IP Office Basic Edition Norstar Mode

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IP Office Basic Edition
Norstar Mode - Embedded Voicemail
User Guide (Intuity Mode)
15-604067 Version 10c Standard (1/31/2012)
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Norstar Mode - Embedded Voicemail User Guide (Intuity Mode)
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Table des matières
Table des matières
1. Embedded Voicemail
1.1 Connexion ..................................................................... 7
1.2 Contrôles par
.....................................................................
défaut de la boîte vocale
9
1.3 Options de l'appelant
..................................................................... 9
1.4 Visual Voice
..................................................................... 10
2. Écoute des messages
2.1 Écoute des.....................................................................
messages
2.2 Marquage .....................................................................
d'un message comme non écouté
2.3 Marquage .....................................................................
d'un message comme enregistré
2.3.1 Appel de l'expéditeur
......................................................
2.4 Écoute des.....................................................................
messages enregistrés
2.5 Renvoi d'un
.....................................................................
message
2.6 Réponse à.....................................................................
un message
2.7 Envoi d'un .....................................................................
nouveau message
2.8 Enregistrement
.....................................................................
d'un message
14
15
15
15
15
16
16
16
16
3. Modification de vos paramètres
3.1 Modification
.....................................................................
de votre mot de passe
3.2 Messages .....................................................................
d'accueil personnels
3.2.1 Enregistrement
......................................................
d'un message d'accueil
3.2.2 Messages d'accueil de groupe de recherche
de ligne
......................................................
3.2.3 Activation d'un......................................................
message d'accueil
3.2.4 Désactivation ......................................................
d'un message d'accueil
3.2.5 Écoute de votre
......................................................
message d'accueil
3.2.6 Modification de
......................................................
votre message d’accueil
3.2.7 Suppression d'un
......................................................
message d'accueil
3.3 Options de.....................................................................
transfert
3.4 Enregistrer.....................................................................
votre nom
20
20
20
20
21
21
21
21
22
22
23
4. Notification de messagerie vocale
4.1 Messagerie.....................................................................
externe
26
4.1.1 Configuration ......................................................
de la messagerie externe
26
4.1.2 Définition de la destination de votre
messagerie externe...................................................... 27
4.1.3 Définition de la temporisation de messagerie
externe
...................................................... 27
4.1.4 Activation de la
......................................................
messagerie externe
28
4.1.5 Désactivation ......................................................
de la messagerie externe
28
4.1.6 Réponse aux appels de la messagerie
externe
...................................................... 28
Index
...............................................................................29
Page 3
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Chapitre 1.
Embedded Voicemail
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Embedded Voicemail :
1. Embedded Voicemail
Ce manuel de l'utilisateur concerne la Embedded Voicemail fournie par un système IP Office Basic Edition Norstar Mode. Le
système peut être configuré de sorte à prendre en charge le fonctionnement de la boîte vocale d'émulation Intuity ou de la
boîte vocale en mode IP Office.
Ce manuel concerne le mode d'émulation Intuity. Votre administrateur système confirmera le mode utilisé par votre
système.
1.1 Connexion
Par défaut, vous pouvez accéder à votre boîte vocale à partir de votre poste sans fournir votre mot de passe car votre
numéro de poste est traité comme une 'source sécurisée'. La personne chargée de la maintenance de votre système peut le
modifier, le cas échéant. Elle peut également configurer d'autres numéros comme sources sécurisées pour votre boîte
vocale, si nécessaire.
À partir de toute autre source non sécurisée, vous devez saisir le mot de passe de votre boîte vocale. Par exemple, vous
devez généralement saisir votre mot de passe si la personne chargée de la maintenance a configuré une méthode d'accès à
votre boîte vocale à partir de sites distants autres que votre poste.
Première connexion à la boîte vocale
La première fois que vous appelez votre boîte vocale, le système vous demande d'enregistrer votre nom et de changer le
mot de passe de la boîte. Le nom enregistré est utilisé pour diverses annonces système et pour la fonction de recherche de
répertoire.
1. Sur votre poste, composez 777.
2. Si vous utilisez votre propre poste, appuyez sur #. Sinon, composez votre numéro de poste et appuyez sur #.
3. Si aucun mot de passe n'est configuré, appuyez sur #. Vous devez alors entrer un nouveau mot de passe.
·Si un mot de passe est déjà configuré, entrez-le et appuyez sur #.
4. Entrez le nouveau mot de passe, puis appuyez sur #. Votre mot de passe doit comporter au moins 4 chiffres et ne
peut pas être identique à votre numéro de poste ; vous ne pouvez pas non plus choisir une série de chiffres répétés
ou des chiffres qui se suivent.
5. Retapez le nouveau mot de passe et appuyez sur #.
6. Vous avez la possibilité de modifier le mot de passe à nouveau ultérieurement.
7. Enregistrez votre nom à l'invite. Vous pouvez réenregistrer votre nom ultérieurement.
8. Appuyez sur 1 et au bip, prononcez votre nom.
9. Appuyez de nouveau sur 1. Votre enregistrement est relu.
10.Appuyez sur # pour accepter l'enregistrement ou sur 1 pour réenregistrer.
11.Une fois que vous êtes connecté, les commandes vocales vous indiquent la marche à suivre. Vous trouverez un
récapitulatif de la plupart des contrôles dans Contrôles par défaut de la boîte vocale.
