Fiche de poste secrétariat Bénévoles Télécharger

FICHE DE POSTE SECRETARIAT (EVENEMENTS
FOND/BIATHLON)
Nom des volontaires responsables : Françoise RENOU / Licia STARDERO
Missions :
La secrétaire de compétition est l’intermédiaire entre les équipes et le chef de compétition
et supervise le bureau de compétition. L’équipe du bureau de compétition sera sélectionnée
par le secrétaire de compétition, en lien avec l’organisateur, et sera composée de membres
courtois et parlant les langues.
La secrétaire de compétition et son équipe réalisent les missions suivantes :
 Préparer les réunions des chefs d’équipes (liste de présence, ordre du jour,),
installer la salle et assister le chef de compétition pendant la réunion.
 Communiquer rapidement les résultats au webmaster et à la presse.
 Editer les listes de départ / gérer la remise des dossards.
 Proposer une liste pour les préinscriptions des équipes (validées par ces
dernières à leur arrivée)
 Distribuer les invitations pour les réunions, les soirées des chefs d’équipes
dans les casiers des équipes.
 Distribuer les bulletins d’engagement et assurer le suivi des retours.
 Distribuer les informations, le programme journalier aux équipes.
 Compiler et éditer immédiatement les résultats sur le stade.
 Préparer et distribuer le livre des résultats si cela est nécessaire, c.à.d. sur
demande express du chef de compétition.
 Distribuer la météo en anglais et en français, seulement si nous avons un
ordinateur.
 Distribuer les feuilles de contrôles et gérer les fiches d’assignation des cibles.
 Prendre contact avec le chef de compétition et les chefs de fonction sport.
 Réaliser un planning en collaboration avec l’organisateur.
Organisation :
Un bureau de compétition (sur le stade, et éventuellement un à Lanslebourg pour l’arrivée
des équipes)
Ouverture du bureau de compétition 1h avant les essais de tirs / fermeture 1h après la
dernière course (information horaires à distribuer dans les casiers).
Compétences :
 Rigueur et organisation
 Utilisation de l’outil informatique, si disponible
 Langue souhaitée : Anglais
L’organisateur fournira :
 Le bulletin d’invitation aux équipes
 La liste des bénévoles pour la constitution du bureau de compétition
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La secrétaire de compétition fournira à l’organisateur :
 Ses besoins en bénévole
 La liste de matériel
 Le planning des bénévoles pour la durée des compétitions
Remarques/commentaires :
 Proposition formation Juge National,
 Le matériel doit être disponible 2 jours avant afin d’éviter de courir après.
Besoin bénévoles : 1 secrétaire / 2 assistants + 3 personnes pour Comité de course
Besoin matériel :
 1 imprimante laser portable, ou dans la photocopieuse (dans ce cas prévoir de la
relier à l’ordinateur)
 2 photocopieuses perf. (une bâtiment, une stade)
 1 photocopieuse pour comité de course
 1 PC
 1 tél. portable
 Casiers muraux
 Boîtes d’archive (1 par course)
 1 horloge
 Décoration
 Transparents, spirales, cartons pour dernière page de couverture des dossiers
 Epingles à nourrices
 Crayons
 Stylos
 Surligneur
 Marqueur
 Agrafeuse 2 grosses minimum + 1 agrafeuse bois pour résultats
 2 panneaux bois pour résultats
 Elastiques larges
 Sacs papier HMV pour ranger dossards
 Gommes
 Rouleau scotch normal et rouleau scotch brun
 Prévoir un emplacement pour donner listes départ
 Dossards techniques : secrétariat, stade, presse…
Mobilier : Tables et chaises, 2 poubelles ou grands sacs poubelle.
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