.1.1.1
INRIA
Comment s’organise la gestion en réseau : qui suggère, qui prend la décision
Organisation en cours de refonte, notamment afin de la rendre compatible avec l’ERMS.
Toute l’organisation repose sur une mailing liste, un wiki et des réunions (téléphoniques) de la commission
abonnements environ une fois par mois.
Une commission nationale abonnements (e-books compris) (sera maintenue) qui harmonise et mutualise.
Les membres sont les représentants des centres, le délégué à l’IST, les correspondants éditeurs (peuvent
être siège ou centres de recherche).
Son rôle :
• centralise les informations sur les abonnements des centres de recherche
• centralise les suggestions/suppressions émises dans les centres
• concertation sur les suppressions dans les centres
• décide de la politique d’archivage partagé
• décide du dédoublonnage
• décide du passage au niveau national d’un abonnement
• décide d’un nouvel abonnement
• décide des tests
• décide du passage au tout électronique d‘un abonnement national
• demande le budget au niveau national pour les ressources nationales. Les budgets locaux sont
arbitrés localement. Les fluctuations de budgets locaux peuvent avoir des conséquences sur les
choix nationaux (la première année d’une souscription à une ressource nationale est souvent payée
par une contribution proratisée de chaque centre)
• gère les marchés agence d’abonnement
• définit la politique auteurs-payeurs (ce que l’IST finance ou pas et pourquoi)
• veille les nouveaux éditeurs (enquête Couperin ou non)
• coordonne les correspondants éditeurs
• analyse et exploite les statistiques éditeurs (projet)
• recueille les informations effectifs ETP
• coordonne les moyens techniques d’accès aux ressources (VPN, déclaration IP, ….)
Les correspondants éditeurs sont membres de la commission (une 10ne aujourd'hui, répartis dans les
centres). Leur mission : le suivi d’un ou plusieurs éditeurs pour le compte de la commission :
• suivi éditorial et commercial
• suivi des enquêtes Couperin
• suivi des négociations
3/49
•
•
•
•
•
suivi technique (en discussion) : communication des IP et de leurs mises à jour à l’éditeur, gestion
des incidents d’accès
demande les devis
communique et met à jour les informations sur ce contrat (aujourd’hui wiki)
met à jour les informations sur la ressource dans le SIGB Millenium (bouquet par bouquet,
antériorité, URL)
signale son « bouquet » dans AtoZ
Une organisation locale pour les abonnements locaux (décision et gestion).
Un gestionnaire des abonnements nationaux qui suit la facturation.
Un point important qui nous distingue des universités : nous devons avoir engagé 70% de notre budget de
l’année n avant fin juin de l’année n. Nos abonnements de l’année n+1 sont financés sur le budget de
l’année n.
Les enquêtes d’intérêt Couperin qui interviennent en septembre, octobre voire plus tard sont trop tardives
pour nous. Elles peuvent constituer des alertes pour l’année suivante, à condition de ne pas représenter une
part trop importante de notre budget.
Exemple d’organisation d’un membre du réseau :
• participe aux réunions de la commission abonnement
• établit la demande de budget à son Directeur de centre
• tient informé son Directeur de centre et ses utilisateurs de la politique nationale et des évolutions
menées au niveau national
• recueille le besoin auprès de ses utilisateurs
• déclare les intentions de suppressions et les suggestions de son centre dans le WIKI
• organise la diffusion de l'information dans son centre pour les tests notamment
• s'assure que le poste budgétaire est saisi dans Millenium
• s'assure que les bons de commandes sont saisis et maintenus à jour dans Millenium
• s'assure que les fins de collections et les débuts de collections sont signalés dans le SUDOC
• participe aux actions de dédoublonnage
• contribue à la politique d'archivage partagé des collections
• signale ses nouvelles collections pour AtoZ et Eurydice (base de sommaires)
4/49
2.1.1.2
Université Bordeaux 1
2.1.1.2.1
Sélection d’une nouvelle ressource à acquérir
Les différents circuits
•
•
•
•
Demande des enseignants-chercheurs
Suggestion de la part des bibliothécaires (bibliothèques intégrées et associées)
Ressource proposée par le groupe de veille interuniversitaire (en vue d’une acquisition par le
Département documentation du PRES)
Ressource proposée en test (essentiellement à partir des offres de test diffusées par Couperin).
L’organisation de tests nécessite la demande d’ouverture des accès auprès de l’éditeur, la diffusion du test à
l’ensemble des bibliothécaires du réseau et aux chercheurs et enseignants-chercheurs concernés par la
ressource (informations sur le contenu du test, la durée, …), la collecte et l’analyse des résultats du test.
2.1.1.2.2
•
•
•
•
Évaluation du contenu de la ressource et de son adéquation avec la charte documentaire du SCD
Analyse de la licence (en particulier définition des utilisateurs autorisées, des accès autorisés,
définition des produits sous licence, …)
Demande de devis, communication éventuellement du nombre de FTE global ou par discipline ou
par niveau (informations à jour obtenues auprès de la Cellule Pilotage / Systèmes d'information de
l’Université)
Étude des possibilités de financement et cofinancement.
2.1.1.2.3
•
•
•
•
•
•
Promotion des ressources
Annonce des tests, des nouvelles acquisitions et des non renouvellements.
Information sur les changements d’interface, sur des problèmes d’accès, sur les nouvelles
fonctionnalités d’une ressource.
Formation des usagers à l’utilisation des ressources
Présentation et promotion des ressources électroniques en service public
2.1.1.2.6
•
•
•
Mise en place des accès
Activation des accès en ligne
Ajout de la ressource dans l’interface de gestion des ressources numériques
Catalogage dans le SIGB dans le cas des ouvrages électroniques
Formation des bibliothécaires à la nouvelle ressource
Information de la communauté universitaire de la nouvelle acquisition par mail et via le site Web du
SCD.
2.1.1.2.5
•
•
Décision d’acquisition
Acquisition/Renouvellement de la ressource
Rédaction du bon de commande
Gestion du circuit des licences et des conventions constitutives de groupement de commandes le
cas échéant
Contrôle des factures avant la mise en paiement.
2.1.1.2.4
•
•
•
•
•
Évaluation de la ressource
Suivi et maintenance
Gestion des problèmes d’accès
Déclaration aux éditeurs de nouvelles adresses IP
Mise à jour de la base de gestion
5/49
•
•
•
Collecte des données statistiques
Élaboration régulière de bilans pour suivre l’évolution de l’utilisation des ressources électroniques
Mise en place régulière de formation.
2.1.1.2.7
•
•
Renouvellement/Suppression de la ressource
Gestion des renouvellements
Information sur les arrêts d’abonnement
Outils utilisés actuellement pour la gestion des ressources électroniques
•
Gestion des accès :
Application pour gérer les ressources électroniques (périodiques, encyclopédies, bases de
données) développée en interne (base PHP/MySQL). Les informations concernant les bouquets
de revues sont récupérées régulièrement à partir de la base BIMPE (Base d’Information
Mutualiste sur les Périodiques Electroniques). Une interface de gestion des ressources
numériques permet de mettre à jour les informations sur les ressources acquises en dehors des
bouquets négociés dans le cadre du consortium Couperin.
Mise
en
place
de
serveurs
proxy
pour
gérer
les
accès
distants.
•
Droits d’utilisation : Fichier Excel avec pour chaque éditeur des informations extraites des
contrats de licence : accès autorisés, utilisateurs autorisés, usages autorisés (dans le cadre du
PEB, pour la pédagogie), modalités d’archivage, …).
•
Budget : Fichier Excel avec les informations financières.
•
Données statistiques : Fichier Excel avec les informations pour la collecte des données
statistiques.
•
Données de gestion :
Fichier Excel avec pour chaque éditeur : contacts (administratif et technique), information sur
l’existence d’un groupement de commande, date du début du contrat, date du passage au eonly, liste des titres gagés, information concernant les réabonnements des différentes
bibliothèques du réseau aux titres gagés.
Pour les titres hors bouquets : Fichier Excel pour le suivi des accès en ligne et permettre de
gérer facilement les relances : support (papier+en ligne ou e-only), éventuellement FTE
déclarés à l’éditeur, date d’envoi de la licence à l’éditeur, date d’ouverture des accès,
signalement de la ressource dans le gestionnaire des ressources numériques, mise ne œuvre
de l’accès distant, demande d’accès au module statistique effectuée puis obtenue (oui/non),
description des droits d’accès en cas d’arrêt de l’abonnement.
6/49
2.1.1.3
2.1.1.3.1
Université Lumière Lyon 2
Les opérations du circuit
Ce circuit comporte 5 grandes catégories d’opérations détaillées dans les pages suivantes
Schéma 1: schéma simplifié du circuit
7/49
Services informatiques de l'Université
Service informatique SCD
Administrateur du SIGB
Admnistrateur Web
Renseignement documentaire
Service formation
Catalogueurs
Responsable politique documentaire
Responsable des ressources électroniques
Opérations
Acquéreurs bibliothèques associées
La liste détaillée des opérations et leur répartition
Acquéreurs bibliothèques intégrées
2.1.1.3.2
SÉLECTION ET ÉVALUATION DES PRODUITS
Méthodologie et planning
Collecte des informations sur les besoins
Collation et analyse des données
collectées sur les besoins
Recherche des ressources et veille
documentaire
Sélection des ressources et saisie des
informations bibliographiques de base
dans la base de gestion
Annonce aux collègues de la présélection
Organisation des tests
Évaluation intellectuelle et fonctionnelle
Évaluation technique
Collecte des réactions des usagers au
test
Analyse des réactions des usagers
Synthèse de l’évaluation intellectuelle,
fonctionnelle et technique
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
/
x
x
/
x
x
/
x
ANALYSE DES MODÈLES ÉCONOMIQUES ET DES
DROITS D'ACCÈS
Évaluation contractuelle et tarifaire
Évaluation des modèles d’accès libre
Négociations contractuelles
Négociations tarifaires
Simulation des dépenses
Étude des possibilités de financement et
de cofinancement
x
x
x
x
x
x
x
x
ACQUISITION
Rédaction
des
conventions
de
cofinancement
Validation
des
conventions
de
groupement d’achat
Gestion du circuit de signature des
licences
Gestion du circuit de signature des
conventions de groupement d’achat
Gestion des commandes, contrôle des
factures et suivi des dépenses
x
x
x
x
x
MISE À DISPOSITION DES PRODUITS
Activation des accès en ligne
Intégration de l’accès aux ressources
électroniques dans le SI universitaire, y
compris accès distant.
