Galileo Vacations

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Galileo Vacations

SM
Galileo Vacations
Aide-mémoire pour administrateurs
Remerciements :
Le présent document a été développé par le service
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La rétroaction de nos clients nous est précieuse. Merci de prendre le temps de nous
envoyer vos questions ou commentaires à l’adresse [email protected]
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d’autres pays.
10/06 GB
Aide-mémoire de Galileo VacationsSM pour administrateurs, octobre 2006
1
Table des matières
Exigences techniques.. .............................................................................................................................. 3
Sécurité...................................................................................................................................................... 3
Caractéristiques de Galileo Vacations....................................................................................................... 3
Accès à Galileo Vacations......................................................................................................................... 4
Récupération du mot de passe ............................................................................................................... 5
Éléments de la page d’accueil................................................................................................................ 6
Centre de contrôle ..................................................................................................................................... 6
Bouton Gestion Web.............................................................................................................................. 6
Bouton Mes Réservations ...................................................................................................................... 8
Bouton Affiliés .................................................................................................................................... 10
Boutons Passive PNR Options............................................................................................................. 14
Bouton Alertes ..................................................................................................................................... 16
Options de PNR passif ............................................................................................................................ 16
PNR de base seulement........................................................................................................................ 17
PNR avec données Paid et Due............................................................................................................ 18
Système de comptabilité Global .......................................................................................................... 20
GBO avec zones T-MS ........................................................................................................................ 20
GBO avec segments TUR.................................................................................................................... 21
Système de comptabilité TRAMS ....................................................................................................... 23
2
Galileo VacationsSM, développé par Softvoyage Inc., est un système de
magasinage et de réservation par Web destiné aux agents de voyages au
Canada. Il permet de rechercher et de réserver des produits de voyage, ITC et
FIT offerts par les principaux voyagistes du Canada, à partir d’un seul écran.
Galileo Vacations est l’outil de recherche et de réservation de voyages
d’agrément le plus efficace qui soit pour les agents de voyages au Canada.
Exigences techniques
Pour une utilisation optimale de Galileo Vacations, nous recommandons :
•
une connexion Internet rapide ;
•
Windows Explorer ou Netscape Navigator version 5 ou plus ;
•
un dispositif de partage d’Internet (routeur ou passerelle).
Sécurité
Galileo Vacations utilise un chiffrement SSL de 128 bits, le plus puissant qui
soit, quelle que soit la version du navigateur.
Caractéristiques de Galileo Vacations
Voici ce que Galileo Vacations vous offre.
•
Un accès 24 heures par jour, 7 jours par semaine, 365 jours par an.
•
Une solide fonctionnalité de recherche :
− consultation de plusieurs destinations et voyagistes simultanément ;
− recherche d’aubaines de dernière minute ;
− saisie de critères de recherche, comme une séquence de dates,
l’emplacement de la villégiature, le nom de l’établissement, les
installations de l’hôtel et les limites de prix du forfait, ou lancement
d’une recherche avec dates flexibles.
•
Une seule demande de recherche pour voir tous les forfaits, avec
comparaison simple des établissements offrant des forfaits, des dates de
voyage et des compagnies aériennes.
•
Affichages comprenant tous les montants (nets ou bruts) de tarif, de taxe
et de commission.
•
Descriptions détaillées des forfaits, tirées des brochures électroniques des
voyagistes.
•
Descriptions détaillées et photos des hôtels.
3
•
Avis par courriel quand les tarifs atteignent un seuil prédéterminé.
•
Création d’un PNR Apollo.
•
Gestion des réservations, notamment :
− modification ou annulation des réservations ;
− consultation ou exécution des paiements ;
− impression des détails de la réservation ;
− saisie de remarques ;
− options de réservation, comme transport terrestre et activités.
•
Confirmation instantanée des tarifs et disponibilités – toutes les
réservations faites au sein du système du voyagiste.
•
Puissant centre de contrôle, qui importe les données dans votre logiciel
d’administration et gère les noms d’utilisateur et les mots de passe.
Accès à Galileo Vacations
Pour accéder à Galileo Vacations, effectuez les étapes suivantes.
1. Dans Internet, entrez : http://www.galileovacations.com
2. Cliquez sur le bouton Français.
L’écran de bienvenue de Galileo Vacations s’affiche.
3. Entrez votre nom d’usager et votre mot de passe.
4. Cliquez sur le bouton « entrer ».
4
La page d’accueil de Galileo Vacations s’affiche.
