Fiche de poste DAF de la PUI du GH PARIS-CENTRE

INTITULE DU POSTE
Responsable administratif et financier de la PUI
Domaine fonctionnel : Gestion budgétaire et financière
Métier ou emploi-type : Responsable administratif et financier
FICHE DESCRIPTIVE D’EMPLOI
Fiche N°
Catégorie :
Encadrement supérieur A
B
C
Corps et grade : Attaché d’Administration Hospitalière ou contractuel de niveau A
Cotation, s’il y a lieu :
Création de Poste 
Poste vacant à compter du …..
Date de prise de poste souhaitée :
Date de mise à jour :
LOCALISATION ADMINISTRATIVE
ET GEOGRAPHIQUE
Hôpital ou Service Général : Groupe Hospitalier Cochin/Broca/Hôtel-Dieu
Direction ou Pôle : Pôle 2 – Biologie, Pharmacie, Pathologie
Service : Pharmacie à usage intérieur
Accès par : Métro : ligne 6 Station Saint Jacques
RER B : Station Port-Royal
Autobus : lignes 91, 38, 83
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DESCRIPTION DE
L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Depuis le 1e janvier 2011, et dans un souci d’optimisation des moyens médicaux mis à la disposition du territoire de
santé, trois des hôpitaux de l’APHP (Cochin, Hôtel Dieu et Broca) se sont regroupés et conduisent leur action sous
l’autorité d’un Directeur de Groupe hospitalier.
Dans le cadre de la constitution de ce groupe hospitalier, les Pharmacies des actuels 3 sites seront regroupées dès 2012
en une Pharmacie à usage intérieur unique, dirigée par un seul chef de service – Pharmacien gérant.
Structure centrale et indispensable au fonctionnement des services cliniques de l’hôpital, les missions générales de la
Pharmacie à usage intérieur sont les suivantes :
-
Assurer la gestion, l’approvisionnement, la préparation, le contrôle, la détention et la dispensation des produits
de santé sous monopole réglementaire pharmaceutique (médicaments et dispositifs médicaux stériles);
-
Mener ou participer à toute action d’information sur ces médicaments, matériels, produits ou objets, toute action
de promotion et d’évaluation de leur bon usage, contribuer à leur évaluation et concourir à la pharmacovigilance
et à la matériovigilance.
-
Mener ou participer à toute action susceptible de concourir à la qualité et à la sécurité des traitements et des
soins dans les domaines relevant de la compétence pharmaceutique.
Chaque année, le groupe hospitalier dépense plus de 100M€ dans le domaine des produits de santé. Fort de près de
200 agents, ce service est un secteur clé de l’activité hospitalière, pour lequel de réels enjeux financiers, logistiques et
techniques appellent une structuration de son pilotage administratif et financier.
C’est dans un esprit d’optimisation du pilotage et des méthodes de suivi des recettes et des dépenses de la PUI que ce
poste est créé.
Positionnement hiérarchique :
- sous l’autorité hiérarchique du Directeur des Finances du Groupe
- sous l’autorité fonctionnelle du Chef du Service PUI
DESCRIPTION
DU POSTE
Attributions
Le titulaire du poste aura rang et fonction de Responsable administratif et financier de la Pharmacie à usage
intérieur.
Il sera plus particulièrement chargé de traiter l’ensemble des questions administratives, budgétaires et financières qui
concernent la PUI. Il constituera pour la Direction du groupe l’interface et le coordinateur central de ces questions. Il
sera notamment en charge :
•
Pour les questions financières et budgétaires
Suivi des dépenses de médicaments et de dispositifs médicaux (DMS et DMNS apparentés) et des recettes:
- construction et analyse de tableaux de bord
- Réalisation ponctuelle d’études économiques de retour sur investissement (retour sur investissement des
activités de production pharmaceutique, analyse des coûts de gestion de stocks, opportunité de
développer des coopérations en Stérilisation…)
Information médicale à impact en recettes :
- Contrôle du correct appariement des molécules onéreuses et des DMI aux GHS
Suivi des essais cliniques et des activités de recherche :
- Suivi des contrats d’essai clinique : formalisation, contrôle de leur respect, facturation
- Enregistrement SIGAPS (suivi du bon enregistrement des publications)
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Pour mener à bien ses missions, le titulaire du poste sera en relation étroite avec les Pharmaciens et les cadres de la PUI,
avec le cadre administratif du pôle 2, avec le Directeur de l’information médicale et avec la Direction des finances du
groupe.