Formation des bibliothécaires
Formation des usagers
Demande de catalogage
Catalogage
x
x
x
/
x
x
x
x
8/49
Signalement des ressources sur les sites
du SCD et des facultés
Annonce des nouvelles acquisitions
MAINTENANCE, SUIVI ET PROMOTION DES PRODUITS
Relations
avec les éditeurs des
ressources acquises par le SCD
Suivi des contenus
Surveillance des Uri
Contrôle
des
informations
bibliographiques et de localisation des
notices du catalogue
Information des catalogueurs ou des
rédacteurs du site Web sur les
modifications à porter au signalement
Mise à jour du catalogue
Suivi des fonctionnalités
Suivi des contrats et des tarifications
Contrôle des enregistrements de la base
de gestion
Mise à jour de la base de gestion
Surveillance de l’accessibilité
Gestion des problèmes d’accès
Organisation de la promotion des
ressources
Présentation et promotion des ressources
Organisation des formations assurées par
les bibliothèques intégrées
Formation des utilisateurs
Collecte des chiffres de consultation et
gestion du tableau de bord
Bilan
annuel
des
ressources
électroniques du SCD
Propositions
de
maintien
et
de
suppression de titres
Décision de maintien et de suppression
de titres
Gestion des renouvellements et des
résiliations d’abonnements
Services informatiques de l'Université
Service informatique SCD
Administrateur du SIGB
Admnistrateur Web
Renseignement documentaire
Service formation
Catalogueurs
Responsable politique documentaire
Responsable des ressources électroniques
Acquéreurs bibliothèques associées
Opérations
Acquéreurs bibliothèques intégrées
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
RESPONSABILITÉS ANNEXES
Coordination du circuit
Animation des groupes d’acquéreurs
Formation des acquéreurs aux évolutions
du marché
Relations avec les consortiums et les
groupements d’achat
Adaptation de la grille de saisie des
notices SIGB à la description des
ressources
Développement du SI documentaire
Gestion du formulaire OPAC E-doc
Administration de la base de gestion
x
x
x
x
x
x
x
x
9/49
2.1.1.3.3
2.1.1.3.3.1
Les rôles de chaque bibliothécaire dans le circuit
Les acquéreurs
•
Les acquéreurs des bibliothèques intégrées
•
•
•
•
•
•
Ils déterminent les besoins des usagers et
recherchent les ressources électroniques,
payantes ou gratuites, qui y répondent et
sont conformes aux principaux critères
d’éligibilité
définis
dans
la
charte
documentaire.
Ils initialisent la chaîne d’évaluation des
ressources électroniques sélectionnées, en
assumant
seuls
ou
avec
d’autres
bibliothécaires, l’analyse de leurs contenus et
de leurs fonctionnalités.
Ils suivent l’évolution des contenus et des
fonctionnalités des ressources électroniques
de leurs fonds et en informent le responsable
des ressources électroniques. Ils participent
au contrôle des données bibliographiques et
de localisation enregistrées dans les notices
du catalogue.
Ils proposent les renouvellements, les
désabonnements ou les suppressions des
ressources.
Ils sont chargés tenir les enseignantschercheurs au courant des tests, des
nouvelles acquisitions et des arrêts
d’abonnement.
Avec leurs guides thématiques en ligne, ils
assurent la promotion des ressources
électroniques auprès des étudiants de niveau
licence.
2.1.1.3.3.2
•
Ils peuvent également suggérer des
acquisitions de ressources susceptibles
d’intéresser les publics habituels des
bibliothèques intégrées et des autres
bibliothèques associées.
des
Il gère le circuit des ressources électroniques
et veille à son bon déroulement. Il effectue
certaines opérations du circuit :
• l’organisation des tests des produits,
• l’évaluation technique et, s’il y a lieu,
les évaluations et les négociations
contractuelles et tarifaires, et soumet
les ressources réunissant les critères
incontournables de sélection au
responsable
de
la
politique
documentaire et au directeur .
• la co-rédaction du bilan d’évaluation
de chaque ressource,
• la gestion du budget, des cofinancements, des acquisitions, des
abonnements, des groupements
d'achat documentaire électronique
portés par l'université,
• l’installation
des
nouvelles
ressources,
• la maintenance des ressources et le
suivi de certains aspects de leur
gestion :
• mise à jour de la sousrubrique
Bibliothèque
électronique des sites du
SCD,
• promotion des ressources,
• contrôle des enregistrements
du catalogue et de la base de
gestion
des
ressources
électroniques,
• résolution des problèmes
d’accès aux ressources,
• collecte
des
statistiques
d’utilisation des ressources et
gestion du tableau de bord
•
Il co-anime les groupes d’acquisition avec le
responsable de la politique documentaire :
Il s’agit des documentalistes et des bibliothécaires
des services documentaires suivants : centre de
documentation de l’IEP, centre de documentation de
l’ISH, centre de langues.
Ils participent à l’évaluation des contenus et
des fonctionnalités des ressources qui
correspondent
à
leurs
domaines
d’acquisition.
Le responsable
ressources
électroniques
•
Les acquéreurs des bibliothèques associées
•
Ils participent à l’information des usagers en
assumant la promotion des ressources
électroniques et la formation à ces dernières
au sein de leurs bibliothèques et de leurs
composantes.
•
organisation des études de besoin.
10/49
•
•
•
•
•
•
coordination de l’activité de veille
documentaire des groupes et des
acquéreurs.
Il programme et organise avec le chargé de
communication et le service des acquisitions
les campagnes de promotion des ressources
électroniques.
Il rédige le bilan annuel des ressources
électroniques et des activités liées à leur
gestion.
Il est l’interlocuteur du SCD auprès des
éditeurs des ressources acquises, des
groupements
d’achats,
du
groupe
documentation de l'UNR Rhône-Alpes, du
consortium Couperin.
Il
suit
le
marché
des
ressources
électroniques et ses évolutions économiques,
juridiques, contractuelles et technologiques,
et en informe les acquéreurs.
Il administre les outils d’accès à la
documentation électronique et la base de
gestion des ressources électroniques.
2.1.1.3.3.3
•
•
•
Le responsable de la
politique
documentaire
Il définit les priorités d’acquisition des
ressources électroniques et la répartition des
dépenses par discipline.
Il veille à ce que les acquisitions respectent
bien les critères de contenu fixés par la
charte documentaire.
Il valide ou rejette, en concertation avec le
Directeur, les demandes d’acquisition et de
suppression des ressources.
Il est responsable des études de besoin.
2.1.1.3.3.5
•
•
Les bibliothécaires du
service formation
Ils forment ou organisent la formation des
usagers et des bibliothécaires à l’utilisation
des ressources électroniques,
Ils réalisent ou sélectionnent des guides
d’auto-formation à l’utilisation des ressources
électroniques.
2.1.1.3.3.6
Le
personnel
assurant
du
renseignement
Le personnel assurant du renseignement dans les
bureaux d’information ou en ligne participent à la
mise en valeur des ressources électroniques auprès
des usagers et, en sens inverse, informent les
acquéreurs ou le responsable des ressources
électroniques des problèmes d'utilisation rencontrés
avec certaines ressources et des besoins récurrents
pour des ressources ou types d'information non
couverts.
2.1.1.3.3.7
L'administrateur web
L'Université Lyon 2 disposent de trois portails (www, webEtu,
intranet) à destination de publics différents et chacune de ses
facultés disposent d'un portail propre, tous ces portails étant reliés
entre eux. Le SCD ne dispose pas d'un portail propre mais d'une
rubrique complète (Documentation) sur chacun des trois portails
de l'Université.
L'administrateur
web
du
SCD
coordonne
l'alimentation des rubriques documentation des trois
portails de l'Université dans le respect de la charte
graphique et de publication interne. A ce titre, il est
consulté pour l'intégration des outils d'accès à la
documentation électronique.
L'administrateur
transmet
également,
pour
publication, les annonces relatives aux ressources
En cas d’absence du responsable des ressources électroniques aux administrateurs des portails Web
des facultés et instituts de l'Université.
électroniques
•
•
•
Il diffuse aux acquéreurs les informations
urgentes en provenance de Couperin ou des
éditeurs.
Il veille à la résolution des problèmes d’accès
aux
ressources
électroniques
avec
l’assistance, si nécessaire, du responsable
du service informatique.
2.1.1.3.3.4
2.1.1.3.3.8
•
•
Les catalogueurs
Ils ont en charge le signalement bibliographique des
ressources électroniques dans le catalogue (via le
SUDOC) et sa mise à jour.
Il active les champs et les listes de contrôle
nécessaires au signalement des ressources
électroniques.
Il administre les formulaires d’interrogation de
l’OPAC et assure, à ce titre, la mise en forme
du formulaire dédié aux ressources
électroniques.
2.1.1.3.3.9
•
L’administrateur SIGB
Le
informatique
service
Il est responsable de l’adaptation et du
développement des outils documentaires du
système d’information du SCD favorisant le
11/49
•
signalement et l’accès sur place et à distance
des ressources documentaires électroniques.
Il assure également la gestion de tous les
postes
informatiques
du
service
documentaire.
2.1.1.3.3.10
•
•
d'identification/authentification
(plusieurs
outils) de l'Université.
Le second assure la gestion informatique des
portails et de la plateforme de cours ; à ce
titre, ce service peut être conduit à une
intégration plus poussée de certaines
ressources au sein de ces outils.
Le
Centre
de
Ressources
D'ici 2011, les deux services auront fusionné en
Informatiques et le
un service unique, la Direction des systèmes
Service des Nouvelles
d'information.
Technologies
Le premier assure la gestion du réseau
informatique
et
du
système
12/49
2.1.1.4
2.1.1.4.1
Université Paris Descartes
Gestion effectuée en commun par les 3 services documentaires SCD, BIUM et
BIUP
● L’acquisition
Étude des besoins : chaque service documentaire
Acteurs : Responsable Cedocel, Responsable des
périodiques et des bases de données BIUM,
Responsable de la documentation électronique
BIUP
Arrivée des offres de ressources électroniques :
● Mise à disposition des ressources
rediffusion de l’offre pour les ressources mutualisées
et mutualisables entre les 3 partenaires
Activation (notamment activation des accès distants) /
Acteurs : Cedocel, Responsable des
Installation / Intégration des ressources
Chaque partenaire
Responsable
de
la
documentation
électronique BIUP
Signalement :
Chaque partenaire
Veille active : recherche
Rediffusion de l’information entre les 3 partenaires
Formation
Acteurs:
Cedocel,
Responsable
des
Mutualisation des formations éditeurs
Responsable
de
la
documentation
Communication et promotion
électronique BIUP
Chaque partenaire
Sélection des ressources
Chaque service documentaire
Test:
Chaque service documentaire
● Maintenance
Enregistrement dans l’ERMS «maison»
Chaque partenaire
Diffusion de l’information (pas de
commun de gestion)
système
Évaluation
Collecte des retours pour sélection, mise enCoordination avec les gestionnaires papier
attente ou rejet de la ressource : chaque service
Chaque partenaire
documentaire
Évaluation scientifique : commune aux 3Gestion des droits : droits d’accès (périmètre des
partenaires
usagers, usages autorisés, configuration dans
Évaluation
technique :
chaque
servicel’application BiblioPam pour l’accès distant).
documentaire
Chaque partenaire
Évaluation économique : commune aux 3
Diffusion de l’information (pas de système
partenaires
commun de gestion)
Évaluation contractuelle : commune aux 3
partenaire
Gestion des licences
Répartition entre les 3 partenaires (celui qui
commande)
Responsable Cedocel
Responsable des périodiques et des bases deRésolution des incidents
données BIUM
Responsable de la documentation électronique
commande)
BIUP
Administration des liens (ressources électroniques)
Commande
Chaque partenaire
Un établissement fait l’avance d’une ressource
mutualisée ; refacturation interne soit à l’année n soitStatistiques : extraction et analyse
à l'année n-1 de facturation selon une clef de
répartition et une pondération définies à l’avance
commande)
(statistiques d’usage, chiffre d’affaires).