Connexions suivantes
Si vous vous êtes déjà connecté une première fois et que vous avez enregistré votre nom et configuré un mot de passe,
vous ne devez saisir ensuite que votre numéro et votre mot de passe. Si votre poste est configuré comme source sécurisée,
vous pouvez accéder à votre boîte vocale sans saisir de mot de passe.
1. Sur votre poste, composez 777.
2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale et appuyez sur #. Une fois que vous êtes connecté, des invites
vocales vous indiquent la marche à suivre.
· Appuyez sur *4 pour obtenir de l'aide à tout moment.
· Appuyez sur *7 pour revenir au menu activité.
· Appuyez sur **9 pour quitter le système.
Reconnexion à un poste différent
Certains utilisateurs disposent d'un accès à plusieurs boîtes vocales. Par exemple, dans un centre d'appels ou un groupe de
recherche, les superviseurs doivent vérifier plusieurs boîtes vocales. Vous pouvez utiliser la fonction de reconnexion pour
accéder à des boîtes vocales de manière séquentielle, sans devoir vous déconnecter après vérification de chaque boîte.
1. Composez *17 ou utilisez une autre méthode prise en charge par votre téléphone ou le logiciel Phone Manager.
2. Si vous utilisez votre propre poste, appuyez sur #. Sinon, composez votre numéro de poste et appuyez sur #.
3. Tapez le mot de passe de votre messagerie vocale et appuyez sur #.
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4. Appuyez sur **7 pour vous reconnecter
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Embedded Voicemail : Connexion
1.2 Contrôles par défaut de la boîte vocale
Vous trouverez ci-après un récapitulatif des options disponibles après connexion
7
à une boîte vocale.
Général
2 Récupérer les messages
· Aide = *4
Activité = *7
· Enregistrer des messages = 1
· Récupérer les messages = 2
· Messages d’accueil = 3
· Aide = 4
· Options personnelles = 5
· Messagerie externe = 6
· Reconnexion = **7
· Quitter = **9
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
1. Enregistrer des messages
· Enregistrer message = 1
· Démarrer/arrêter l’enregistrement = 1
· Retour rapide = 2
· Retransmettre = 5
· Avancer = 6
· Écouter = 23
· Supprimer = *3
· Accepter = #
· Saisir l’adresse et appuyer = #
· Annuler l’adresse = *3
· Valider l’adresse = #
Écouter le message = 0
Répondre/Renvoyer = 1
Redémarrer = 2
Passer au précédent = *2
Suspendre/reprendre = 3
Retransmettre l’en-tête = 23
Retour/redémarrer = *5
Avancer à la fin = 6
Enregistrer et ignorer le message = **4
Enregistrer et écouter le suivant = #
Supprimer = *3
Enregistrer = **7
3 Messages d’accueil
· Écouter le message d’accueil = 0
· Créer, modifier ou supprimer le message d'accueil
=1
· Activer = 3
5 Options personnelles
· Mot de passe = 4
· Enregistrer Nom = 5
6 Messagerie externe
·
·
·
·
·
Configurer la messagerie externe = 1
Modifier l'heure = 2
Modifier le numéro = 3
Désactiver la messagerie externe = 6
Activer la messagerie externe = 9
**7 Reconnexion
· Reconnexion = **7
IMPORTANT
Une fois que vous avez écouté un nouveau message, il est marqué comme "ancien". Il sera automatiquement supprimé
après 24 heures. Si vous ne voulez pas supprimer le message, vous devez l'indiquer comme "enregistré" en appuyant sur
**7.
1.3 Options de l'appelant
Les options suivantes sont proposées aux appelants de votre boîte vocale lorsqu'ils vous laissent un message.
· Ignorer votre message d'accueil de boîte vocale
Les appelants peuvent ignorer le message d'accueil et accéder directement au bip indiquant le moment de laisser un
message.
Pour ignorer un message d'accueil :
1. Composez le numéro du poste requis.
2. Dès que vous obtenez une réponse, appuyez sur 1 pour ignorer le message d'accueil. Vous entendez alors le bip
après lequel vous pouvez enregistrer votre message.
· Options après avoir laissé un message
1. Composez le numéro du poste requis.
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2. Laissez un message.
3. Au lieu de raccrocher, appuyez sur #.
4. Appuyez sur *7 pour vous connecter à une boîte vocale ou sur **9 pour vous déconnecter.
· Boîtes vocales pleines
Lorsqu'une boîte vocale est pleine et qu'il est impossible d'y laisser de nouveaux messages, le système de
messagerie vocale diffuse un message d'information et déconnecte l'appel.
1.4 Visual Voice
Visual Voice permet d'accéder à votre boîte vocale à l'aide du menu d'affichage de votre téléphone plutôt qu'avec les
messages parlés de la boîte vocale. Visual Voice n'est pas pris en charge sur tous les téléphones.
Pour utiliser Visual Voice, votre administrateur système doit ajouter une touche correspondante à votre téléphone. La
personne chargée de la maintenance de votre système peut également configurer la touche MESSAGES de votre téléphone
de sorte qu'elle fonctionne comme une touche Visual Voice.
· Les téléphones dotés d'un écran, mais ne prenant pas en charge le fonctionnement Visual Voice, prennent en charge
l'utilisation de cette touche pour accéder à la boîte vocale de l'utilisateur à l'aide des commandes vocales et pour le
transfert direct à la messagerie vocale lors d'un appel
Contrôles de Visual Voice
La disposition des options sur l'écran varie selon le type de téléphone et la taille de l'affichage. Les contrôles qui ne peuvent
pas être ajustés sur l'affichage actuel sont accessibles à l'aide des boutons < et > du téléphone pour passer d'une page
d'écran à l'autre.