•
Pour les questions relatives à l’achat et la logistique
Pour l’achat :
suivi du référentiel d’achats domaine réglementaire pharmaceutique :
- production et analyse de tableaux de bord périodiques en lien avec les référents CBUS et Comedims locaux :
Suivi mensuel des consommations et contrôle du correct appariement molécules onéreuses et DMI
hors GHS
Suivi trimestriel analyse des consommations par spécialité pharmaceutique et DMI en et hors GHS
Suivi trimestriel analyse conformité prescriptions DM en et hors GHS
Analyse des flux et optimisation de la gestion des stocks :
- Passation des commandes de dispositifs médicaux stériles et médicaments
- suivi des commandes Marchés et Hors marchés :
o rationalisation des catalogues d’achat
o validation des demandes d’achat (limiter les demandes d’achats au plafond de dépense PUI)
o création de fiches articles hors marché pour mise éventuelle en marché AGEPS
o coordination des expertises à mobiliser pour la rédaction des cahiers des charges techniques
-
définition de méthodes d’optimisation des stocks en magasin et dans les antennes pharmaceutiques
-
sécurisation des circuits d’approvisionnement
-
cartographie des flux de livraison en vue de leur optimisation
Centralisation des demandes d’achat nécessaires au fonctionnement de la PUI (travaux et équipements)
Pour mener à bien ses missions, le titulaire du poste sera en relation étroite avec les responsables des achats et de la
logistique de la Direction des services économiques.
•
Pour les questions d’administration générale
Gestion des ressources humaines de la PUI :
- Gestion administrative et suivi de la masse salariale (200 ETP)
- Maitrise de l’enveloppe déconcentrée de financement des formations professionnelles
Contrôle du respect des procédures administratives propres à la PUI :
- Réalisation des dossiers de demande d’autorisation et contrôle de leur respect
- Relations avec les Caisses primaires d’assurance maladie au titre de la PUI
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PROFIL SOUHAITE
Compétences requises sur le poste :
Niveau de mise en œuvre
Connaissances et Savoir-faire
E
M
P
I
E : expert / M : maitrise / P : pratique / I : initié
Solides connaissances et/ou expériences en matière de contrôle de gestion (création, suivi et X
analyse de tableaux de bord)
Solides connaissances et/ou expériences en matière de pilotage financier (réalisation de
comptes d’exploitation thématiques, études économiques particulières, etc.)
Connaissance générale des procédures en matière de GRH et d’Achat
X
Qualités rédactionnelles
X
X
Qualités managériales
X
La connaissance des problématiques et enjeux propres aux pharmacies hospitalières serait un
atout
X
E – Expert : domine le sujet – capacité à le faire évoluer, à innover
M – Maîtrise : connaissances approfondies – capacité à traiter de façon autonome les situations complexes ou inhabituelles
P – Pratique : connaissances générales – capacité à traiter de façon autonome les situations courantes
I – Initié : connaissances élémentaires, notions – capacité à faire mais en étant « tutoré »
Savoirs être nécessaires
Capacité d’analyse et de synthèse, goût pour la diversité des sujets traités
Goût pour les contacts humains, facilités relationnelles
Capacité d’initiative et forte réactivité et sens de l’organisation
Aptitude du travail en équipe
Expérience professionnelle
le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle
 expérience professionnelle souhaitée dans le domaine des finances hospitalières
Durée d’affectation souhaitée sur le poste : 3 ans à titre indicatif
CONTACTS
Mme Marie-Pierre FEREC
Directrice des ressources humaines du Groupe hospitalier
[email protected]
Tél : 01 58 41 10 20
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