13/49
2.1.1.4.2
BIUM
Prestataires : groupement de commande par
l’intermédiaire
de
Couperin,
agence
d’abonnement
Ebsco,
éditeur
(fourniture
exclusive)
● Acquisition
« Étude des besoins »
Acteurs : Responsable des périodiques et des
bases de données, équipe formation et veille,
Lecteurs
Activation / Installation / Intégration des ressources
« Veille passive » : lecture des offres
Couperin (site Web, liste de diffusion couperinbases de données, service des périodiques et des
achats)
bases de données.
Éditeurs ( rencontres, mails)
Agence d’abonnement Ebsco (idem)
Signalement :
Bibliothécaires
Site BIUM
Usagers
Catalogue des revues en ligne (Filemakerpro)
Résolveur de liens
« Veille active » : recherche
Acteurs : service des périodiques et des
Acteurs :
Responsable
documentation
électronique et des périodiques, équipe formationbases de données, service informatique
et veille
Formation (usagers et bibliothécaires)
Lecteurs
Formation pas systématique
Acteurs : équipe formation, éditeurs (formation
« Sélection des ressources »
destinée aux bibliothécaires)
bases de données
Communication et promotion:
Information aux utilisateurs de l'entrée d’une
« Test »
nouvelle ressource depuis le site de la BIUM
Suivi et envoi des propositions aux bibliothécaires
Prospectus au bureau central
Si OK, mise en place du test
Diffusion sur le site de la BIUM
● Maintenance
« Évaluation » :
Enregistrement dans l’ERMS « maison »
Collecte des retours pour sélection, mise en
Feuilles de gestion (Excel)
attente ou rejet de la ressource
Évaluation
scientifique :
Responsable
des
bases de données,
périodiques et des bases de donnéess, équipe
formation et veille, lecteurs, correspondantsGestion des droits : droits d’accès (périmètre des
extérieurs (médecins)
Évaluation
technique :
Responsable
desl’application BiblioPam pour l’accès distant).
périodiques et des bases de données
bases
de
données
Évaluation Économique : Responsable des
Gestion des licences
Évaluation contractuelle : Responsable des
bases de données, Service des conventions,
Service des marchés
Acteurs :Responsable
documentation
Résolution des incidents
électronique et des périodiques
Acteurs : service des périodiques et des bases de
données
Négociation
Via Couperin
Négociation directe avec les éditeurs
Acteurs : service des périodiques et des bases de
Acteurs : négociateur Couperin, Responsable
données
documentation électronique et des périodiques
Commande
électronique et des
comptable
documentation
périodiques, service
Statistiques : extraction et analyse
bases de données
14/49
2.1.1.4.3
Service Commun de la Documentation (SCD)
La gestion des ressources documentaires électroniques est centralisée au de la Cedocel (cellule de la
documentation électronique) directement rattachée à la direction du SCD. 1 personne et demie y
travaille.
● Acquisition
Étude des besoins
Acteurs :
Chefs de section et acquéreurs
Enseignants-chercheurs
Cedocel (études, ex. document prospectif sur les
e-books)
documentation
électronique et des périodiques, service
comptable
Prestataires : groupement de commande par
l’intermédiaire
de
Couperin,
agence
d’abonnement
Ebsco,
éditeur
(fourniture
exclusive)
Arrivée des offres de ressources électroniques :
Couperin (site Web, liste de diffusion couperin-Activation (notamment activation des accès distants) /
Installation / Intégration des ressources
achats)
Acteurs : Cedocel
Éditeurs ( rencontres, mails)
Agence d’abonnement Ebsco (idem)
Signalement :
Bibliothécaires
Liste A to Z ( Ebsco)
Usagers
Sur le site du SCD
Résolveur de liens (Linksource, Ebsco)
Veille active : recherche
Acteurs : Cedocel
Acteurs :Chefs de section et acquéreurs
Enseignants-chercheurs
Formation
Cedocel
Formation pas systématique
Acteurs : chefs de section, chargée Cedocel pour
Sélection des ressources
la formation, éditeurs (formation destinée aux
Acteurs :Chefs de section, Responsable Cedocel
bibliothécaires).
Test :
Suivi et envoi des propositions aux bibliothécaires Communication et promotion:
Information aux utilisateurs de l'entrée d’une
Si OK, mise en place du test
nouvelle ressource depuis le site du SCD
Diffusion sur le site du SCD et le blog de
Blog de l’Université
l’Université
Mails aux chefs de section
Évaluation
Listes de diffusions propres aux sections
Collecte des retours pour sélection, mise en
Vérification et mise à jour des guides et tutoriels
attente ou rejet de la ressource
Acteurs : Cedocel, chefs de section
Évaluation scientifique : Chefs de section et
● Maintenance
acquéreurs, enseignants-chercheurs
Cedocel
Enregistrement dans l’ERMS « maison »
Évaluation technique : Cedocel
Feuilles de gestion (Google documents)
Évaluation économique : Cedocel et responsable
Acteurs : Cedocel
Cedocel. Coordination avec les bibliothèques du
SCD qui détiennent les collections papier pour lesCoordination avec les bibliothèques du SCD qui
ressources basées sur un modèle papier etdétiennent les collections papier
électronique.
Acteurs : Cedocel, chefs de section
Évaluation contractuelle : responsable Cedocel
Gestion des droits : droits d’accès (périmètre des
Négociation
Via Couperin
l’application BiblioPam pour l’accès distant).
Négociation directe avec les éditeurs
Acteurs :
négociateur
Couperin,
Cedocel,Gestion des licences
Acteurs : Responsable Cedocel, Service des
responsable Cedocel
conventions, Service des marchés
Résolution des incidents
Acteurs : Responsable Cedocel
Acteurs : Cedocel
Commande
15/49
Gestion des titres via AtoZ…
Acteurs : Cedocel
Statistiques : extraction et analyse
Acteurs : Cedocel, responsable Cedocel
16/49
2.1.1.5
PRES de Toulouse
17/49
18/49
19/49
20/49
2.1.2
Ressources du groupe pilote (extrait représentatif)
Abi Inform Global
Collections de l'Ecole française d'Athènes en ligne Encyclopédie canadienne
Academic Network
Collins Lexibase
Encyclopédie de l'Agora
Academic Onefile
Commonwealth Scientific and Industrial ResearchEncyclopédie de l'Etat du Monde
Academic Search Premier
Organisation
Encyclopedie de l'Islam
Academic Search Premier (Asp)
Compendex
Encyclopedie Multimedia
Acm Digital Library
Compludoc
Encyclopédie ou Dictionnaire raisonné des
ACM Digital Library
Compustat
sciences, des arts et des métiers
Acoustical Society of America Digital Library
Contemporary Women's Issues
ERAM - mathematical journals
Afnor.Org
Corpus de la littérature médiévale
Ergonomic Abstracts
African American Studies Centre
Corpus de la littérature narrative
ERIC
Afrilivres
Crc Press Handbooks
Érudit
Aip / Aps
Cross-cultural Databases
Essential Science Indicators
Al-Waraq
Csa Illustrata
EThOS - Electronic Theses Online Service
Alpsp Learned Journal Collection (Aljc)
Current Contents
Etudes Eurostaff
Amadeus
Cyberlibris – Economie & Gestion
Etudes Xerfi
American Academy of Pediatrics
Cyberlibris – Sciences de l'ingénieur
Euclid
American Chemical Society (Acs)
Cyberlibris – SHS
Eufeeds
American Geophysical Union
Cyberthèses Lyon 2
EUR-Lex
American Geophysical Union Journals
DAD : Documents en Accès Direct
Eurofinancial Corporate Focus
American Institute of Aeronautics and Astronautics Dalloz.fr
Eurographics Digital Library
American Institute of Physics - Scitation
Dawsonera
Euromonitor International - Gmid
American Mathematical Society (AMS) Journals
Dekker
Europa
American Meteorology Society (Ams)
Dentistry and Oral Sciences Source
Europeana
American National Biography Online
Diane
Europresse
American Psychiatric Publishing, Inc.