Bouton
Fonctions
Écouter
Accédez à votre boîte vocale. Lorsque vous appuyez sur cette touche, l'écran affiche le nombre de messages
nouveaux, anciens et enregistrés. Sélectionnez l'une de ces options pour démarrer la lecture des messages
de cette catégorie. Une fois la lecture des messages sélectionnée, les contrôles disponibles changent :
· Précédent : Permet de lire le message
précédent.
· Suivant : Permet de lire le message
suivant.
· Copier : Permet de copier le message vers une autre boîte
vocale. Lorsque vous appuyez sur ce bouton, un certain
nombre d'options supplémentaires sont affichées.
· Pré enregistrement : Permet d'enregistrer un
message qui sera joint au début du message copié.
· Reculer : Pour reculer d'environ 5
secondes.
· Cibles : Permet d'entrer la destination de la copie du
message.
· Avance rapide : Pour avancer d'environ
5 secondes.
· Supprimer : Permet de supprimer le
message actuel.
· Enregistrer : Permet de marquer le
message comme étant enregistré.
· Terminé : Permet de copier le message à l'aide des
cibles entrées.
· Pause : Permet de suspendre le message actuel. Appuyez
de nouveau sur ce bouton pour annuler la pause.
Principal
(0)
Les noms de groupe de recherche de ligne sont affichés si vous avez été configuré pour l'accès à la boîte
vocale du groupe. Le nombre de nouveaux messages dans la boîte vocale est affiché après le nom. Appuyez
sur le bouton pour accéder à la boîte vocale de la même façon que pour l'option Écouter ci-dessus.
Message
Enregistrez et envoyez un message vocal vers une ou des autres boîtes vocales.
Message
d’accueil
Changez le message d'accueil principal utilisé pour les appelants dans votre boîte vocale. Si aucun message
d'accueil n'a été enregistré, la boîte vocale par défaut du système est utilisée.
· Enregistrer : Permet d'enregistrer un nouveau message d'accueil.
· Écouter : Permet d'écouter le message d'accueil actif ou le nouveau message récemment enregistré.
· Soumettre : Permet de soumettre le nouveau message d'accueil récemment enregistré.
· Supprimer : Permet de supprimer le message d'accueil actuel. Le message d'accueil par défaut du
système est rétabli sauf si les options Enregistrer et Soumettre sont utilisées pour enregistrer un
nouveau message d'accueil.
E-mail
Cette option n'est affichée que si une adresse électronique d'utilisation de la messagerie vocale a été
configurée pour vous dans la configuration du système téléphonique. Cette commande permet de voir et de
modifier le mode actuel de courrier électronique de la messagerie vocale utilisé pour les nouveaux messages
reçus par votre boîte vocale. Utilisez Modifier pour modifier le mode sélectionné. Appuyez sur Terminé
lorsque le mode requis est affiché. Les modes possibles sont les suivants :
· Mode courrier électronique désactivé : Courrier électronique de la messagerie vocale n'est pas
utilisé.
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Embedded Voicemail : Visual Voice
Bouton
Fonctions
· Copie de mode courrier électronique : Les nouveaux messages vocaux sont copiés vers l'adresse
électronique de l'utilisateur. Le message d'origine est conservé dans la boîte vocale.
· Renvoi de mode courrier électronique : Les nouveaux messages vocaux sont renvoyés vers
l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d’origine est supprimé de la boîte vocale.
· Alerte de mode courrier électronique : Un message e-mail d'alerte est envoyé vers l'adresse
électronique de l'utilisateur. Le message d'origine n'est pas joint au courrier électronique et est
conservé dans la boîte vocale.
Mot de
passe
Modifiez le mot de passe de la boîte vocale. Pour ce faire, il faut indiquer le mot de passe existant.
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Utiliser la touche Visual Voice pour le transfert vers la messagerie vocale
Si ce paramètre est sélectionné lorsque vous avez un appel en cours, la touche Visual Voice permet l'entrée d'un numéro de
poste pour un transfert direct vers la messagerie vocale de l'appel connecté.
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Chapitre 2.
Écoute des messages
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2. Écoute des messages
Une fois que vous êtes connecté à votre boîte vocale, une annonce vous indique le nombre de nouveaux messages reçus.
Lorsque vous récupérez vos messages, chaque message commence par un en-tête contenant des informations sur
l'expéditeur du message (s'il est connu) et sur la date et l'heure auxquelles le message a été laissé.
Les messages sont regroupés selon les catégories suivantes :
1. Nouveau - Le nouveau message. Une fois que vous avez écouté un nouveau message, il devient ancien.
2. Enregistré - Un message que l'utilisateur a explicitement enregistré.
3. Ancien - Une fois que vous avez écouté un nouveau message, il devient ancien. Les messages que vous avez écoutés
sont automatiquement supprimés après 24 heures, à moins de les avoir supprimés avant.
Les nouveaux messages sont lus en premier, suivis des messages enregistrés, puis des anciens messages.
2.1 Écoute des messages
Lorsque vous recevez des messages, vous pouvez en ignorer l'en-tête et n'écouter que le message. Vous pouvez
écouter la totalité des messages ou uniquement une partie.
1. Connectez-vous à votre boîte vocale
7
.
· Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d’accès et
appuyez sur #.
Le nombre de nouveaux messages est annoncé.
2. Appuyez sur 2 pour recevoir vos messages. L'en-tête du premier message est lu.
· Vous pouvez appuyer sur 0 pour en ignorer l'en-tête et écouter le message
3. Lors de l'écoute de vos messages, vous pouvez utiliser les contrôles suivants pour écouter la totalité ou uniquement
une partie du message.
· Appuyez sur 2 pour redémarrer le message.
· Appuyez sur 23 pour réécouter l'en-tête.
· Appuyez sur 3 pour suspendre / reprendre.
· Appuyez sur 5 pour revenir 5 secondes en arrière.
· Appuyez sur *5 pour redémarrer.
· Appuyez sur 6 pour avancer de 5 secondes.
· Appuyez sur 7 pour enregistrer un nouveau ou un ancien message.
4. Une fois que vous avez écouté les messages, vous disposez des options suivantes :
· Appuyez sur la touche 1 pour répondre au message ou pour le renvoyer.
· Appuyez sur *3 pour supprimer le message et passer au suivant.
· Appuyez sur # pour ignorer le message et lire le suivant.
Les contrôles suivants sont également disponibles.
· Appuyez sur *# pour passer au message suivant.
· Appuyez sur **4 pour passer du message de la catégorie actuelle à la catégorie suivante.
· Appuyez sur *2 pour revenir au message précédent.
· Appuyez sur **9 pour raccrocher et quitter la messagerie vocale.
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Écoute des messages : Marquage d'un message comme non écouté
2.2 Marquage d'un message comme non écouté
Lorsque vous écoutez un message ancien ou enregistré, vous pouvez le réinitialiser pour qu'il redevienne un nouveau
message. L'indicateur de message en attente du téléphone se met alors à clignoter de nouveau. Toutefois, si vous utilisez
le courrier électronique de la messagerie vocale ou la messagerie externe 26 , cette redéfinition ne réactive pas les voyants.
1. Appuyez sur *06 lorsque vous écoutez les messages anciens ou enregistrés.
2.3 Marquage d'un message comme enregistré
Une fois que vous avez écouté un nouveau message, il est indiqué comme étant un ancien message. Les anciens messages
sont automatiquement supprimés après 24 heures. Pour empêcher que cela ne se produise, vous pouvez indiquer que le
message actuel est enregistré.
1. Lorsque vous écoutez un message nouveau ou ancien, appuyez sur **7 pour l'enregistrer.
2.3.1 Appel de l'expéditeur
Lorsqu'un appelant interne laisse un message, le système capture le numéro de celui-ci et l'ajoute au message. Vous
pouvez choisir d'appeler le numéro de l'appelant.
1. Lors de l'écoute du message, appuyez sur la touche 1.
2. Pour essayer d'appeler, appuyez sur la touche 0. Vous êtes alors déconnecté de votre boîte vocale.
2.4 Écoute des messages enregistrés
7
.
appuyez sur #.
2. Appuyez sur 2 pour écouter les messages enregistrés. Il n'est pas nécessaire d'enregistrer à nouveau le message
après son écoute.
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2.5 Renvoi d'un message
Vous pouvez renvoyer simultanément un message vers une ou plusieurs autres boîtes vocales. Vous pouvez indiquer si les
commentaires que vous avez enregistrés doivent être diffusés avant ou après le message renvoyé.
1. Lors de l'écoute du message, appuyez sur 1.
2. Appuyez sur la touche 2 pour renvoyer le message avec un commentaire.
3. Enregistrez votre commentaire et appuyez sur # pour terminer l'enregistrement. Le système vous demande d'entrer
la destination du transfert.
4. Entrez un numéro de boîte vocale (ou le nom souhaité) et appuyez sur #.
· Répétez cette procédure jusqu'à ce que vous ayez entré toutes les boîtes vocales vers lesquelles vous souhaitez
renvoyer le message.
· Pour supprimer le dernier numéro entré, appuyez sur *3.
5. Appuyez sur # pour terminer.
2.6 Réponse à un message
Lorsque vous recevez un message vocal d'un appelant interne, vous pouvez envoyer une réponse à l'expéditeur. Vous
pouvez choisir de conserver ou non le message d'origine dans votre réponse. Pour répondre à un message :
1. Lors de l'écoute du message, appuyez sur la touche 1.
2. Pour répondre au message via la boîte vocale, appuyez de nouveau sur 1.
3. Sélectionnez le type de réponse :
· Appuyez sur 6 pour répondre sans le message d'origine.
· Appuyez sur 9 pour répondre avec le message d'origine.
4. Après le bip, enregistrez votre réponse (voir la section Enregistrement d'un message).
Une fois l'enregistrement terminé, l'envoi de votre réponse est programmé et vous retournez à l'option de récupération des
messages.
2.7 Envoi d'un nouveau message
Lorsque vous écoutez un message, vous pouvez enregistrer un nouveau message et l'envoyer à une ou plusieurs autres
boîtes vocales.
1. Lors de l'écoute du message, appuyez sur 1.
2. Appuyez sur 4. Le système vous invite à enregistrer votre nouveau message. Enregistrez votre commentaire et
appuyez sur # pour terminer l'enregistrement.
3. Après le bip, enregistrez votre message (voir la section Enregistrement d'un message).
2.8 Enregistrement d'un message
Vous pouvez enregistrer un message et l'envoyer à une ou plusieurs autres boîtes. Les enregistrements doivent durer au
moins 3 secondes.
