SPONSORING COMMITTEE MEETING

ESCADRON
832 SQUADRON
TWILLICK CLARENCE-ROCKLAND
CADETS DE L'AVIATION ROYALE DU CANADA
ROYAL CANADIAN AIR CADETS
Oeuvre de bienfaisance enregistré 123613523RR0026 Registered Charity
SPONSORING COMMITTEE MEETING - MINUTES
Date
January 25, 2016
Time 1830
Purpose
Monthly Meeting of 2015-16
Location JML arena
Invited
2015-16 Executive:
Chair/Président: Benoit Dellisse
Vice-Chair #1: Sean Burke
Vice-Chair #2: Ralph Nissen
Treasurer/Trésorière: Lise Desforges
Secretary/Secrétaire: Julie M-Gravelle
SC Volunteers / Bénévoles du C.R.:
Rachel Gagnon
Jack Donelly
Eve Brassard
Sandy Campbell
2015-16 Directors/Directeurs:
Natalie Dellisse
Sandra Ilardo (Abs.)
Lise Mongeau
Nathalie Laniel (Abs.)
Anita Desrochers
Paul McMillan(Abs.)
Observer: Captain Tina Burns, CO
Presenter (trip) – Christine Rozon
Item
Presenter
Discussion
1
Benoit
Call meeting to order : 18:40
2
Julie
Approval of November 30th, 2015 minutes
Approved by Eve Brassard & Second by Natalie Dellisse
Cpt. Burns
CO’s Update

March Break Trip (Christine Rozon): Operation Tri-Element Twillick

Sunday March 13 to 15, 2016.

Fort Henry Overnighter: 2nd night of trip (army, navy, air): soldier overnight, planning
for 70 cadets. Eating rations, suitable things given to soldier’s way back when.

Marine Museum: weather dependent, we may go on a ship.

Royal Kingston curling: instructors will show us how to curl.

Glow in the dark mini-put & swimming at the hotel. It’s a great team building sport in
the evening, along with a continental breakfast in the morning. There may be
additional options of museums that will be looked at as well.

Sign-up sheet has already been put up tonight. OPI is FSgt Csontos.

Tina: calendar viewed briefly

82 cadets on paper

Effective speaking contest Feb-1-2016, Tim will be the master of ceremonies then we
have CO’s parade + inspections of various areas of squadron.

Excalibur 2016: silver jr. volley ball & silver jr. dodge ball, bronze for sr. dodge ball.

P&D Clinic next week-end: 70 cadets spending the week-end.

Kub Car Rally: Sue Lepine Organizer, Saturday April 9, 2016. They would like a
luncheon. Tina would like to meet with Sue, Lise Natalie and Benoit to discuss.

Family Day: We do optional riffle shooting.

February 21, 2016: Regional Effective Speaking Comp. at the aviation museum.

51 SQN is hosting the Mandatory Air cadet skills day on Feb 28 at Franco Cité High
School.

Gliding is coming up – dates TBD

Complaints about heat are increasing. It’s not reasonable to purchase heaters. Tina
will discuss with the mayor or Pierre Boucher.
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2755 Laurier Street
PO Box 5007
Rockland, Ontario K4K 1A0
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(613) 419-1832
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Julie
Spaghetti Supper

A folder has been created for the next person who takes on the project in 2016.

The folder will be in the admin office, in it you will find a USB key with pertaining
documents, images and invoices.

Overall it was a success – we made approx. 2000$.

In addition, we received a late contribution from TD bank in the amount of 500$.

Tina added: Mayor gave us a chq of 200$. Karl Grimard gave a chq of 200$ and
Marion Zanth would like to make a contribution as well.
Natalie
Canteen, P&D Clinic, Kub Car Rally

Mentionned that Lise awarded great team work at the cantine.

Next bush, my plan is to liquidate everything in order to start new for the next season:
butter, hotdogs, cheese, hamburgers, hot chocolate.

Lise suggests, what we do not eat, we sell it that week-end.

P&D: team is good

Kub Car Rally: order a few things and organize the team.

Thank you for addressing the situation about the cadets cleaning after themselves
and requiring them to order politetly.
Lise
Financial Update, Budget, Spring Tagging (April 16 & 17)

Unfortunately the budget wasn’t printed on time for our meeting – it will be attached
to the minutes of this meeting.