Dictionary of Art
Eurostat
American Society of Civil Engineers (Asce)
Dictionnaire Interactif des Sciences et Techniques Evidal
American Society of Mechanical EngineersDictionnaire médical bilingue anglais-français
Evidence Matters
(ASME): Package 1
DigiZeitschriften
Factiva
Annual Reviews
Discovery Gate
Faculty of 1000 biology
Archipel
DOAJ - Directory of Open Access Journal
Federation of American Societies for Experimental
Art abstracts
Doctrinal plus
Biology (Faseb)
Art Full Text
Droit In Situ
Food Science And Technology Abstracts
Article@INIST
E-Book Library (Ebl)
Foundations and Trends
ArtSTOR
E-Books Elsevier
Francis
ASM Journals Online
E-Psyche
Francis Lefebvre
Astree
E-vidal
Frantext
Atlas d’anatomie (IMAIOS)
Early English Books Online (Eebo)
French Biographical Archives
Banque
de
données
bibliographiques
deEbrary
Fripes2000
l'UNADREO
EBSCO Open Access Mathematics and Statistics Fripes83
Base de données de la Fondation Nationale deEcole de Paris du Management
Frost & Sullivan
Gérontologie
EcoLex
Gale Virtual Reference Library
Bases de données de structures culturelles etEconLit
Gallica
artistes de Rhône-Alpes
Econlit With Full Text
Généralis
BDSP - Base de données de Santé Publique
Economist Intelligence Unit City Data
Geobase
Bentham
Economist Intelligence Unit Country Data
Georef
Bepress
Economist Intelligence Unit Market Indicators AndGeoscienceworld Millenium Collection (Gsw)
Bibliografia de la literatura Espagnola desde 1980 Forecasts
Global Books In Print
Bibliographies sélectives de la bibliothèquesEcowin Pro
GreenFILE
nationale de France
Editions législatives
Grove Art Online
Bibliotheque des Lettres
EDP Sciences
Grove Music Online
Bibliotheque Medicale Francaise (BMF) - Masson Ei Village
HAL : Hyper Articles en Ligne
Bio-Consulte
Eighteen Century Collection Online (Ecco)
Harmatheque
Biography Resource Center + Marquis Who's Who Electre
Hein
Biological Abstracts - Biosis
Electronic Enlightenment
Highwire Press
Biomed Central
Elsevier Book Series
Hindawi Journals
Bioone
Elsevier Reference Works
Hipe
Biosis (Biol. Abst)
Embase.Com
Historical Abstracts - America : History And Life on
Blackwell Encyclopedia of Sociology Online
EMC - Encyclopédie Medico-chirurgicale
the Web
Blackwell Reference Online
Emerald Management Xtra
History Resource Center - Modern World
Brepols E-Journals
EMIS: Electronic Library of Mathematics
Humana Press
Brill E-Journals
Encyclopædia Universalis
I-Revues
British Medical Journals - BMJ
Encyclopedia Britannica Online
IEEE/IET Electronic Library (IEL)
Buchhandel.de
Encyclopedia of applied psychology
Images De Guerre 1940-1946
Bulletin Signalétique des Arts Plastiques
Encyclopedia of cancer
Imeche
Business and Company Resource Center
Encyclopedia of forensic and legal medicine
Immateriel.fr
Business Source Complete
Encyclopedia of gastroenterology
Index Islamicus
Business Source Premier
Encyclopedia of genetics
Informa Healthcare
CAIRN
Encyclopedia of gerontology
Informaworld
Calisphere
Encyclopedia of hormones
INFORMS PubsOnline
Cambridge Journals Online
Encyclopedia of immunology
IngentaConnect
Catalogue virtuel de l'Histoire de l'Art
Encyclopedia of Nervous Systems
INRS - Institut national de recherche et de sécurité
CIDJ
Encyclopedia of psychotherapy
INSEE
Classiques des sciences sociales
Encyclopedia of respiratory medicine
INSEP
Cnrc
Encyclopedia of the human brain
Inspec
Cochrane Library
Encyclopedia of toxicology
International Bibliography of the Social Sciences
Cogprints : Cognitive Sciences Eprint Archive
Encyclopedia of virology
International Medieval Bibliography
21/49
International Pharmaceutical Abstracts
Multilingual Health Database
M/S - Medecine Sciences
International Union of Crystallography
Multiscience Press
Revues.org
Intute
Project Muse
Royal Society of Chemistry (Rsc)
Iop
Myilibrary
Safari Technical Books Online
IOP Journals
National Technical Reports Library
Sage E-Reference
IOP Journals KESLI
Nature Journals Online
Sage journals online
IOS Press
Navis
SantéPsy
IPA - International pharmaceutical abstracts
Navis fiscal
SAPHIR
J-STAGE
NBER Working Papers
Scielo
Jama
NCBI Bookshelf
Science Direct Freedom France
John Libbey
Net Permanent
ScienceDirect - Cell Press
Journal Citation Reports
Netlibrary
ScienceDirect eBooks - Collection Medicine and
JSTOR
New Dictionary of Economics Online
Dentistry
Karger
New England Journal of Medicine
ScienceDirect eBooks - Collection Pharmacology,
KLGOnline
New Palgrave Dictionary of Economics
Toxicology and Pharmaceutical Science
Knovel
Notes de recherche du CEVIPOF
Scifinder Scholar
Kompass France
Notices d'articles de périodiques des sciencesScopus
Lamyline Reflex
médico-sociales
SIAM Journals Online
Landolt-Bornstein
NUMDAM
SISTA : Système d'Information sur les Sciences et
Doctrinal / Le Doctrinal +
Numilog
la Technologie Arctiques
Grand dictionnaire terminologique Québec
OECD iLibrary
Social Science Full Text
Grand Robert
Open J-Gate
Social Services Abstracts
Larousse, dictionnaire français et bilingue anglais,Opinion publique
Socindex
allemand, espagnol, italien
Optics Infobase
Sociological Abstracts
Littré, dictionnaire en ligne
Oxford Biblical Studies Online
Spie Digital Library
Riviste Database
Oxford Dictionary of National Biography Online
SPORT Discus
Lecture Notes in Computer Science
Oxford Digital Reference Shelf
Sportdiscus
Lecture Notes In Computer Sciences
Oxford English Dictionary Online
Springer Materials
Lecture Notes in Mathematics
Oxford Handbooks Online
Springer Protocols
Lecture Notes In Mathematics
Oxford Islamic Studies Online
SpringerLink
Legal News
Oxford Language Dictionary Online
SpringerLINK Book Series
Legalbiznext
Oxford Reference Online
Standards Infobase
LEGI
Oxford Scholarship Online
Statesman's Yearbook
Legifrance
Oxford University Press Journals online
Taylor & Francis
Lexbase
Palgrave Connect
Techniques De L'ingenieur
Lexisnexis Business News
Pascal
Tell Me More
Lexisnexis Jurisclasseur
PERIODIC
Terra Economica
Lextenso
Periodical archives online – collections 1 à 7
Thieme
Liebert Online Journals
Periodical index online
Times Digital Archives
Linguistics and Language Behavior Abstracts
Persée
Times Literary Supplement
Lippincott Doody's E-Books Collections
Petit Robert
TOC Premier
Lippincott-Brandon Hill
Pharmaceutical Press
Toxibase
Lippincott, Williams & Wilkins (Lww)
Philosopher Index
Toxnet
LISTA - Library, information science and technologyPi France
Trésor de la langue française informatisé
abstracts
Pilots Database
TTP
Literary Reference Center
PNAS
UC Press E-Books Collection, 1982-2004
Literary Resource Center
Political Science Complete
Ulrich Serials Analysis System
Livres Electroniques Eni
Portail des thèses francophones
Ulrich's Periodical Directory
Locus: SIAM's Online Journal Archive
Press Display
Urbadoc
Manuel de statistiques de la CNUCED
Princeton digital libray of islamic manuscripts
Vector
Marketline
Project Euclid
Virtual Manuscript Room
Mary-Ann Liebert
Project Gutenberg
Vlex Global
Materials Infobase
PsycARTICLES
Vlex Premium
Materials Information Online
Psycarticles
Walter de Gruyter
MathSciNet
Psychology And Behavioral Science Collection
Web Gallery of Art
Mechanical Engineering Abstracts
Psychonomic Society Journal Backfiles
Web of Knowledge
Mementis
PsycINFO
Web of Science
Mémoire & Actualité en Rhône-Alpes
PubMed
Westlaw International
Metals Infobase
PubMed Central
Wiley Interscience E-Books
Meyler’s side effects of drugs
Recueil des Cours de l'academie de DroitWiley Interscience Journals
MIT CogNet Library: Books
International
Wolters Kluwer E-Books
MIT CogNet Library: Conference Materials
Refworks
World Bank
MIT CogNet Library: Journals
Regional Business News
World Biographical Information System Online
MIT CogNet Library: Reference
Rémisis
(Wbis)
MIT Press Journals online
Répertoire International de Littérature Musicale
World Market AnalysisABU: la bibliothèque
Modern
Language Association
InternationalRépertoire International des Sources Musicales
universelle
Bibliography (MLA)
Reuters 3000
WorldSciNet
Morgan And Claypool
Revue du Praticien
Zentralblatt MATH
22/49
2.2
Infrastructure informatique des établissements pilotes
23/49
2.Annexe 2 au cahier des clauses techniques particulières du système de gestion des ressources électroniques et du résolveur de liens partagés
2.2.1
Architecture logicielle des postes clients
COUPERIN
BORDEAUX 1
INRIA
LYON 2
PARIS DESCARTES
PRES TOULOUSE
Système d'exploitation Windows 2000 et XP
des
postes
professionnels
Windows XP
Quelques Mac OS X
Quelques Linux
Windows
XP Linux
Windows 2000 et XP, XP Windows XP ou vista
Windows 7 sur quelques Mac (OS X, Leopard)
pro
postes
Windows
(2000,
XP,
Vista, 7)
Système d'exploitation Sans objet
des postes publics de
l'institution
Windows XP
Quelques Mac OS X
Quelques Linux
Windows XP
Linux
Mac (OS X, Leopard)
Windows (2000, XP)
Windows XP, XP Pro
Windows 98, Windows
XP, Windows Vista
Mémoire
minimum
512 MO
2 GO
512 Mo
512 Mo
512 Mo
800X600+
800X600 +
1024X768+
1024X768+
vive 512MO
Configuration
Affichage
1024X768+
1024X768+
Navigateur
Firefox 3+,
Internet Explorer 7
IE 6+
IE 7+, Opera, Safari, Internet. Explorer 6+
Firefox
2+ SeaMonkey, Firefox
Firefox 3+
Quelques Opéra, Safari et
Safari 3+
Chrome
Internet Explorer 7+
Firefox 3+
IE, Firefox
Bureautique
Suite Open office
Suite Windows
Suite Open office
Suite Windows
Suite Open office
Suite Windows
Suite Open office
Suite Windows
Mise
à
logiciels
jour
des
Suite Open office
Suite Windows
Quelques postes mis à Tous les trois ans
jours par WSUS, par le
personnel technique, pour
les
autres
automatiquement
Suite Open office (90%)
Suite Windows
Automatisée
pour Automatisée
pour Journalière,
certaines applications.
Windows et l'antivirus.
WSUS
Annuelle pour les autres.
Trimestrielles,
serveur
semestrielles
ou
annuelles pour d'autres.
24/49
2.2.2
Briques logicielles du système d'information
UAI
Établissement
Logiciels actuels de
gestion des ressources Résolveur de liens Liste type A à Z
électroniques
SIGB utilisé
ENT
INRIA
Excel
LinkSource
(Ebsco)
AtoZ (Ebsco)
Millenium
Aucun
0332972B
Université Bordeaux 1
Base de données
développée en interne
Aucun
développée en
interne
Horizon
E-SUP
0693782L
Université Lumière Lyon 2
MS Access
OO Base
Feuilles Calc
Aucun
360 Core (Serials
Loris
solutions)
0752708L
Bibliothèque
Interuniversitaire de
médecine
Excel
LinkSource
(Ebsco)
A to Z (Ebsco)
0752736S
BIUP
Excel
LinkSource
(Ebsco)
0752736S
SCD
Excel
LinkSource
(Ebsco)
CMS
Dreamweaver
aujourd'hui,
prochainement eZpublish
Typo 3
Ksup 5
Ksup 5
Horizon 3.1.4.