1. Après le bip, enregistrez votre message.
2. Appuyez sur # pour terminer l'enregistrement.
· Appuyez sur 1 pour arrêter l'enregistrement ; appuyez de nouveau sur 1 pour commencer à réenregistrer le
message.
· Appuyez sur 2 pour rembobiner l'enregistrement.
· Appuyez sur 23 pour écouter l'enregistrement.
· Appuyez sur *3 pour supprimer l'enregistrement.
· Appuyez sur # pour valider l'enregistrement.
3. Après validation, si vous renvoyez un message ou envoyez un nouveau message, vous êtes alors invité à saisir
l'adresse ou les adresses de destination du message.
· Entrez le numéro de la boîte vocale, puis appuyez sur #. Continuez jusqu'à ce que toutes les destinations
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Écoute des messages : Enregistrement d'un message
auxquelles vous souhaitez envoyer le message soient entrées.
· Pour supprimer le dernier numéro entré, appuyez sur *3.
· Appuyez de nouveau sur # pour terminer.
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Chapitre 3.
Modification de vos
paramètres
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3. Modification de vos paramètres
3.1 Modification de votre mot de passe
Si vous avez configuré un mot de passe afin de limiter l'accès à votre boîte vocale, vous pouvez le modifier quand vous le
souhaitez. Nous vous conseillons de changer de temps à autre de mot de passe pour des raisons de sécurité.
Votre administrateur système peut modifier ou entrer votre mot de passe de messagerie vocale à l'aide d'IP Office Manager.
Le mot de passe que l'administrateur entre peut contourner les règles de mot de passe. Par exemple, l'administrateur
système peut définir un mot de passe contenant des chiffres répétés ou consécutifs, il peut être identique à votre numéro
de poste ou comporter moins de quatre chiffres. Si le mot de passe est défini sans tenir compte des règles, vous serez forcé
d'en définir un autre lors de la première connexion.
Pour modifier votre mot de passe :
1. Connectez-vous à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur 5 pour accéder aux options personnelles.
3. Appuyez sur la touche 4 pour modifier le mot de passe.
4. Entrez le nouveau mot de passe, puis appuyez sur #.
· Votre mot de passe doit comporter au moins quatre chiffres. La longueur maximale est de 15 chiffres.
· Votre mot de passe ne peut pas être identique à votre numéro de poste ; vous ne pouvez pas non plus choisir
une série de chiffres répétés ou des chiffres qui se suivent.
5. Retapez le nouveau mot de passe et appuyez sur #. Un message confirme cette modification.
3.2 Messages d'accueil personnels
Par défaut, les appelants dirigés vers votre boîte vocale entendent le message d'accueil système "Avaya IP Office a répondu
à votre appel". Vous pouvez remplacer ce message d'accueil système par un message d'accueil personnel.
Vous pouvez supprimer un message d'accueil à tout moment. Dans ce cas, le message d'accueil système est diffusé.
3.2.1 Enregistrement d'un message d'accueil
Vous pouvez enregistrer un message d’accueil qui sera diffusé aux appelants lorsqu’ils sont redirigés vers votre messagerie
vocale.
Vous pouvez écouter un message d'accueil et le réenregistrer à tout moment.
· Un message d'accueil doit durer plus de 3 secondes. La longueur maximum par défaut d'un message d'accueil
est de 120 secondes. Votre administrateur système pourra vous indiquer si les paramètres par défaut système
ont été modifiés.
· Lorsque vous enregistrez un message d'accueil, vous n'êtes pas obligé de l'attribuer tant que vous n'en avez pas
besoin. Ceci vous permet par exemple d'enregistrer un message d'accueil pour les périodes de vacances ou de
déplacement professionnel.
Pour enregistrer ou réenregistrer un message d'accueil personnel :
2. Appuyez sur 3 pour sélectionner les messages d'accueil personnels.
3. Appuyez sur 1 pour créer, modifier ou supprimer un message d'accueil.
4. Commencez à dire votre message d'accueil après le bip.
5. Une fois que vous avez terminé, appuyez sur 1 pour modifier votre message d'accueil.
6. Appuyez sur 2 3 pour réécouter le message d'accueil que vous venez d'enregistrer.
7. Appuyez sur # pour confirmer l'enregistrement. Le numéro du message d'accueil qui vient d'être enregistré est
annoncé. Si vous souhaitez ajouter quelque chose à l'enregistrement, appuyez sur 1. Commencez à dire les mots
supplémentaires, puis appuyez sur 1 une fois que vous avez terminé.
8. Appuyez sur # pour sauvegarder l'enregistrement et ne pas l'activer.
3.2.2 Messages d'accueil de groupe de recherche de ligne
Des messages d'accueil personnels peuvent être créés pour les groupes de recherche de ligne. Si vous vous connectez à
une boîte vocale de groupe de recherche de ligne, deux types de message d'accueil sont disponibles.
· Hors service -Si le message d'accueil est actif, il est diffusé si un appel arrive alors que le groupe de recherche
de ligne est hors service.
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Modification de vos paramètres : Messages d'accueil personnels
· En dehors des heures de bureau -Si le message d'accueil est actif, il est diffusé si un appel arrive en dehors
des heures de bureau. Les messages d'accueil de groupe de recherche de ligne sont diffusés lorsque le message
d'accueil temporaire n'est pas utilisé. Si aucun message d'accueil spécifique au groupe de recherche de ligne n'a
été défini, les paramètres des messages d'accueil personnels sont sélectionnés.