Galileo Vacations vous propose quatre options :
- Forfaits
- Vols
- Hôtels
- Voitures
Récupération du mot de passe
Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le lien Assistance mot de
passe? figurant dans la partie gauche de la page d’accueil.
L’écran Recherche Mot de passe s’affiche.
Remplissez les zones de l’écran et cliquez sur le bouton Soumettre.
5
Éléments de la page d’accueil
Le tableau suivant reprend les éléments de la page d’accueil et donne leur
description.
Élément
Description
Recherche
Menu avec les options Forfaits, Vols, Hôtels et Voitures.
Accès direct
Revnet
Menu avec options pour magasiner auprès d’un voyagiste
précis.
Centre de contrôle
Bouton pour accéder aux fonctions d’administrateur.
Déconnexion
Bouton pour sortir de Galileo Vacations.
Problèmes et
commentaires
Lien pour signaler les problèmes et envoyer les
commentaires par courriel à Galileo Vacations.
Centre de contrôle
En tant qu’administrateur, vous pouvez accéder au centre de contrôle en
cliquant sur le bouton Centre de contrôle dans le menu à gauche de l’écran.
La fonction Centre de contrôle contient les boutons de tâches suivants :
•
Gestion Web
•
Mes Réservations
•
Affiliés
•
Passive PNR Options
•
Alertes
Bouton Gestion Web
En tant qu’administrateur, vous pouvez effectuer des activités de gestion par
Web comme l’administration de l’agence et la gestion d’arrière-guichet.
Pour accéder à la fonction Gestion Web, effectuez les étapes suivantes.
1. Accédez à Galileo Vacations à l’adresse www.galileovacations.com.
2. Cliquez sur l’option Centre de contrôle dans la partie gauche de la page
d’accueil.
6
L’écran du Centre de contrôle s’affiche.
3. Cliquez sur le bouton Gestion Web.
L’écran de gestion par Web s’affiche.
7
Le tableau suivant reprend les éléments de l’écran de gestion par Web et
explique comment s’en servir.
Dans cette zone :
Faites ce qui suit :
Email Address
Entrez l’adresse courriel de l’agence.
Url
Entrez l’adresse Url de l’agence.
Queue
Entrez le numéro de la file où vous recevrez les
PNR passifs envoyés par Galileo Vacations.
Create Passive PNRs with all
bookings
Sélectionnez Yes ou No dans la liste
déroulante.
Create Passive PNRs only
from view bookings report
Sélectionnez Yes ou No dans la liste
déroulante.
Remarque : PNR de base
seulement. Pas de données
Due ou Paid, ni de données
de comptabilité.
Back office system
Sélectionnez le système d’arrière-guichet dans
la liste déroulante.
PNR Air Segment Type
Sélectionnez le type de segment aérien dans la
liste déroulante.
Itinerary Remarks to add to
PNR
Entrez jusqu'à trois lignes de remarques
itinéraire de PNR.
Bouton Mettre à jour
Cliquez pour mettre à jour les coordonnées de
l’agence et réaligner les préférences.
Bouton Mes Réservations
En tant qu’administrateur, vous pouvez voir et trier des images des
réservations Galileo Vacations pour une date ou une séquence de dates. Vous
pouvez aussi exporter les réservations vers un fichier Excel détaillé.
Pour voir les réservations, effectuez les étapes suivantes.
d’accueil.
8
3. Cliquez sur le bouton Mes Réservations.
L’écran correspondant s’affiche.
9
La liste des réservations s’affiche. Le tableau suivant donne la
description des colonnes figurant dans l’écran.
Colonne
Description
No.
Numéro de réservation, pour fins de rapport.
Code ag.
Client Softvoyage.
Alias
Code d’agent. Cliquez sur l’entête de la colonne pour
trier par code d’agent.
Date
Date/heure de la réservation. Cliquez sur l’entête de la
colonne pour trier par date.
Grossiste
Code de fournisseur forfait, avion, voiture ou hôtel.
Cliquez sur l’entête de la colonne pour trier par code
de fournisseur.
Numéro de
booking
Numéro de réservation Galileo Vacations. Cliquez sur
l’entête de la colonne pour trier par numéro de
réservation.
Locator
Numéro du dossier PNR Apollo.
Visualiser
Cliquez sur le lien Voir pour voir l’image de la
réservation Galileo Vacations pour le voyagiste.