E-SUP
Aucun (développement
maison, bases de
données sur interface
lasso 8.5 pro)
A to Z (Ebsco)
Horizon
E-SUP
Aucun
A to Z (Ebsco)
Aleph
E-SUP
Spip 1.9.2
e-journals
Horizon
Université Paris Descartes
PRES de Toulouse
0312481D INP TOULOUSE
Oui, une base de
données développée en SFX (Ex Libris)
interne
25/49
UAI
0310152X
0312461G
Établissement
INSA TOULOUSE
Logiciels actuels de
gestion des ressources Résolveur de liens Liste type A à Z
électroniques
Excel
ENT
CMS
A to Z (Ebsco)
HORIZON
Améthys
ISAE
Excel
SFX (Ex Libris)
Non
actuellement
CINDOC mais
passage à
HORIZON en
sept. 2009
PRES Toulouse
Excel
SFX (Ex Libris)
SFX (Ex Libris)
Horizon 7.4.1
DRUPAL
Université Toulouse 3 Paul
Sabatier
Oui, une base de
LinkSource
données développée en
(EBSCO)
interne
A to Z (Ebsco)
HIP 3
K-SUP
SFX (Ex Libris)
A to Z (Ebsco)
HORIZON v 7.4.1
(SirsiDynix)
SFX (Ex Libris)
A to Z (Ebsco)
Horizon
0312480C UNIVERSITE TOULOUSE 1 Excel
0312477Z
SFX (Ex Libris)
SIGB utilisé
Université Toulouse 2 Le
Mirail
Excel
26/49
2.3
Listes de contrôle
2.3.1
Listes utilisées pour la description des entités et des contacts
Activités des fournisseurs et
opérateurs
•
•
•
•
éditeur
agrégateur
agence
d'abonnements
opérateur de
groupements de
commande
Type d’institution
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Activités des contacts
•
•
•
•
•
•
2.3.2
commercial
négociateur
support technique
correspondant
Couperin
responsable doc élec
directeur SCD
CHU/CHRU
consortium
école supérieure
grande école
organisme de recherche
pôle
de
recherche
et
d'enseignement supérieur
université (PRES)
université
numérique
thématique (UNT)
université
numérique
en
région (UNR)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ministère de
l'enseignement
supérieur
Ministère de la
recherche
Ministère de la santé
Ministère de
l'agriculture
Ministère économie,
industrie et emploi
Civilité
•
•
Français
Anglais
Allemand
Espagnol
BU
BUFR
Centre de
documenta
tion
SCD
SICD
Ministère de rattachement
•
Langue
Mme
M.
Listes utilisées pour la description des sites et des utilisateurs des
institutions
Disciplines
•
•
Type de services
documentaires
Mathématiques
Mathématiques appliquées aux
sciences sociales
Informatique
Mathématique et informatique
Physique
Chimie
Physique et Chimie
Sciences de l’univers
Sciences de la vie
Mécanique génie mécanique
Génie civil
Électronique génie électrique
Génie des procédés
Sciences
et
technologies
industrielles
Pluri-sciences
Médecine
Odontologie
Pharmacie
STAPS
Sciences
du
langage
–
linguistique
Langues et littératures anciennes
Langues et littératures françaises
Littérature générale et comparée
Type d’utilisateurs
•
•
•
•
•
•
•
•
Étudiants avec inscription
administrative,
Stagiaires des centres de langue
Étudiant sans inscription
administrative ni inscription
pédagogique (Apprenants en
formation continue non
diplômante) Personnes aux
cours du soir,auditeurs libres,
université ouverte, ...)
Enseignant-chercheur géré par
l'établissement
Personne ayant un lien
contractuel avec l'établissement
(allocataire de recherche,
chercheurs associés, chercheurs
étrangers avec contrat, postdoc.)
Doctorant hébergé et inscrit
Niveau d’utilisateurs
•
•
•
•
•
(Cf la BCN)
Licence
Master
Doctorat
DU
Enseignant non chercheur géré
par l'établissement (enseignant
du 1er, du 2nd degré, etc.)
Personnel géré par
l'établissement (BIATOS,
apprenti, CES, HS, etc.)
27/49
Disciplines
•
•
Type d’utilisateurs
Arts
Pluri-lettres
- sciences
du
langage – Arts
Français langue étrangère
Langues et littératures anglaises
et anglosaxonnes
Langues
et
littératures
germaniques et scandinaves
Langues et littératures slaves
Langues et littératures romanes
Langues et littératures orientales)
Langues étrangères appliquées
Cultures et langues régionales
Pluri langues - Philosophie –
épistémologie
Histoire
Géographie
Aménagement
Archéologie-Ethnologiepréhistoire
Sciences religieuses
Psychologie
Sociologie-démographie
Sciences de l’éducation
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
2.3.3
Personnel vacataire, pour des
charges d'enseignement
Chercheur EPST hébergé
(chercheur CNRS, INRA, etc.) et
chercheur invité hébergé (avec
une convention d'hébergement)
Chercheurs associés étrangers
sans contrat particulier avec
l'établissement
Personnel non chercheur EPST
hébergé (ITA CNRS, etc.)
Doctorant hébergé (en
laboratoire) mais non inscrit et
chercheur invité hébergé (une
convention d'hébergement)
Professeurs invités
Intervenant extérieur enseignant
hébergé
Intervenant extérieur non
enseignant, hébergé
Stagiaire hébergé
Lecteur de bibliothèque visiteur
de passage
Retraité maintenant une relation
avec l'établissement
Personnalités extérieures,
membres de conseil de
l'université ou des composantes
Personnes externes ayant besoin
d'accéder à certaines ressources
en ligne (payantes ou non) liées
à la formation, d'où un X dans la
colonne Faculty
Listes utilisées pour la description des ressources
Type de ressource
Type de données
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
actes de
conférence
base de données,
bouquet
livre électronique
livre,
logiciel de gestion
bibliographique
normes
périodique,
Statut de la ressource
•
•
•
Niveau d’utilisateurs
Disponible
Arrêté
Test
Type de support
bibliographiques
factuelles
iconographiques
indicateurs
sonores
audiovisuelles
Couverture
géographique
•
•
•
•
•
Disciplines concernées
•
Voir
plus
haut :Disciplines
Modalité de consultation
(E-Books)
France
MoyenOrient
Europe
Occident
Etc...
Langue
•
Voir
« langue »
plus haut
Mise à jour
(fréquence)
Thèmes classification
•
•
•
•
•
LCC
NLM
Dewey DC
CDU
Autres
Pôle Couperin
•
•
•
•
•
Modèle économique
•
•
•
Gratuit
Payant
Mixte
Type de barrières
mobiles
LSH
PLU
SEG
ST
SVT
Niveau
•
•
•
Licence
Master
Recherche
Source de
description externe
28/49
•
•
•
•
•
En ligne
DVD
CD
2.3.4
•
•
Reader
PDF
•
•
•
•
•
•
Quotidien
Hebdoma
daire
Mensuel
Bimestriel
Trimestriel
Semestriel
Annuel
•
•
Mise à
disposition en
ligne
Mise à
disposition en
accès libre
•
SUDOC
Catalogue
interne
Autres
(texte libre)
•
Listes utilisées pour la description des fonctionnalités d'utilisation des
interfaces des ressources
Outils de recherche
•
Recherche
simple
Recherche
avancée
Feuilletage
•
•
2.3.5
Outils de
personnalisation
•
•
•
Export vers logiciel
bibliographique
•
•
•
Sauvegarde des
requêtes
Alertes mots-clés
Alertes
sommaires
Format d’affichage
résultats
•
•
•
EndNote
Refworks
.txt
RTF
PDF
HTML
Listes utilisées pour la description des licences
Objet de la licence
•
•
•
Accès
Acquisition
Test
Langue originale de la
licence
•
Voir « langue »
plus haut
Nature de l'accord
•
•
•
•
Licence
CGU
SERU
Règles tacites
Licence négociée
•
•
•
Oui, accord
consortial,
Oui accord local,
Non
Statut de la licence
•
•
•
•
•
2.3.6
Examen
en
cours
Négociation en
cours
Validation en
cours
Validée
Autre ?
Listes utilisées pour la description des clauses contractuelles
Couverture institutionnelle proposée
par le fournisseur de la licence
Couverture institutionnelle choisie
localement
•
•
•
Mono-site
Multi-site
Plu ri-institutionnelle
Utilisateurs autorisés
Attention, cette liste doit être affinée et couplée aune liste des disciplines et des
niveaux. Les utilisateurs autorisés pour certaines ressources spécialisées pouvant
être limités : par exemple, les bases de l'APA négociées par Couperin sont
uniquement pour les enseignants, les chercheurs, les masters et les doctorants de
psychologie.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Accès à l'antériorité du contenu
étudiant en formation initiale
étudiant en formation continue
étudiant stagiaire
étudiant inscrit dans un deuxième établissement
doctorant cohabilité
enseignants-chercheurs
salariés réguliers
chargés temporairement d’enseignement, pendant la durée de cet
enseignement
chercheurs invités
personne inscrite à la bibliothèque
visiteurs
Format des copies privés
Format de PEB
29/49
Format autorisé pour les copies
transmises à un tiers
Format des copies de réserve
Format des supports de cours



Toute l'antériorité
Antériorité cumulative
Antériorité glissante
Papier
Électronique


Papier
Télécopie
Courrier électronique
Transmission électronique
sécurisée




Accès aux archives courantes
Droit d'accès distant
Droit de copie privée
Droit de transmission de copie à un tiers
Droit d'utilisation pour l'enseignement à distance
Droit de fourniture de documents (PEB)
Droit de copie de réserve
Droit d'établir des liens électroniques profonds vers le produit
Droit d'utilisation d'extraits de la ressource dans les supports de cours
Droit d'accès perpétuel au contenu souscrit
Droit d'archivage
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Oui
Non
Non mentionné
Option
Support d'archivage
Condition de renouvellement
bandes
CD
DVD
téléchargement sur serveur
local
téléchargement sur serveur
national
•
•
Condition d'interruption avant terme
•
•
•
Tacite
Expresse
Aucune condition
Faute de l'éditeur
Non mentionné
Langue de la
licence valable
juridiquement
Cf. liste langues supra
2.3.7
Listes utilisées pour la description des modèles tarifaires
Critères de tarification utilisés
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Inclus dans le coût papier
Forfait
Pourcentage du coût papier
Pourcentage du chiffre d'affaires total
Nombre total d'étudiants
Nombre d'étudiants d'un grade donné
Nombre d'étudiants de disciplines données
Nombre total d'enseignants / chercheurs
Nombre d'enseignants / chercheurs de disciplines
données
Nombre d'accès simultanés
Nombre de campus couverts
Nombre prédéfini de documents
Nombre prédéfini de recherches
Autre (voir "Notes ")
Plafond d’augmentation
-Coût
-CA de base
-CA de base et surcoût
-Autre
-Aucun
30/49
2.3.8
Listes utilisées pour la description des métadonnées d’accès
Modalité de
contrôle d'accès
•
•
•
•
2.3.9
Modalité de
fourniture des
adresses IP au
diffuseur
•
•
•
Contrôle IP
Shibboleth
Aucune
ID/password
Statut de
l'intégration proxy
•
•
•
•
En ligne
Par mail
Sur contrat
A intégrer
intégration encours,
intégré,
n/a
Listes utilisées pour la description des incidents
Type d'incident
•
•
•
Statut de l'incident
•
•
Erreur technique
coupure de l'accès,
impossibilité de récupérer des statistiques…
incident en cours de résolution
résolu
2.3.10 Listes utilisées pour la description des négociations
Statut de la négociation
•
•
•
•
•
•
•
évaluation du produit
offre à l'étude
enquête d'intérêt
intention de négociation
négociation en cours
négociation abandonnée
négociation achevée
2.3.11 Listes utilisées pour la description des acquisitions
Procédure d’achat
•
•
•
•
•
Groupement de commandes
Groupement d’achat
MAPA
Hors marché
Marché à bons de commande
Statut facture
•
•
•
Engagé
Payé
Contentieux
Devise d’origine
•
•
•
•
Euro
Dollar
Livre sterling
Etc.