3.2.3 Activation d'un message d'accueil
Une fois que les messages d'accueil sont enregistrés, vous pouvez sélectionner le message d'accueil puis attribuer le type
d'appel. Lorsque vous attribuez un message d'accueil personnel à plusieurs types d'appel, le message d'accueil utilisé est
déterminé en fonction de l'ordre de priorité.
Pour activer un message d'accueil personnel :
2. Appuyez sur 3 pour accéder aux messages d'accueil personnels.
3. Appuyez sur 3 pour Activer le message d'accueil. Un message vous confirme les types d'appels actuellement
identifiés.
4. Appuyez sur # quand vous avez terminé pour retourner au menu des messages d'accueil.
3.2.4 Désactivation d'un message d'accueil
Lorsqu'un message d'accueil a été attribué à un type d'appel, vous pouvez à tout moment désactiver ce message.
Pour désactiver un message d'accueil :
2. Appuyez sur 3 pour accéder aux messages d'accueil personnels. Si vous avez sélectionné des types d'appels, vous
entendez une annonce qui indique les types d'appels et le message d'accueil correspondant. Par exemple, vous
entendez Appels internes - message d'accueil 1 actif.
3. Appuyez sur 0 pour écouter un message d'accueil.
4. Appuyez sur *8 pour désactiver le message d'accueil. Le message n'est pas supprimé mais il n'est plus associé au
type d'appel.
3.2.5 Écoute de votre message d'accueil
Vous pouvez à tout moment écouter et modifier vos messages d'accueil personnels existants.
7
.
appuyez sur #.
2. Appuyez sur 3 pour accéder aux messages d'accueil personnels.
3. Appuyez sur 0 pour écouter un message d'accueil. Si aucun message d'accueil n'a été enregistré, l'annonce "Message
d'accueil non enregistré" est diffusée.
4. Appuyez sur # pour revenir au menu principal des messages d'accueil.
3.2.6 Modification de votre message d’accueil
Vous pouvez réenregistrer ou modifier les messages d'accueil personnels, si nécessaire.
7
.
appuyez sur #.
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15-604067 Version 10c (1/31/2012)
4. Commencez à dire votre message d'accueil après le bip.
5. Une fois que vous avez terminé, appuyez sur 1 pour modifier votre message d'accueil.
6. Appuyez sur 2 3 pour réécouter le message d'accueil que vous venez d'enregistrer.
7. Appuyez sur # pour confirmer l'enregistrement. Le numéro du message d'accueil qui vient d'être enregistré est
affiché.
· Pour faire un ajout à l'enregistrement, appuyez sur 1. Dites les mots supplémentaires, puis appuyez sur 1 une
fois que vous avez terminé.
7. Appuyez sur # pour enregistrer l'enregistrement. L'enregistrement est enregistré, mais n'est pas actif.
3.2.7 Suppression d'un message d'accueil
Vous pouvez supprimer un message d'accueil à tout moment. Toutefois, si vous supprimez un message d'accueil, le
message d'accueil système est lu.
Pour supprimer un message d'accueil :
4. Appuyez sur *3. Le message d'accueil sélectionné est supprimé.
Lorsque vous recherchez vos messages d'accueil, vous pouvez également supprimer les messages indésirables en appuyant
sur *3 à l'invite. Pour plus d'informations, consultez Recherche de messages d'accueil.
3.3 Options de transfert
Votre administrateur système peut configurer jusqu'à 3 numéros de transfert pour votre boîte vocale. Les appelants qui
laissent des messages sur votre boîte vocale peuvent appuyer sur *0, *2 ou *3 pour être transférés vers les numéros
indiqués. En général, cette fonction est utilisée pour transférer les appelants au réceptionniste ou à l'un de vos collègues.
Demandez à votre administrateur système qu'il vous dise si un numéro de transfert a été configuré pour votre boîte vocale.
Une fois cette fonction configurée, n'oubliez pas de modifier votre message d'accueil de boîte vocale 20 afin d'informer les
appelants de cette option.
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Modification de vos paramètres : Options de transfert
3.4 Enregistrer votre nom
Votre nom est énoncé en confirmation lorsque vous vous connectez à votre boîte vocale. Il est également utilisé pour
d'autres annonces système. Vous pouvez à tout moment réenregistrer votre nom.
Pour enregistrer votre nom
7
.
appuyez sur #.
2. Appuyez sur 5 pour accéder aux options personnelles.
3. Appuyez sur 5. Si vous avez déjà enregistré votre nom, il est diffusé. Vous entendez également une explication vous
indiquant à quelles occasions votre nom est utilisé.
4. Après le bip, prononcez votre nom, puis appuyez sur 1 pour arrêter l'enregistrement. La durée maximale
d'enregistrement est de 12 secondes. Une fois l'enregistrement terminé, le système lit le nom enregistré.
5. Vérifiez l'enregistrement et sélectionnez l'une des options suivantes :
· Appuyez sur 1 pour enregistrer à nouveau votre nom.
· Appuyez sur # pour accepter l'enregistrement.
6. Raccrochez ou choisissez une autre option.
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Chapitre 4.
Notification de messagerie
vocale
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4. Notification de messagerie vocale
Vous pouvez être informé de la réception d'un nouveau message dans votre boîte vocale de plusieurs manières.
