Contrat réservation pdf - La Forge de Quillan dans les Pyrénées

CONTRAT DE RESERVATION
Nom établissement
Adresse
Téléphone
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Fax
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Email de contact
Nom du responsable d’établissement
Noms des accompagnateurs (obligatoire)
Téléphones accompagnateurs
Cocher le séjour choisit
SEJOURS
NIVEAU
SCOLAIRE
Au cœur de la préhistoire et de
l’archéologie
□ Soit 4 jours / 3 nuits
□ Soit 5 jours / 4 nuits
Primaire, collège,
lycée, cursus
archéologie,
ethnologie,
paléontologie
Développe ton Art’Eco
Collège
Venez vivre le moyen âge?
5ème
/
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au
/
PENSION
COMPLETE
Date du séjour
Du
/
Horaire d’arrivée 14h00
Sinon préciser à quelle heure vous souhaitez arriver : …………………
Effectif
Nombre de filles: ………….. Nombre de garçons: ……………
Nombre de chauffeurs
…………………
► Pour tous renseignements complémentaires ainsi que pour les conditions de paiement, merci de contacter l’auberge de
jeunesse
Date:
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Nom:
Qualité:
Signature du responsable :
CONDITIONS DE RESERVATION ET D’ANNULATION
1. Réservation:
La réservation d’un séjour s’effectuera suite à l’acceptation par le client d’un devis proposé par l’auberge
de jeunesse.
La réservation ne sera définitivement enregistrée qu’après réception de la totalité des pièces
suivantes:
● Le bon de commande ou le devis retourné signé avec la mention « bon pour accord
» concernant le séjour retenu;
● Le règlement d’arrhe égal à 25% du montant du devis en euros, espèces ou chèques
ou virement bancaire à l’ordre du Trésor Public ou par mandat administratif pour les collectivités et
administrations publiques;
● Les conditions de réservations et d’annulation doivent être signées.
Une fois les frais de réservation versés, une facture correspondant au solde sera adressé à la fin du séjour.
Les réservations sont enregistrées suivant l’ordre chronologique des confirmations de séjours. La
répartition des chambres est faite selon les disponibilités de l’auberge. Nous essayons de répondre dans la
mesure du possible à vous souhaits.
Pour tout ce qui concerne l’application des présentes conditions et le déroulement du séjour, le signataire
de la fiche de réservation, identifié sur celle-ci
ci comme le responsable du groupe, est réputé pour être le seul
interlocuteurs du l’auberge de jeunesse.
2. Annulation:
En cas d’annulation le règlement des arrhes reste acquis à l’auberge de jeunesse, si cette annulation
intervient dans les 60 jours qui précèdent la date de l’effet du séjour réservé.
En cas d’annulation le règlement des arrhes reste acquis à La Forge, si cette annulation intervient dans les
60 jours qui précèdent la date d’effet du séjour réservé.
- annulation au-delà de 2 mois :
aucun frais d’annulation est dû, et les arrhes sont remboursés.
- annulation entre 2 mois et 1 mois:
25% du montant total du séjour reste dû.
- annulation entre 1 mois et 15 jours:
50% du montant total du séjour reste dû.
- annulation entre 15 jours et 48 heures:
75% du montant du séjour reste dû.
- annulation à moins de 48 heures:
100% du montant total du séjour reste dû.
Une facture correspondant aux frais d’annulation de laquelle seront déduits les frais de réservation déjà
versés sera adressée au client.
Annulation du fait de l’auberge de jeunesse
L’auberge de jeunesse ne peut annuler un séjour effectivement réservé que pour des raisons de force
majeure dûment constatée, ou tenant à la sécurité des participants. Dans ce cas, le groupe ou l’ajiste a droit
au remboursement des frais de réservation versés, sans pouvoir prétendre à une quelconque indemnité.
Dans tous les cas, l’adhésion reste acquise à l’auberge de jeunesse.
