bilan des services de l`agrtq procédure d`installation de la base de

BILAN DES SERVICES DE L’AGRTQ
PROCÉDURE D’INSTALLATION DE LA BASE DE DONNÉES
VERSION 0.91
28 MAI 2012
Table des matières
Introduction .......................................................................................................................................... 3
1
Installation de Microsoft Access 2010 ...................................................................................... 4
2
Installation du fichier de la base de données ........................................................................... 4
2.1
Consigne pour renommer le fichier .................................................................................. 4
2.2
Consigne générale d’installation sur un ordinateur dédié .............................................. 4
2.3
Consigne particulière, plusieurs ordinateurs non reliés en réseau ................................ 5
2.4
Consigne particulière, plusieurs ordinateurs reliés en réseau ........................................ 5
2.5
Consigne particulière, plusieurs ordinateurs reliés à un serveur ................................... 5
3
Installation de Microsoft Access 2010 Runtime...................................................................... 5
4
Mises en garde .............................................................................................................................. 7
4.1
Incompatibilité avec les versions antérieures de Microsoft Acces .................................... 7
4.2
Utilisation de Runtime 2010 avec les versions antérieures
de Microsoft Access ................................................................................................................. 7
4.3
Téléchargement de Microsoft Office Professionnel 2010............................................. 7
4.4
Modifications à la conception de la base de données .................................................... 8
4.5
Messages signalant un problème de sécurité potentiel ................................................... 8
2
Introduction
Avec ce guide d’installation, vous avez reçu le fichier suivant :
Bilan des services AGRTQ V_0.91 1.
Cette base de données fonctionne avec le logiciel Microsoft Access 2010 et n’est pas compatible
avec les versions antérieures d’Access. Si vous ne disposez pas de cette version du logiciel,
vous pouvez vous la procurer sur le site suivant :
http://www.techsoupcanada.ca/francais
Ce site offre aux OSBL des logiciels à très peu de frais. Il s’agit d’inscrire le GRT avec son
numéro de charte. Microsoft Access 2010 peut être acheté seul ou comme composante de la
série Microsoft Office Professionnel 2010 2. Le logiciel Access 2010 est disponible sur le site
suggéré au prix de 12 $. La série office professionnel 2010 est disponible via ce site au prix
de 31 $. Les logiciels vendus par Techsoup Canada peuvent être installés sur plusieurs
ordinateurs du GRT.
La configuration minimale de votre système pour le logiciel Access 2010 est la suivante 3 :
•
•
•
•
•
Un processeur de 500 mégahertz (MHz) ou plus rapide
Une mémoire vive (RAM) de 256 mégaoctets ou plus
3 gigaoctets (Go) d’espace disponible sur votre disque dur
Un moniteur offrant une résolution d’au moins 1024 x 576 pixels
Les systèmes d’exploitation suivants :
o Windows XP avec Service Pack (SP) 3 (32 bits), Windows Vista avec
Service Pack 1 (SP1) (32 bits ou 64 bits), Windows Server 2003 SP2 (32 bits
ou 64 bits) et MSXML 6.0 (Office 32 bits uniquement), Windows
Server 2008 ou une version ultérieure (32 bits ou 64 bits), Windows 7 (32 bits
ou 64 bits)
Il est aussi possible d’utiliser une version compacte d’Access 2010. Les instructions pour
l’obtenir vous sont données à la section 4 du présent document.
Le présent guide d’installation vous permettra d’installer la base de données selon les besoins
de votre GRT :
•
1
2
3
Sur un seul poste de travail
Pour alléger la lecture du présent document et lorsque le contexte le permet, les termes « fichier », « base de
données », « Bilan des services » ou la combinaison de ces termes font référence au fichier de la base de
données Bilan des services AGRTQ V_0.91.
Voir la mise en garde à la section 5.
Pour vérifier la configuration système du poste de travail sur lequel vous installerez le logiciel Access 2010,
cliquez sur le bouton Démarrer dans le coin inférieur gauche de votre écran, positionnez le curseur de la
souris sur Poste de travail ou Ordinateur et appuyez sur le bouton droit de votre souris. Un menu contextuel
apparaîtra. Sélectionnez Propriétés dans le bas du menu. Une nouvelle fenêtre apparaîtra dans laquelle vous
retrouverez les composantes de votre système.
3
•
•
1
Sur plusieurs postes de travail non reliés en réseau
Sur plusieurs postes de travail reliés en réseau ou reliés à un serveur
Installation de Microsoft Access 2010
Pour pouvoir utiliser le fichier de la base de données Bilan des services, il faut évidemment
avoir préalablement installé le logiciel Microsoft Access 2010 sur l’ordinateur de chacune des
personnes qui utiliseront la base de données.