· Voyant de message en attente
La plupart des téléphones Avaya présentent un voyant de message en attente, situé généralement dans la partie
supérieure droite du téléphone. Ce voyant est allumé lorsque votre boîte vocale contient des messages que vous
n'avez pas écoutés. De plus, de nombreux téléphones Avaya disposent d'une touche MESSAGE qui est elle aussi
allumée lorsque votre boîte vocale contient de nouveaux messages.
· Votre administrateur système configure également vos indicateurs de nouveau message de sorte qu'ils
s'allument lorsqu'une boîte vocale de groupe de recherche de ligne contient de nouveaux messages.
· Rappel
Si vous activez le rappel, le système vous appelle automatiquement dès que vous avez terminé un appel si votre
boîte vocale contient de nouveaux messages. Cette fonction est utile si votre téléphone ne dispose pas d'une touche
ou d'un voyant de message en attente. Pour activer le rappel, composez *48. Pour le désactiver, composez *49.
· Messagerie externe 26
La messagerie externe vous permet de définir un numéro que le système de messagerie vocale appelle lorsque votre
boîte vocale contient de nouveaux messages. Si vous répondez à l'appel, vous êtes alors invité à vous connecter à
votre boîte vocale pour écouter les messages.
4.1 Messagerie externe
Vous pouvez recevoir la notification d'un nouveau message vocal à l'aide de la fonction Messagerie externe. Lorsque vous
recevez un nouveau message, le système de messagerie vocale vous en informe en appelant un numéro que vous avez
défini. Vous pouvez alors récupérer le message à partir du numéro auquel vous avez reçu la notification. Cette option est
uniquement prise en charge sur les systèmes exécutant la version 7.0 ou une version supérieure. La messagerie externe de
la Embedded Voicemail ne prend en charge qu'une seule destination, sans remontée des informations, ni profil horaire.
Chaque alerte d'appel de la messagerie externe sonne pendant la durée définie, la valeur par défaut étant de 15 secondes.
Lorsque l'appel reste sans réponse, il est abandonné. Lorsque l'appel de la messagerie externe est pris, vous devez saisir
votre mot de passe de boîte vocale. Si vous n'avez pas de mot de passe défini, vous devez saisir votre numéro de poste.
L'appel de la messagerie externe est terminé si :
· Vous appuyez sur *# pour indiquer que vous ne souhaitez plus recevoir d'appels de la messagerie externe pour les
nouveaux messages actuels.
· Vous saisissez un mot de passe erroné à 3 reprises.
· Plus de 5 minutes s'écoulent sans obtenir de réponse.
Quatre appels de la messagerie externe maximum sont tentés, avec un intervalle minimum de 15 minutes entre chaque
appel, sauf si vous répondez à l'appel, appuyez sur *# ou accédez à votre boîte vocale d'une autre manière. Si vous
recevez d'autres nouveaux messages entre temps, ils ne reprennent pas les tentatives d'appel de la messagerie externe.
4.1.1 Configuration de la messagerie externe
Dans le menu principal de la boîte vocale, appuyez sur 6 pour sélectionner le menu Messagerie externe. Lorsque vous
accédez au menu Messagerie externe, vous entendez les détails des paramètres actuels. L'annonce contient les
informations suivantes, si disponibles :
· Le type de message pour lequel vous recevrez la notification de la messagerie externe (tous les appels).
· Le profil horaire de la messagerie externe indiquant les heures de début et de fin.
· L'état de la messagerie externe (activé ou désactivé).
Pour obtenir de l'aide sur la messagerie externe, appuyez sur *4 à tout moment lorsque vous êtes dans le menu
Messagerie externe.
Pour configurer la messagerie externe :
1. Appuyez sur 6 pour modifier les informations de la messagerie externe. Une annonce indique que votre messagerie
externe n'est pas configurée.
2. Appuyez sur 1 pour configurer les options de la messagerie externe. Vous devez préciser les numéros de téléphone
de destination où vous souhaitez recevoir votre notification de nouveau message vocale.
3. Une fois ces numéros configurés, vous pouvez activer ou désactiver la messagerie externe.
Vous pouvez modifier vos paramètres de messagerie externe à tout moment. Vous pouvez :
§ Modifier le numéro de téléphone de destination.
§ Changer le délai de temporisation.
§ Écouter les paramètres.
§ Activer ou désactiver.
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Notification de messagerie vocale : Messagerie externe
4.1.2 Définition de la destination de votre messagerie externe
Vous pouvez ajouter ou modifier les destinations et numéros de téléphone que la messagerie externe utilise. Pour chaque
numéro de destination, vous pouvez définir la durée de la temporisation. Ceci est la durée (en secondes) pendant laquelle
le téléphone de destination sonne avant que la notification d'un nouveau message vocal soit reçue. La durée par défaut est
de 15 secondes avec une période maximum de 59 secondes.
7
.
appuyez sur #.
2. Appuyez sur 6 pour modifier les informations de la messagerie externe. Une annonce indique que votre messagerie
externe n'est pas configurée.
3. Appuyez sur 1 pour configurer les options de la messagerie externe. Une liste des destinations de messagerie
externe est diffusée.
4. Appuyez sur 2 pour modifier ou entrer le numéro de destination.
5. Appuyez sur 1, entrez le nouveau numéro de destination, puis appuyez sur #. Le numéro de téléphone entré est
rediffusé.
· Si vous devez ressaisir le numéro de destination, appuyez sur 1.