31/49
2.3.12 Listes utilisées pour la description de l’administration des ressources
Périodicité des mise à jour des statistiques
•
•
•
•
•
Semaine
Mois
Trimestre
Semestre
Paramétrable
Format des statistiques
•
•
•
•
Html
Csv
Pdf
Autre
Mode d’accès aux statistiques
•
•
•
En ligne
Papier
courriel
32/49
2.4
Rapport DLF-ERMI
Cette annexe servira à l'analyse des propositions. Le document est accessible sur
internet à cette adresse : http://www.diglib.org/pubs/dlf102/dlfermi0408appa.pdf
Appendix A: Functional Requirements for Electronic Resource Management1
Ivy Anderson, Sharon E. Farb, Adam Chandler, Timothy Jewell, Kimberly Parker, Angela Riggio, and
Nathan D. M. Robertson
Introduction
The goal envisioned in these requirements is a system that supports management of the information and
workflows necessary AtoZ efficiently select, evaluate, acquire, maintain, and provide access AtoZ eresources in accordance with their business and license terms. Such a system should support the service
requirements of e-resources while building on existing investments in library technology, through seamless
interaction and efficient sharing of data with traditional MARC-based online catalogs, Web portals, federated
searching tools, local resolution services, local authentication and access-management systems, and
traditional library-management functions. Whether implemented as a stand-alone system or as part of an
existing library-management system, the ERM functions should complement, rather than duplicate, the
capabilities of other systems deployed by the library.
This document outlines the broad areas of functionality that are required in such an ERM system. It is not
intended, at this stage of development, to be a detailed description of every function needed, but rather to
provide an overview of the main functions required of the system. The examples under each functional area
are representative and illustrative, rather than exhaustive.
Guiding Principles
The ERM system should offer an integrated environment that supports both management and access,
without maintaining duplicate systems. The system should offer a capacity for global updating and flexible
addition of fields. It should offer the ability to hide fields and records from public view and have a single point
of maintenance for each data element. It should support interoperation and dynamic data sharing with
existing OPACs, Web portals, library-management systems, and link resolution services. It should offer users
consistent information, regardless of the path they take in seeking it. Finally, the ERMS should, over time,
support the ability to store, access, search, and generate reports of the information that it contains.
FUNCTIONAL REQUIREMENTS
General Requirements
The ability to support complex, multiple-to-multiple relationships that accurately map how resources,
business terms, licenses, and other components interrelate is an essential building block for supporting the
functionality described throughout this document.
The companion Entity Relationship Diagram for Electronic Resource Management (see Appendix C)
presents a schematic representation of these relationships.
For all areas of functionality described in this document, it must be possible to
1. Identify what bibliographic entities (electronic and print) are covered by or provided through a given
license, set of business terms, package, or online interface platform (hereinafter "interface");
2. Associate the characteristics of a given license, set of business terms, package, or interface with all the
bibliographic entities (electronic and print) to which they apply;
3. Offer security features to control staff views and maintenance rights
1This document is based on specifications originally developed by Ivy Anderson, Harvard University, Ellen Duranceau,
MIT, and Robin Wendler, Harvard University.
33/49
3.1. hide confidential information from certain staff
3.2. restrict the ability to add, update, or delete certain data (field by field) to designated staff
3.3. provide the ability to construct simplified data views by hiding unused fields; and
4. Perform ad hoc queries and generate reports across a broad range of fields and table values.
Resource-Discovery Requirements
While adequate facilities for searching and browsing for e-resources already exist in OPACs and portals at
many libraries (through searches of author, title, alternate titles, cross-references, subjects, keywords, and
other descriptors), facilities to cull e-resources for resource-discovery purposes are lacking at other
institutions. Ideally, the ERM system should provide a user interface for libraries that require one as well as a
means of integrating appropriate license data into the results of searches within externally deployed systems.
The ideal system should also provide Web developers database table- or view-level access and the ability to
bypass the native interface to query and present data to the user in any number of custom-configurable
ways. An ERMS implementation should include a dedicated user interface that is able to capture appropriate
data in other systems or to share its information with elements in other supported systems to create unified
user displays, including the capabilities described below.
It should be possible to:
5. Make resources available through or pass on information about resources to OPACs and Webpresentation services using traditional resource discovery methods, including the ability to search and
browse by author, title, alternate titles, cross-references, subject, and keywords, facilitate the generation
of dynamic, database-driven Web pages that constitute pathfinders, course- or discipline-specific pages,
or lists of selected e-resources in a given subject area and of a given type (e.g., e-journals, article
databases) while supporting fully customizable presentation templates that are not limited to the
branding and look and feel of the native interface;
6. Offer contextual presentation of relevant license information to the user at the point of access, regardless
of the access path taken through any supported tool,
6.1. make apparent to users whether or not they are authorized for access under the license
6.2. display relevant permitted uses, use restrictions, and special requirements such as:
6.2.1. permission to use in course packs, course Web sites, and distance education
6.2.2. unusual prohibitions, such as record download limits and time of day restrictions
6.2.3. citation requirements;
7. Support site-defined and auxiliary descriptive data. Such data might include:
7.1. locally defined fields for descriptive needs not covered in existing MARC records
7.2. a free-form note
7.3. locally defined lists and descriptors;
8. Make available information about and provide access to other versions of the resource being viewed,
including links to catalog holdings information for physical manifestations and direct links to all
accessible electronic versions;
9. Make available information about issues particular to the online interface, such as inaccessible or
nonsubscribed portions not marked as such at the site, unusual log-on and log-off requirements, and
navigation or accessibility features;
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10. Flag resources as unavailable in real time, with an optional explanatory note (see also Administrative and
Management Functions); and
11. Offer advisory notices of planned downtime and other time-sensitive information.
Bibliographic Management Requirements
In many libraries, both traditional and auxiliary bibliographic data may be distributed among a variety of
systems, including the library-management system, a federated searching portal, and a link resolution
service. Nevertheless, to the extent possible, each unique data element should have to be maintained only
once. Updates in one system should be automatically reflected in corresponding systems, either through the
dynamic sharing of data or, where redundant storage cannot be eliminated, by propagation to other systems.
Loading of data from external systems should also be supported.
Specifically, it should be possible to:
12. Provide a single point of maintenance for bibliographic and auxiliary descriptive data that can be
exchanged or shared between the OPAC, portal lists, federated search tools, local resolution services,
and other bibliographic systems and services; and
13. Import subscription-management data from external providers using standard software and developing
protocols,
13.1. lists of titles, ISSNs, and uniform resource identifiers (URIs) delivered in Excel or delimited format
13.2. changes to titles and dates of coverage in aggregated databases communicated via any XMLbased or standards-based data transfer protocol, such as ONIX for serials
13.3. holdings updates supplied by a publisher or subscription agent to facilitate electronic check-in.
Access-Management Requirements
All libraries rely on authentication and access-management systems that are external to the systems and
tools described in this document. These external systems may be as straightforward as reliance on the
remote-authorization mechanism of an online provider (via IP addresses or user names and passwords) or
as complex as a locally developed access-management service that assigns persistent identifiers to
resources, passes connection requests to a system that validates users according to a local authentication
scheme (e.g., Kerberos), and routes valid users through a proxy server. Institutions with complex local
environments can be expected to have customized systems and tools with which to perform these functions,
and the ERM system must interoperate with them.
The ERMS should accommodate both simple and complex environments with a disparate range of needs. To
accomplish this, the following generalized requirements are necessary:
• Management of basic access-related information, such as URIs, user IDs and passwords, and lists of
institutional IP addresses;
• Support for the creation of persistent URIs and for additional data elements required to support
complex local access management services, such as proxy servers; and
• A set of export functions by which an ERMS can communicate its information to a local system or
service.
Specifically, it should be possible to:
14. Store and maintain access URIs and make these actionable for end users, according to local
requirements:
14.1. store vendor-supplied primary and secondary URIs (e.g., for mirror sites) used for access to the
resource
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14.2. support the creation, storage, and updating of persistent URIs and/or integration with external
systems for managing persistent identifiers
14.3. support authentication and access systems (such as proxy servers or statistics- generating scripts),
allowing for URIs to be constructed on the fly on the basis of stored data elements
14.4. generate notifications and/or exports of URI information to appropriate linked or external systems
according to local requirements (e.g., notification or export to cataloging and information technology
departments or systems)
14.5. provide seamless functional integration with external systems that record this information (e.g.,
through a shared pointer);
15. Integrate proxy server/access management with other functionality
15.1. provide a means for seamless integration of proxy server access for all or selected users and all or
selected resources;
16. Store lists of IP addresses used to register access to specific resources and provide automated e-mail
notification to online providers when IP addresses are updated,
16.1. support the creation and maintenance of multiple lists of IP addresses that can be associated or
disassociated with one or more licensed locations and linked to one or more bibliographic entities
16.2. for a given resource or online provider, indicate whether IP addresses are/were registered online
and record the registration URI
16.3. send automated e-mail notifications to vendors and providers when IP addresses are updated and
record the date on which notifications are sent. Include the ability to record an acknowledgment
date. This implies the ability to designate a vendor or provider contact address for IP addressnotification purposes;
17. Store one or more user IDs and passwords and provide the ability to generate secure screen displays of
this information for authorized users and staff, with associated text or for JavaScript autosubmission; and
18. Implement access restrictions,
18.1. record authorized user categories and authorized sites, including the ability to associate specific
actions with those elements, such as:
18.1.1. generating staff and user displays
18.1.2. implementing access controls
18.1.3. exporting information to a local access-management system (technical system in use at your
institution such as an authentication system and/or proxy server (see also Resource
Administrative and Management Functions).
