Deutsche Bahn - Document Output hybride avec ePostSelect

Deutsche Bahn
Document Output hybride avec ePostSelect
D’une part, l’exigence de rapidité et de
respect de l’environnement fait que pour
l’envoi d’informations sensibles on recherche
aussi des alternatives à la communication
physique. D’autre part, jusqu’à présent il est
très facile pour des tiers de lire, modifier ou
intercepter des e-mails sur Internet.
Aussi, la Deutsche Bahn recherche une
alternative électronique à la lettre, afin
d’envoyer à l’avenir des informations
confidentielles aux collaborateurs, de manière
rapide et simple, par e-mail.
Informations commerciales sensibles,
décomptes ou extraits de compte –
beaucoup de documents sont
actuellement envoyés par lettre afin
de garantir l’expédition sûre et
démontrable. Avec la nouvelle
solution hybride ePostSelect de la
Poste Suisse, les collaborateurs de la
Deutsche Bahn peuvent désormais
choisir sous quelle forme ils
souhaitent recevoir leurs documents:
Sûr et démontrable, soit par voie
numérique ou physique sous forme de
lettre.
Situation initiale
Le Service Center Personnel de la Deutsche
Bahn cherche une solution appropriée pour
ajouter un canal de communication
électronique sécurisé à la communication
physique avec ses collaborateurs (décomptes
de salaire, notes de frais, informations aux
collaborateurs).
Le défi
Comme beaucoup d’autres entreprises, le
client est confronté aux défis de la
communication moderne.
Swiss Post Solutions GmbH
Roland Wacker
Kronacher Str. 70 – 80
96052 Bamberg
Deutschland
Étude de cas Document Output hybride 02/2012
La solution
La Deutsche Bahn a décidé de coopérer à
l’avenir avec Swiss Post Solutions SPS pour
l’expédition de sa communication aux
collaborateurs, par ex. les décomptes de
salaire.
Depuis janvier 2012, SPS reçoit les données à
traiter du Service Center Personnel afin de
produire d’abord le Document Output
physique complet pour les collaborateurs.
Ce qui est nouveau: À l’avenir, le
collaborateur est libre de choisir s’il veut
continuer à recevoir physiquement ses
informations ou s’il les préfère sous format
numérique – grâce à ePostSelect, c’est
possible.
Au cœur de cette solution hybride innovante
se trouve la combinaison de trois modules
intelligents:
– Dispatcher - il sélectionne si les
informations doivent être envoyées par
voie numérique ou physique.
–
IncaMail - la solution Secure-Mail assure
une transmission de données
électronique sûre et démontrable.
–
Document Output - ici les documents
physiques sont produits et expédiés de
manière fiable et rapide.
Pour l’envoi électronique, le collaborateur
doit s’inscrire une fois avec son adresse e-mail
personnelle. La base de données d’inscription
requise pour cela est gérée et tenue à jour
par SPS.
Tél.: +49 951 94 26 37 43
Fax: +49 951 94 26 - 37 83
Mobile: +49 160 3 66 08 16
[email protected]
www.swisspostsolutions.com
Le processus exact se déroule comme
suit:
1. Le Service Center Personnel envoie par ex.
les données des décomptes de salaire au
Document Output Center de SPS. Là, le
dispatcher vérifie la préférence indiquée par le
destinataire.
2.1 Une fois que le destinataire a choisi une
expédition numérique, SPS traite des
documents sous forme électronique et envoie
par IncaMail un message crypté à l’adresse e­
mail inscrite. Un clic suffit au destinataire
pour se connecter avec son mot de passe,
puis lire et archiver les documents
confidentiels.
2.2. Si le collaborateur souhaite obtenir
physiquement son courrier, il continue de le
recevoir sous forme de lettre.
Avantage
Le client et les collaborateurs de la Deutsche
Bahn profitent grandement des avantages de
la solution hybride innovante ePostSelect de
la Poste Suisse:
– Communication peu onéreuse: Les
collaborateurs qui ont choisi la
communication électronique permettent
à l’entreprise de faire des économies en
affranchissement et jusqu’à 50! des frais
de communication actuels dans le
processus de production.
Portrait du client
En 2008 fut créé le sous-groupe DB Mobility
Logistics AG. Il rassemble les activités de mobilité et
de logistique du groupe DB. DB Mobility Logistics AG
est une filiale à 100 pour cent de Deutsche Bahn AG.
Quelque 216.000 collaborateurs, dont environ
179.000 en Allemagne, travaillent pour l’entreprise,
qui a réalisé environ 33,2 milliards d’euros de chiffre
d’affaires pour l’exercice 2010.
– Distribution sécurisée des données: Grâce
à IncaMail, la nouvelle technologie SAFE
brevetée, l’entreprise peut, même au
format numérique, envoyer sa
communication de collaborateurs de
manière absolument confidentielle et
démontrable.
– Forte acceptation grâce à une
manipulation simple: Les collaborateurs
inscrits peuvent recevoir IncaMail
facilement et confortablement dans leur
boîte postale existante. Dans ce dispositif,
seul SPS connaît l’adresse e-mail privée.
– Solution simple pour l’expéditeur et le
destinataire: les données d’impression
sont envoyées à SPS sans autres
opérations d’intégration, comme à
l’accoutumée. C’est SPS qui, via
ePostSelect, s’occupe de l’approbation
du client pour la communication
électronique.
Processus de connexion et mode de fonctionnement ePostSelect
Swiss Post Solutions GmbH
Roland Wacker
Kronacher Str. 70 – 80
96052 Bamberg
Deutschland
Étude de cas Document Output hybride 02/2012
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