6. Appuyez sur # pour accepter et activer la nouvelle destination.
· Vous pouvez modifier le paramètre de temporisation en appuyant sur 2.
·
Entrez la nouvelle valeur en secondes et appuyez sur #. Les nouveaux paramètres sont lus.
· Appuyez sur # pour valider et activer la nouvelle configuration.
7. Appuyez sur *7 pour revenir au menu de l'activité.
4.1.3 Définition de la temporisation de messagerie externe
Vous pouvez définir la durée de la temporisation pour le numéro de destination. Ceci est la durée (en secondes) pendant
laquelle le téléphone de destination sonne avant que la notification d'un nouveau message vocal soit reçue. La durée par
défaut est de 15 secondes avec une période maximum de 59 secondes.
Si la destination indiquée est un numéro interne, la messagerie externe n'est pas envoyée dans la boîte vocale en cas de
non-réponse. Mais, si le répondeur automatique est actif pour un numéro externe, les paramètres de temporisation doivent
être configurés à une valeur inférieure avant toute réponse automatique à l'appel. Par exemple, si la messagerie vocale est
active sur votre téléphone portable où tout appel est dirigé vers la messagerie vocale en cas de non-réponse après
30 secondes, les paramètres de temporisation pour la messagerie externe sur votre téléphone portable doivent être
configurés sur une valeur inférieure à 30 secondes.
7
.
appuyez sur #.
2. Appuyez sur 6 pour modifier les informations de la messagerie externe.
3. Appuyez sur 1 pour modifier la durée de temporisation.
4. Entrez une durée de temporisation entre 5 et 59 secondes.
5. Appuyez sur # pour confirmer la durée de temporisation.
6. Appuyez sur # pour revenir au menu de la messagerie externe.
Page 27
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4.1.4 Activation de la messagerie externe
7
.
appuyez sur #.
2. Appuyez sur 6 pour accéder à vos paramètres de messagerie externe.
3. Appuyez sur 9 pour activer la messagerie externe.
4.1.5 Désactivation de la messagerie externe
7
.
appuyez sur #.
2. Appuyez sur 6 pour accéder à vos paramètres de messagerie externe.
3. Appuyez sur 6 pour désactiver la messagerie externe.
4.1.6 Réponse aux appels de la messagerie externe
Lorsque vous êtes informé d'un nouveau message vocal, vous entendez l'annonce "Bienvenue à Avaya IP Office".
Le système tente d'appeler un numéro de destination à trois reprises, à 15 minutes d'intervalle.
Quand vous êtes informé d'un nouveau message, vous pouvez l'écouter. Une fois que vous êtes connecté à votre
messagerie vocale, la demande de la messagerie externe pour le nouveau message est annulée. Si vous ne souhaitez pas
écouter le message après avoir reçu l'appel téléphonique de la messagerie externe, vous pouvez annuler la demande
correspondante. Si vous n'annulez pas cette demande, vous recevez à nouveau la notification.
Pour relever un message :
1. Répondez à l'appel téléphonique.
2. Lorsque vous entendez l'annonce de la messagerie externe, tapez votre numéro de poste et appuyez sur #.
L'annonce "Bienvenue dans IP Office" est diffusée.
3. Connectez-vous à la messagerie vocale de la manière habituelle et relevez votre nouveau message.
Pour annuler une notification :
1. Répondez à l'appel téléphonique.
2. Lorsque vous entendez l'annonce de la messagerie externe, tapez *#. La demande de la messagerie externe est
annulée pour le nouveau message vocal en cours. Vous recevrez un appel de la messagerie externe pour tout
message vocal ultérieur.
Page 28
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Index
Index
A
Accès à la boîte par défaut 7
Accès à la boîte vocale 7
Activer la messagerie vocale 9
Avance rapide sur le message 14
C
Contrôles de la boîte vocale 9
D
Définir
Réception de la messagerie vocale
Désactiver la messagerie vocale 9
22
E
Entendre les messages d'aide 7, 20
I
Ignorer le message 14
M
Message d'accueil 20
Messagerie vocale 7
Messages 7
Modification
Votre message d'accueil
20
P
Phone Manager 7
R
Rappel 9
Rappel de la messagerie vocale Activé 9
Rappel messagerie vocale désactivé 9
Réception de la messagerie vocale 22
Renvoi 16
Répondre 15
Revenir en arrière sur le message 14
S
Sauvegarder un message 14
Supprimer un message 14
T
Transfert à la Réception 22
V
Votre boîte vocale 7
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Page 31
15-604067 Version 10c (1/31/2012)
Les chiffres et les données de performances cités dans ce document correspondent
à des mesures habituelles ; leur application à une commande ou à un contrat
particulier doit au préalable faire l’objet d’une confirmation écrite expresse de la part
d’Avaya. La société se réserve le droit de modifier ou de rectifier à sa convenance le
contenu de ce guide. La publication des informations de ce document n’implique
pas de dérogation en matière de protection des brevets ou d’autres droits de
propriété d’Avaya ou d’autres sociétés.
Toutes les marques identifiées par ® ou ™ sont respectivement des marques ou
des marques déposées d’Avaya Inc. Toutes les autres marques appartiennent à
leurs propriétaires respectifs.
Ce document contient des informations confidentielles d’Avaya et ne doit pas être
divulgué ou utilisé, excepté en respectant les accords applicables.
© 2012 Avaya Inc. Tous droits réservés.
Page 32
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IP Office Basic Edition Norstar Mode

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