Centre for Research in Occupational Safety and Health Laurentian

REQUIRED:
Administrative Assistant
Centre for Research in Occupational Safety and Health
Grant Funded – November 3, 2014 until November 23, 2015
Part-Time Appointment – 17 hours per week
RESPONSIBILITIES:
The successful candidate will provide administrative support to the Centre for Research in
Occupational Safety and Health including the Director, Research Chair, staff and students.
Reporting to the Director, the Administrative Assistant will:
1. Provide full secretarial and administrative support, under minimal supervision,
2. Serve as the information centre, responding to inquiries by telephone, e-mail and in person,
3. Assist and participate in the organization of special events and activities during and outside
regular work hours,
4. Attend meetings, book rooms, and organize, prepare, produce, and distribute agendas and
minutes,
5. Monitor, track and report on budgets, purchase card, petty cash and office inventory accounts
as well as checking for correctness, accuracy, safekeeping, confidentiality and security in
compliance the University's policies and regulations,
6. Work with a variety of software programs including Novell, Microsoft, Explorer, Datatel,
GroupWise, Windows, and Microsoft Office,
7. Tracking and maintaining accurate records related to key allocations for Graduate Students,
8. Prepare various reports,
9. Maintain files and dossiers related to research projects,
10. Liaise with various departments and committees at the University (VP Research, Research
Comity)
11. Perform other duties directly related to this position as assigned.
QUALIFICATIONS:
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Knowledge of health and safety is an asset
Grade 12 plus 2 years related post-secondary diploma;
3-4 years related experience in office administration, preferably in a post-secondary
environment,
Ability to work fluently, orally and in writing, in both official languages, French and
English is preferred;
Knowledge of Microsoft Office, electronic mail and calendars, internet navigation
and database manipulation is essential,
Excellent time management and organizational skills with ability to prioritize multiple
responsibilities, work under occasional pressure to meet deadlines while contending
with multiple distractions;
Must be mature, professional and self-sufficient, with ability to maintain discretion
and confidentiality.
Motivated, with excellent problem solving and critical thinking skills;
Ability to adapt to a changing and diverse environment;
Centre for Research in Occupational Safety and Health
Laurentian University
Ramsey Lake Road | Sudbury, ON | P3E2C6
@crost_crsst | [email protected] | www.crosh.ca
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Strong communication and interpersonal skills, experience in customer service is an
asset;
Ability to work both collaboratively and independently under minimal supervision;
SALARY:
$32,000
Competition closes October 7th, 2014 at 4:30pm
Please submit your application via the following e-mail address: [email protected].
Centre for Research in Occupational Safety and Health
Laurentian University
Ramsey Lake Road | Sudbury, ON | P3E2C6
@crost_crsst | [email protected] | www.crosh.ca
ON DEMANDE
Adjoint administratif ou adjointe administrative
Centre de recherche en santé et sécurité au travail (CRSST)
Poste subventionné à temps partiel – 3 novembre 2014 jusqu’au 2 novembre 2015
Nomination à temps partiel – 17 heures par semaines
FONCTIONS
La personne choisie apportera un soutien administratif au Centre de recherche en santé et
sécurité au travail, y compris à la directrice, au titulaire de la Chaire de recherche, au
personnel et à la population étudiante. Le ou la titulaire du poste relève de la directrice et
doit :
1. assurer un soutien complet en matière de secrétariat et d’administration avec un minimum de
supervision;
2. être le centre d’information et répondre aux demandes reçues par téléphone, voie
électronique et en personne;
3. collaborer et participer à l’organisation d’événements spéciaux et d’activités pendant les
heures normales de bureau et à l’extérieur de celles-ci;
4. assister aux réunions, réserver les salles, organiser, préparer, produire et distribuer les
ordres du jour et les procès-verbaux;
5. surveiller les budgets, les cartes d’achat, la petite caisse et les comptes du bureau et en faire
rapport, tout en assurant l’exactitude, la précision, la protection, la confidentialité et la
sécurité des renseignements conformément aux politiques et règlements de l’Université;
6. travailler avec divers logiciels tels que Novell, Microsoft, Explorer, Datatel, GroupWise,
Windows et Microsoft Office;
7. tenir des dossiers exacts et en assurer le suivi pour ce qui est de l’attribution de clés aux
étudiants des cycles supérieurs;
8. préparer des rapports divers;
9. maintenir des fichiers et des dossiers touchant les projets de recherche;
10. assurer la liaison avec des unités et des comités de l’Université (vice-recteur à la recherche,
Comité de recherches);
11. s’acquitter des autres tâches qui lui sont confiées et qui sont directement liées à ce poste.
EXIGENCES
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connaissance de la santé et de la sécurité, un atout;
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diplôme de 12 année et deux années d’études postsecondaires pertinentes;
de 3 à 4 ans d’expérience pertinente en administration de bureau, de préférence dans un
milieu postsecondaire;
capacité de travailler entièrement dans les deux langues officielles (anglais et français), tant
à l’oral qu’à l’écrit, de préférence;
connaissance essentielle de Microsoft Office, du courrier et des calendriers électroniques, de
la navigation sur Internet et de la manipulation de bases de données;
excellente gestion du temps, bon sens de l’organisation et capacité d’établir les priorités et de
travailler à l’occasion sous pression afin de respecter les échéanciers tout en cadrant avec
les dérangements divers;
maturité, professionnalisme, autonomie et capacité de faire preuve de discrétion et de
confidentialité;
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Laurentian University
Ramsey Lake Road | Sudbury, ON | P3E2C6
@crost_crsst | [email protected] | www.crosh.ca
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motivation et excellentes aptitudes pour la résolution de problèmes et la pensée critique;
capacité de s’adapter à un milieu hétérogène en perpétuel changement;
solides aptitudes pour les communications et les relations interpersonnelles et expérience en
service à la clientèle, un atout;
capacité de travailler tant en collaboration que de façon autonome avec un minimum de
supervision.
TRAITEMENT
32 000 $
Le concours se termine le 7 octobre 2014 à 16h30.
Veuillez soumettre votre candidature à carriè[email protected].
Centre for Research in Occupational Safety and Health
Laurentian University
Ramsey Lake Road | Sudbury, ON | P3E2C6
@crost_crsst | [email protected] | www.crosh.ca