Remarque : Vous pouvez entrer des dates pour voir les réservations
pour une séquence de dates précise. Vous pouvez aussi cliquer sur la liste
déroulante de la zone Juste ce grossiste pour sélectionner un fournisseur
précis.
4. Cliquez sur le bouton Afficher pour créer un fichier Excel détaillé des
réservations.
Voici un exemple de fichier Excel.
Bouton Affiliés
En tant qu’administrateur Galileo Vacations, vous pouvez gérer les membres
qui ont accès au système. Vous pouvez :
10
•
créer un utilisateur ;
•
modifier un utilisateur ;
•
supprimer un utilisateur.
Créer un utilisateur
Pour créer un utilisateur, effectuez les étapes suivantes.
La page de bienvenue de Galileo Vacations s’affiche.
2. Entrez en communication avec Galileo Vacations.
d’accueil.
4. Cliquez sur le bouton Affiliés.
L’écran Gestion des affiliés s’affiche.
5. Cliquez sur le bouton Nouveau.
11
La case de dialogue Créer un affilié s’affiche.
6. Dans la case de dialogue,
a. entrez le nom d’utilisateur dans la zone prévue à cet effet. Ce nom
doit être unique dans le monde. Il peut se composer de caractères
alphanumériques, de soulignements et de tirets.
b. entrez le mot de passe dans la zone prévue à cet effet. Le mot de
passe doit être unique dans le monde. Il peut se composer de
caractères alphanumériques, de soulignements et de tirets.
c. entrez le nom de l’agent dans la zone Nom.
d. entrez l’adresse courriel de l’agent dans la zone Courriel.
e. cochez la case Accès à “Mes Réservations” si l’agent a accès à
l’option de menu Mes Réservations.
7. Cliquez sur le bouton Mettre à jour.
Modifier un utilisateur
Pour modifier un utilisateur, effectuez les étapes suivantes.
d’accueil.
4. Sélectionnez le nom d’utilisateur voulu.
5. Cliquez sur le bouton Modifier.
12
L’écran Modifier un affilié s’affiche.
6. Entrez les changements nécessaires, puis cliquez sur le bouton Mettre à
jour.
Supprimer un utilisateur
Pour supprimer un utilisateur, effectuez les étapes suivantes.
d’accueil.
4. Sélectionnez le nom d’utilisateur voulu.
5. Cliquez sur le bouton Effacer.
13
Boutons Passive PNR Options
En tant qu’administrateur, vous pouvez désigner les codes de fournisseur
d’arrière-guichet ou les codes de produit des fournisseurs Galileo Vacations.
Pour configurer ces codes, effectuez les mesures suivantes.
d’accueil.
3. Cliquez sur le bouton Passive PNR Options.
14
Les tables d’options de PNR passif s’affichent. Elles sont au nombre de
quatre : flights, packages, cars et hotels.
4. Remplissez les tables, en entrant le code de fournisseur d’arrière-guichet
et le code de produit/type de voyage que vous voulez utiliser pour
chaque fournisseur Galileo Vacations.
5. Cliquez sur le bouton Update.
15
Bouton Alertes
Les agents peuvent configurer la réception d’un avis par courriel venant du
fournisseur quand les conditions qu’ils ont déterminées sont remplies ; par
exemple, quand le prix du forfait passe sous un seuil fixé ou quand il fluctue.
Vous pouvez voir les avis existants dans le centre de contrôle en cliquant sur
le bouton Alertes.
L’écran Gestion des alertes s’affiche.
Vous pouvez aussi modifier ou supprimer un avis en le sélectionnant, puis en
cliquant sur le bouton Modifier ou Effacer.
Options de PNR passif
En tant qu’administrateur Galileo Vacations, vous sélectionnez l’option de
PNR passif pour le système d’arrière-guichet de votre agence dans le tableau
suivant.
Quand vous utilisez les options de PNR passif dans Galileo Vacations pour
créer un PNR Apollo, vous pouvez :
•
créer une facture pour le client ;
•
acheminer des données comptables à votre système administratif ;
•
gérer les PNR passifs pour vos réservations.
Galileo Vacations crée un PNR passif dans Apollo, mais n’ajoute pas de
segments à un PNR déjà créé, ni n’en modifie des segments.
Galileo Vacations enregistre le numéro de dossier donné par Apollo dans la
réservation, et vous pouvez afficher une image du PNR.
16
Si vous faites la réservation par l’interface traditionnelle (écran bleu), Galileo
Vacations crée un PNR passif de base. Si vous passez par l’interface Web,
Galileo Vacations vous permet de créer un PNR passif avec des données
comptables précises, comme le code de fournisseur et le type de voyage.