28000$ right now. Everything is paid out up to now. We are waiting for 5000$ from
RCSU

Spring tagging: Independent OK, waiting for Wal-Mart… Then I will go for the others.
RCSU doesn’t want us to do 2 taggings per year, Lise will be needing A LOT of help
in order to make the one week-end thing.
Eve
Mess Dinner: April 2nd (might be moved to April 30th since Jack’s wing has their mess dinner)

Budget is 2000$.

Tickets should be 20$ or 25$ (TBD).

Sub-committee: Anita, Natalie, Benoit will set up tables since he has done it in the
passed.

4 course meals. Looking at Desjardins Catering & Chez L’Boulanger

Protocol for mess dinner (?)
8
Sean
Spring Bush – April 23 & 24

Going back to Sajo – same team has fall bush.

One request: we would like to cook and serve at the same place: Tina approves.

We would like to stay upstairs so we can prep everything the morning.
9
Ralph
Volunteer Screening Process

Nothing to report.
Benoit
Facebook & Adjourn Meeting

Parents were putting incorrect information on the facebook group. In order to avoid
parents responding to parents, questions/comments will be deleted if needed and
answered by proper staff in a private message.

Meeting adjourned at 19:40.
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Next SC Meeting: February 29th, 2016
2755 Laurier Street
PO Box 5007
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PROCÈS VERBAL – COMITÉ RÉPONDANT
Date
Le lundi 25 janvier 2016
Heure 1830
Objectif
Réunion mensuelle de 2015-16
Lieu: Aréna Jean-Marc Lalonde
Invités
2015-16 Executive:
Président: Benoit Dellisse
Président Adj. #1: Sean Burke
Président Adj. #2: Ralph Nissen
Trésorière: Lise Desforges
Secrétaire: Julie M-Gravelle
SC Volunteers / Bénévoles du C.R.:
Rachel Gagnon
Jack Donelly
Eve Brassard
Sandy Campbell
2015-16 Directeurs:
Natalie Dellisse
Sandra Ilardo (Abs.)
Lise Mongeau
Nathalie Laniel (Abs.)
Anita Desrochers
Paul McMillan (Abs.)
Observer: Commandant Tina Burns
Présentation: Christine Rozon (voyage)
Item
Présentateur
Discussion
1
Benoît
Appel à l’ordre : 18 h 40
2
Julie
Approbation du procès- verbal du 30 novembre 2015
Approuvé par Eve Brassard et secondé par Natalie Dellisse
Capt. Burns
Nouvelles du commandant

Voyage congé de mars (Christine Rozon): Opération Tri-Élément Twillick

Dimanche 13 mars au mardi 15 mars 2016.

Nuitée au Fort Henry: 2e nuit du voyage: nuitée soldat, nous planifions la sortie pour
70 cadets. Ils mangerons des rations – plusieurs activités reliées à la vie d’un soldat
plusieurs années passées.

Musée de la marine: Nous pourrions avoir un tour de bateau – dépendant de la
temperature.

Royal Kingston curling: Nous aurons des instructeurs qui nous expliquerons
comment jouer.

Mini-putt fluorescent et la natation à l’hôtel: Activités qui influencerons le travail
d’équipe. Déjeuner continental à l’hôtel. Possibilité de visite d’un autre lieu ou musée
dans la region de Kingston à determiner.

Fiche d’inscription est déjà mise-en-place. BPR sera FSgt Csontos.

Tina: révision du calendrier

82 cadets sur papier

Concours d’art oratoire aura lieu le lundi 1er février, Tim sera le maître de cérémonie.
Par la suite, nous avons la parade du commandant. De plus, des membres de la
division régionale viendrons faire l’inspection des divers lieux de l’escadron.

Excalibur 2016: médaille d’argent jr. volley ball jr et dodge ball jr., médaille de bronze
pour dodge ball sr.

Clinique de tambours et cornemuses est le 30 et le 31 janvier: Nous attendons 70
pour cette clinique.

