Fiche technique MSP - [Direction générale des médias et des

fiche technique décrivant les caractéristiques propres au séminaire
(annexe au CCTP)
LOT 2
1. Titre exact du colloque :
« Colloque sur les médias de service public à l’ère du numérique »
2. Direction organisatrice :
Direction du Développement des Médias
3. Date du colloque :
17 & 18 juillet 2008
4. Lieu(x) du colloque :
Strasbourg :
-
Parlement européen
ARTE GEIE
Pavillon Joséphine
5. Programme prévisionnel (horaires, séquences de travail…) :
Le 17 juillet, les 250 invités seront conviés vers 14h30 pour assister à la réunion plénière
d'ouverture des travaux. Celle-ci, introduite par la Ministre de la Culture et de la Communication,
aura notamment vocation à cadrer les enjeux des travaux des deux journées. Elle aura lieu dans
les locaux du Parlement européen. Vers 16h30, la réunion plénière prendra fin, et les cinq panels
thématiques (voir infra) tiendront chacun leur première réunion, de 17h00 à 18h30. Quatre de ces
ateliers de travail se réuniront dans les locaux du Parlement européen, et un se réunira au sein
des locaux d'ARTE GEIE. Au cours de cette réunion, deux intervenants présenteront un exposé
(chacun environ 30 minutes) ayant vocation à nourrir un débat avec le reste de la salle.
Le soir du 17, tous les invités seront conviés au dîner de réception, qui se tiendra de 19h30 à
23h00 environ au Pavillon Joséphine.
Le 18 juillet, toute la matinée (09h30-12h30) sera consacrée à la seconde réunion des panels
thématiques, dans les mêmes locaux que la veille. Les trois intervenants restant seront alors
invités à présenter leur exposé, ayant là aussi vocation à nourrir un débat avec le reste de la salle.
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Au total, au cours de ces deux journées, cinq intervenants par panel auront présenté un exposé,
et le reste de l'assistance aura pu dialoguer avec eux.
Vers 13h00, un déjeuner rassemblant tous les invités sera organisé au sein du Parlement
européen. Vers 14h30, la réunion plénière de clôture des travaux se tiendra dans les locaux du
Parlement européen, jusqu'à environ 17h30. A cette occasion, les cinq rapporteurs présenteront
l'état des travaux qui se seront déroulés dans chacun des panels thématiques.
Un cocktail sera alors organisé dans les locaux d'ARTE GEIE, à compter de 18h00.
Ainsi, les invités seront répartis en cinq panels thématiques ayant vocation à articuler les
interrogations majeures sur la pérennité du service public de l’audiovisuel face à son nouvel
environnement :
- existe-t-il des exigences culturelles spécifiques dans la définition du service public ? ;
- les modalités de définition des missions de service public ;
- le financement des médias de service public et l’émergence de services payants ;
- l’accessibilité du service public face à l’introduction des services numériques ;
- la concurrence entre services audiovisuels public et commercial
6. Objectifs et contextes de la manifestation :
Le « Colloque sur les médias de service public à l’ère du numérique » a pour son ambition de
susciter une réflexion commune sur les perspectives et les enjeux culturels, sociétaux et
économiques ouverts pour le service public de radiodiffusion par les nouvelles technologies
numériques. La manifestation, en s’intégrant utilement dans le programme de travail de la
Commission européenne sur son projet de révision de la communication de 2001 sur le
financement des services publics de radiodiffusion, vise à asseoir la légitimité des États membres
à définir et faire évoluer les missions des sociétés de l’audiovisuel public confrontées au défi des
nouvelles technologies et des nouveaux services à offrir sur les différents supports.
7. Publics cibles :
Nombre de personnes attendues (préciser leur qualité : intervenants, ministres, délégués, participants,
journalistes…)
D’une manière générale, 250 personnes sont attendues lors de ce colloque, de profils et fonctions
variés : représentants d’organes institutionnels européens et nationaux (Commission Européenne,
Parlement européen, parlements nationaux, autorités nationales, etc.), opérateurs (radiodiffuseurs
des secteurs public et privé), universitaires et observateurs (membres de l’Observatoire Européen
de l’Audiovisuel, etc.), etc..
Le colloque se tiendra en la présence de la Ministre de la Culture et de la Communication, ainsi
que (sous réserve de confirmation) des Commissaires Reding et Kroes.
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8. Indication des prestations non incluses dans le marché opérateur et dont la prise en
charge sera assurée par d’autres professionnels (restauration, accueil, gardiennage,
sonorisation, éclairage, nettoyage etc...)
Le Parlement européen assure les prestations suivantes :
- mise à disposition d’agents de sécurité
- équipement technique (micro, cabines d’interprétation, écrans de projection) dans les salles
louées ; mise en état des salles louées
- mise à disposition de panneaux pour y apposer la signalétique ; mise à disposition de portants
pour le vestiaire
ARTE GEIE assure les prestations suivantes :
- mise à disposition d’agents de sécurité
- mise à disposition de la salle de réunion, techniquement équipée (micro, cabines
d’interprétation, écrans de projection, ordinateur et vidéo projecteur, etc.) ; mise en état de la
salle
- mise à disposition de panneaux pour y apposer la signalétique ; mise à disposition de portants
pour le vestiaire
Le Pavillon Joséphine (ville de Strasbourg) assure les prestations suivantes :
- décoration végétale des salles
9. Equipements et mobiliers à fournir par le titulaire
Location de 32 tables rondes de 8 personnes + chaises, pour le dîner au Pavillon Joséphine.