Votre administrateur configure ces options dans le centre de contrôle de
Galileo Vacations, en conformité avec vos paramètres administratifs.
Il peut les configurer de manière à inclure les segments aériens comme
segments TUR ou standard, et aussi des remarques itinéraire non associées.
Remarque : Vous devez entrer les autres entrées T- nécessaires (ex. code de
parcours BSP T-G*RC/22 pour émettre les factures) ou celles que nécessite
votre système d’arrière-guichet.
PNR de base seulement
•
Segment TUR contenant le nom du fournisseur et la confirmation.
•
Segment TUR contenant des renseignements sur le produit vendu.
•
Données de vol comme segments aériens TUR ou standard (selon la
configuration que vous avez choisie en tant qu’administrateur).
•
Remarques itinéraire non associées facultatives (telles que crées par vous
en tant qu’administrateur).
Exemple de PNR avec forfait, segments aériens standard et remarques itinéraire
17
Exemple de PNR avec forfait, segments aériens TUR et remarques itinéraire
PNR avec données Paid et Due
18
•
Toutes les données figurant dans l’option de PNR passif.
•
Segment TUR contenant le montant total dû par le client.
•
Segment TUR contenant le montant total payé par le client.
•
Remarque itinéraire non associée contenant la date d’échéance du solde
dû.
Exemple de PNR hôtel seulement (pas de réservation avion), acompte avec date d’échéance et
remarques non associées.
Exemple de PNR forfait, paiement intégral et segment aérien standard.
19
Système de comptabilité Global
•
Toutes les données figurant dans l’option PNR de base.
•
Les zones T-G*COS/ contiennent les données suivantes :
− montant de la vente/montant de la commission (si paiement intégral)/
type de voyage ou nom (créé par vous en tant qu’administrateur)/
nombre de passagers ;
− montants et codes de taxe (si paiement intégral) ;
− mode de paiement, si carte de crédit.
Exemple de PNR forfait, paiement intégral et segment aérien standard.
GBO avec zones T-MS
20
•
•
Les segments TUR pour les données due and paid indiquent le nom du
fournisseur et le mode de paiement.
•
Les zones T-MS pour la comptabilité GBO contiennent les données
suivantes :
− numéro ou nom du produit/numéro du fournisseur (tel que créé par
votre administrateur) ;
− montant de la vente-numéro de confirmation du fournisseur ;
− montants et codes de taxe (si paiement intégral ou final)/montant ou
pourcentage de commission (si paiement intégral ou final)/mode de
paiement.
Exemple de PNR forfait, acompte seulement et segments aériens standard
Exemple de PNR forfait, paiement intégral et segment aériens standard
GBO avec segments TUR
•
•
Les segment TUR pour les données due and paid contiennent le nom du
•
Le segment TUR pour la comptabilité GBO contient les données
suivantes :
− numéro ou nom du produit/numéro de fournisseur (tel que créé par
vous en tant qu’administrateur)/montant de la vente-numéro de
confirmation du fournisseur ;
− montants et codes de taxe (si paiement intégral)/montant ou
pourcentage de commission (si paiement intégral)/mode de paiement.
21
Exemple de PNR forfait, acompte seulement et segments aériens standard
Exemple de PNR forfait, paiement intégral et segments aériens standard
22
Système de comptabilité TRAMS
•
•
Les segments TUR pour les données due and paid contiennent le nom du
•
La zone T-MS contient les données suivantes :
− numéro de segment/type de réservation/code de fournisseur/type de
voyage/numéro de confirmation du fournisseur ;
− numéro de segment/tarif de base/montants et codes de taxe (si
paiement intégral ou final)/montant ou pourcentage de commission
(si paiement intégral ou final)/options de taxe TVA pour TPS
etc./mode de paiement ;
− pour les acomptes, FA (montant de paiement final), FC (montant de
commission final) et FD (date d’échéance finale) servent à assurer le
suivi des paiements à venir dans le générateur de rapports TRAMS.
Exemples de commandes
T-MS(no de segment )(type de réservation)*VC(code de
fournisseur)*TT(type de voyage)*CF(confirmation)
*BF(tarif de base)*TX(taxes)*CM(commission)*GQ(options de taxe
TVA)*FP(mode de paiement)
Exemple de PNR avion seulement, paiement intégral, segment aérien TUR
23
Exemple de PNR forfait, acompte, segment aérien standard
24

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