STAFF REQUIREMENTS
Staff Interface
An ERM system requires a staff interface that enables library staff to efficiently carry out the work described
in the sections that follow. The interface should be organized into views that are optimized for particular
areas of staff activity or interest, such as resource acquisition, troubleshooting, license administration, or
administration and statistics. Details of appropriate interface design are not addressed in these requirements;
these are left to the art and discretion of system developers.
Through this interface, staff should be able to:
19. Search, browse, and retrieve records by attributes unique to e-resources, such as license, vendor,
36/49
interface, record status, licensed site, consortium, and library selector or other local contact individual;
20. View the full range of information appropriate to the staff member's security profile and functional role;
21. To the extent possible, link to other relevant information stored in library management systems, portals,
or related systems; and
22. View records that are hidden from the public.
Selection and Evaluation Process
During the selection and evaluation process, it is typically necessary for a decentralized group of individuals
to coordinate a complex and iterative series of steps. The ERM system should provide support for recording
actions at each of these steps and be capable of performing specified actions upon completion of a given
task and of sending alerts when anticipated actions do not occur.
A typical selection and evaluation process might involve the following steps and require the following
reminders and notifications, all built from stored action dates and locally definable status fields:
• Build request record for trial;
• Flag resource as trial;
• Notify interested parties that trial is live and provide the access instructions and expiration date (triggered
by trial start date and e-mail address[es] input into request record);
• Allow staff (and, optionally, users) to access the trial via stored URL;
• Send reminder to those notified of a trial that expiration date is near (triggered by trial end date and e-mail
address[es] input into request record);
• Record opinions of key players and final purchase decision, allowing for both central and local input of
opinions and funding commitments into notes fields in request record;
• Prompt licensing/acquisitions contact to report purchase decision (triggered by decision date input into
request record). The most common options are “Approve,” “Reject,” or “Put on Hold”; and
• For resources that are approved for purchase, additional statuses and actions would be required, including
• notify licensing contact to obtain and negotiate license, and remind this contact if license is not
completed by a given deadline (triggered by stored licensing contact, notification of approved status,
and deadline input at time of approval)
• notify access contact if status has not changed to “live” by deadline (triggered by inputting likely access
date into system at time of approval)
• notify cataloging and selector/product sponsor, as well as other interested parties, when access is
available (triggered, for example, by changing status to “Live” and by stored e-mail address[es]
related to this purchase).
The companion Electronic Resource Management Workflow Flowchart provides a detailed diagrammatic
view of workflow decision and action points (see Appendix B).
To support these processes, it should be possible to:
23. Create provisional records for resources that may or may not be permanently acquired and track the
selection and evaluation process through acquisition or rejection;
24. Assign locally definable status fields to request records and associate particular actions with those
statuses. Examples of such fields include “New Request,” “On Trial,” “Trial Expired/Decision Pending,”
“Approved,” “Rejected,” and “On Hold”;
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25. Assign locally definable fields to request records for license routing and status and associate particular
actions with those fields. Site should be able, for example, to define a list of individuals from whom signoff is required, send reminders to license reviewers, and record approval or rejection status, with notes;
26. Assign multiple local contact individuals and site-defined roles to both request records and permanent
resource records;
27. Send e-mail notifications to individuals designated as local or licensing contacts;
28. .Make trial resources available in a secure manner through the library’s resource tool of choice to
authorized users (if wanted) and staff
28.1. store trial URIs and passwords and make these available, securely if necessary
28.2. flag items unambiguously as trial resources, with associated public and staff notes
28.3. record a trial expiration date and, optionally, send an alert to designated recipients n days prior to
trial expiration;
29. Record a decision due date and, optionally, send an alert to designated recipients n days prior to
decision date;
30. Establish a site-defined routing workflow for resources that are approved for purchase. For example, it
should be possible to send notifications to designated staff or departments or to place resources in a
queue for further action by those units to trigger actions such as the placing of an order, completion of
cataloging, and implementation of access management by designated staff; and
31. Purge rejected records from the system, sequester into a history archive, or retain such records with
notes about the decision process (including a link to written evaluations if wanted), at the library’s
discretion.
Resource Administration and Management Functions
The functions described in this section pertain to activities required to fulfill license obligations and to
administer and support resources that have been acquired. Some of the data and functions pertain to the
license itself, while others pertain to the management of individual resources. The system should be able to
record data at the most efficient level required to avoid redundancy, relying on the relationships among
entities to make the information available at other applicable levels (e.g., individual resource, package, or
interface).
32. Store license rights and terms for reference, reporting, and control of services
32.1. for services including, but not limited to, interlibrary loans, reserves, distance education, course
Web sites, and course packs,
32.1.1. identify whether a given title may be used for the service and under what conditions
32.1.2. generate reports of all materials that may or may not be used for the service with notes about
under what conditions, and
32.2. include a mechanism for adding new services, allowing staff to specify the name of the service and
associated actions such as public displays, reports, and alerts;
33. Record the categories of users and sites that are authorized for access to a given resource and generate
displays for end users and staff on the basis of this information (see also Access Management
Requirements);
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34. Support breach investigation and cure activities and other activities that may be required to fulfill license
obligations
34.1. record the cure period for breach and generate alerts at library-specified intervals on the basis of
this information when a breach has been reported
34.2. provide a breach-incident log in which to record reports of alleged breaching activity, including date
and source of initial report, open/closed status, resolution date, and actions taken. This should have
the capability of generating reports on commonalities of breaches (e.g., type of breach, department
showing regular breaches)
34.3. include a mechanism for adding fields in which to record unusual compliance requirements that the
library may want to track, including implementation status and date and the ability to generate
reports or alerts on the basis of this information. Examples might include a requirement to post
notices to end users or to destroy locally held copies upon termination (see also Termination
Activities);
35. Record additional license terms and metadata for contract management and auditing purposes, such as
license commencement date, duration of agreement, confidentiality provisions, and other site-definable
key terms;
36. Provide the ability to display or link to an online version of a license agreement;
37. Manage the library's archival rights in electronic content,
37.1. record whether permanent rights to the year level exist in a given resource and, if so, their source,
dates of coverage, manner of execution, and the applicable license through which rights are
provided. It should be possible to associate multiple archival field clusters with a given resource to
track successive rights with multiple providers
37.2. retain archival versions of license terms and conditions if desired, so that preexisting terms of
agreement can be mapped to the bibliographic entities and dates for which such terms applied;
38. Support the administration of e-resources,
38.1. store administrative URIs, IDs and passwords, and associated notes and make them available to
authorized staff
38.2. store subscriber numbers used to register online journals that are tied to print
38.3. provide the following capabilities for configuration options, including but not limited to features such
as institutional branding, hooks to holdings, Z39.50 and OpenURL support,
38.3.1. identify whether a given title supports the feature and whether it has been implemented, with
associated notes
38.3.2. generate reports of all materials that do or do not support the specified feature, including
implementation status
38.3.3. include a mechanism for adding new features, allowing staff to specify the name of the
feature, implementation status, notes, and associated actions such as report generation,
38.4. record the number of licensed concurrent users for a given resource, interface, or pooled user
group (including pooled consortium users)
38.5. record cataloging-related data such as,
38.5.1. the availability and quality of MARC records for package items that include individual entities,
39/49
including the status of loading or prioritization and additional notes
38.5.2. the person or unit responsible for cataloging, if applicable
38.5.3. related specifications, such as specific entries or other data to be included in cataloging
records;
39. Support library instructional activities,
39.1. store information about training accounts (URIs, IDs and/or passwords) and other user instruction
arrangements and make these securely available to staff arranging for training classes and
(optionally) to end users
39.2. record information about and/or provide links to available documentation for staff and end users
39.3. record information about and/or provide links to training classes;
40. Support management of and access to usage statistics,
40.1. indicate whether usage statistics are provided, and record associated data such as frequency,
delivery method, and available format(s)
40.2. record URIs and IDs and passwords for access to online statistics
40.3. store or provide information about and/or links to locally stored data
40.4. if local storage of usage statistics is supported, provide the ability to download locally stored data
into a spreadsheet for manipulation purposes
40.5. generate staff displays for access to usage data
40.6. provide a note field for special information pertaining to usage statistics (e.g., missing time periods
or data errors)
40.7. generate reports or notifications indicating when usage statistics should be available, based on the
frequency parameter established in 40.1;
41. Support the troubleshooting of access and performance-related problems,
41.1. record the amount or percentage of allowable downtime provided in the license agreement for
performance monitoring purposes
41.2. store information about the provider's normal maintenance window, and include the ability to
display this information to the end user
41.3. store information on locally defined notes for local performance monitoring Web sites/programs
41.4. display URI of server status provided by vendor
41.5. display to staff who perform troubleshooting elements such as URI and proxy information,
hardware and software requirements, number of licensed concurrent users, subscription expiration
dates, local contact information (site-defined), and vendor contact information
41.6. provide the ability to flag resources as temporarily unavailable, with both staff and public notes. It
must be possible to apply the flag to individual titles, to all titles in a given package, or to all titles
that use a given online interface (see End- User Requirements)
41.7. integrate a support incident log into the system to record and track problems, including date and
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source of initial report, category and description of problem, open/closed status, resolution date, and
a record of actions taken,
41.7.1. provide the ability to route open problem reports to appropriate local contacts for further
action including email capability for routing of problem/troubleshooting reports
41.7.2. generate alerts for unresolved problems at site-defined intervals
41.7.3. generate incident history reports on demand by resource, package, interface, and vendor for
performance monitoring and auditing purposes,
41.8. [Desirable]: calculate the duration of downtime incidents based on data recorded in the log, and
generate an alert if downtime exceeds the amount or percentage of allowable downtime provided
for in the license agreement; and
42. Facilitate communication with vendors,
42.1. record multiple vendor contacts, including name, title, e-mail address, phone, and fax numbers,
including the ability to assign site-defined contact roles. It should be possible to assign multiple roles
to a single contact (technical support, customer support, sales, billing support)
42.2. provide the ability to generate standard notifications of IP addresses and changes to vendors
42.3. record official contract notice address and associated requirements (e.g., delivery requirements)
42.4. provide the ability to generate email messages to designated technical support contacts from data
in the incident log.