Pour installer un logiciel sur un ordinateur, il faut disposer d’un compte d’utilisateur avec des
droits suffisants (par exemple : administrateur). Si vous avez déjà installé des logiciels sur
votre ordinateur, vous disposez de ces droits.
Si vous ne disposez pas de ces droits, votre GRT a probablement établi une politique de
gestion de son réseau d’ordinateurs. Consultez la personne responsable du réseau
informatique pour installer le logiciel ou pour modifier vos droits d’utilisateur afin de vous
permettre d’installer le logiciel.
2
Installation du fichier de la base de données
2.1
Consigne pour renommer le fichier
Lorsque vous installez le fichier sur un ordinateur ou un serveur, vous pouvez le renommer,
mais il est recommandé d’inclure le numéro de la version de la base de données dans le
nouveau nom du fichier. Des mises à jour du fichier sont prévues et il est prévisible que vous
ayez à récupérer les données contenues dans les versions précédentes du fichier.
2.2
Consigne générale d’installation sur un ordinateur dédié 4
Comme pour n’importe quel type de fichier partagé par plusieurs utilisateurs, le fichier de la
base de données doit être installé à un seul emplacement qui sera accessible à l’ensemble des
personnes qui entreront les informations dans la base de données. Par exemple, si vous
installez la base de données sur un ordinateur dédié, il suffit de copier le fichier, intitulé Bilan
des services AGRTQ V_0.91, dans un dossier de votre choix, par exemple :
C:/…./Mes documents/AGRTQ/Bilan des services/Bilan des services AGRTQ V_0.91
Assurez-vous de sauvegarder régulièrement votre fichier de la base de données et de
conserver les différentes sauvegardes que vous aurez faites pendant une période donnée, par
exemple les six derniers mois.
4
Par ordinateur dédié, nous entendons un ordinateur unique à partir duquel travailleront toutes les personnes
chargées de la saisie des données ou auquel ces personnes auront un droit d’accès dans le réseau
informatique.
4
2.3
Consigne particulière, plusieurs ordinateurs non reliés en réseau
La plupart du temps, les GRT comptent plusieurs employés et chacun dispose d’un
ordinateur. Si les ordinateurs ne sont pas reliés en réseau et que plusieurs personnes entrent
des données dans la base de données, vous devez vous assurer que ces personnes utilisent le
même fichier. Vous avez donc deux options :
•
•
2.4
Installer la base de données sur un ordinateur qui sera dédié à la saisie des données
Installer la base de données sur une clé USB 5 que les différents usagers se
partageront à tour de rôle
Consigne particulière, plusieurs ordinateurs reliés en réseau
Habituellement, les GRT qui ont plusieurs ordinateurs les relient en réseau. Il existe plusieurs
façons de relier des ordinateurs en réseau. Les deux principales sont :
•
•
L’un des ordinateurs est dédié pour héberger l’ensemble des fichiers partagés par les
usagers
Les fichiers partagés se retrouvent sur les différents postes de travail du réseau et
chaque utilisateur a d’un droit d’accès partiel ou total à l’ensemble des ordinateurs du
réseau
Quelle que soit la configuration du réseau, le fichier doit être installé sur un seul poste de
travail, dans un emplacement accessible aux personnes chargées de la saisie des données.
2.5
Consigne particulière, plusieurs ordinateurs reliés à un serveur
Un serveur est un ordinateur sophistiqué qui gère, entre autres choses, le partage de fichiers
dans un réseau d’ordinateurs, en assure la sécurité (droits d’accès) et la sauvegarde. Comme
pour les ordinateurs en réseau, il faut s’assurer que l’emplacement choisi pour héberger le
fichier de la base de données est accessible à toutes les personnes qui saisiront des données.
Habituellement, un serveur est supervisé par un gestionnaire de réseau qui déterminera
l’emplacement adéquat pour installer le fichier de la base de données.
3
Installation de Microsoft Access 2010 Runtime
Il existe une version allégée et gratuite d’Access 2010 : Microsoft Access 2010 Runtime. Ce logiciel
permet d’exécuter le fichier de la base de données et de saisir vos données. L’utilisation de
Runtime occasionne toutefois certains inconvénients. Consultez la section 4 pour en savoir
davantage.
5
Les clés USB sont devenues les supports autonomes les plus utilisés. Ils ont une grande capacité de
stockage et sont aisément transportables.
5
Le logiciel Runtime et les instructions d’installation du logiciel sont disponibles à l’adresse
suivante :
http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/details.aspx?FamilyID=57A350CD-52504DF6-BFD1-6CED700A6715
Deux choix de téléchargements vous sont proposés :
• AccessRuntime.exe
• AccessRuntime_X64.exe.
Il est recommandé de choisir le premier fichier qui s’exécutera sur les différentes versions du
système d’exploitation Windows compatibles avec Access 2010.
Une fois le logiciel installé, vous pouvez également installer le Service pack 1 (32 bits) pour
Runtime que vous trouverez à l’adresse suivante :
http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/details.aspx?FamilyID=1C8A450F-00834598-94BD-87BE8DAB716F
L’installation d’Access Runtime 2010 ne semble pas générer de raccourci pour activer le
programme. Il vous faudra donc cliquer sur le fichier de la base de données pour activer
Runtime et saisir les données.
Si vous choisissez d’utiliser Runtime, les procédures d’installation du fichier de la base de
données sont les mêmes que celles décrites à la section précédente.
6
4
Mises en garde
Le fichier de la base de données Bilan des services AGRTQ V_0.91 est une version d’essai
(Beta) qui n’a pu être testée sous toutes les configurations possibles d’un poste de travail. Il
est donc possible que des bogues se produisent. Si c’est le cas, contactez Lyne Parent à
l’AGRTQ pour les signaler. Veuillez le faire par courriel, à l’adresse suivante :
[email protected]
Voici quelques mises en garde concernant l’utilisation de la base de données.
4.1
Incompatibilité avec les versions antérieures de Microsoft Acces
Le fichier de base de données a été créé avec la version 2010 de Microsoft Acces afin de
profiter des nouvelles fonctionnalités de cette version. Le désavantage de ce choix est que le
fichier n’est pas compatible avec les versions antérieures de Microsoft Access.
Par contre, la version 2010 du logiciel est compatible avec les bases de données conçues avec
les versions antérieures d’Access.
4.2
Utilisation de Runtime 2010 avec les versions antérieures de Microsoft Access
Si vous choisissez d’utiliser Runtime 2010 sur un ordinateur où se trouve une version
antérieure de Microsoft Access, il est possible que des interférences se produisent entre ces
deux logiciels. Par exemple, si vous voulez ouvrir une base de données conçue avec Access
2003 en cliquant sur le fichier dans l’Explorateur Windows, le fichier s’ouvrira avec Runtime
2010 plutôt qu’avec Access 2003. Pour accéder à cette base de données, vous devrez le faire
en utilisant le menu Fichier du logiciel Access 2003.
Si vous utilisez déjà une version antérieure d’Access, il est donc recommandé d’acheter la
version 2010 du logiciel, plutôt que de télécharger Runtime. Cette mise à jour vous permettra
d’avoir accès à l’ensemble de vos bases de données sans les inconvénients occasionnés par
Runtime.
Si vous optez pour la version Runtime 2010, limitez son utilisation pour les postes de travail
sur lesquels Microsoft Access n’est pas installée, peu importe la version du logiciel.
4.3
Téléchargement de Microsoft Office Professionnel 2010
Cette mise en garde ne concerne pas Access 2010, mais plutôt Excel 2010. Excel est très utilisé
par les GRT, particulièrement pour la DAF du programme AccèsLogis.
Si vous optez pour l’acquisition de la série Microsoft Office Professionnel 2010, il faut savoir que
le logiciel Excel 2010 n’est pas complètement compatible avec la DAF de la SHQ. Excel 2010
génère des problèmes d’affichage importants que la SHQ n’est pas présentement en mesure
de corriger.
Il est donc recommandé de conserver la version d’Excel que vous utilisez présentement pour
pouvoir traiter adéquatement les fichiers DAF de la SHQ.
7
4.4
Modifications à la conception de la base de données
La base de données est la propriété de l’AGRTQ. Si vous souhaitez en modifier certains
éléments de conception, vous devez obtenir l’autorisation de votre association au préalable.
Il est toutefois nettement préférable de proposer à l’AGRTQ vos suggestions d’amélioration
afin que l’ensemble des GRT puisse en profiter.
4.5
Messages signalant un problème de sécurité potentiel
À l’ouverture de la base de données, il est probable qu’Access ou Runtime vous signale un
problème de sécurité potentiel. Comme il s’agit d’un fichier exécutable, vous êtes avisés de
n’ouvrir ce fichier que si vous en connaissez la provenance. Par mesure de prudence,
assurez-vous qu’il s’agit du fichier que vous a fait parvenir l’AGRTQ. Si c’est le cas, autorisez
l’ouverture du fichier.
8