10. Logistique et secrétariat du colloque à fournir par le titulaire
-
Accueil (participants/VIP/presse), hôtesses, vestiaires
Parlement européen : les 17 et 18 juillet, 10 hôtesses pour la réception, l’accompagnement,
l’enregistrement (gestion et distribution des badges), le vestiaire. Langues parlées : français,
anglais.
ARTE GEIE : les 17 et 18 juillet, 4 hôtesses pour la réception, l’accompagnement, le
vestiaire. Service de vestiaire surveillé et gratuit pendant toute la durée du cocktail tenu
dans les locaux d’ARTE GEIE le 18 juillet. Langues parlées : français, anglais.
Pavillon Joséphine : le 17 juillet, 2 hôtesses pour la réception, le vestiaire. Langues parlées :
français, anglais.
-
Business center (micro-ordinateurs, imprimantes, fax…)
8 micro-ordinateurs portables avec connexion Internet haut-débit, connectés à 4 imprimantes
-
Téléphonie et communications (lignes, internet, wifi…)
Mise en place d’un accueil téléphonique dédié.
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11. Personnels que le ministère ou le SGPFUE met à disposition (le cas échéant) :
Sans objet
12. Transports (conditions de prise en charge des intervenants, invités, délégataires, participants…)
a) Acheminement des participants : réservation des billets aller/retour : provenance des
invités, type de transport à privilégier (volet environnemental), classes de réservation, vols
réguliers…
Réservation des moyens de transport aériens et ferrés pour les participants pris en charge au titre
du budget PFUE, soit 35 intervenants.
Prise en charge de tous les invités à leur arrivée : mise en place d’un accueil aux aéroports et
en gare chargé de la réception des invités et du remplissage des moyens de transferts,
acheminement dans les hôtels ou directement sur le lieu du colloque.
b) Transferts pendant la durée de l’évènement : pour chaque jour, préciser le nombre de
personnes concernées, les horaires, le type de transports (individuels ou collectifs), les lieux à
desservir, etc.
Journée du 17 juillet :
- Vers 14h00 ; prise en charge des transferts des 250 invités depuis l’hôtel Hilton et depuis
le centre-ville (lieu à déterminer) vers le Parlement européen
- Vers 18h30 ; prise en charge des transferts des 250 invités depuis le Parlement européen
et ARTE GEIE vers l’Hôtel Hilton et le centre-ville (lieu à déterminer)
- Vers 19h30 ; prise en charge des transferts des 250 invités depuis l’hôtel Hilton et depuis
le centre-ville (lieu à déterminer) vers le Pavillon Joséphine
- Vers 23h00 ; prise en charge des transferts des 250 invités depuis le Pavillon Joséphine
vers l’Hôtel Hilton et le centre-ville (lieu à déterminer)
Journée du 18 juillet :
- Vers 09h30 ; prise en charge des transferts des 250 invités depuis l’hôtel Hilton et depuis
le centre-ville (lieu à déterminer) vers le Parlement européen et ARTE GEIE
- Vers 18h00 : prise en charge des transferts des 250 invités depuis ARTE GEIE vers les
aéroports et la gare
Les modalités de types de transports (individuels ou collectifs) seront à définir avec la Direction du
Développement des Médias.
c) Visite(s) éventuelle(s) : nombre de personnes, lieu, accompagnement éventuel d’un guide
Néant
13. Hébergement
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-
Réservations d’hôtels déjà effectuées par la DDM : hôtels, nombre de chambres, dates
d’options, etc.
Hôtel Hilton Strasbourg, 80 chambres single (avec option sur 10 chambres supplémentaires).
-
Contraintes éventuelles liées aux lieux (ville, quartier piétonnier, accessibilité)
Sans objet
-
Modalités de prise en charge de l’hébergement : nuitée(s) avec petit-déjeuner, chambre
simple ou double, accompagnant, extras, horaires de mise à disposition des chambres, libération
tardive (Late check out), garanties pour le check in
Sans objet
- Nombre de chambres par catégorie (selon étoiles) et nombre de nuitée(s)
Sans objet
14. Restauration :
-
Nombre de repas par type : café d’accueil, déjeuners/buffet, diners de travail, diners de gala,
pauses séminaire (…)
Parlement européen :
- collation « pause café » le 17 juillet, après-midi (250 personnes)
- collations « pause café » le 18 juillet, matin (200 personnes) et après-midi (250
personnes)
- déjeuner : 18 juillet ; 250 personnes
ARTE GEIE :
- collation « pause café » le 18 juillet, matin (50 personnes)
- cocktail : 18 juillet ; 175 personnes
Pavillon Joséphine :
- dîner : 17 juillet ; 250 personnes
-
Contraintes alimentaires et/ou diététiques
Prévoir les contraintes spécifiques (menu sans porc, menu végétarien, etc.) en fonction des
inscriptions des invités.
15. Supports de communication :
-
Correspondances : par voie électronique
Programmes, pré-programmes : par voie électronique
Pré-invitations, invitations : par voie électronique
Badges : pris en charge par la DDM
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- Signalétique : 25 signalétiques, format A3 (« paysage »), pour le Parlement européen ;
-
signalétiques, format A3 (« portrait »), pour ARTE GEIE
Dossiers des participants : 250 dossiers sous chemises
Dossiers de presse : 20 dossiers de presse
Actes du colloque : sous forme électronique
16. Interprétariat et traductions :
Régime linguistique de la manifestation (séances plénières, ateliers, documents écrits) :
français, anglais, allemand
Interprètes :
- Parlement européen : 17 juillet : séance plénière puis 4 ateliers / 18 juillet : 4 ateliers puis
séance plénière
- ARTE GEIE : 17 juillet : 1 atelier / 18 juillet : 1 atelier
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