Business Functions
Many of the business activities described here are related to, and may already be accomplished through,
functionality that exists in a traditional library learning management system. Although item 44 in this section
affirms the general requirement to support traditional acquisitions-related functions, such as ordering, fund
accounting, and the ability to commit and expend budgets and to generate budget reports, it does not
attempt to describe these requirements in detail, on the assumption that full acquisitions functionality will
continue to reside within a library management system. These specifications concentrate instead on the
functions and elements that are uniquely required to manage e-resources.
43. Make complex business information available to staff,
43.1. store a description of the pricing model applicable to the resource
43.2. know what license agreement is applicable to a given set of business terms
43.3. know what print resources are subscribed to that are part of a package
43.4. where there are restrictions on cancellation of print subscriptions
43.4.1. record this information
43.4.2. if the system is integrated with a library management system that supports print resources,
warn (or block with override by authorized staff) attempts to cancel print subscriptions
43.5. where price caps exist for multiyear agreements
43.5.1. record this information
43.5.2. calculate renewal invoices to ensure that price caps are not exceeded, where possible
41/49
43.6. if the system is integrated with a library management system that supports print resources, prompt
the library to evaluate retention of associated print subscriptions at renewal;
44. Facilitate the acquisitions process,
44.1. perform traditional acquisitions functions such as:
44.1.1. fund accounting
44.1.1.1. commit, expend, and update budgets
44.1.1.2. Produce budget and expenditure reports
44.1.2. ordering
44.1.2.1. ability to assign and issue purchase orders in any standardized format or protocol. For
example, print, e-mail, or EDI transactional transmissions such as X.12, EDIFACT, or
other XML-based suites
44.1.2.2. purchase orders should accommodate site-defined data elements unique to eresources, such as IP addresses and activation instructions
44.1.3. invoice payment
44.2. support cost sharing among departments and fund lines based on fixed numbers, percentages of
some characteristic such as use, total budget or population, or special formulas
44.3. support the ability to pay from one fund and charge costs against multiple funds belonging to
distinct budget or administrative units according to the above algorithms;
45. Facilitate cooperation with consortial partners in a license agreement,
45.1. for resources acquired through a consortium, record the name of the consortium, relevant notes,
and, optionally, the names of other participating institutions or the materials available as a result of
participation of consortial partners
45.2. store name and contact information for key consortial contacts;
46. Facilitate the renewal process,
46.1. record the expiration date and update this date automatically upon renewal
46.2. record the advance notice period for renewal (in the form n days prior to expiration), and calculate
a renewal notification date based on this information
46.3. generate a report or send an alert to designated recipients n days prior to renewal-notification date,
with associated note. It should be possible to assign a system default period that can be overridden
for a given resource (similar to existing claim functions)
46.4. record whether renewal is automatic or explicit and generate an action report and/or alert N days
prior to renewal or notification date for resources requiring explicit renewal
46.5. record renewal action or decision and date
46.6. provide pointers or links to written evaluations associated with renewal decisions; and
47. Facilitate termination actions and decisions,
42/49
47.1. record whether termination by the library during the contract term is permitted, and if so, record the
advance-notice period and applicable conditions (e.g., breach, specific nonperformance, any)
47.2. record whether termination by the licensor during the contract term is permitted, and if so, record
the advance-notice period and applicable conditions (e.g., breach, specific nonperformance, any)
47.3. store the termination date and reason for termination
47.4. provide pointers and/or links to written evaluations associated with termination
47.5. record license conditions to be fulfilled upon termination (such as the requirement to destroy locally
held copies) and generate alerts based on this information (see also Resource Administrative and
Management Functions)
47.6. provide the ability to archive licensing information for noncurrent licenses whose terms remain
applicable to previously licensed material
47.7. provide the ability to manage, record, and report on permanent or perpetual access rights following
termination of a current agreement.
43/49
2.5
Profils d'accès aux différentes catégories de comptes
ERMS
2.5.1
Profils d'accès au compte ERMS de COUPERIN
Institution
Profil utilisateur
Données
bibliographiques
Données des
négociations en
cours
Données des
groupements de
commande
Données
tarifaires
Données
contractuelles
Autres données
COUPERIN
Personnel du
département
CND (rôle
d'administrateur)
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
uniquement pour
les ressources
qu'il gère
lecture/écriture
uniquement pour
les ressources
qu'il gère
lecture/écriture
uniquement pour
les ressources
qu'il gère
lecture/écriture
uniquement pour
les ressources
qu'il gère
lecture/écriture
uniquement pour
les ressources
qu'il gère
Négociateur et
responsable de
pôle
ABES,
INIST
Membre
pluriinstitutionn
el
Membre
monoinstitutionn
el
lecture pour les
lecture pour les
lecture pour les
autres ressources autres ressources autres ressources
Autres personnels
et élus
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
Représentant
lecture
néant
lecture/écriture
uniquement pour
les ressources
qu'il gère
lecture
uniquement pour
les ressources
qu'il gère
lecture
uniquement pour
les ressources
qu'il gère
lecture
uniquement pour
les ressources
qu'il gère
Direction du
service
documentaire
lecture
néant
lecture pour les
ressources
acquises
lecture
lecture
lecture
Gestionnaire des
ressources
électroniques
lecture
néant
lecture pour les
ressources
acquises
lecture
lecture
lecture
Direction du
service
documentaire
lecture
néant
lecture pour les
ressources
acquises
lecture
lecture
lecture
lecture/écriture
pour les
ressources non
négociées par
COUPERIN
lecture/écriture
pour les
ressources non
négociées par
COUPERIN
Correspondant
COUPERIN
lecture/écriture
pour les
ressources non
négociées par
COUPERIN
néant
lecture pour les
ressources
acquises
lecture pour les
autres ressources
lecture pour les
autres ressources
Acquéreur ou
autre
lecture
lecture/écriture
pour les
ressources non
négociées par
COUPERIN
néant
lecture pour les
ressources
acquises
lecture
lecture pour les
lecture pour les
autres ressources autres ressources
lecture
lecture
Tableau 1
44/49
2.5.2
Institution
Profils d'accès au compte du PRES de Toulouse
Profil
utilisateur
Données
bibliographiques
Données des
négociations en
cours
Données des
groupements de
commande
Données
tarifaires et
d'acquisition
Données
contractuelles
Autres données
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
Personnel
du membre
pluriinstitutionne
l
Le membre
pluriinstitutionnel
Direction du
service
documentaire
Administrateur
Personnel d'une institution adhérente du membre pluri-institutionnel et de Couperin et qui dispose par ailleurs d'un compte ERMS propre
Direction du
service
documentaire
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
Responsable
ressources
électroniques
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
Personnel d'une institution adhérente seulement du membre pluri-institutionnel et qui dispose par ailleurs d'un compte ERMS propre
Direction du
service
documentaire
lecture
lecture
lecture
lecture sauf
ressources
négociées par
COUPERIN
lecture sauf
ressources
négociées par
COUPERIN
lecture sauf
ressources
négociées par
COUPERIN
Responsable
ressources
électroniques
lecture
lecture
lecture
lecture/écriture
sauf ressources
négociées par
COUPERIN
lecture/écriture
sauf ressources
négociées par
COUPERIN
lecture/écriture
sauf ressources
négociées par
COUPERIN
Personnel d'une institution adhérente du membre pluri-institutionnel et de Couperin mais qui ne dispose pas d'un compte ERMS propre
Direction du
service
documentaire
Responsable
ressources
électroniques
Acquéreur
lecture
lecture/écriture
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture/écriture
uniquement pour
les ressources
qu'il gère
lecture/écriture
uniquement pour
les ressources
qu'il gère
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture
lecture
lecture/écriture
lecture
lecture
Autre
gestionnaire
lecture
néant
néant
néant
lecture
lecture
Autre personnel
lecture
néant
néant
néant
lecture
néant
Personnel d'une institution adhérente seulement du membre pluri-institutionnel et qui dispose par ailleurs d'un compte ERMS propre
Direction du
service
documentaire
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
Responsable
ressources
électroniques
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
sauf ressources
négociées par
COUPERIN
lecture/écriture
sauf ressources
négociées par
COUPERIN
lecture/écriture
Acquéreur
lecture/écriture
néant
lecture
lecture/écriture
sauf ressources
négociées par
COUPERIN
lecture sauf
ressources
négociées par
COUPERIN
lecture
Autre
gestionnaire
lecture
néant
néant
néant
lecture sauf
ressources
négociées par
COUPERIN
lecture
Autre personnel
lecture
néant
néant
néant
lecture
néant
Tableau 2
45/49
2.5.3
Profils d'accès au compte des autres institutions pilotes
Données
bibliographiques
Données des
négociations en
cours
Données des
groupements de
commande
Données
tarifaires et
d'acquisition
Données
contractuelles
Autres données
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
lecture
Responsable ressources
électroniques (rôle
d'administrateur)
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
lecture/écriture
Acquéreur
lecture/écriture
lecture
lecture
lecture/écriture
lecture
lecture
Autre gestionnaire
lecture
néant
néant
néant
lecture
lecture
Autre personnel
lecture
néant
néant
néant
lecture
néant
Profil utilisateur
Direction du service
documentaire
Tableau 3
46/49
2.6
PRES et UNR
47/49
48/49
2.7
ESGBU
ESGBU
Français
Etrangers
Accroissement des Collections
I- Acquisitions
Nombre de bases
Nombre de périodiques électroniques intégrés dans ces
bases
Nombre de documents numériques intégrés dans ces
bases
Nombre de périodiques électroniques (ceux qui ne sont
pas intégrés dans une base hybride comme Art Full
Text)
Nombre de titres que la bibliothèque ne dispose que
sous forme électronique
Nombre de documents électroniques
Nombre de documents électroniques sur support
physique (CD, DVD)
II- Ressources gratuitres
Nombre de bases de données
Nombre de périodiques électroniques
Nombre de documents numériques
Nombre de thèses électroniques
Nombre de thèses électroniques soutenues dans
l'université
Collections
Nombre de documents électroniques
Nombre de documents électroniques sur support
physique seulement
Nombre de périodiques électroniques (gratuits et
onéreux)
Nombre de périodiques électroniques (gratuits et
onéreux) donnant accès à l'antériorité (stockage local
ou sur site du diffuseur)
Nombre de périodiques électroniques en cours
d'abonnement donnant accès à l'antériorité
Dépenses
Bases de données électroniques
Périodiques électroniques
Documents numériques
49/49

cctp – annexe 2

Transcription

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