Kub Car Rally: Sue Lepine organisatrice, le samedi 9 avril 2016. Vu que c’est sa 1e
année elle aimerait rencontrer nos organisateurs pour compléter certains details.
Tina communiquera avec Sue pour une rencontre avec Benoit, Lise, Natalie et Sue.

Journée de la famille, le lundi 15 février: tir à air comprimé récréatif.

Le 21 février, 2016: Compétition régionale d’art oratoire au musée de l’aviation – PVI
seulement.

ESQ 51 est l’hôte des habiletés des cadets de l’air (obligatoire) qui aura lieu à l’ÉSC
Franco-Cité.

Vol en planneur – dates à venir.
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Rockland, Ontario K4K 1A0
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
Plusieurs plaintes concernant la température ambiante de l’aréna. Ce n’est pas
raisonable que l’esq défraille l’achat d’appareils à chauffage. Tina discutera de la
situation prochainement avec Pierre Boucher, le gérant des Services de loisirs.
Julie
Souper spaghetti

Un dossier physique du projet a été créé et placé dans le bureau de l’administration.
Le dossier contient des images, des documents importants, des factures et une clef
USB pour la prochaine personne qui décidera d’entreprendre le projet en 2016.
Natalie
Cantine, Clinique de tambour et cornemuse, Kub Car Rally

Il a été mentionné que Lise a donnée des hélas à l’équipe de la cantine pour le
merveilleux travail d’équipe.

Prochaine survie en campagne – le plan est de liquider notre inventaire avant que
les achats soient effectués pour tenter de commencer l’an 2016-2017 à nouveau.
Nous avons beaucoup de beurre, hotdogs, fromage, hamburgers et chocolat chaud.

Lise a suggéré que les items que nous avons de trop, suivant l’exercice en survie,
que nous vendons le tout pour éviter des pertes.

Clinique de tambour et cornemuse: nous avons une équipe en place.

Kub Car Rally: Une équipe sera organisé et quelques achats seront completes

Merci d’avoir mentionné aux cadets le manque de respect pausé aux membres de la
cantine lorsqu’ils commandent des articles, ainsi que les déchets laissés suite au
dîner/collation. La situation est maintenant résolue.
Lise
États financiers, budget, Tagging printemps 2016

Malheurement, le budget n’était pas imprimé en tant pour la rencontre – le tout sera
ajouté avec l’envoie du procès-verbal.

Nous avons environ 28000$ présentement. Comptes payables sont à jour. Comtes
recevables – un paiement de 5000$ de RCSU est à venir.

Tagging printannier: Independent OK, attendons réponse du Wal-Mart… Ensuite,
Lise demandera aux autres commerçants. Nous avons besoin beaucoup de
bénévoles pour rendre cette fin de semaine un succès, car nous aurons beaucoup
de commerçants à visiter dans très peu de temps ($).
Eve
Souper cérémonial – 2 avril (date sera possiblement changer au 30 avril – à determiner)

Notre budget est 2000$.

La vente de billets devrait être entre 20,00$ et 25,00$ (à déterminer).

Sous-comité: Anita, Natalie, Benoit s’occupera de l’installation des tables puisqu’il a
fait le tout l’an dernier.

Repas de 4 couverts. Possibilité du traiteur Desjardins & Chez L’Boulanger

Protocol du souper cérémonial (?)
8
Sean
Exercice de campagne du printemps – 23 – 24 avril

Nous retournons à Sajo.

Une suggestion apportée: Nous aimerions cuisine et servir dans le même endroit
pour éviter de faire la navette avec les aliments; approbation de Tina reçu.

Nous aimerions demeurer au 2e pour que nous puissions préparer la nourriture sur
place le lendemain matin.
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Ralph
Procédé de la vérification des bénévoles

Aucunes nouvelles.
Benoit
Facebook et Séance levée :

Nous avons eu des messages innapropriés/non fondés sur le groupe Facebook.
Certains parents répondaient à d’autres, ce qui portait à confusion. Dorénavant,
certains messages seront éliminé. Les questions seront acheminées aux personnes
visées.

Séance levee: 19 h 40
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Prochaine rencontre du Comité répondant: 29 février 2016
2755 Laurier Street
PO Box 5007
Rockland, Ontario K4K 1A0
832AIRCADETS.CA
(613) 419-1832