Administration générale Administration du programme

APPEL A CANDIDATURE INTERNE
Le 15 octobre 2014
Montpellier Business School recherche :
Un(e) Chargé(e) d’Administration du programme Executive MBA H/F
FONCTION:
Administrer le programme Executive MBA et ses versions en garantissant le respect des règlements pédagogiques, des
critères d’accréditation et des procédures de fonctionnement
Optimiser l’organisation du service administratif, satisfaire les participants du Programme Executive MBA à Montpellier et
assurer le lien avec les chargés d’administration des MBA à l’étranger (Casablanca et Tunis à ce jour).
Garantir la qualité, et l’organisation du service administratif du programme par la mise en application des instructions de la
Directrice du programme Executive MBA, dans un souci permanent de satisfaire les clients du programme - participants,
intervenants, et entreprises – et les partenaires du Programme en étroite collaboration avec les autres services de Montpellier
Business School
Garantir des informations communiquées aux différents interlocuteurs.
MISSIONS & ACTIVITES:
Administration générale
- Transmettre l’information et relayer les décisions du responsable auprès des interlocuteurs du programme
- Administrer le planning des congés, absences, et tickets restaurant des personnels du service
- Programmer et coordonner les réunions, planning et déplacements de son responsable et du service.
- Participer à l’élaboration des budgets, gestion des engagements de dépenses, factures, recommandés, archives, relations
fournisseurs, devis, apurement des comptes, fournitures, etc.
- Saisir, compléter et enrichir les tableaux de suivi de l’activité du programme, et tableaux en commun avec d’autres services
(ex. services financiers).
- Renseigner les bases de données de l’activité du programme et contrôler la fiabilité des informations saisies.
- Concevoir et soumettre à son responsable des tableaux de bord de suivi de l’activité du programme.
- Alerter son responsable en cas de dysfonctionnement et proposer toute action d’amélioration.
- Gérer le quotidien : salle, matériel, état du bâtiment utilisé, NTIC, etc.
- Gérer le secrétariat : accueil, prise de RV, renseignements, Gestion des bases, traitement des courriers, actualisation des
documents remis aux participants, supervision de l’affichage, préparation des réunions de délégués, suivi de la
correspondance avec les participants, etc.
Administration du programme
Admission au programme :
- Finaliser l’admission en coopération avec la personne chargée du développement et du recrutement : contacts, dossier
d’inscription, préparation du contrat / convention et envois des courriers de conclusion.
- Transmettre les informations relatives à l’inscription aux services concernés pour saisie base élèves, gestion des accès aux
ressources pédagogiques, codes, carte d’étudiant, suivi statistiques, etc…
Communication interne
- Mettre à disposition des informations sur tout support adéquat, diffuser aux services concernés tout élément utile.
- Transmettre toute information nécessaire aux élèves, aux apprenants et répondre à leurs questions.
- Transmettre toute information nécessaire aux intervenants.
- Afficher et organiser l’élection des délégués de promotion.
Déroulement opérationnel
- Préparer les rentrées (constitution des groupes, inscription aux électifs, planning des événements et du cursus, etc…) à
envoyer ensuite à la planification.
- Organiser le séminaire d’intégration : contacts, réservations, préparatifs.
- Planifier, soumettre puis saisir l’ensemble des cours et des examens.
- Collecter les sujets de cours et d’examens et s’assurer de leur conformité avec les exigences règlementaires, les soumettre à
son responsable.
- Organiser les examens en terme humains et logistiques.
- Suivre les coordonnées des participants et suivre les correspondances avec les participants.
- Planifier les réunions de délégués.
- S’assurer du bon contenu et de la mise à jour des dossiers des participants, papier et électronique.
- Suivre les feuilles de présence et envoi des informations aux entreprises et organismes payeurs.
- Suivre le respect des échéances des projets de recherche par les participants et par les tuteurs, activation, relances,
organisations des soutenances in situ ou par webcam, etc…
- Lancer, transmettre et s’assurer du retour des bilans pédagogiques auprès de la direction de la faculté.
- Préparer et soumettre les bulletins scolaires, envoi, gestion des retours, archivage des dossiers papier et électronique, etc.
- Organiser les instances du programme (jurys, conseils de disciplines, conseils de programme).
- Collecter et répertorier toutes les notes.
- Etablir la liste et rédiger les informations relatives aux cas spécifiques qui seront évoqués en jury.
- Contribuer à l’organisation de la cérémonie du MBA, en support du service de communication : (déroulement de la
cérémonie, envoi des remerciements …).
- Réaliser le suivi des gradués, en lien avec l’association des diplômés et la communication et la personne chargée du
développement du MBA: contacts, opérations spécifiques, etc.
Administration des ressources
- Préparer les interventions des vacataires et/ou prestataires de service pédagogique : éléments à remettre au service RH et
bons de commande, suivis des supports de cours, réservations, logistique, suivi de ces actions.
- S’assurer des moyens logistiques avec le support.
- Impulser et veiller à la satisfaction des besoins informatiques avec le support du service informatique.
- Impulser les achats avec le support du service achats.
- Réaliser le suivi du paiement des participants.
- Suivre les frais des intervenants, et la facturation avec le service Contrôle de gestion.
Pilotage administratif des enquêtes d’insertion professionnelle
- Organiser la transmission et s’assurer du retour de l’enquête finale en fin des enseignements et fin de formation. Saisie des
informations.
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES:
Niveau d'études et/ou expérience:
Bac+2 minimum ou titre ou formation qualifiante jugé(e) équivalent(e) avec une expérience professionnelle confirmée de 5 à
10 ans dans le domaine.
Connaissances et/ou savoir-faire spécifiques :
Connaissances professionnelles de l’enseignement supérieur et des aspects réglementaires liés à la formation continue.
Bases en gestion comptable et commerciale.
Maîtrise des logiciels : Word, Excel, Outlook, Internet, Powerpoint.
Excellente expression orale.
Capacités rédactionnelles.
Pratique de l’anglais professionnel et si possible d’une deuxième langue étrangère.
Est garant(e) de son travail et de ses résultats, auto-contrôle.
Organisation, rigueur administrative.
Anticipation, réactivité.
Sens du service client.
CLASSIFICATION : Catégorie technicien, niveau 3, échelon A, rattaché à l’emploi, assistant de direction T3 et à la filière
métier Personnel administratif et de service.
TEMPS DE TRAVAIL : Temps plein, Disponibilité selon les exigences de service.
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : Catherine Marlier, Directrice du programme Executive MBA.
LIEU DE TRAVAIL: Montpellier Business School, 2300 Avenue des Moulins, 34185 MONTPELLIER Cedex 4.
Les candidatures (CV+LM) sont à adresser à M.Just, Chargée de recrutement et d’administration du personnel sous la
référence chargé admin MBA par courrier électronique ([email protected]) .