Par cas de force majeure, on entend tout événement extérieur à la volonté des parties, imprévisible et
inévitable qui libère le débiteur de ses obligations contractuelles.
3. Modifications:
Modification de fait du groupe
En cas de désistement de participant prévu initialement dans le devis la partie des arrhes versées
correspondant au nombre de participants absents sur le nombre de participants prévus reste acquise à
l’auberge de jeunesse, à l’exception de cas de force majeure (hospitalisation, décès,…)
Lorsque les désistements interviennent en cours de séjour, la totalité du séjour reste due pour chaque
désistement.
En cas de modification des dates de séjour, le groupe doit avertir l’auberge de jeunesse par LR avec AR.
Si la demande de modification du fait du groupe ne reçoit pas l’accord de l’auberge de jeunesse, et si
aucune nouvelle date de séjour ne peut convenir en raison des réservations déjà effectuées sur l’année
civile, les arrhes restent acquises à l’auberge de jeunesse.
Modification du fait de l’auberge de jeunesse
En cas de force majeure et notamment d’aléas climatiques, dans l’intérêt des participants, ou pour assurer
leur sécurité, l’auberge de jeunesse se réserve le droit de modifier les programmes proposés. Lorsque ces
modifications concernent certaines activités, des activités de remplacement seront proposées dans la
mesure des disponibilités.
En cas de modifications dont le groupe ou l’ajiste est informé avant le début du séjour, celui-ci
celui dispose
d’un délais de 7 jours à compter de la réception de l’avis de modification pour mettre fin à sa réservation
en avisant l’auberge de jeunesse de son intention par lettre recommandée avec accusé de réception.
Dans ce cas le remboursement des sommes versées libère l’auberge de jeunesse.
L’ajiste ou le groupe à la possibilité d’indiquer par écrit, lors de son inscription, les prestations essentielles
qui déterminent son inscription.
4. Assurances:
L’auberge de jeunesse n’assurant pas la responsabilité des séjournants, ceux-ci doivent être en mesure de
présenter à leur arrivée une attestation d’assurance en responsabilité civile. La qualité d’adhérent à la FUAJ
permet aux ajistes de bénéficier d’une assurance auprès de la MAIF qui couvre les accidents ou dommages
engageant leur responsabilité.
L’auberge de jeunesse a souscrit une assurance couvrant sa responsabilité civile et professionnelle pour
l’ensemble des prestation qu’elle propose.
N° Police:
RC 01
N° Assuré:
025480/W
SMACL
141 Avenue Salvador Allende
79031 NIORT Cedex 9
Les garanties souscrites par l’auberge de jeunesse au profit des adhérents ne couvrent en aucun cas les
périodes ou les membres du groupe adhérent pratiquent des activités non organisées ou contrôlées par
l’auberge de jeunesse. La responsabilité de celui-ci
ci ne saurait être engagée à cet égard.
5. Réclamation:
Dans un souci d’amélioration constante de nos prestations, une fiche d’appréciation en 2 exemplaires est
remise lors de l’arrivée à l’auberge de jeunesse à l’ajiste ou au responsable de groupe. Ces derniers sont
invités à la rendre complétée à la fin du séjour. L’auberge de jeunesse s’efforce de régler, à l’amiable et
dans le respect des statuts, les difficultés éventuelles qui pourraient survenir dans les relations avec ses
clients.
Toute réclamation relative à un séjour doit être adressé accompagnée de la fiche d’appréciation à:
Monsieur Le Maire de Quillan
Hôtel de Ville
BP 49
11500 QUILLAN
Je soussigné……………………………………………………………………………………………………
déclare avoir pris connaissance du Règlement Intérieur de l’auberge de jeunesse La Forge de
Quillan, et l’avoir porté à la connaissance de toutes les personnes concernées par le séjour et
notamment du responsable du groupe présent sur le séjour qui sera chargé de veiller à son
application.
Date:
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Nom:
Qualité:
Nom du groupe:
Signature du responsable: